Erster Hamburger Normentag 27. April 2006

âIT-Dienstleister für unterschiedliche Branchen âGründung 1967 â100% Tochter logicaCMG Deutschland âSAP - Rechenzentrum âApplication Service Provider âDocument Service Center âAnzahl Mitarbeiter: 90 Mittelstands-Partner

Langzeitarchivierung - Definition Langzeit - - Risiken erkennen - - Sicherheit schaffen - - Technische Lösung -

Definition Langzeit Unterschiedliche Aufbewahrungsfristen

Produkthaftung und Gewährleistung Die Mitgliedstaaten sehen in ihren Rechtsvorschriften vor, dass die dem Geschädigten aus dieser Richtlinie erwachsenen Ansprüche nach Ablauf einer Frist von zehn Jahren ab dem Zeitpunkt erlöschen, zu dem der Hersteller das Produkt, welches den Schaden verursacht hat, in den Verkehr gebracht hat, es sei denn, der Geschädigte hat in der Zwischenzeit ein gerichtliches Verfahren gegen den Hersteller eingeleitet. Diese Richtlinie wurde umgesetzt in deutsches Recht durch das Produkthaftungsgesetz Artikel 11 der Richtlinie 85/374/EWG Haftung für fehlerhafte Produkte

Die Langzeitarchivierung digitaler Ressourcen ist: mehr als die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben über Zeitspannen die Umschreibung eines nicht näher fixierten Zeitraumes und wesentliche Bedingung für die Konkurrenzfähigkeit von Bildungs-, Wissenschafts- und Wirtschaftssystemen die verantwortliche Entwicklung von Strategien, die den beständigen Wandel in der Informationstechnologie bewältigen können Aus: Grundlagen der praktischen Information und Dokumentation begr. von Klaus Laisiepen, Ernst Lutterbeck u. Karl-Heinrich Meyer-Uhlenried, Bd. 1: Handbuch zur Einführung in die Informationswissenschaft und –praxis S Definition Langzeit

Langzeitarchivierung - Definition Langzeit - - Risiken erkennen - - Sicherheit schaffen - - Technische Lösung -

Die Hürden bei der Archivierung digitaler Dokumente über mehrere Jahrzehnte Risiken erkennen

Die logische Haltbarkeit der Medien Lochkarten Bänder Disketten (8" - 5¼" - 3,5") Streamer-Tapes Removable Disks (SyQuest, MO....) Optical Disks (CD, DVD...) Risiken erkennen

Die physische Haltbarkeit der Medien Risiken erkennen

Lebenszyklus einer Software Word (1.0 – 2.0 – 6.0 – 98 – ) WordPerfect VisiCalc Multiplan Lotus ORCAD ArchiCAD AutoCAD Release Risiken erkennen

Betriebssysteme Windows 3.11 – 95 – 98 NT 3.0 – NT 4.0 – 2000 – ME – XP..... MacOS OS/2 BeOS Linux Unix Solaris Risiken erkennen

Externe Gefahreneinflüsse Hacker, Viren Feuer, Wasser, Zerstörung Fahrlässige und vorsätzliche Manipulation Risiken erkennen

Sinkende Zugriffsfrequenz steigende Kosten Systemwechsel alle 3 JahreRisiko-Zone Kosten Risiken erkennen

Desaster-Management im privaten Bereich Pre-Desaster Management -ABS -ESP Post-Desaster Management -Airbag -Gurtstraffer -Knautschzone -Seitenaufprall -schutz Risiken erkennen Die zusätzliche Sicherung für den Ernstfall

Desaster-Management im IT - Bereich Pre-Desaster Management -RAID Systeme -Verteilte Server -FireWall -Viren Scanner Post-Desaster Management -Backup -Signatur -??? Risiken erkennen Migrationen Feuer Sabotage Missbrauch

Langzeitarchivierung - Definition Langzeit – - Risiken erkennen - - Sicherheit schaffen - - Technische Lösung -

Revisionssichere Langzeitarchivierung bedeutet: Ordnungsmäßigkeit Vollständigkeit Schutz vor Veränderung und Verfälschung Dokumentation des Verfahrens Sicherung vor Verlust Einhaltung der Aufbewahrungsfristen Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit Sicherheit schaffen

Sicherung & Archivierung Regelmäßige Zugriffe Sichere Langzeitarchivierung Sicherheit schaffen

Bewährtes Medium Neue Technik Bildhafte Sicherung auf LaserTape (35mm) Direkte Belichtung des Films per Laserstrahl Arbeitet wie ein Netzwerkdrucker Auflösung: dpi; Adressierbarkeit: 2,1 µm Minimale Administration Sicherheit schaffen

Mikrographie von technischen Dokumenten nach DIN Normen DIN (Testvorlagen für die Reprographie) Testzeichen, Lesbarkeit, Auflösungen, optische Dichte etc. DIN (Mikrofilmtechnik - 35mm Rollfilm) 35mm, Maße, Aufnahmetechnik, Vergrößerung, Verkleinerung etc. DIN (Langzeitsicherung 500 Jahre) Bestimmung des Restgehaltes an Thiosulfat Monatliche Tests und Zertifizierung durch Kodak – Labor KODAK IMAGE GUARD CERTIFICATE ISO 18911, 2000 (Langfristige Lagerung) Regelung von Luftfeuchtigkeit, Temperatur, Schwankungen Sicherheit schaffen

Warum Mikrofilm? Unabhängig von künftigen Medien, Dateiformaten und Betriebssystemen Alterungsresistentes Medium Dokumentenecht Sichere Archivierung Einfache Wiederherstellung Kosteneffizient Rechtssicher Bis heute sicherstes Langzeitmedium Sicherheit schaffen

Archivierung unterschiedlicher Dateiformate Index- Dartei Konverter Sicherheit schaffen

Indexierung Sicherheit schaffen

Zugriff auf archivierte Dokumente Archiv Scanner Vergrößerung Sicherheit schaffen

Restore von ganzen Archiven Archiv DMS Filmscanner Sicherheit schaffen

Langzeitarchivierung - Definition Langzeit – - Risiken erkennen - - Sicherheit schaffen - - Technische Lösung -

Einige technische Details Technische Lösung

Verwendete Medien Standard 35 mm Rollfilm –30,5 m je Rolle Verfügbar als –Positivfilm –Negativfilm –Thermofilm Technische Lösung

Kaskadierung Technischer Modus 400 dpi Office Mode I 400 dpi Office Mode II 200 dpi 1 x 1 A0 1 x 1 A1 1 x 1 A2 1 x 1 A3 1 x 1 A4 1 x 1 A5 1 x 1 A0 =1 A0 2 x 1 A1 =2 A1 2 x 2 A2 =4 A2 4 x 2 A3 =8 A3 4 x 4 A4 =16 A4 8 x 4 A5 =32 A5 2 x 2 A0 =4 A0 4 x 2 A1 =8 A1 4 x 4 A2 =16 A2 8 x 4 A3 =32 A3 8 x 8 A4 =64 A4 16 x 8 A5 =128 A5 Individuelle Sonderformate sind optional erhältlich Technische Lösung

Verarbeitungsgeschwindigkeit Technischer Mode 400 dpi Office Mode I 400 dpi Office Mode II 200 dpi Office Mode II 200 dpi Dokumente/ Min Dokumente/ Std Dokumente/ Tag Dokumente/ Jahr (220 Tage) A4 A5 A0 A4 Technische Lösung

Kapazitäten Technischer Mode 400 dpi Office Mode I 400 dpi Office Mode II 200 dpi Office Mode II 200 dpi Dokumente / Film Dokumente / m 3 1,3 Mio.20,3 Mio.81,3 Mio.162,6 Mio. A0 Technische Lösung A4 A5

Datenformate & Protokolle Standard: –TIFF (G3, G4, tiled striped, packbits), HPGL,HPGL 2, CALS-G4, CalComp 906/907, RLC, HP-RTL, CCITT Gruppe 4 Optional: –PostScript, Adobe PDF, TIFF 8 Bit grau Protokolle: –TCP/IP, IPX, NETBEUI Technische Lösung

sicher - beständig - kostengünstig Systemunabhängige Langzeitarchivierung –Medien-, Software- und Betriebssystem unabhängig Attestierte Haltbarkeit von 500 Jahren Desaster-Management Einfache Wiederherstellung Minimaler Zeitaufwand Dokumentenecht Kosteneffizient Technische Lösung

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RECHTSNORMEN

Produkthaftung und Gewährleistung

Produkthaftungsgesetz Gewährleistung der Unversehrtheit von - Eigentum / Gesundheit / Leben Bürgerliches Gesetzbuch Erfüllung zugesicherter Eigenschaften Funktionserfüllung und -fähigkeit Kundennutzen Innovation Luxus Mindestanforderung und Mehrwert Kunde nicht zufrieden Kunde zufrieden

Verkörperte Willenserklärungen Funktionen der handschriflichen Unterschrift: - Warnung - Beweis - Echtheit - Abschluss - Identität Grundsätzliche Ziele sind - Schutz von Fälschung und Verfälschung sowie - die zweifelsfreie Klärung der Urheberschaft der Daten Urkunden ZPO § 416 Zivilprozessordnung § 416

Schreibt die elektronische Archivierung für eigene Daten vor Betrifft steuerlich relevante Dokumente ab 1. Januar 2002 Maschinelle Auswertbarkeit wird zur Pflicht Keine Relevanz für technische Dokumente / Dokumentationen Kein Bezug zur Langzeitarchivierung (max. 10 Jahre) Steuerrecht GdPdU vom

Bezieht sich auf Dateien, Texte und Dokumente - einfache - fortgeschrittene - qualifizierte elektronische Signatur Signaturgesetz SigG vom

Die Europäische Kommission hat am den Entwurf zur Modernisierung der 8. EU-Richtlinie, der Abschlussprüferrichtlinie veröffentlicht. Die am 10. April 1984 und bis heute noch geltende 8.EG-Richtlinie 84/253/EWG soll damit ab 2007 abgelöst werden. Damit legt die Kommission einen umfassenden rechtlichen Regelungsrahmen für die in der EU durchgeführte gesetzliche Abschlussprüfung vor. Die 8.EU-Richtlnie wird für die europäischen Unternehmen ähnliche Konsequenzen haben, wie Sarbanes Oxley Act für die amerikanischen oder amerikanisch geführten Unternehmen. Damit wird ab Ende 2005 bis 2006 sich in der Wirtschaft von Deutschland sehr viel ändern. Mit derzeitig noch zurückhaltenden Aktionen im Bereich der Governance, ist den Unternehmen angeraten, sich sehr schnell auf die neuen Anforderungen einzustellen. Die 8. EU-Richtlinie Abschlussprüferrichtlinie

- Identifikation - Beurteilung - Steuerung - Überwachung Risikomanagement Der Prozess

Art. 7a Risikomanagement Die Bank oder Finanzgesellschaft regelt die Grundzüge des Risikomanagements sowie die Zuständigkeit und das Verfahren für die Bewilligung von risikobehafteten Geschäften in einem Reglement oder in internen Richtlinien. Sie muss insbesondere Markt-, Kredit-, Ausfall-, Abwicklungs-, Liquiditäts- und Imagerisiken sowie operationelle und rechtliche Risiken erfassen, begrenzen und überwachen. Risikomanagement Beispiel: Bankengesetz