Informationsveranstaltung im DRK LV Badisches Rotes Kreuz „KreisAlarm im täglichen Rotkreuzeinsatz“ 11.03.2006 Harald Schugt – DRK KV Heilbronn

Bisherige Entwicklung Januar 2001: KV Heilbronn sucht Programm zur Alarmdatenverwaltung – Marktuntersuchungen Herbst 2001: Kein geeignetes Produkt am Markt – Beschluss eine Eigenentwicklung in Auftrag zu geben Anfang 2002: Erstes Lastenheft ist fertig – Suche nach einem externen Partner Dezember 2002 – Vergabe an Herrn Heid März 2003: Prototyp ist fertig – Erste Tests mit Ortsvereinen

Bisherige Entwicklung August 2003: Produktive Einführung in HN unter Einbezug der RLST Landesverband steigt in das Projekt mit ein – Erweiterung auf eine landesweite Nutzung November 2003: Beschluss zur Erweiterung um eine „Aktivenverwaltung“ 2004: - Zahlreiche weitere KV steigen in das Projekt mit ein - Test der Aktivenverwaltung und zahlreiche Erweiterungen

Bisherige Entwicklung November 2004: KreisAlarm erhält den Ehrenamtspreis „Echt gut“ des Landes Baden-Württemberg

Bisherige Entwicklung Januar 2005: Kreisgeschäftsstelle HN schaltet alte Aktivenverwaltung ab – KGS und 40 OV arbeiten ausschließlich mit KreisAlarm Oktober 2005: Planungen um Erweiterung eines Dienstplanmoduls Januar 2006: Landesverband Baden-Württemberg plant eine landesweite Nutzung Heute: 25 Kreisverbände sind lizensiert 19431 Personen werden in 1751 Gruppen verwaltet

Konzept Zugriff auf einen zentralen Server im Internet von jedem beliebigen PC aus Gemeinsame Pflege und Darstellung für Kreisgeschäftsstelle und Ortsverein Alarmdaten auf der Rettungsleitstelle

Ziele und Nutzen für KV, OV, EE Ständiger Zugriff auf alle relevanten Alarm-, Material-, Fahrzeug-, Funk- und Personaldaten der Ortsvereine und anderer Gliederungen Alarmdatenmanagement für die Rettungsleitstelle Höchstmögliche Aktualität der Daten Gemeinsame Sicht auf die Daten durch Geschäftsstelle und Ortsverein Einfache Änderungen an Daten Alle Funktionen einer Mitgliederverwaltung für den KV und OV Leistungsstarke Such- und Ausgabemöglichkeiten Klare Verantwortlichkeiten für die Datenpflege Unterstützung bei Verwaltungsarbeit für ehrenamtliche Leitungskräfte Schnittstelle zu Standard-Officeprogrammen

Einsatzmöglichkeiten Pflege der Daten frei konfigurierbar: - KV pflegt alle Daten / OV hat nur Lesezugriff - KV und OV teilen sich die Datenbereiche auf (Teilweise lesender, teilweise schreibender Zugriff) - OV hat auf alle Daten schreibenden Zugriff OV Datenpflege durch eine oder mehrere Leitungskräfte je OV möglich OV Daten umfassen alle aktiven Mitglieder der Gemeinschaften Bereitschaft, JRK und Sozialarbeit KV Datenpflege an den Arbeitsplätzen der Geschäftsstelle Erfassung auch für Mitglieder von Arbeitskreisen möglich Jeder Benutzer / jede Gruppe erhält eine individuelle Benutzerkennung mit Passwort

Datensicherheit Internetkommunikation erfolgt verschlüsselt Starkes Rechtesystem – jede Leitungskraft sieht nur Daten ihrer Gruppe(n) Zugriff auf alle Daten z.B. nur durch Geschäftsstelle und DRK Leitungsgruppe Leitstelle sieht nur Daten, die für Alarmierungen relevant sind Daten werden einmal täglich gesichert KV-Admin kann eine Sicherung der Datenbank downloaden Jeder Benutzer kann alle Daten seiner Aktiven von Hand als Exceldatei herunterladen und auf dem PC abspeichern – automatischer Versand per E-Mail ist möglich

Datenschutz Jeder Benutzer obliegt den Regeln des Bundesdatenschutzgesetzes. Jedes Mitglied hat ein Recht auf einen sehr sorgfältigen Umgang mit persönlichen Daten. Sie müssen das Datengeheimnis wahren, d.h. Daten dürfen nur zur Erfüllung satzungsgemäßer Aufgaben erhoben, gespeichert oder genutzt werden. KreisAlarm erfüllt die Anforderungen, die sich aus dem Gutachten „EDV-Mitgliederverwaltung“ des LV Westfalen-Lippe ergeben Vor Einführung muss das Programm dem zuständigen Datenschutzbeauftragten des Kreisverbandes vorgestellt werden.

Einführung am Beispiel KV HN KV ernennt einen KV-Administrator Planung der Einführung in Zusammenarbeit mit den Leitungskräften des KV und der Kreisgeschäftsstelle Festlegen, wie die Strukturen des KV in KreisAlarm abgebildet werden Einrichten des KV Ggf. Übernahme von Altdaten Ggf. Probebetrieb mit eingeschränktem Teilnehmerkreis Einweisung für Mitarbeiter/innen Geschäftsstelle / RLST (Dauer: 2-3 Stunden) Einbeziehen der Ortsvereine – Schulung für die OV-Benutzer (Dauer: 2-3 Stunden) KV-Admin übernimmt laufende Pflege und ist Anlaufstelle im KV

Fazit KreisAlarm ist aus dem Tagesgeschäft im Kreisverband nicht mehr wegzudenken Die Akzeptanz im Haupt- und Ehrenamt ist sehr hoch Alarm- und Mitgliedsdaten haben eine nie gekannte Aktualität und Qualität Seit Einführung bis heute stand das System zu 99,9% zur Verfügung Im Kreisverband verwalten sogar ASB, Notfallseelsorger und die Leitende Notarztgruppe ihre Alarmdaten mit KreisAlarm Ständige Weiterentwicklung und Verbesserung – viele positive Anregungen aus dem Ehrenamt

Kontakt KreisAlarm Lizenzgeber und Betreiber der Internetplattform ist die Firma Agents in Action Heilbronn, vertreten durch Herrn Heid. E-Mail: heid@agentsinaction.de Projektleitung auf LV-Ebene liegt bei Herrn Schugt, E-Mail: harald.schugt@kv-heilbronn.drk.de Von Seiten der LBL begleitet Herr Schliz das Projekt, E-Mail: K.Schliz@drk-bw.de Von Seiten der Landesgeschäftsstelle begleitet Herr Uibel das Projekt, E-Mail: M.Uibel@drk-bw.de