[OPA] WORKSHOP am 18.10.2011 in Wien © by XIMES, Wien, 24.05.2010 Mag. Ruth Siglär und Mag. Werner Marschitz

Inhalte 09:30-09:45 Begrüßung & Klären der Inhalte 09:45-10:30 Planen mit Jahresarbeitszeit 10:30-12:30 Übungen & Besprechung 12:30-13:30 Mittagessen 13:30-14:15 Finden von optimalen Abdeckungen 14:15-16:30 Übungen & Besprechung 16:30-17:00 Abschluss, Ausblick und gemütlicher Ausklang 2

Überblick Der OPA bietet 2 Varianten, um über Wochen schwankende Modelle zu berechnen: Jahresplanung Allgemein im Baukasten Allgemein Empfiehlt sich, wenn ... ... es eine zB alle 2 Wochen wiederkehrende Schwankung gibt (zB jeden zweiten Donnerstag wird eine Wartung gefahren; die Nachtbereitschaft wird wochenweise zwischen 2 Abteilungen aufgeteilt). ... Phasen mit unterschiedlichen Auslastungen im Jahr bekannt sind, aber die Lage nicht bestimmt werden kann und daher eine erste Abschätzung des Jahresvolumen ausreichend ist. Jahresplanung Detail im Baukasten Jahresplanung Empfiehlt sich, wenn ... ... Feiertage/Betriebsurlaube/Stillstände exakt geplant werden sollen (zB ist an Feiertagen eine reduzierte Besetzung wie am Sonntag einzuteilen). ... Phasen mit unterschiedlichen Auslastungen im Jahr bekannt sind und die Zuordnung auf Kalenderwochen mit einer hohen Wahrscheinlichkeit eintreffen wird.

Benötigte Bausteine für Jahresplanung Allgemein Hier brauchen Sie den Baustein „Personal“!

Bausteine für Jahresplanung Detail - I Im Baukasten zur Jahresplanung Detail gibt es 3 Bausteine.

Bausteine für Jahresplanung Detail - II Schichtmodelle, die sich in einem Bereich abwechseln, definieren. INDUSTRIE: In der Regel kann mit Adaptationen der Standardschicht-modelle gearbeitet werden. SOZIAL- und GESUND-HEITSWESEN/DIENST-LEISTUNG: Das Industrie Standardmodell löschen und über den Knopf „Neu“ die gewünschten Schichtmodelle „hineinspielen“. ACHTUNG: Für Feiertage bitte eigene Schichtsysteme definieren! Das Programm nimmt dann für zB den Feiertag am Donnerstag die eingetragenen Werte.

Anlegen (neuer) Schichtmodelle – I Zuerst die Industrie Standardschichtmodelle löschen. Dann über den Button „Neu“ das erste Schichtsystem auswählen und diesem einen eindeutigen Namen geben. Diesen Schritt wiederholen Sie so oft, bis alle „Phasen“ als Schichtsystem angelegt sind.

Bausteine für Jahresplanung Detail - III Hier werden folgende Zahlen ausgerechnet: Zeitkonto Standard Netto (in Stunden) = Summe der zu leistenden Stunden inkl. Feiertagsentgelt (über alle Personen) Abwesenheit (in Stunden) = Netto (in Stunden) * (Abwesenheitsfaktor – 1) Zeitkonto Feiertag Netto (in Stunden) = Summe der an Feiertagen zu arbeitenden Stunden (über alle Personen) Zeitkonto Gesamt = Zeitkonto Standard + Zeitkonto Feiertag Arbeitsstunden, die dem Unternehmen an „normalen“ Tagen, Feiertagen sowie in Summe zur Verfügung stehen.

Inhalte 09:30-09:45 Begrüßung & Klären der Inhalte 09:45-10:30 Planen mit Jahresarbeitszeit 10:30-12:30 Übungen & Besprechung 12:30-13:30 Mittagessen 13:30-14:15 Finden von optimalen Abdeckungen 14:15-16:30 Übungen & Besprechung 16:30-17:00 Abschluss, Ausblick und gemütlicher Ausklang 9

Dienst-/Schichtdesign Über- und Unterdeckung Kostenbewertung Risikobewertung Kriterien zur Länge Anzahl der Schichteinsätze/freien Tage pro Woche Belastung aus der Schichtlänge Beginn- und Endzeiten Übergabe Anzahl unterschiedlicher Schichten (Übersichtlichkeit) Wünsche (z.B. bestimmte Teilzeitschichten) Balance

Was entscheidet über die Qualität der Dienste & Pläne? Unter/Überlastung vermeiden – Bedarfsgerechte Planung erfordert spezifische Planung Länge der Dienste (Belastung, Lebenssituation) Lage der Dienste 6:00 / 7:00 Ende der Nachtdienste/-schichten oder früher/später Einsätze pro Woche (hängt auch von Höhe der Arbeitszeit ab) Deutlich unter 5  guter Plan 5  wird schwierig zu planen und bereits recht dicht Über 5  sehr schwer planbar und sehr sehr dicht Gute Planung & Reserveplanung /-dienste Reduzierung kurzfristiger Verlängerungen Reduzierung von Verschiebungen Vorschau

Strategie zum Suchen der Dienste zT Dienste, die klar sind, eintragen – z.B. Teilzeitkräfte, die fixe Dienste machen Balance: Abdeckung des Bedarfs Länge der Dienste - Es geht um Durchschnitt & Spitzen Unter ca. 8h Länge im Schnitt führt zu mehr Einsätzen. Belastung: Bis 8,5h meist unkritisch; darüber hängt es von Arbeit ab Gesetz kann Oberschranken definieren Strategie zum händisch Planen Beginnen bei Flanken nach oben (= an den Stellen, an denen der nicht abgedeckte Bedarf steigt) Ende bei passenden Flanken nach unten (= an den Stellen, an denen der nicht abgedeckte Bedarf fällt) Eher von links nach rechts & wo was glatt rein passt, schon vorher

Evt. händische Nachbearbeitung Baustein Abdeckung Händische Festlegung Generierungs- cockpit ODER Stellschrauben Know-How Minimiert nicht Anzahl der Schichtarten Evt. händische Nachbearbeitung

Schaltereinstellungen im OPA – I Lösungen ohne Unter- und Überdeckung nur, wenn Schichtlängen von 5 h möglich Bandbreiten der Schichtlängen Lösungen ohne Unter- und Überdeckung, mit 9 h Schichtlänge möglich Lösungen ohne Unter- und Überdeckung nur, wenn Beginnzeiten zwischen 7:00 bis 9:00 (und Schichtlängen von 8 h bis 10 h) möglich Beginn- und Endzeiten

Schaltereinstellungen im OPA – II Die Einsatzzahl pro Woche wird in Bezug zur WAZ optimiert. Sollen auch kurze Schichten/Dienste gefunden werden, setzen Sie diese Gewichtung auf Null! Über die bevorzugte Schichtlänge können Sie steuern, ob tendenziell kürzere oder längere Schichten bzw. Dienste gefunden werden sollen. Vergessen Sie nicht, dass die Zahlen, die über den Button „Verstecke Gewichte“ angezeigt bzw. verborgen werden können, den Algorithmus beeinflussen.

Baustein Abdeckung – Zulässige Schichtlängen I Die erste Möglichkeit besteht im Definieren von einem weiten Spielraum zwischen Minimum und Maximum. Über die Länge in der Spalte „optimal“ wird gesteuert, ob tendenziell längere oder kürzere Schichten/Dienste gestaltet werden sollen, dh, liegt diese Zahl nahe beim Maximum werden eher längere Schichten/Dienste gestaltet. Nachteil: Etwaige Pausen müssen nachträglich per Hand im Blatt „Abdeckung“ von diesem Baustein eingegeben werden.

Baustein Abdeckung – Zulässige Schichtlängen II Die zweite Möglichkeit ist das Definieren eigener Schichttypen, so dass auch die Pause gesetzt werden kann.

Baustein Abdeckung – Fixieren von Schichten Schichten können fixiert werden. Die Software optimiert mittels Algorithmus durch das Generieren von Schichten die Abdeckung zum Bedarf. Gibt es bereits fix eingetragene Schichten, dann wird nur mehr die „Differenz“ zwischen blauer und roter Kurve optimiert.

Zwei wichtige Gleichungen für Mitarbeiter und Unternehmen Wollen Sie Änderungen vornehmen? Diese Gleichungen zeigen Ihnen den rechnerischen Hintergrund zum Ändern von Schichten, Besetzungsstärken ... Durchschnittliche Wochenarbeitszeit = Anzahl der Einsätze pro Woche x Durchschnittliche Schichtlänge Gesamtzahl der gearbeiteten Stunden = Anzahl der Mitarbeiter x Durchschnittliche Wochenarbeitszeit Dienste Schichten Dienste hinzufügen oder wegnehmen - zusammenfassen/teilen Saisonen mit mehr/weniger Diensten Schichten verlängern/kürzen Länge der unbezahlten Pausen ändern Schichtüberschneidungen kürzen/verlängern Bei zB Bereitschaftsschichten Anteil der auf das Zeitkonto anrechenbaren Stunden verändern Österreich: Geldzuschläge in Zeitzuschläge umwandeln = Deutschland: Faktorisieren von Zeitzuschlägen Geteilte Dienste, um kurze Dienste zusammen zu fassen Durchschnitt AZ Teilzeit einführen Mitarbeiter aufstocken/abbauen Etwas Urlaub fest einplanen (zB Papier A) Langzeitkonten