KIM - Werkstattbericht über einen Organisationsentwicklungsprozess dbv Sektion 4 Tübingen 10./11.04.2013 Kommunikations-, Informations- und Medienzentrum

Kommunikations-, Informations- und Medienzentrum Start am 1.1.2011 Zusammenschluss Universitätsbibliothek 50 Mitarbeiter/innen Rechenzentrum 25 Mitarbeiter/innen Verwaltungs-EDV 10 Mitarbeiter/innen Dienstleistungen – Ressourcen 86 Mitarbeiter/innen (73 VZÄ) und ca. 50 wiss. Hilfskräfte, geringfügig Beschäftigte Haushalt 2012: 4,0 Mio. € (KIM-Budget) 0,8 Mio. € Studiengebühren/QSM 1,7 Mio. € Medien

Universität Hohenheim 10.000 Studierende 2.100 wiss. und nicht-wiss. Mitarbeiter/innen 3 Fakultäten Naturwissenschaften: Digitale Publikationen, Forschungsdaten, Hochleistungsrechnen Wirtschaftswissenschaften: eJournals, Bücher, quantitatives Arbeiten nimmt zu Agrarwissenschaften: N + W + Ingenieure

Kommunikations-, Informations- und Medienzentrum Auftrag und Zielsetzung Organisationsentwicklung Auf- und Ausbau einer integrierten und effizienten, wissenschaftlich geprägten Dienstleistungsorganisation Das Zusammenwachsen von EDV der Verwaltung, Rechenzentrum und Universitätsbibliothek zu einer integrierten Serviceeinrichtung erreichen Positionierung als zentrale Serviceeinrichtung für die Kommunikationstechnik, die digitale Informationsverarbeitung und die Medienversorgung in der Universität die Richtlinienkompetenz in diesen Bereichen zielgerichtet auszuüben Seit 2 Jahren befinden wir uns ein einem extern begleiteten OE-Prozess Dafür haben wir folgenden Auftrag

Warum gibt es das KIM? 2005 2008 2007 2009 2010 2011 KIM Rektorat + LRH prüft Bibliotheken in Ba.-Wü. IT der Universität Hohenheim §28 LHG Einheitliches Informations- zentrum Rektorat beschließt Zusammen- schluss (IT Verwaltung + RZ + IT UB) Rektorat + Senat beschließen das KIM + ext. Begleitung für OE KIM 2011 5

Warum gibt es das KIM? - § 28 LHG Informationszentrum Die Hochschulen sollen zur Versorgung der Hochschule mit Literatur und anderen Medien sowie zur Koordinierung, Planung, Verwaltung und zum Betrieb von Diensten und Systemen im Rahmen der Kommunikations- und Informationstechnik ein einheitliches Informationszentrum bilden.

Warum gibt es das KIM? - Rechnungshof 2008 Rechnungshof prüft die IT-Infrastruktur der Universität Hohenheim: Rechenzentrum, EDV der Verwaltung, IT auf dem Campus Empfehlung des Rechnungshofes (Denkschrift 2010): EDV der Verwaltung und Rechenzentrum unter einem Dach Schaffung eines schlagkräftigen und in IuK-Fachfragen weisungsbefugten IuK-Zentrums Stärkung dieses Zentrums als verantwortlicher Dienstleister gegenüber den wiss. Instituten alleinige Zuständigkeit für die Standardisierung der Geräte und die Basisdienstleistungen hierfür sollte das IuK-Zentrum die notwendigen Haushaltsmittel erhalten, welche nach der Zentralisierung in den wissenschaftlichen Instituten nicht mehr gebraucht werden Basisdienstleistungen: wie den Netz- und Serverbetrieb, die Bürokommunikation sowie für die IuK-Aus- und Fortbildung

Warum gibt es das KIM? - Rektorat Überlegungen des Rektorats zur Steigerung der Effizienz und Effektivität der zentralen IT-Dienstleistungen Beschlüsse des Rektorates: Oktober 2009: Zusammenschluss RZ + EDV der Verwaltung + IT UB Aufgabe: Erarbeitung einer Struktur für ein IT-Zentrum Mai 2010: Rektorat lehnt die erarbeitete Struktur für ein IT-Zentrum ab Juni 2010: Rektorat beschließt Zusammenschluss RZ + EDV der Verwaltung + UB Leitung: Leiter UB Anbindung an den Rektor Juni 2010: Rektorat stimmt einem begleiteten Organisationsentwicklungsprozess zu Bereitstellung von Mitteln für den Prozess ab 2011 (130.000 €) 2. Hälfte 2010: Erarbeitung Verwaltungs-, Benutzungs- und Gebührenordnung für das KIM Mai 2010: Leiter UB schlägt dem Rektorat Gründung des KIM vor Juni 2010: Rektorat beschließt Zusammenschluss RZ + EDV der Verwaltung + UB Leitung: Leiter UB Anbindung an den Rektor BAUCH!

Warum ist der Aufbau des KIM sinnvoll? Strategische Bedeutung von IT- und Informationsinfrastruktur Veränderung Lehren, Lernen, Forschen, Verwaltung (digitale Basis) Kooperation, Konzentration, Konvergenz einrichtungsübergreifende Projekte/Entwicklung (universitätsintern, bwProjekte) wenige bearbeiten Themen für viele (Lizenzierung, bwProjekte) Aufgabenverteilung zwischen RZ und UB (zufällig, systematisch) Grenzen der Zusammenarbeit: RZ, UB, Verwaltungs-IT Kompetenzgewinn + besserer Service durch engere Zusammenarbeit „Größe gewinnt“: RZ und UB waren zu klein um mittelfristig mit Entwicklungen mitzuhalten Zusammenarbeit: RZ, UB, Verwaltungs-IT Identitätsmanagement, Server-Virtualisierung, etc. Klingt möglicherweise logisch und systematisch im Sommer 2010 war bei mir viel Bauch, d.h. Intuition dabei

Warum ein begleiteter OE-Prozess? KIM gelingt nur als evolutionäre Veränderung (bottom up) 3 Organisationskulturen zu einer Organisationskultur entwickeln Integrierte statt addierte Dienstleistungen Mitarbeiter/innen leben während des Veränderungsprozesses in 2 Welten (Tagesgeschäft, Übergang in neue Struktur) Unterstützung ist erforderlich, da es ein stark emotionaler Prozess ist Hoffnung auf flachere Veränderungskurve

Veränderungskurve Quelle: www.unternehmer.de

Projektstruktur Resonanzgruppe Steuerkreis Konzeptgruppe Projektleitung und Kernteam Thema: z.B.: KIM-Konzept Projektstruktur Steuerkreis Der Steuerkreis ist eine strategisches, beratendes Gremium. Er ist für die Steuerung des gesamten Prozesses zuständig und die zentrale Entscheidungsinstanz für die Prozessergebnisse. Konzeptgruppe Die Konzeptgruppe entwickelt – in Zusammenarbeit mit den externen Beratern und in Abstimmung mit dem Auftraggeber – das spezifische Entwicklungskonzept. Die Zusammensetzung der Konzeptgruppe wird vom Leiter des KIM bestimmt. Resonanzgruppe Die Resonanzgruppe hat die Aufgabe, die Reaktionen und Einschätzungen der Mitarbeiter/innen widerzuspiegeln. PingPong: Konzept- und Resonanzgruppe Thema: z.B.: Servicekatalog Thema: z.B.: IT-Struktur

Projektstruktur Steuerkreis Der Steuerkreis ist ein strategisches, beratendes Gremium. Er ist für die Steuerung des gesamten Prozesses zuständig und die zentrale Entscheidungsinstanz für die Prozessergebnisse. Konzeptgruppe Die Konzeptgruppe entwickelt – in Zusammenarbeit mit den externen Beratern und in Abstimmung mit dem Auftraggeber – das Entwicklungskonzept. Die Zusammensetzung der Konzeptgruppe wird vom Leiter des KIM bestimmt. Resonanzgruppe Die Resonanzgruppe hat die Aufgabe, die Reaktionen und Einschätzungen der Mitarbeiter/innen widerzuspiegeln. Die Resonanzgruppe wird von den Mitarbeiter/innen gewählt. „PingPong“: Konzept- und Resonanzgruppe

Was ist bisher im OE-Prozess geschehen? „KIM-vorab“ Oktober 2010: Rektor, Prorektor Lehre und Kanzler erklären den MA die Entscheidung Kennenlernen mit den Abt. RZ und EDV der Verwaltung 24.1.2011 KIM-Startempfang Auswahl externer Auftragnehmer für Begleitung der OE, Unterstützung Abt. APO/PE Vorarbeiten mit externer Beratung ab April 2011, Projektgruppe Mai 2011: 2 Workshops mit Nutzer/innen und KIM IT-Mitarbeiter/innen Was soll das KIM leisten?

Was ist bisher im OE-Prozess geschehen? 27. Mai 2011 Auftrag des Steuerkreises, IT-Schwerpunkt 30. Juni 2011: Startveranstaltung zur Organisationsentwicklung mit Einrichtung von Konzeptgruppe und Wahl der Resonanzgruppe KIM-Café - informeller Informationsaustausch seit September 2011 November 2011: Arbeitsplatzbesuche 12.12.2011: Brand der Zentralbibliothek Auftrag des Steuerkreises: Erarbeitung KIM-Servicekatalog Erarbeitung IT-Konzept Erarbeitung IT-Struktur

Was ist bisher im OE-Prozess geschehen? Bildung von KIM-Arbeitsgruppen: Virtualisierung Vereinheitlichung öffentlich zugänglicher PC Desktopmanagement Arbeitsplätze Bibliothek u. Universitätsverwaltung! Einführung Ticketsystem für KIM KIM-Webseiten, Facebook aktuelle Pflege u. Neustrukturierung KIM Kurse: IT-, Informations- und Medienkompetenz Ziel: wichtige Aufgaben erledigen, Zusammenarbeiten „üben“, erste Erfolge sehen KIM Verwaltung: Abstimmung und Etablierung neuer Abläufe und Verantwortungsbereiche Juli 2011 - März 2012: Erstellung des Servicekatalogs, 1. Fassung

Servicekatalog beschreibt alle direkten Dienstleistungen aus Sicht der Kunden wird regelmäßig fortgeschrieben ist den Mitgliedern und Angehörigen der Universität zugänglich - Web-Seiten KIM Zweck des Servicekataloges: Sichtbarkeit und Transparenz der Dienstleistungen, umfassende Information Wichtiges Instrument für den Kampf um Ressourcen für das KIM Orientierung für alle Mitarbeiter/innen im KIM - dafür arbeiten wir

Was ist bisher im OE-Prozess geschehen? April/Mai 2012: kiz Ulm u. SCC/KIT in Hohenheim Mai - Dezember 2012: Erarbeitung IT-Konzept und IT-Struktur 17./19. Dezember 2012: Vorstellung IT-Konzept und IT-Struktur Resonanzworkshop, „Vision“: eScience Januar 2013 Resonanzphase Februar Anpassung IT-Konzept 15. März 2013: Kick-Off „Arbeiten in der neuen IT-Struktur“ Umsetzungsphase in IT-Abteilungen, zwischen IT-Abteilungen

Was steht im IT-Konzept 2013 - 2017? Selbstverständnis und Zielsetzung der KIM IT-Dienste („Vision“ eScience) Beschreibung von Basisdiensten, Anwendungsfeldern und Querschnittsaufgaben Handlungsfelder mit Relevanz in der Organisationsstruktur, z.B. Konsolidierung von IT-Aufgaben Security-Management und Datenschutz Service-Desk Handlungsfelder im Sinne von strategischen IT-Projekten, z.B. Lokales Identitätsmanagement Campusmanagement Erweitertes Kursangebot Positionierung innerhalb der IT-Struktur in der baden-württembergischen Hochschullandschaft Benennung von Schnittstellen mit den Bibliotheksdiensten

Was steht im IT-Konzept? Externe Infrastrukturdienste: technische Basis für Anwendungen von Wissenschaftlern, Lehrstühlen, Instituten, Serverhousing, Bereitstellung von Datenbanken, Servervirtualisierung etc.

Rektorat Senat Leitung KIM ( Pro - ) Rektor / in KIM Kommission Beratung Senat KIM Kommission Leitung KIM Verwaltung Universitätsweite Projekte Koordination IT Dienste Bibliotheksdienste IT-Basis-dienste IT-Support, Client u. IDM Medien-bearbeitung Bereichs-bibliothek Kommuni-kation, E-Learning, Print Benutzungs-dienste Infor- mations-systeme

Wie geht es weiter im OE-Prozess? Erarbeitung KIM-Konzept und KIM-Struktur Juli 2013: 1. Resonanzworkshop mit allen Mitarbeiter/innen … Ziel: Abschluss der Erarbeitungsphase Ende 2013 Veränderungen Resonanzworkshops statt Resonanzgruppe Wechsel der Beraterin im OE-Prozess Zusammensetzung Konzeptgruppe verändert

Was war/ist hilfreich … Geschäftsführer RZ, Ruhestand ab Herbst 2010 Leiter EDV der Verwaltung neue Aufgabe ab Juli 2011 Abteilungsleiter/innen: KIM ist der richtige Weg KIM-Arbeitsgruppen-Mitarbeiter/innen fördern Prozess des Zusammenwachsens Externe Beratung achtet auf den Prozess Das vorherige Rektorat wollte veränderte/zentrale Strukturen in der Universität KIM, Versuchsstationen, Gärten, Gewächshäuser

Was uns (Leitungsebene) herausfordert … Der OE-Prozess geht zu langsam voran Akzeptieren das Widerstand normal und wichtig ist (Angst, Eigeninteressen) Mitarbeiter/innen fühlen sich nicht genügend beteiligt Mitarbeiter/innen fühlen sich nicht ausreichend informiert Akzeptieren das „langatmige“ Diskussionen erforderlich sind Unterstützer/innen stützen ausdauernd bleiben, auch bei eigenen Zweifeln Umsetzung/Realisierung verfolgen Mitarbeiter/innen befinden sich an verschiedenen Punkten der Veränderungskurve

Was uns (Leitungsebene) herausfordert … Beteiligung: Personalrat, Schwerbehindertenvertretung Gleichstellungsbeauftragte, Beauftragte für Chancengleichheit Hoher zeitliche Aufwand für: Konzeptgruppenarbeit, Resonanzgruppenarbeit Mitarbeiter/innen-Versammlungen, Workshops Formalisierter Informationsfluss (OE-Rundbrief, KIM-Intern-Mails etc.) Steuerkreissitzungen Vorbereitung/Abstimmung mit externer Beratung neue Dienstleistungen, Kooperationen, Projekte Das neue Rektorat (seit 1. April 2012) KIM in 90 Minuten

CIO? Rektorat Senat Leitung KIM ( Pro - ) Rektor / in KIM Kommission Beratung Senat KIM Kommission Leitung KIM Verwaltung Universitätsweite Projekte Koordination IT Dienste Bibliotheksdienste IT-Basis-dienste IT-Support, Client u. IDM Medien-bearbeitung Bereichs-bibliothek Kommuni-kation, E-Learning, Print Benutzungs-dienste Infor- mations-systeme CIO?

Chief Information Officer KIM SEP 2012 – 2017: Universitätsleitung strebt eine stärkere Anbindung des KIM an die Entscheidungsebene an Aktueller Stand der Überlegungen im Rektorat: ein Mitglied der Professorenschaft als CIO für das KIM Die Amtszeit soll begrenzt und mit der des Rektorates synchronisiert sein Aufgabe des CIO: gemeinsam mit dem KIM-Senatsausschuss das KIM konzeptionell beraten das Rektorat bei Entscheidungen über KIM-Angelegenheiten unterstützen Offener Punkt: Weisungsrecht für CIO

Was uns herausfordert: Räume Brand der Zentralbibliothek am 12.12.2011, Wiederbezug Ende 2013 Verteilung der Mitarbeiter/innen über den Campus „Durchgangs-Großraumbüro“ Räumliche Konzentration des KIM nicht absehbar Räume, Emotionen

Standorte des KIM Campusfläche 350 ha Ost-West: 1,5 km Nord-Süd: 1,0 km

Was haben wir bisher erreicht? Einiges! Keine Erfolgsstory! Servicekatalog, IT-Konzept, IT-Struktur auf dem Weg

Vielen Dank für ihre Aufmerksamkeit!

„Vision“ eScience Die koordinierte Nutzung integrierter digitaler Dienstleistungen und Ressourcen im Rahmen von Forschung, Lehre, Studium und universitärer Verwaltung (enhanced Science) eScience hat in diesem Sinne nicht nur technische, sondern auch starke soziale, wissenschaftspolitische, organisatorische, und kommunikative Aspekte Integrierte IT- und Informationsinfrastrukturen und digitale Ressourcen sind Voraussetzung Basisdienstleistungen: wie den Netz- und Serverbetrieb, die Bürokommunikation sowie für die IuK-Aus- und Fortbildung

Def.: Organisationsentwicklung Kurzerklärung: Strategie des geplanten und systematischen Wandels, der durch die Beeinflussung der Organisationsstruktur, Unternehmenskultur und individuellem Verhalten zustande kommt, und zwar unter größtmöglicher Beteiligung der betroffenen Arbeitnehmer. Ausführliche Erklärung: 1. Begriff: Strategie des geplanten und systematischen Wandels, der durch die Beeinflussung der Organisationsstruktur, Unternehmenskultur und individuellem Verhalten zustande kommt, und zwar unter größtmöglicher Beteiligung der betroffenen Arbeitnehmer. Zielsetzung ist einerseits, der Leistungsfähigkeit der Organisation, und andererseits der Entfaltung der einzelnen Organisationsmitglieder zu dienen. Die gewählte ganzheitliche Perspektive berücksichtigt die Wechselwirkungen zwischen Individuen, Gruppen, Organisationen, Technologie, Umwelt, Zeit sowie die Kommunikationsmuster, Wertestrukturen, Machtkonstellationen etc., die in der jeweiligen Organisation real existieren. 2. Ziele: Die Verbesserung der organisatorischen Leistungsfähigkeit zur Erreichung der strategischen Ziele der Unternehmung und die Verbesserung der Qualität des Arbeitslebens für die in ihr beschäftigten Mitarbeiter (Humanisierung der Arbeit). Quelle: Gabler Wirtschaftslexikon

8 Fehler in Veränderungsprozessen (Kotter, Leading Change, HBR 1995) Die Notwendigkeit der Veränderung wurde nicht oder zuwenig klargemacht Es wurde keine ausreichend mächtige Führungskoalition für den Wandel geschaffen Die Kraft einer sinnvollen Vision wurde unterschätzt Die Vision wurde zuwenig kommuniziert (um einen Faktor 10 bis 1000) Die neue Vision blockierenden Hindernisse wurden nicht beseitigt Es wurden keine kurzfristigen Erfolge erzielt Der Sieg wurde zu früh ausgerufen Die Veränderungen wurden nicht stark genug in der Unternehmenskultur verankert

Organisationsentwicklung! – Feuer unterm Dach?

Zentralbibliothek Brand am 12.12.2011 Wiederbezug Ende 2013!?

Veränderungskurve Quelle: Wagner, Eike: Vom Umgang mit Widerständen in Veränderungsprozessen

"Nichts ist schwieriger zu handhaben, nichts gefährlicher durchzuführen und nichts von zweifelhafteren Erfolgsaussichten begleitet, als eine Neuordnung der Dinge." Bernardo di Niccolò Machiavelli