„Mit ganzheitlicher Einführungsstrategie der Microsoft SharePoint Technologie zu wertschöpfenden Lösungen“ Wie die Freie und Hansestadt Hamburg das FHHportal als Informationsmanagement Plattform etabliert Mario Thiessenhusen Jan Hambach SharePoint Architekt Leiter der Fachlichen Leitstelle Microsoft Consulting Services Finanzbehörde Hamburg

Anforderungen an Informationsmanagement IT der FHH in ganz kurz 30.000 Bildschirmarbeitsplätze, 35 Organisationseinheiten Über 2000 Fachverfahren und -anwendungen Mehr als 10 verschiedene Ablage- und Archivsysteme (z.B. E-Mail, öffentliche Ordner, E-Akte, Fileserver, Intranet) mit über 50 Terabyte Daten Anforderung an eine Informationsmanagement Plattform Transparente Ablage und Suche, teilweise revisionssicher Plattform für Zusammenarbeit (Teams, Meetings, Projektarbeit) und Intranet Einheitliche Applikationsframework für vielfältige Lösungsanforderungen Eine leistungsfähige Plattform von überall für jeden zu erreichen

Verbreitung und Nutzung von SharePoint Stand heute Produktiv seit August 2008, Sharepoint 2007 Wechsel auf SharePoint 2010 Ende Juni 2010 Anwendungsfälle 50 Portale für Behörden, Landesbetriebe, etc. (SharePoint Standard mit geringen Anpassungen) Erste produktive Anwendungen (EU-Dienstleistungsrichtlinie) Suche über die zentralen Datenquellen Infrastruktur 3 Webfrontends, Index Server 2 Node DB Cluster 5x10 betreuter Betrieb, hochverfügbar Mehr als 10.000 aktive Nutzer 150 GB aktiv genutzte Daten

Inhalt des Vortrags Was beeinflusst den Projekterfolg? Wie sieht das Vorgehen aus? Welche Lösungen hat die Freien und Hansestadt Hamburg realisiert?

Erfolgs- und Barriere-Faktoren bei der SharePoint Einführung Was beeinflusst den Projekterfolg? Erfolgs- und Barriere-Faktoren bei der SharePoint Einführung

SharePoint Einführung, eine Herausforderung SharePoint Projekte sind Organisationsprojekte und scheitern regelmässig an der mangelhaften Berücksichtigung und Anpassung der organisatorischen Rahmenbedingungen Das Forschungsprojekt IMPACT, unter Mitarbeit der Freien und Hansestadt Hamburg, entwickelt eine Vorgehensmethode zur Einführung von SharePoint Lösungen Diese bildet sowohl die technischen als auch die organisationalen Aspekte integriert ab So entstand ein umfassender Leitfaden, der den Projektmanager bei der Einführung von SharePoint erfolgreich unterstützt.

Erfolgs- und Barriere-Faktoren Organisations-Annahme Management Kommitment Information/ Marketing Konzeption Akzeptanz (MA wollen) Projekt-Organisation Befähigung Anwenden (MA tun) Ergebnisse Evaluation Arbeits- weisen Lernen (MA können) Regeln/ Vorgaben Grenzen des Systems Betriebs- organisation Knowhow- Aufbau Integration Legende Erfolgsfaktoren Barrierefaktoren Vorgehen Basis- Infrastruktur Projekt-Evaluation Technische Einführung Quelle: 1. Zwischenbericht des Projektes IMPACT

Erfolgs- und Barriere-Faktoren Herausforderungen bei der SharePoint Einführung bei der Freie und Hansestadt Hamburg Erarbeitung einer Vision und Strategie für die Einführung Schaffung einer betriebsfähige und sicher Infrastruktur Etablierung von Betriebsprozesse Verschiebung der Grenzen des Systems; Fehlende Funktionalitäten Erarbeitung von Regeln und Vorgaben für die Nutzung Befähigung der Endnutzer Unterstützung der Veränderung der Arbeitsweise

Projektschritte bei der SharePoint Einführung Wie sieht das Vorgehen aus? Projektschritte bei der SharePoint Einführung

Projektschritte Erstellung einer Vision und Zielvorstellung Festlegung der Nutzungsszenarien Abgrenzung zu bestehenden Systemen und Fachverfahren Erstellung eines Aktivitäten-Plans Schaffung einer SharePoint Betriebs-Infrastruktur Implementierung einer SharePoint Server Farm Entwicklung fehlender Funktionalitäten Erarbeitung von Betriebsprozessen Erstellung eine Informationsarchitektur mit den notwendigen unternehmensweiten Vorgaben Festlegung der übergreifenden Strukturen und Prozessen Erarbeitung von Nutzungsrichtlinien Erarbeitung von Schulungskonzepten Wissensaufbau rund um das Thema SharePoint Aufbau eines SharePoint Competence Centers Durchführung von Endanwender- und Administrator Schulungen Laufende Information und Kommunikation an die Anwender

SharePoint Competence Center Projektschritte Fachbereich Aufgaben Ergebnis Bewertung der Anfragen Prüfung und Genehmi- gung der Weiterentwick- lungen auf SharePoint Fachliche Leitstelle Geprüfter Auftrag Geprüftes Konzept SharePoint Beratung mit Prozess- und Business Skills Erstellung von Lösungen mit SharePoint-Standardfunk-tionen ohne Development Abstimmung über Weiterent- wicklungen mit der Fachlichen Leitstelle Code Review Erstellte SharePoint Lösung durch Customizing und Konfiguration mit dem Kunden Spezifikation und Konzeption von notwendigen Entwicklungen QS Code SharePoint Competence Center Entwicklung von SharePoint Komponenten nach Spezifikation Funktionstest SharePoint Development Center Entscheidung, ob Entwicklung notwendig Entwickelte Komponenten Funkt. getestet Paketiert SharePoint Betrieb Abwicklung des Deployment Prozesses

SharePoint-Technologie Projektschritte Umwandlung von Informationen in Wissen Transparenz verfügbarer Daten & Informationen Höhere Produktivität durch Prozesseffizienz Qualitativ höherwertige Ergebnisse durch Fehlervermeidung Informationen Menschen Marketing Prozesse Strukturen Regeln Befähigung funktionale FHH-Erweiterungen SharePoint-Technologie

Projektschritte

Projektschritte

Welche Lösungen hat die Freien und Hansestadt Hamburg realisiert? Microsoft SharePoint Technologie als Lösungsplattform für Informationsmanagement Lösungen

Daten und Inhalte Was ist SharePoint? Intranet Internet Extranet Lösungen als Dienste und Anwendungen Daten und Inhalte in Listen, Dokumenten und Webseiten Suche Access Services Excel Services Metadaten Service Form Services Profil Service Navigationsprovider Benutzeroberfläche Rechteverwaltung BCS Performance Point Services Web Content Management Tagging Service Rule Service Logging Service Workflow Service Offline Client Object Model Projekt Management Framework Such Erweiterungen Berechtigungsübersichten Workflow Erweiterungen ERP System Datenbanken Datei Systeme Verzeichnisse Div. Apps

Die Lösungsbausteine der FHH Zusammenarbeit an Dokumenten Workflow und Umlaufmappe Besprechungen FHHportal Suche Intranet Zugriff von Extern Anwendungen & Bürgerdienste Metadaten & Nutzerinteraktion

Die Oberfläche

HIM Workflow - Mitzeichnungslösung

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Nutzung von Access Services Access Client Access Services