Informationsreihe Teilnahme der HIS-Hochschulen am dialogorientierten Serviceverfahren (DoSV) Teilnahmemodelle und Lösungen, Meilensteinplan und Betrieb Dr. Lars Hinrichs, Thomas Lipke UB1 – Hochschul-IT Schwarzenberg, den 14. November 2011

Roadmap und Unterstützungsleistungen Agenda Einleitung HIS-Verfahren und das DoSV ZUL-GX HISinOne-APP Roadmap und Unterstützungsleistungen Entwicklungsfahrplan Implementierungsfahrplan Support im laufenden Betrieb Vorstellung der Kollegen und dann NÄCHSTE FOLIE – HIER REDEN SVEN UND HERR LEITNER

Einleitung Begriffsabgrenzung DoSV: Gesamtheit des Verfahrens zur Koordinierung von mehreren Studiengangswünschen im Rahmen einer Kampagne Bewerbung und Zulassung. HhK: HIS-hochschulstart-Komponente bestehend aus dem HIS-DoSV-Konnektor und dem Bewerbungsportal zur Anbindung von ZUL-GX. HISinOne-APP: Komplettlösung für Bewerbung und Zulassung innerhalb der Softwaregeneration HISinOne. hochschulstart.de: Software auf Seiten der SfH die sowohl aus dem Bewerberportal, dem Mitarbeiterportal als auch dem Administrationsbereich für das Gesamtverfahren besteht. Verfahrenstyp: Unterscheidung der Hochschulen auf Basis der Anwendung eigener Verfahren im Bereich Bewerbung und Zulassung (Typ A – Typ D). Was ist das DoSV Was ist die HhK Was ist der Produktbereich APP Was meint hochschulstart.de

Einleitung Rahmenbedingungen Max. 180 Hochschulen die am DoSV teilnehmen als GX- / QIS-Hochschule als HISinOne-Hochschule unterschiedliche weitere Beteiligte (Ministerien, Datenschutz, unterschiedl. Verfahrensbetreiber etc.) mannigfache Voraussetzungen vertragstechnische Voraussetzungen fachliche Voraussetzungen technische Voraussetzungen verschiedene Aufgabengebiete zum Echtstart: Schaffung der techn. Voraussetzungen Planung auf fachlicher und organisatorischer Ebene Umsetzung der Ergebnisse / des SOLL-Prozesses Enges Zeitfenster

Einleitung Anforderungen an die HIS-Verfahren Unterstützung von Mehrfachstudiengängen Antragsmenge flexibel Dialogorientierte Web-Kommunikation Bewerber  Hochschule „einfache“ Integration in die bestehende Landschaft Teilnahme bei Betrieb eines eigenen Bewerbungsportals bzw. Teilnahme auf Basis der Bewerberkomponente der SeSt Unterstützung der verfahrensrelevanten SAF Kommunikation in Echtzeit (Webservice) oder per sicherem Dateiaustausch (SFTP)

HIS-Verfahren und das DoSV Leistungsumfang Bewerbungsportal - Stichpunkte Authentifizierter Zustand Master-Detail-Konzept Geführte Erfassung verfahrensrelevanter Daten je nach vorheriger Auswahl Kern: Antrag mit verschiedentlich konfigurierbaren Statusausprägungen Stammdatenanpassung Kommunikationsplattform im Rahmen des Gesamtprozesses Stark konfigurierbar mit Bordmitteln Übernahmemöglichkeit aus ZUL-GX Mehrsprachig RSS-Feeds und Benachrichtigungen

HIS-Verfahren und das DoSV Teilnahme mit HISinOne-APP dezentrales Bewerbungsportal für alle Studiengänge HIS-DoSV-Konnektor zum Austausch der Verfahren Integration in die bestehende Systemlandschaft Kommunikation in Echtzeit

HIS-Verfahren und das DoSV Teilnahme mit HISinOne-APP Dezentrales Bewerbungsportal Automatische Übertragung der Studienangebote an DoSV-Portal Einfach- und Mehrfachstudiengänge Alle Studiengänge der Hochschule werden in einem Portal beworben Bewerber können ihre zentral gepflegten Stammdaten übernehmen Bewerber können Bewerbungen anlegen, abgeben und nachverfolgen Sachbearbeiter und Bewerber können in Echtzeit Daten an das DoSV-Portal übermitteln und abrufen Unterstützung hochschuleigener Auswahlkriterien

HIS-Verfahren und das DoSV Teilnahme mit ZUL-GX und zentralem Bewerberportal mit bzw. ohne Betrieb von QISZUL

HIS-Verfahren und das DoSV Teilnahme mit ZUL-GX - Funktionsumfang Dezentrales Bewerbungsportal Zentrales Bewerbungsportal Automatische Übertragung der Studienangebote aus ZUL-GX Einfach- und Mehrfachstudiengänge Alle Studiengänge der Hochschule werden in einem Portal beworben QISZUL für Nicht-DoSV-Studiengänge Bewerber können ihre zentral gepflegten Stammdaten übernehmen Bewerber können Bewerbungen anlegen, abgeben und nachverfolgen Sachbearbeitung mit ZUL-GX Unterstützung hochschuleigener Auswahlkriterien

HIS-Verfahren und das DoSV SAF Bezeichner Phase 101 Studienangebote durch HS anlegen/ändern V, C 201 Bewerbungsunabhängige Daten eines Bewerbers über BID durch HS abrufen B, K1, E, K2, C 202 Geänderte Stammdaten von Bewerbern an HS übermitteln 204 Stammdaten von Bewerbern durch HS abrufen 301 Neue Bewerbungen an SeSt übermitteln B, K1 302 Geänderte Bewerbungen an SeSt übermitteln B, K1, E, K2 303 Neue oder geänderte Bewerbungen an HS übermitteln 304 Bewerbungen durch HS abrufen 401 Studienpakete durch HS anlegen/ändern V, B, K1, C 402 Ranglisten an SeSt übermitteln V, B, K1, E, K2

Entwicklungsfahrplan Roadmap für die Entwicklung Entwicklungsschwerpunkt I  Version Nov. 2011 der SeSt-Software Interne Tests mit der SfH Pilottest mit 7 Hochschulen im Sinne einer Prozesskettensimulation  Veröffentlichung der Ergebnisse Start der Bewerbungskampagne WS 2012/13

Implementierungsfahrplan Roll-out der Verfahren für die Bewerbungskampagne WS 2012/13 – Phasenmodell für den Start der Kampagne Phase I Schaffung der technischen Voraussetzungen: Hochschule auf Basis HIS-Dokumentation bzw. HIS-Image als Vorlage / Referenz Ziel: Schaffung techn. Umgebung (Tomcat) innerhalb der HS-Infrastruktur zum Start des Einrichtungsassistenten Phase II Fachliche Planung: Basis HIS-Referenz-Modell und Dokumentation, SfH-Infoportal Regionale Workshops zur Vorstellung der Referenzen Abgleich HIS-DoSV-Referenz- mit HS-Referenzmodell Ziel: Sollprozess der HS zur Teilnahme am DoSV Phase III Umsetzung: HS und HIS gemeinsam auf Basis der Ergebnisse aus Phase I und II Einrichtungsassistent zum Aufsetzen des Gesamtsystems Assistent zur Vorbereitung der Bewerbungskampagne Ziel: Start der Vorbereitungsphase DoSV

Implementierungsfahrplan Roll-out der Verfahren für die Bewerbungskampagne WS 2012/13 – Zeitachse bis zum Start der Vorbereitungsphase aktuell 11./12.2011 ab 01.2012 04.2012 Hochschule: Vertrags-unterzeichnung HIS: Etablierung der Angebote und Workshops Planung der Einführungen mit den Vertrags-HS Mitarbeiter-schulung Beginn Phase I Beginn Phase II Regionale Workshops für Phasen I und II Organisatorische Anpassungen Pilotentestläufe Auslieferung Beginn Phase III Vorort-Einsatz HIS zur Etablierung Schulungen Verfahrenstest und Simulation der Prozesskette Beginn Vorbereitungs-phase WS 2012/13 HIS-Supportteam Support in Abstimmung mit SfH und LRZ

Implementierungsfahrplan Bausteine für Produktivsetzung HhK Regionale Angebote Einsätze Testläufe Dokumen-tation Vorbereitende Workshopreihe für Vertrags-hochschulen Regionalzentren/Ansprechpartner ggf. spontane Zwischentreffen Finale Workshopreihe / Hilfestellung 5 Inklusivtage je Hochschule 2-3 Tage direkt vor Ort Inbetriebnahme der HIS-Verfahren Installations- und Einrichtungs-assistent Verwendung der Ergebnisse der Pilotierung Prozesskettentest für „alle“ Testfälle und Musterdaten Kurze Prozesskette je HS (ständig) Techn. Voraussetzungen Fragebogen Musterdatenbank Image HIS-Referenzmodell Testfall-dokumentation Anlage V SfH-Infoportal

Workshopreihe zur Initialisierung Phase I und II – Vorbereitung Phase III Termine: 49. und 50. KW 20111 Teilnehmer: HhK-Vertragshochschulen HIS-Referenten SfH-Referenten Themenschwerpunkte: Tag 1: Technische Voraussetzungen DoSV mit HhK Tag 2: Fachliche Voraussetzungen und Neuerungen DoSV mit HhK Weitergehende Angebote: finale Workshops zur Klärung letzter offener fachlicher Fragen 10. und 11. KW 2012

Support für den laufenden Betrieb Supportleistungen im Sinne des Supportvertrages Jährlicher Support für den Regelbetrieb Pflegeleistungen Weiterentwicklungen und zukünftige Verwendung Unterstützung und Beratung Abgestimmt auf das Supportkonzept der SfH mit den angebundenen Beteiligten für das Produkt hochschulstart.de

Einführungsfahrplan Was bietet die HIS mir? Unterstützende Maßnahmen der HIS: Jährlicher Support mit Inklusivtagen entsprechend der getroffenen Supportvereinbarung Installations- und Einrichtungsassistent Vorortunterstützung zur Inbetriebnahme Referenzprozesse Regionale Workshops und Schulungen Unterstützung bei HS-Testläufen auf Basis von Testfalldokumentationen