Gemeinsam in die Zukunft – Strategieentwicklung an der Universitätsbibliothek der TU Berlin Erfahrungsbericht ASpB-Tagung Kiel 2013

Entwicklung des Selbstverständnisses der UB „Wenn über das Grundsätzliche keine Einigkeit besteht, ist es sinnlos, miteinander Pläne zu schmieden.“ Konfuzius

Vorüberlegungen Warum? Wann? Wer? Wie? Wo?

Die Umgebung

Strategische Ausrichtung Der Weg Selbstverständnis Stärken Schwächen Herausforderungen Strategische Ausrichtung

Die Arbeit

Das Ergebnis Kann eigentlich weg!

Das Ergebnis Kann eigentlich weg!

Das Ergebnis Kann eigentlich weg!

Das Ergebnis Kann eigentlich weg!

Das Ergebnis Nach Personalversammlung modifizierte Formulierung: Als Führungskräfte handeln wir verantwortungsvoll, zielgerichtet und transparent.

Das Ergebnis

Das Ergebnis Kann eigentlich weg!

Das Ergebnis Kann eigentlich weg!

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Stärken-Schwächen- Analyse Zielfelder Selbstverständnis Herausforderungen Stärken-Schwächen- Analyse Gemeinsam in die Zukunft – Strategien und Ziele der UB | Das Zielsystem |

Zielfelder Unterhaltsträger Kundinnen / Kunden Personal-management Marketing / Öffentlichkeits-arbeit Finanzen Organisations-entwicklung Kooperation Zukunfts-ausrichtung Gemeinsam in die Zukunft – Strategien und Ziele der UB | Das Zielsystem |

Zielfeld mit Leitsatz Strategische Ziele Operative Maßnahmen Gemeinsam in die Zukunft – Strategien und Ziele der UB | Das Zielsystem |

Zielfeld: Kundinnen und Kunden Zielfeld + Leitsatz Kundinnen/Kunden: Wir orientieren unser Dienstleistungsangebot am Bedarf unserer Kundinnen und Kunden und entwickeln es kontinuierlich weiter. Strategische Ziele Die UB kennt den Bedarf ihrer Kundinnen und Kunden und richtet ihr Angebot daran aus. Die UB kennt den Bedarf ihrer potentiellen Kundinnen und Kunden und berücksichtigt ihn bei der Entwicklung ihrer Dienstleistungsangebote. Die Nutzung der Bibliotheksangebote durch die primären Zielgruppen ist deutlich gestiegen. Operative Maßnahmen Planung und Einrichtung eines Selbstabhol-Bereiches für Magazinbestellungen .... Gemeinsam in die Zukunft – Strategien und Ziele der UB | Das Zielsystem |

Zielfeld: Zukunftsausrichtung Zielfeld + Leitsatz Zukunftsausrichtung: Wir verfolgen kontinuierlich aktuelle Entwicklungen in den Bereichen Bibliothek, Informationstechnik und Management, leiten konkrete Ziele und Maßnahmen daraus ab und stoßen selbst Entwicklungen an. Strategische Ziele Die Bestandsentwicklung berücksichtigt die zunehmende Bedeutung der elektronischen Medien. Die elektronischen Dienstleistungen entsprechen den Anforderungen aus Forschung und Lehre. Die UB verfügt über Strukturen zur Beobachtung, Bewertung und Umsetzung von aktuellen Entwicklungen in den Bereichen Bibliothek, Informationstechnik und Management. Die UB investiert in bauliche und technische Infrastruktur, um den erreichten hohen Standard weiterzuentwickeln und ihre Zukunftsfähigkeit zu sichern. Die UB sichert ihre Zukunftsausrichtung durch das Aufstellen strategischer Fünfjahrespläne, die regelmäßig evaluiert und fortgeschrieben werden Operative Maßnahmen Ausstattung der Benutzungs-Arbeitsplätze der UB mit iMacs und neuen, leistungsfähigeren ThinClients ... Gemeinsam in die Zukunft – Strategien und Ziele der UB | Das Zielsystem |

Zielfeld: Marketing und Öffentlichkeitsarbeit Zielfeld + Leitsatz Marketing und Öffentlichkeitsarbeit: Durch zielgruppengerechte Kommunikation machen wir unser vielfältiges Dienstleistungsangebot allen TU-Angehörigen und einer größeren Öffentlichkeit bekannt. Strategische Ziele Die Kundinnen und Kunden kennen und beeinflussen das Serviceangebot der UB. Die Leistungen der UB werden adressatengerecht kommuniziert. Das Marketing ist fester Bestandteil bei der Entwicklung der Serviceangebote der UB. Operative Maßnahmen Entwicklung eines insbes. auf die Bedarfe der Professoren/Professorinnen und wissenschaftlichen Mitarbeiter/innen zugeschnittenen Angebotsportfolios .... Gemeinsam in die Zukunft – Strategien und Ziele der UB | Das Zielsystem |

Zielfeld: Personalmanagement Zielfeld + Leitsatz Personalmanagement: Wir fördern und fordern die fachliche Qualifikation und soziale Kompetenz aller Mitarbeitenden, sichern Erfahrungs- und Expertenwissen und bieten zukunftsorientierte Arbeitsplätze in einem angenehmen Arbeitsumfeld. Strategische Ziele Die UB fördert aktiv den Wissensaustausch und den Wissenserhalt Durch gezielt angelegte Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen entsprechen die fachlichen und persönlichen Qualifikationen aller Mitarbeitenden den gegenwärtigen und zukünftigen Anforderungen. Durch attraktiv gestaltete Arbeitsplätze werden Mitarbeitende gehalten und wird neues Personal gewonnen. Die Führungskräfte schaffen gemeinsam mit den Mitarbeitenden ein vertrauensvolles und wertschätzendes Arbeitsklima. Operative Maßnahmen Einrichtung und Durchführung einer Inhouse-Veranstaltung für Schulungen und zum Informationsaustausch („Infotreff“) ... Gemeinsam in die Zukunft – Strategien und Ziele der UB | Das Zielsystem |

l Zielfeld: Organisationsentwicklung Zielfeld + Leitsatz Organisationsentwicklung: Wir schaffen organisatorische Strukturen, in denen wir Arbeitsprozesse und Dienstleistungen effizient gestalten. Strategische Ziele Die UB überprüft regelmäßig ihre Arbeitsprozesse und Dienstleistungen anhand von messbaren Kriterien und leitet daraus notwendige Maßnahmen zur Verbesserung ab. Entscheidungsprozesse und Kommunikationswege sind klar strukturiert; Entscheidungsfindung und Informationsfluss sind für alle Mitarbeitenden nachvollziehbar. Die UB verfügt über eine aktuelle Personalbedarfsplanung. Operative Maßnahmen Durchführung einer Altersstrukturanalyse ... Gemeinsam in die Zukunft – Strategien und Ziele der UB | Das Zielsystem |

Zielfeld: Unterhaltsträger Zielfeld + Leitsatz Unterhaltsträger: Für eine erfolgreiche Aufgabenerledigung arbeiten wir eng mit der Leitung und den Fachabteilungen der TU zusammen. Wir setzen uns für eine mittelfristig gesicherte und auf Kontinuität angelegte Ressourcenzuweisung ein, die Handlungsmöglichkeiten für künftige Entwicklungen bietet. Strategische Ziele Der Unterhaltsträger nimmt die UB als leistungsfähige und unverzichtbare Dienstleistungseinrichtung wahr. Die UB wertet Vorgaben und Anregungen des Unterhaltsträgers aus und setzt sie für den Bibliotheksbereich um. In ihren Haushaltsanträgen macht die UB den aktuellen und zukünftig absehbaren Bedarf für die Informationsversorgung der TU transparent. Die UB setzt sich für die Fortentwicklung der Bibliotheksstruktur der TU zu einem einschichtigen Bibliothekssystem ein. Die UB berät die Hochschulleitung in allen bibliotheksrelevanten Angelegenheiten. Die UB intensiviert die Zusammenarbeit mit tubIT und anderen TU-internen Einrichtungen. Operative Maßnahmen Einrichtung eines „Servicezentrums Forschungsdaten“ in Zusammenarbeit mit tubIT und der Forschungsabteilung (Abt. V) ... Gemeinsam in die Zukunft – Strategien und Ziele der UB | Das Zielsystem |

Zielfeld: Finanzen Zielfeld + Leitsatz Strategische Ziele Finanzen: Die vom Unterhaltsträger bereitgestellten Haushaltsmittel werden bedarfsgerecht verteilt, ihr Einsatz wird kontinuierlich überprüft und angepasst. Sonstige zur Verfügung stehende Mittel verwenden wir zur Ergänzung unserer Kernaufgaben. Strategische Ziele Die UB verwendet die Erwerbungsmittel in Abstimmung mit den Fachgebieten. Die UB akquiriert zusätzliche Mittel für Projekte. Die UB hat intern Kostentransparenz geschaffen. Operative Maßnahmen Beantragung von Projektmitteln zur Bestandserhaltung ... Gemeinsam in die Zukunft – Strategien und Ziele der UB | Das Zielsystem |

Zielfeld: Kooperation Zielfeld + Leitsatz Kooperation: Wir gehen Kooperationen ein, bauen diese bedarfsgerecht aus und sind offen für die Zusammenarbeit mit anderen Institutionen. Strategische Ziele Die UB pflegt bestehende Kooperationen und baut diese bedarfsgerecht aus. Dabei kommt der Zusammenarbeit mit der UdK eine besondere Bedeutung zu. Die UB beteiligt sich aktiv auf regionaler und überregionaler Ebene in den für sie relevanten Verbünden, Konsortien und Arbeitsgruppen. Die UB geht gezielt Kooperationen ein, die sie bei der Erledigung ihrer Kernaufgaben sowie bei der Entwicklung neuer Dienstleistungen unterstützen. Operative Maßnahmen Erstellen einer Matrix für die Zusammenarbeit der Universitätsbibliotheken von TUB und UdK ... Gemeinsam in die Zukunft – Strategien und Ziele der UB | Das Zielsystem |

Plenum – Kurzberichte der Moderatoren/-innen, offene Fragen 1. März 2012: Informationsveranstaltung im Rahmen einer Personalversammlung Plenum Szenarischer Auftakt – Warum das alles? Was bleibt? Was ändert sich? Ein kurzer Werkstattbericht – Wie ist das Selbstverständnis entstanden? 2. Der erste Rundgang im Dialog Das Selbstverständnis kennen lernen – Was halte ich davon? Plenum – Kurzberichte der Moderatoren/-innen, offene Fragen Pause Ein kurzer Werkstattbericht – Wie ist das Zielsystem entwickelt worden? Der zweite Rundgang im Dialog Das Zielsystem kennen lernen – Welche drei Zielfelder mich besonders interessieren… 5. Plenum – Welche Eindrücke bringen die Moderatoren/-innen mit? Die Umsetzung des Zielsystems – Was passiert wann? 6. Ortswechsel - Ihre Eindrücke zum Schluss – Wie bewerte ich das alles?

Umsetzung des Zielsystems

Ablauf Direktion: gibt strategische Ziele vor HAL: Stellungnahme Direktion entscheidet abschließend Entwicklung operativer Maßnahmen Start: Ende März/ Anfang April 3 Wochen später 1 Woche später

Ablauf HAL: Vorstellung operativer Maßnahmen und Priorisierung Umsetzung HAL: Rückblick, Ausblick, Bewertung 2-3 Monate später 11 Monate später

Strategische Ziele Operative Maßnahmen Umsetzung Evaluation

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!