allgemeine Einführung Stand: Mai 2010

Starten Sie die Anwendung komXpress entweder über das Startmenü oder über die Verknüpfung auf dem Desktop

Beim allerersten Start von komXpress erscheint dieses Fenster Als Mitarbeiter des Landratsamtes tragen Sie bitte diesen Link ein: http://komxweb/connect.aspx Für die Gemeinden gilt folgender Link: http://kombn.landkreis-passau.de/connect.asp

Es sollte sich nun dieses Fenster öffnen. Darin finden Sie... ...die Inhalte der einzelnen Ordner, also Arbeitsbereiche, Adressen und Personen... ...und die Suchfunktion. ...den „globalen“ Personenkatalog... ...die Arbeitsbereiche, also die einzelnen, verfügbaren Ordner...

2: AWO, Kinderschutzbund, Caritas... 1: die Gemeinden des Landkreises, Landkreise in Niederbayern und staatliche Behörden im Bereich Passau 2: AWO, Kinderschutzbund, Caritas... 3: Euregio, Krankenhaus GmbH, Zweckverbände... 4: Apotheken, Ärzte, Krankenkassen... 5: Kirchen 6: Geschäftsverteilungsplan des LRA 7: Bürgermeister, Gemeinde-, Markt- und Stadträte 8: Kreisräte 9: Fernsehn, Presse, Rundfunk 10: Parteien 11: Schulen im Kreisgebiet 12: das Vereinsregister 13: frei zusammenstellbare Listen 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Der Eintragstyp legt fest um welche Art eines Objekt es sich hier handelt. Außer Adressen und Personen handelt es sich dabei jeweils um Verzeichnisse, die jedoch im Internet unterschiedlich dargestellt werden. (Dazu gleich mehr...) Im Inhaltsfenster findet man: Verschiedene Arten von Unterverzeichnissen, Adressen, und Personen.

Im Globalen Katalog sind alle Personen aufgelistet, die in komXpress, unabhängig von Ersteller oder ihrem „Verwendungszweck“ eingepflegt wurden. Eine Liste aller in komXpress bereits eingetragenen Adressen erhalten Sie über diese Schaltfläche Alles über das Anlegen und Zuordnen von Personen- und Adressdaten, insbesondere das Vermeiden von Redundanzen erfahren Sie in einer separaten Präsentation

Die Suchfunktionen in komXpress sind variantenreich genug, um Ihr eine eigene Präsentation zu widmen. An dieser Stelle sei nur darauf hingewiesen, dass die Suchfunktion erst ab dem Ordner zu suchen beginnt, der im linken Fenster, in der Verzeichnisstruktur markiert ist. Übergeordnete Verzeichnisse werden nicht berücksichtigt.

Beginnen wir nun mit den ersten einfachen Arbeitsschritten. Die Beispielgemeinde „Kulling“ enthält bislang noch keine Daten. Das soll sich ändern

Der Geschäftsverteilungsplan der Gemeinde Kulling sieht 4 Abteilungen vor: Verwaltung, Ordnungsamt, Standesamt und Tourismus . Die Verwaltung gliedert sich in die Sachgebiete Geschäftsleitung, EDV und Kämmerei; das Ordnungsamt besteht aus den Sachgebieten Bauamt und Sicherheitsrecht; Standesamt und Tourismus sind nicht weiter untergliedert. Um diese Ordnerstruktur in dem Schulungsordner „Kulling“ anzulegen. Gehen Sie folgendermaßen vor:

Betätigen Sie die Schaltfläche „Neu“ Wählen Sie nun „Neuer Ordner“ Markieren Sie den Ordner „Kuling“ in der Verzeichnisstruktur

Es sollte sich nun dieses Fenster öffnen Die oberen drei Zeilen beinhalten Bezeichnungen für den Ordner: die erste wird von der Suchmaschine durchsucht und nirgends angezeigt. Sie kann beliebig viele Stichworte enthalten. Die zweite sollte möglichst kurz gewählt werden, sie ist die Bezeichnung des Ordners in der kxp-Struktur. Die Bürgernahe Bezeichnung wird im Inter-/Intranet angezeigt. Der Typ bezeichnet die Kategorie des Ordners. Mehr dazu auf der folgenden Seite. Die Bereichsnummer dient der Sortierung innerhalb eines Ordners, wenn keine Sortierung nach Alphabet gewünscht ist. Diese Nummer wird im Internet nicht angezeigt. Die Veröffentlichung legt fest, wer über Internet die Daten abrufen darf Die Detailinformationen erklären dem Besucher die einzelnen Aufgaben der Behörde und liefern zusätzliche Informationen.

Die unterschiedlichen Arten von Ordnern („Eintragstypen“) dienen einerseits einer besseren Übersicht der Verzeichnisstruktur, andererseits bestimmen die Typen auch, an welcher Stelle der Internetseite der Ordner angezeigt wird: Die Typen „Aufgabe“ und „Dienstleistung“ erscheinen im rechten Datenfenster, die übrigen Typen erscheinen links im Navigationsframe.

Die einzelnen Typen dienen lediglich der Vereinfachung der Verzeichnisstrukturen und haben keinerlei wertende Funktion. Sie könnten beispielsweise das Bundesland unterhalb des Regierungsbezirks anordnen, oder Ihre Sachgebiete mit dem Sternenkranz der Europäischen Union versehen, wenn Ihnen dies lieber ist als die vorgesehenen Symbole.

Als erstes soll die Abteilung 1, Verwaltung, angelegt werden Als erstes soll die Abteilung 1, Verwaltung, angelegt werden. Dazu wird die Bezeichnung in die oberste Zeile eingegeben (die 2. und 3. Zeile wird automatisch ausgefüllt). Anschließend wird aus dem Auswahlmenü der Typ „Abteilung“ (oder jedes andere Symbol mit Ausnahme von „Aufgabe“ und „Dienstleistung“) ausgewählt. Auf die Vergabe einer Bereichsnummer wird an dieser Stelle bewusst verzichtet. Der Ordner kann nun veröffentlicht werden, wahlweise für das Internet, also alle Bürger, das Behördennetz oder nur die Eigenen Mitarbeiter (Intranet). Das Erweiterte Intranet stellt eine Zugriffsform dar, bei der die Daten allen Kommunen, die über das Landratsamt Passau mit dem Behördennetz verbunden sind, zur Verfügung stehen. Es ist jedoch empfehlenswert, die Verzeichnisse nicht einzeln freizugeben, sondern dies auf einen Streich für alle Ordner zu erledigen, wenn der Webauftritt weitgehend fertig gestellt ist.

Speichern Sie nun den Ordner und schließen Sie das Fenster Speichern Sie nun den Ordner und schließen Sie das Fenster. Nach dem gleichen Schema werden nun die übrigen Abteilungen und Sachgebiete innerhalb der Abteilungen angelegt: Die Abteilungen sind standardmäßig nach Alphabet geordnet. Da dies jedoch oft nicht gewünscht ist (Sie sollen entsprechend ihrer Abteilungsnummern sortiert sein) müssen Bereichsnummern vergeben werden. Diese Stellen das primäre Sortierkriterium bei komXpress dar, sind jedoch im Internet nicht zu erkennen.

Öffnen Sie erneut das Eigenschaften-Fenster des jeweiligen Ordners. Dazu markieren Sie bitte den jeweiligen Ordner wahlweise im linken oder rechten Fenster und betätigen Sie die Schaltfläche „Eigenschaften“. Alternativ können Sie auch durch Betätigen der Rechten Maustaste ein Pop-Up-Menü öffnen und dort „Eigenschaften“ auswählen Vergeben Sie nun Bereichsnummern nach den jeweiligen Anforderungen des Geschäftsverteilungsplans der Gemeinden

Damit haben Sie den ersten Schritt bereits geschafft, das Skelett des Geschäftsverteilungsplanes ist fertig. Jetzt kommt der schwierigste Teil: Es gilt nun, den einzelnen Stellen die Aufgaben zuzuweisen, die von diesen auch erledigt werden. „Aufgaben“ und „Dienstleistungen“ sind alle Tätigkeiten, die von der Verwaltung für die Bürger, aber auch für die Verwaltung selbst oder die Organe der Körperschaft erledigt werden. Das Ausstellen eines Personalausweises Das Annehmen eines Bauantrages oder Die Bürgerberatungsstelle Sind nur wenige Beispiele von vielen zig, oder -hundert Dienstleistungen die eine Behörde erbringt. Aufgaben und Dienstleistungen sind von ihrer Struktur in komXpress her identisch mit den bereits angelegten Abteilungen und Sachgebieten und unterscheiden sich nur in ihrer Darstellung im Intra- bzw. Internet.

Die Aufgaben sind von Gemeinde zu Gemeinde anders organisiert Die Aufgaben sind von Gemeinde zu Gemeinde anders organisiert. Viele Verwaltungen verfügen bereits über einen so genannten „Produktkatalog“, eine Sammlung aller durch die Gemeinde erbrachten Dienstleistungen. Dieser müsste an dieser Stelle nur noch abgeschrieben und sortiert werden. Für alle anderen Behörden ist dies DIE Gelegenheit, einen Geschäftsverteilungsplan und Produktplan zu erstellen. Um diesen Schritt zu erleichtern steht eine Mustergemeinde im Redaktionsprogramm zur Verfügung. Aber auch die Geschäftsverteilungspläne der übrigen Gemeinden des Landkreises können und sollen als Anregung und Vergleichs-grundlage dienen. Achten Sie bitte darauf, als Ordnertyp „Dienstleistung“ oder „Aufgabe“ zu wählen!

Damit haben Sie das Gerüst fertig gestellt. Sie könnten nun die Veröffentlichungsstufe der einzelnen Ordner auf Inter- bzw. Intranet einstellen. Markieren Sie Dazu alle Ordner und öffnen sie das „Eigenschaften“-Fenster. Anmerkung: Objekte im Linken kxp-Fenster können nur einzeln markiert werden. Im rechten Fenster können dagegen durch das Festhalten der Strg- oder Shift-Taste mehrere Ordner gleichzeitig markiert und geöffnet werden.

Beim bearbeiten mehrerer Objekte können nur alle markierten Objekte gleich verändert werden. Für welche Felder eine solche Änderung sinnvoll ist, sei dahin gestellt. Beispielsweise können Sie für eine Reihe ähnlicher Dienstleistungen jeweils die Bankverbindung angeben, wenn Kosten anfallen, oder sie können den Bürger jeweils daran erinnern Seinen/Ihren Personalausweis nicht zu vergessen. Die Veröffentlichung ist hier das untersten Feld in der Liste.

In weiteren Präsentationen werden nun die einzelnen Objekte mit leben gefüllt: Es werden im nächsten Schritt den einzelnen Abteilungen, Sachgebieten und Aufgaben die Mitarbeiter der Verwaltung zugewiesen und Adressen angelegt. In einem weiteren Schritt werden Schlagworte für die verschiedenen Suchfunktionen im Inter- und Intranet (Stichwortsuche, Lebenslagen, …) hinzugefügt, sowie Erläuterungen und zusätzliche Informationen bei den einzelnen Aufgaben angebracht Zum Abschluss dieser 4-teiligen Schulung erhalten sie noch einige Hinweise zur Bereitstellung von Formularen, Merkblättern und Online-Anträgen. Außerdem haben wir für Sie noch ein paar Extras vorbereitet, um Ihnen weitere Möglichkeiten von komXpress aufzuzeigen.

Viel Spaß mit komXpress wünscht Ihr EDV Serviceteam Wir haben für Sie noch folgende weiterführende Präsentationen vorbereitet: Die Suchfunktionen Kurzer Umriss der Möglichkeiten der Informationsgewinnung mit komXpress Personen und Adressen Alles was man über den Umgang und die Pflege von Adress- oder Personendaten wissen sollte Hyperlinks setzen Wissenswertes über den Umgang mit Formularen und Querverweisen Extra - e-Mail Alles was sie wissen müssen, um e-Mail-Adressen aus komXpress in MS-Outlook übernehmen zu können Extra - Serienbriefe Alles über den Einsatz von komXpress beim Erstellen von Serienbriefen mit MS-Word Extra - Vereinsregister Verwaltung und Umgang mit dem landkreisweiten Vereinsregister Viel Spaß mit komXpress wünscht Ihr EDV Serviceteam