Operational Excellence durch Einsatz von BPM Potentiale für Unternehmen SAP Forum 12.06.2013

Inhalt Kurze Vorstellung Q_PERIOR Was ist SAP BPM? Herausforderungen bei der Einführung Fragen & Diskussion

Rahmendaten, Standorte und Kunden Q_PERIOR ist Special Expertise Partner für SAP BPM Rahmendaten Markterfahrung: seit 1977 Umsatz: 90 Mio. EUR* Mitarbeiter: 460* Mehrheitlich im Besitz des Managements Standorte Deutschland Schweiz Österreich Slowakei USA, Kanada Kunden Erst- und Rückversicherungen Banken Industrie Öffentlicher Sektor * 2013 geplant

Das Leistungsportfolio von Q_PERIOR Wir bieten ein ganzheitliches Angebot mit klarer Ausrichtung auf Business Beratung, IT-Beratung und Querschnittsthemen. Business Beratung Kernprozesse Banken Kernprozesse Versicherungen Kunden- management Finanzen & Controlling Beschaffungs- management Strategisches IT-Management IT- Beratung Business Intelligence Technologie & Innovation Querschnitts- themen Audit, Risikomanagement & Training Projekt- & Implementierungsmanagement

Technologie & Innovation Von der IT-Architektur über Portale bis hin zu SAP- und Microsoft-Solutions. IT-Architektur Entwicklung u. begleitete Umsetzung von Zielarchitekturen/ Bebauungsplänen Methodik und Prozesse für Custom Software Development IT-Governance Modelle Konzeption, Analyse und Bewertung von IT-Systemen Portale & Mobile Lösungen Analyse, Konzeption und Umsetzung von: Prozess-Portale und Mobile Lösungen Enterprise Search Enterprise Content Management Systeme Social Business Collaboration sowie Schaffung der org. Rahmenbedingungen (u.a. Online Governance) Tools/Methoden (Auswahl): Pragmatische Methoden für Konzeption und Evaluation Verwendung etablierter Standardtools für die Umsetzung, wie z.B. SAP, IBM, Microsoft, Google, Adobe Produkte, Jive Software, First Spirit Partnernetzwerke und Plattformen zur Abdeckung von Spezial Know-how SAP Solutions Erweiterung der Einsatzmöglichkeiten von SAP durch Mobile Solutions by SAP (Sybase) SAP System Integration (CRM, SRM Szenarien) Entwicklungen und Erweiterungen (ABAP, Java) Optimierung Projekte und Betrieb (Solution Manager) Microsoft Solutions Collaboration und Communication auf Basis Sharepoint Integration von ERP Prozessen Entwicklungen und Erweiterungen (.Net) Process Orchestration Konzeption und Einführung von Business Process Management Lösungen Interaktiven Formularen Integrationsbus und Service Repositories Master Data Management Solution Development Konzeption und Umsetzung von individuellen Lösungen Managed Services für Softwareprojekte (Entwicklung, Test, etc.) Wartung von Applikationen

Unsere Auszeichnungen Wir stellen unsere Kompetenz unter Beweis. Lünendonk 2012 / 2013 Q_PERIOR zählt nach 2012 auch 2013 zu den TOP 5 der deutschen mittelständischen Management-Beratungsunternehmen. In dem vom Analystenhaus Lünendonk herausgegebenen Ranking belegt Q_PERIOR den fünften Platz. ASCO Award 2012 Der Branchenverband der Schweizer Managementberater zeichnet Q_PERIOR Schweiz mit dem Zertifikat „Excellent Business Transformation“ aus. SAP Partner Zertifikate 2012 SAP Schweiz verleiht Q_PERIOR zum wiederholten Male die Auszeichnung „Service Partner 2012“. SAP Österreich zeichnet Q_PERIOR als „Innovation Partner 2012“ aus. Great Place to Work 2010 / 2012 Das Handelsblatt zeichnet Q_PERIOR im Ranking „Great Place to Work 2012“ als einen von Deutschlands 100 besten Arbeitgebern aus. Nach der erfolgreichen Fusion von agens, ESPRiT und paricon bestätigen die Mitarbeiter Q_PERIOR eine weiterhin exzellente Unternehmenskultur. Hoppenstedt Top Rating 2011 / 2012 / 2013 Q_PERIOR hat 2013 nach Prüfung durch die unabhängige Rating Agentur Hoppenstedt bereits zum dritten Mal in Folge die bestmögliche Bonitätseinschätzung bekommen. Davon profitieren unsere Mitarbeiter, Kunden und Zulieferer. Weitere Auszeichnungen entnehmenSie bitte unserem Internetauftritt unter www.q-perior.com

Kurze Vorstellung Q_PERIOR Was ist SAP BPM? Inhalt Kurze Vorstellung Q_PERIOR Was ist SAP BPM? Funktionen Beispiele aus Referenzprojekten Herausforderungen bei der Einführung Fragen & Diskussion

BPM: Zentrale Prozesssteuerung Einheitliche Plattform zu Analyse, Optimierung und Ausführung von Prozessen Prozess Owner Überwachung der Performance Identifizierung von Optimierungs-potentialen Definition von KPI´s Prozessexperte Modellieren der Prozesse Definition von Geschäftsregeln Monitoring Modellierung Umsetzung Nutzung Anwender Ausführung auf beliebigen Endgeräten Empfang von Benachrichtigungen bei anstehenden Aufgaben Offline Bearbeitung von Aufgaben wo notwendig IT Modellbasierte, grafische Umsetzung Zentrales, zeitgesteuertes Deployment

Typische Bedenken und Lösungsansätze Process owner Anwender Aber unser Prozess weicht ein wenig von diesem ab! Ich möchte gerne eine andere Benutzerober- fläche (UI)? Was ist, wenn wir ein Regelwerk (Business Rule) ändern müssen? Wie kann ich unsere heterogene Systemlandschaft integrieren? Prozessexperte … das Prozess Modell einfach anpassen … Implementieren und Zuweisen einer neuen Benutzeroberfläche … dem Business die Pflegehoheit der Regelwerke übertragen … Applikationen und Systeme über WebServices integrieren Was für Auswirkungen hat es auf meine definierten KPIs? … Echtzeitanalysen zu den Geschäftsprozessen unterstützen Anwender (Leitung) Process Owner

Beispiel: Monitoring und Diagnose von Prozessen Aufbau von Dashboards direkt auf Basis von Prozessdaten Wie lange laufen meine Prozesse? Wann sind die Peaks? Wie viele Prozesse sind abgeschlossen? Process Owner

Pflege von Regelwerken (Rules) ….durch den Fachbereich Ich muss die Grenzwerte für Rechnungsfreigaben anpassen. Entsprechen die Regeln unseren aktuellen Policies? Prozess Experte Import/Export von Microsoft Office Excel spreadsheets Direkte Pflege von Regeln und Werten durch berechtigte Benutzer aus dem Fachbereich

Einheitliche Kommunikationsbasis Gleiches Verständnis auf Seiten Fachdienst und IT Modellierung auf Basis eines offenen Standards Ablauf und involvierte Personen in einem Diagramm Direkte Verwendung des Modells für die Umsetzung Keine Übersetzung was wirklich gemeint war Prozess Experte IT Process Model Von der Modellierung… … zur Implementierung Kein Verlust an Informationen durch Übersetzung Ausführbare Modelle Grafische Darstellung des Prozessverlaufs und - status

Prozesssteuerung durch beliebige Endgeräte iPad, iPhone, Android, Widgets… - Sie haben die Wahl! Nutzung des optimalen Endgerätes pro Prozessschritt Darstellung des gleichen Prozessschritts auf unterschiedlichen Endgeräten Interaktive PDF-Formulare für Offline-User (Mail-Integration) IT Task list auf dem iPad Interaktives PDF Formular (auch offline einsetzbar) Task UI auf dem Telefon Browserbasiertes UI auf PC

Endbenutzer Integration in die Prozesse Bearbeiten der Aufgaben und Sicht auf den Gesamtprozess Zeige mir alle meine aktuellen Aufgaben Sortiere nach Prioritäten Zeige mir, wo der Prozess steht und welches meine Aufgabe ist Anwender Aufgabenübersicht Detailsicht der Aufgabe Process viewer (Aufgabe im Prozesskontext)

Kurze Vorstellung Q_PERIOR Was ist SAP BPM? Inhalt Kurze Vorstellung Q_PERIOR Was ist SAP BPM? Funktionen Beispiele aus Referenzprojekten Herausforderungen bei der Einführung Fragen & Diskussion

BPM-Beispiel: Kanton Aargau Ausgangslage Verwaltungsprozesse nur rudimentär online zugänglich Individuelle Lösungen pro Department – Verwirrung auf Seiten Anwender, da nicht klar, welche Prozesse wo zugeordnet sind Unterschiedlichste Technologien Kein zentraler Zugang auch für interne Mitarbeiter – Vielzahl von Applikationen für Teilprozesse Keine zentrale Sicht auf Prozesse und Statis

BPM-Beispiel: Kanton Aargau Lösungsansatz: Prozessplattform für Verwaltungsprozesse Von einzelnen heterogenen Funktionen zum zentralen Online-Schalter Von vertikalen dezentralen Lösungen zu horizontalen zentralen / shared Services Von heterogenen Insellösungen zur zentralen Prozess-Plattform Von Arbeiten mit vielen spezialisierten Applikationen zum zentralen elektronischen Verwaltungsarbeitsplatz

BPM-Beispiel: Kanton Aargau Detaillierte Beschreibung der IT-Lösung: Impressionen – BPM Modelle Gesuchstellungsprozess SAP Portal und UWL SAP BPM Bild Mahnprozess Abrechnungsprozess

BPM-Beispiel: Kanton Aargau Detaillierte Beschreibung der IT-Lösung: Impressionen UIs Adobe interactive Forms WebDynpro 4 Java

BPM-Beispiel: Kanton Aargau Bewilligungsprozess aus Portal (Web) Antragssteller Sachbearbeiter Aufgabenliste Erfassung eines Gesuchs Genehmigung Stornierung Prüfen der Daten Korrektur eines Gesuchs 2 1 Korrektur http://www.q-perior.com/kundenreferenzen-im-umfeld-von-BPM.html

BPM-Beispiel: Kanton Aargau Bewilligungsprozess aus elektronischen Formular Antragssteller -> Online/ Offline Formular Sachbearbeiter Aufgabenliste Response aus Prozess z.B. ID Genehmigung Online senden + Authentifizierung Stornierung Korrektur eines Gesuchs Prüfen der Daten Korrektur http://www.q-perior.com/kundenreferenzen-im-umfeld-von-BPM.html

BPM-Beispiel: Inselspital Ausgangslage Behandlungsprozesse verwenden unterschiedliche Systeme, welche stationär zugänglich sind Ärzte als klassische „mobile Worker“ beziehen und erfassen Informationen nur periodisch (bei Zugang zu Systemen) „Prozesssteuerung“ meist papierbasiert mit hohem manuellem Aufwand am Prozessende Lösungsansatz Zentrale Prozesssteuerung durch SAP BPM Oberflächen auf iPad zur mobilen Erfassung während der Behandlung an unterschiedlichen Behandlungsplätzen

Patientenliste = Taskliste BPM-Beispiel: Inselspital Taskliste (UWL) einmal anders… Patientenliste = Taskliste

Drehen des iPads öffnet Details zum Task/zum Patienten BPM-Beispiel: Inselspital Taskliste (UWL) einmal anders… 1 2

Inhalt Kurze Vorstellung Q_PERIOR Was ist SAP BPM? Herausforderungen bei der Einführung Fragen & Diskussion

BPM als neue Lösung für typische Problemstellungen (I/II) Fachliche Sicht: Kosten senken und Innovationen fördern Strategisches Ziel: Optimierung der Kosten innerhalb bestehender Prozesse Problemstellung: Prozesstransparenz und agile Steuerung als notwendige Voraussetzung oft nicht gegeben Interne abteilungsübergreifende Zusammenarbeit auf Grund organisatorischer und technischer Grenzen oft schwierig Strategische Ziel: Kundenbindung/-gewinnung durch neue innovative Services Zusammenarbeit mit Partnern / Kunden zur Erbringung neuer Services erfordert Erweiterung der bestehenden Prozesse über die Unternehmensgrenzen hinaus Prozesse müssen flexibel aber gleichzeitig auch transparent sein, um notwendige Qualitätsstandards im Service erfüllen zu können (sonst geringe Marktchancen)

BPM als neue Lösung für typische Problemstellungen (II/II) Technische Sicht: Flexibilität vs. Stabilität / Zuverlässigkeit Strategisches Ziel: Flexible und schnelle Umsetzung von Business Anforderungen Problemstellung: IT Silos mit langen Release-Zyklen erschweren Umsetzung übergreifender Prozesse auf technischer Seite Änderungen nur langfristig implementierbar Benutzerschnittstellen (Oberflächen) oft nicht mit aktuellen Technologien umsetzbar (z.B. Mobile Geräte) Strategische Ziel: Stabilität und Effizienz (minimale Kosten) Implementierung neuer integrativer Prozesse auf einer bestehenden Plattform quasi nicht möglich, da Einsatzbereich für bestehende Business definiert und optimiert wurde Häufige Änderungen an Kernsystemen gefährden Stabilität und erhöhen Kosten Monitoring plattformübergreifender Prozesse nicht möglich Übergreifende Regeln zur Ablaufsteuerung nicht zentral verfügbar

Herausforderungen bei der Einführung Neue Möglichkeiten erzeugen auch neue Herausforderungen (1/2) Umdenken auf der Supply-Side bezüglich möglicher Lösungen BPM ermöglicht Umsetzung kundenspezifischer Prozesse Prozesse aus Kundensicht umfassen SAP und Non-SAP Systeme SAP Mobile Plattform stellt Transaktionen auf beliebige Geräte dar Oberflächen sind beliebig (Web, Mobile, SAP GUI, PDF-Formulare, etc.) In-Memory-DB stellen auch Massendaten für Prozesse zur Verfügung  SAP ist auch Technologieanbieter und somit Basis für Individual-Software

Herausforderungen bei der Einführung Neue Möglichkeiten erzeugen auch neue Herausforderungen (2/2) Umdenken auf Projektseite Neue Möglichkeiten müssen vermarktet werden BPM-Projekte sind agil und interaktiv mit der Demand-Side zu führen Dokumentationen starten mit Prozess-Definitionen in BPMN Fachwissen (Prozessverständnis) wird IT-Seite immer wichtiger  Erweiterte Ausbildung auf Entwickler / PL Seite notwendig Umdenken auf der Betriebsseite Prozessfehler nicht mehr einfach eingrenzbar aus Anwendersicht (z.B. Bestätigung über mobiles Gerät funktioniert nicht) Support Prozesse werden „interdisziplinär“ besetzt werden müssen (Abgleich mit bestehender Support Organisation)  Höhere Anforderungen an Support-Mitarbeiter

Herausforderungen für CC SAPs Neuen SAP Technologien (vor allem BPM) ändern die Positionierung eines CC SAP Rolle, Prozesse und Skills werden durch BPM verändert Aktive Zusammenarbeit mit der Fachseite auf Basis von Prozessmodellen Nicht nur bei „typischen“ SAP Prozessen (Accounting, Logistik, HR) Innovative, differenzierende Prozesse als Individuallösungen auf Basis von SAP Neue Supportstrukturen Fehler in BPM Prozessen sind vielschichtiger, da auch Non-SAP Systeme integriert werden können Monitoring, Ticketing-Systeme, Analyse und Test nicht nur in der „SAP-Welt“ Neue Skill-Sets Modulkenntnisse nach wie vor wichtig (fast alle BPM Prozesse integrieren ein oder mehrere SAP Module) Erfahrungen aus dem Bereich „Individual-SW-Entwicklung“ erforderlich Agile Projektmethoden Mehrere Programmiersprachen (ABAP, JAVA, HTML5,…)

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Diskussion/ Fragen Fragen? Diskussion Next Steps

Lars Erdmann Partner Papiermühlestrasse 73 3014 Bern Switzerland +41 44 437 20 30 +41 79 375 1363 Lars.Erdmann@q-perior.com