Ihr Support beim Einstieg in den Weg zur Exzellenz

Qualität in der Organisation Steigende Forderungen nach Qualitätsnachweisen an kommerzielle Organisationen, öffentliche Verwaltungen und Bildungseinrichtungen ISO 9000 Standard ist eher Mindestanforderung und sollte übertroffen werden. Exzellenz verlangt regelmäßige Selbstbewertungen Ableitung: Hinweise auf Verbesserungsschritte auf dem Weg zur Exzellenz Herausforderung: Verbesserung in angemessenen und leicht verständlichen Schritten

Grundlagen des EFQM Modells Der Nutzen, den eine Organisation aus der Selbstbewertung nach dem EFQM-Modell zieht, hängt davon ab, wie gut die Führung mit den Grundkonzepten der Exzellenz umgeht. Diese Grundkonzepte werden laufend angepasst und verbessert.

Grundlagen des EFQM-Modells Das Modell setzt die Grundkonzepte in ein strukturiertes Management-System um. Dieses besteht aus 9 Kriterien mit 32 Teilkriterien und zahlreichen Ansatzpunkten, verteilt auf 2 Bereiche: Befähiger und Ergebnisse. Dabei stehen die Resultate der 4 Ergebnis-Kriterien in engem Zusammenhang mit Anstrengungen der Organisation in den 5 Befähiger-Kriterien. Was die Organisation TUT Was die Organisation ERREICHT © EFQM

Grundlagen des EFQM-Modells Das EFQM-Modell für Exzellenz ist ein Total Quality Management-Modell, das alle Managementbereiche abdeckt und zum Ziel hat, den Anwender zu exzellentem Management und exzellenten Geschäftsergebnissen zu führen. Ein wichtiges Hilfswerkzeug ist dabei kontinuierliche Verbesserung unter Verwendung des RADAR-Ansatzes. Selbstbewertung nach EFQM Ergebnis: Stärken und Verbesserungspotentiale Umsetzung der Verbesserungs-maßnahmen Entwurf eines Verbesserungsplans Integration mit dem Geschäftsplan Priorisierung der Verbesserungs-vorschläge

Was macht die Selbstbewertung? Eine Selbstbewertung nach EFQM hilft, die “Temperatur” in der Organisation zu fühlen; z.B.: Wo klemmt es? Wie sehen es die Interessengruppen? (Kunden/Auftraggeber/Mitarbeiter/Miteigentümer...) Wo können wir am schnellsten etwas bewegen? Von wem können wir etwas lernen (Benchmarking)?

Was bringt mir die Selbstbewertung? Gründe Ermittlung eines Ist-Zustands Vergleichszwecke Identifikation von Stärken/Schwächen Verbesserungsaktivitäten in der Organisation auf Fakten basierende Bewertung Vergleichbarkeit mit Ergebnissen Anderer auf alle Unternehmensbereiche anwendbar Vorteile Einbindung der obersten Leitung aktive Beteiligung aller Kernbereiche Information aller Mitarbeiter dem Gefühl der Kontrolle von oben entgegenwirken Schaffen eines TQM-Verständnisses Voraussetzungen

GOA Basic Assessment GOA Basic Assessment Module unterstützen den Einsteiger bei den ersten Schritten auf dem Weg zur Exzellenz. Es handelt sich bei der Anwendung um branchenspezifisch vereinfachte Übersetzungen des EFQM Modells, bei denen Umfang und Komplexität der Erhebungskataloge stark reduziert wurden, um eine einfache und leicht verständliche Selbstbewertung zu erlauben. Die dabei erreichte Vereinfachung erlaubt es, schon nach kurzer Einführungs-zeit die Selbstbewertung an nur einem Tag durchzufgühren. Die nachfolgende Kurzeinführung gibt einen Überblick der wichtigsten Funktionen, exemplarisch dargestellt am Fragenkatalog für die spezifischen Anforderungen von Bildungseinrichtungen.

Projekt anlegen Wenn Sie die Applikation öffnen, öffnet sich das nachstehende Fenster. Durch Anklicken der Schaltfläche „Neu“ erhalten Sie eine Eingabeaufforderung zum Anlegen eines neuen Projekts. Hier klicken

Projekt anlegen In dem Projekt erhalten Sie eine Übersicht in neun Kapiteln, entsprechend den 9 Bewertungs-Kriterien nach EFQM. Sollten Sie hingegen ein bereits existierendes Projekt aufrufen, sehen Sie gleichzeitig eine Übersicht der bereits erhaltenen Punkte je Kapitel sowie deren Hochrechnung über alle Kriterien.

Bewertung starten Durch das Anklicken eines Kriteriums öffnet sich die Liste der dazugehörigen Fragen, wobei diese bereits von der EFQM-Originalformulierung in einen dem Bildungsbereich entsprechenden Fragentext „übersetzt“ wurden. Hier klicken

Bewertung starten Wenn Sie eine Frage anklicken, öffnet sich ein Kontext-Fenster mit einer Erläuterung des betriebswirtschaftlichen Hintergrunds der Frage. Sie können dieses Fenster an eine beliebige Position auf Ihrem Bildschirm verschieben. Dieses Fenster kann über den Menüpunkt Ansicht ein- und ausgeblendet werden. Hier klicken

Einzelne Fragen beantworten Zu der jeweiligen Frage wird der momentan erreichte Erfüllungsgrad sowie der Handlungsbedarf bei diesem Punkt bewertet. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Nachweise zu notieren und Verbesserungsmaßnahmen vorzuschlagen. Punktevergabe durch „Ziehen“ an den Schiebern Ruft Schreibfelder auf

Einzelne Fragen beantworten Zur besseren Lesbarkeit erscheint die Frage noch einmal in größerer Schrift im blauen Feld unterhalb der Auswahllisten. Beim Anklicken des Punkteschiebers wird dieser aktiviert und färbt sich orange. Anklicken und ziehen

Maßnahmen und Nachweise Ein Klick auf Nachweise oder Maßnahmen öffnet ein Fenster zum Eintragen der gewünschten Informationen. Sie können mehrere einzelne Einträge erfassen, die in Folgeprozessen individuell weiterverarbeitet werden. Hier Klicken

Maßnahmen vorschlagen Erfassen Sie mit der Schaltfläche „Neu“ mehrere einzelne Nachweise bzw. Maßnahmen, die in Folgeprozessen individuell weiterverarbeitet werden können.

Maßnahmen vorschlagen Erfassen Sie mit der Schaltfläche „Neu“ mehrere einzelne Nachweise bzw. Maßnahmen, die in Folgeprozessen individuell weiterverarbeitet werden können. Nicht benötigte Einträge löschen Sie mit der „Papierkorb“-Schaltfläche.

Maßnahmen vorschlagen Erfassen Sie mit der Schaltfläche „Neu“ mehrere einzelne Nachweise bzw. Maßnahmen, die in Folgeprozessen individuell weiterverarbeitet werden können. Nicht benötigte Einträge löschen Sie mit der „Papierkorb“-Schaltfläche. Blättern Sie mit der Bildlaufleiste durch mehrere Einträge.

Beantwortungsstatus überprüfen Ob ein Assessment bereit für die Auswertung ist oder ob noch Fragen oder ein Kapitel unbeantwortet sind, lässt sich an der Färbung des Textes erkennen. BLAU = noch unbearbeitet Schwarz = bereits bearbeitet Bearbeitet Unbearbeitet

Reports erstellen Wenn alle Fragen beantwortet sind klicken Sie zum Aufruf der Reportfunktion auf den Menüpunkt „Report“. Aus dem erscheinenden Untermenü können Sie dann den gewünschten Report-Typ auswählen. Hier klicken

Reports erstellen Folgende Reportarten stehen zur Verfügung: Exzellenz Report erstellt ein Worddokument mit den Ergebnissen der Bewertung, des Handlungsbedarfs und den während der Selbstbewertung festgehaltenen Nachweisen. Verbesserungspotentiale erstellt ein Worddokument mit den während der Selbstbewertung zu den Fragen gesammelten Verbesserungsvorschlägen. Alle Daten exportiert die gesammelten Daten in einem komma-separierten Format. Dieses Datei-Format kann in herkömmliche Tabellen-Verarbeitungs-Programme wie MS Excel importiert werden, um dort Informationen zu filtern oder individuelle Berechnungen anzustellen.

Easy Assessment Team Neben dem kostenlosen Basic Assessment gibt es auch die kommerziell verfügbare Easy Assessment Version, die bei gleichem Look & Feel eine Reihe von Zusatzfunktionen anbietet. Die Wichtigsten sind: Verteiltes Team-Assessment erlaubt es, einzelne Fragen, Kapitel oder auch den ganzen Fragenkatalog elektronisch zu verteilen und durch Kollegen oder ein Expertenteam bewerten zu lassen. Sämtliche Umfragen lassen sich mehrsprachlich durchführen, die Fragen können durchnumeriert sowie Fragentexte angepasst werden. Der zusätzliche Report ISO-Referenz-Dokumente enthält alle während der Selbstbewertung gesammelten Nachweise, die relevant für ein ISO-Handbuch sein könnten. Dabei wird in einem Unterverzeichnis ...\ISO für jedes ISO-Handbuch-Kapitel eine MS Word-Datei angelegt. Die Regeln, welche Kriterium-Frage für welches ISO-Kapitel relevant ist, sind bereits in GOA hinterlegt. Die im Assessment gesammelten Verbesserungsvorschläge lassen sich mittels Link zur Balanced Q-Card weiterverfolgen und in professionell durchgeplanten Verbesserungsprojekten ausbauen.

Hintergrund zu Basic & Easy Assessment GOA Basic & Easy Assessment entstanden als elektronische Umsetzung und Weiterentwicklung des Konzepts “Fit für Spitzenleistungen” von Dr. Fritz Ospelt, TRIGONUM AG, Liechtenstein. Inzwischen existiert der Easy Assessment Ansatz für unterschiedliche Managementansätze (Business Excellence, Project Excellence, Basel II, etc.) sowie für verschiedene Einsatzgebiete (Mittelstand, Bildungswesen, öffentliche Verwaltung, etc.).

GOA Tools im Überblick Die GOA/SAETO Software bietet zahlreiche, skalierbare Selbstbewertungs- und Umfrage-Module zur Unterstützung des Exzellenzgedankens.

Selbstbewertungs-Module GOA unterstützt ein breites Spektrum an Selbstbewertungsmodulen für internationale Standards wie CAF (Common Assessment Framework), EFQM Excellence, ISO 9004 oder Project Excellence. Dabei gibt es für die einzelnen Ansätze sowohl skalierbare Varianten (für Einsteiger bis professionelle Assessoren-Teams) als auch branchenspezifische Anpassungen (Industrie, Bildungswesen, etc.)

Umfrage-Module GOA Inquiry bietet Unterstützung bei der Erstellung, Durchführung und Auswertung von Umfragen aller Art. Die allgemeine Lösung kann dabei um eine Reihe von Wissensbasen mit aufgabenspezifischen Fragenkatalogen und Abarbeitungsregeln erweitert werden. Dabei besteht die Möglichkeit, verschiedene Sprachen zu kombinieren und so z.B. mit der deutschen Version eine Umfrage für englischsprachige Kunden zu entwerfen. Beispiele für typische Umfragemodule sind: - Analyse der Lernenden Organisation - Firmenzielerhebungen - Innovationskulturbewertung - Kunden- & Mitarbeiter-Zufriedenheitsanalysen - Teameffektivitätsanalysen Zu den “normalen” Umfragen kommen noch Erhebungen mit der 360° Feedback Methode zum Einsatz, wie zum Beispiel bei der Analyse der Führungseffizienz.

GOA-Umfragen zum EFQM Exzellenz-Modell Team Effectiveness LOP Inventory Objectives InnoMan Kultur People Inquiry Organisationsklima Customer Inquiry KVP WorkBench Project Excellence InnoMan Process & Project Objectives 360° Management Feedback Lieferantenaudits (Inq. Prof) Basell II Inquiry Prof.

KVP-Unterstützung Die Balanced Q-Card (BCQ) unterstützt die Weiterverarbeitung von Verbesserungsvorschlägen sowie die Planung und Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen und –Projekten im Sinnes eines Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) BQC hilft bei: Filterung und Auswahl von Ideen aus Befragungen und Selbstbewertungen Ideengenerierung Priorisierung von Verbesserungsaktionen, wahlweise unter Einbezug der gesamten Belegschaft. Beschreibung von Verbesserungsaktionen Projektvorbereitung und -management Übersicht des Status verschiedener Projekte BQC ist einsetzbar als: Einzelanwendung am stand-alone PC Teamanwendung im Web

Nutzen der GOA Anwendung Vollständiges Lösungspaket für Selbstbewertung, Zufriedenheitserhebung sowie für die Auswahl und Unterstützung von Verbesserungsmaßnahmen Modular aufgebaut und skalierbar nach Organisationsgröße und Anforderungen. Minimiert den Schulungsaufwand für EFQM, ist modellkonform und immer aktuell Verringert stark Kosten und Aufwand bei der Einführung und im laufenden Einsatz von Exzellenzkonzepten.

GOA-WorkBench in der Literatur GOA-WorkBench wurde seit Ende 1999 in über 60 Fachartikeln besprochen. Die wichtigsten Veröffentlichungen sind unter www.ibk.eu / Pressepiegel hinterlegt. Hinzu kommt ein Buchveröffentlichung beim Bertelsmann-Verlag mit dem Titel „IQM -Integriertes Qualitätsmanagement in der Aus- und Weiterbildung“.

GOA-WorkBench Anwender (Auszug) Fachinformation und Bibliothek Weitere Informationen: www.ibk.eu

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