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Kai Was muss eine Inventarisierungslösung leisten? Fünf gute Gründe für den Einsatz einer bewährten Inventarisierungslösung

Kai Was muss eine Inventarisierungslösung leisten? Was heißt Inventarisierung? Wer ist Kai? Kai: Einsatzbereiche und Leistungsmerkmale Kai und das Anlagenbuch: ein perfektes Zusammenspiel Fünf gute Gründe …

Kai Inventarführungspflicht gemäß §37 Arbeitsentwurf zur neuen GemHVO BW vom 21.12.2007 Inventarführungspflicht gemäß §37 bis 410 € / 1000 €: Befreiung durch den Bürgermeister möglich Grundsatz: körperliche Vermögensgegenstände sind durch eine körperliche Bestandsaufnahme zu erfassen Zu Beginn des ersten Haushaltsjahres (erstmalig) Zum Schluss eines jeden Haushaltsjahres (wiederkehrend) Statt wiederkehrender Zählung zulässig: 'Anderes Verfahren', das eine Ermittlung der Vermögensgegenstände nach Art, Menge und Wert ermöglicht

Kai Inventarführungspflicht gemäß §37 Arbeitsentwurf zur neuen GemHVO BW vom 21.12.2007 Inventarführungspflicht gemäß §37 bis 410 € / 1000 €: Befreiung durch den Bürgermeister möglich Grundsatz: körperliche Vermögensgegenstände sind durch eine körperliche Bestandsaufnahme zu erfassen Zu Beginn des ersten Haushaltsjahres (erstmalig) Zum Schluss eines jeden Haushaltsjahres (wiederkehrend) Statt wiederkehrender Zählung zulässig: 'Anderes Verfahren', das eine Ermittlung der Vermögensgegenstände nach Art, Menge und Wert ermöglicht frühzeitig planen: nur die Mindest-anforderungen erfüllen? wer macht das? wie kann ich Arbeit sparen? Wie kann ich einen Zusatznutzen erreichen?

Kai Was muss eine Inventarisierungslösung leisten? Was heißt Inventarisierung? Wer ist Kai? Kai: Einsatzbereiche und Leistungsmerkmale Kai und das Anlagenbuch: ein perfektes Zusammenspiel Fünf gute Gründe …

Kai Kai … … ist eine Inventarisierungslösung für die öffentliche Verwaltung … wurde im Jahr 2004 aufgesetzt, gemeinsam mit 18 Pilotkommunen … steht für "Kann Alles Inventarisieren" … steht für Praxistauglichkeit, Einfachheit und überzeugende Funktionalität … ist bundesweit in mehr als 225 Verwaltungen im Einsatz … ist bei 10 kommunalen IT-Dienstleisternals strategische Lösung für die Inventarverwaltung positioniert

Kai Was muss eine Inventarisierungslösung leisten? Was heißt Inventarisierung? Wer ist Kai? Kai: Einsatzbereiche und Leistungsmerkmale Kai und das Anlagenbuch: ein perfektes Zusammenspiel Fünf gute Gründe …

Kai Es geht um das mobile Sachvermögen der Kommune Faustregel für Städte und Gemeinden: Anzahl mobile Inventargegenstände = ½ Einwohnerzahl Wert: eher geringfügig (ca. 1% der Bilanzsumme) Manchmal geht es auch um andere Themen: Eine Reihe von Kommunen verwalten Flurstücke in Kai Andere Kommunen verwalten Verträge in Kai Fast täglich kommen neue Einsatzbereiche hinzu Kai-Einsatzbereich 1: Die erstmalige Vermögensaufnahme Kai-Einsatzbereich 2: Die dauerhafte Inventarbestandsführung

Die erstmalige Vermögensaufnahme Kai Die erstmalige Vermögensaufnahme mit KAI

Kai … oder mit Erfassungsbogen Erfassung des Vermögens mit mobilem Gerät … … oder mit Laptop und Scanner … sowie Barcode- Kennzeichnung

Kai Vorbereitungen und Planung der Inventarisierung Inventurplanung mit einem Sachplan Zeitplan / Personalplan Ressourcenplan Standortbegehung Inventurnachbearbeitung Bewertung, Kontierung Überführung in das Anlagenbuch

Kai Flexible Inventarbeschreibung Die benötigten Datenfelder legt die Verwaltung selbst fest Revisionssichere Planung und Durchführung der Inventur Komfortable Inventaraufnahme mit Mobile oder Laptop Historienführung, Änderungsnachweis Datenimport aus bestehenden Inventarverzeichnissen Unterstützung großer Verwaltungen Mandanten und Buchungskreise Zentrale/dezentrale Administration Parametrierbare Übergabeschnittstelle zum Anlagenbuch Gruppen-/ Festwertbildung Bewertung und Kontierung mit Hilfe von Formeln Plausibilitätsprüfungen

Kai ……. dafür haben wir schon was im Hause und das kostet uns keinen Cent zusätzlich……… keine Sicherheit gegen Handhabungs- und Kopierfehler keine Änderungshistorie daher keine Nachvollziehbarkeit keine Plausibilitätsprüfung keine zentrale Kontrolle des Erfassungsfortschritts Mühsam und fehlerträchtig: Zusammenkopieren und Aufbereiten Bei größeren Verwaltungen endet das leicht im Chaos keine Lösung für die wiederkehrende Inventur

Die dauerhafte Bestandsführung Kai Die dauerhafte Bestandsführung mit KAI

Kai Kai Anlagenbuch Finanzverfahren Fachbereich Finanzbereich Die dauerhafte Inventarbestandsführung mit Kai Bestandsverzeichnis Kommunale Inventarisierungslösung Kai Werteverzeichnis Anlagenbuch im Finanzverfahren Operative Bestandsführung Dialog-Verbindung für den Anlagenbuchhalter Nachweis für die Bilanz Inventuren Abschreibungen ermitteln Einzelnachweis GWG's Fachbereich Finanzbereich

Kai Bestand führen Auskünfte und Auswertungen bereit stellen Barcode-Kennzeichnung Anforderungen des Fachbereichs erfüllen Technische Daten Wartungstermine … Inventuren planen und durchführen Veränderungen ins Anlagenbuch melden Neubeschaffungen Abgänge Nutzungsänderungen

Kai Komfortable Inventarführung im Fachbereich Der Fachbereich arbeitet in Kai und benötigt keinen eigenen Zugriff zum Anlagenbuch Die benötigten Datenfelder legt das Fachamt selbst fest Vielfältige Auswertungen, Dialog-Abfragen, Excel-Export Einfache und intuitive Handhabung Revisionssichere Planung und Durchführung von Inventuren Inventaraufnahme mit Mobile oder Laptop Barcode Anschluss von Barcode-Scannern Etikettendruck

Kai Klare Bearbeitungsabläufe Inventarkennzeichnung unmittelbar "vor Ort" Die GWG's brauchen nicht im Anlagenbuch geführt werden Dialog-Schnittstelle zum Anlagenbuch für den Anlagenbuchhalter Zentrale Vorgabe/Kontrolle möglich Mandanten und Buchungskreise Benutzerschutz mit Rollenkonzept Kombination aus zentraler und dezentraler Stammdatenführung

Kai Mengenproblem für den Finanzbereich Anzahl Inventargüter = ½ Einwohnerzahl Viel zu viel Aufwand für die GWG's bis 410 (bzw. 1.000) EUR Keine Einbeziehung der Fachämter Zugriff auf das Anlagenbuch durch die Fachämter ??? Keine strukturierten Standort-Angaben Gebäude, Etage, Raum Keine Daten für den Fachbereich Technische Daten Garantie- und Wartungsfristen etc. Umständlicher Ablauf bei der Neuanlage Druck des Inventar-Etiketts aus dem Anlagenbuch? Transport des Etiketts per Hauspost? Keine revisionssichere Inventur

Kai Was muss eine Inventarisierungslösung leisten? Was heißt Inventarisierung? Wer ist Kai? Kai: Einsatzbereiche und Leistungsmerkmale Kai und das Anlagenbuch: ein perfektes Zusammenspiel Fünf gute Gründe …

Verknüpfung Inventargut Anlagegut Kai Finanzverfahren zwischen Inventargut und Anlagegut Bestandsverzeichnis Inventargut im Kai Werteverzeichnis Anlagegut im Finanzverfahren 1 : 1 ein Inventargut – ein Anlagegut n : 1 viele Inventargüter – ein Anlagegut 1 : 0 nur Inventargut – kein Anlagegut Die Verknüpfung wird im Kai geführt – nicht in der Anlagenbuchhaltung

Möglicher Buchungsablauf Lieferschein / Rechnung für die Beschaffung Lieferschein / Rechnung Anlagegut anlegen? Etikettierung des Inventargegenstands Erfassung in Kai Statt Kontierungsbeleg: Anlagenklasse, Kostenstelle, Sachkonto, Produkt etc. werden schon hier mit erfasst Fachbereich

Möglicher Buchungsablauf für die Beschaffung Anlagegut anlegen? Fachbereich Lieferschein / Rechnung Etikettierung des Inventargegenstands Erfassung in Kai Statt Kontierungsbeleg: Anlagenklasse, Kostenstelle, Sachkonto, Produkt etc. werden schon hier mit erfasst >= 410 €: aus Kai heraus Prüfung der Kontierung Anlagenstamm anlegen "per Knopfdruck" >= 410 € ? >= 1.000 € ? GWG: in Kai Zuordnung zu Sammelanlagegut "GWG 2007" Finanzbereich

Möglicher Buchungsablauf für die Beschaffung Anlagegut anlegen? Fachbereich Lieferschein / Rechnung Etikettierung des Inventargegenstands Erfassung in Kai Statt Kontierungsbeleg: Anlagenklasse, Kostenstelle, Sachkonto, Produkt etc. werden schon hier mit erfasst Finanzbereich >= 410 €: aus Kai heraus Prüfung der Kontierung Anlagenstamm anlegen "per Knopfdruck" >= 410 € ? GWG: in Kai Zuordnung zu Sammelanlagegut "GWG 2007" Im Finanzsystem Rechnung erfassen Kontierung auf das Anlagegut ("Direktaktivierung") Rechnung buchen

Kai Was muss eine Inventarisierungslösung leisten? Was heißt Inventarisierung? Wer ist Kai? Kai: Einsatzbereiche und Leistungsmerkmale Kai und das Anlagenbuch: ein perfektes Zusammenspiel Fünf gute Gründe …

Kai Kai … … ist viel mehr als "Barcode & Scanner" Kai unterstützt ein schlüssiges Konzept sowohl für die Ersterfassung als auch für die laufende Bestandsführung … ist eine überzeugende Applikation für die Inventarführung in den Fachämtern … ist gegenüber Excel der eindeutig bessere Weg für die erstmalige Vermögensaufnahme … verfügt in Ergänzung zum Anlagenbuch über eine Fülle herausragender Leistungsmerkmale … ist bereits in mehr als 250 Verwaltungen im Einsatz

Kai Ihre Ansprechpartner bei der KIRU: Norbert Fischer Hartmut Maier Fachbereichsleiter Telefon 0731 / 9455-11160 Telefax 0731 / 9455-31160 e-mail: norbert.fischer@rz-kiru.de Hartmut Maier Berater Telefon 0731 / 9455-11164 Telefax 0731 / 9455-31164 e-mail: hartmut.maier@rz-kiru.de KIRU - Kommunale Informationsverarbeitung Reutlingen-Ulm Zweckverband Schulze-Delitzsch-Weg 28 89079 Ulm zurück