Informationsveranstaltung Dezernat 14 – Neue Behördensteuerung Bezirksregierung Münster – Dez. 14 Informationsveranstaltung zum Thema „Balanced Scorecard“ Bezirksregierung Münster Dezernat 14

Balanced Scorecard (BSC) Dezernat 14 – Neue Behördensteuerung Balanced Scorecard (BSC) „Methodik zur strategieorientierten Planung und Steuerung durch ein ausgewogenes Zielsystem“ Bezirksregierung Münster Dezernat 14

BSC: Beginn Anfang der 90er Jahre, weiterentwickelt Dezernat 14 – Neue Behördensteuerung BSC: Beginn Anfang der 90er Jahre, weiterentwickelt (Kaplan und Norton) vom strategieorientierten Kennzahlensystem zum Kommunikations- und Managementsystem Bezirksregierung Münster Dezernat 14

BSC als Managementsystem Dezernat 14 – Neue Behördensteuerung BSC als Managementsystem Bezirksregierung Münster Dezernat 14

Strategie Plan zur Ausrichtung einer Organisation oder Teileinheit Dezernat 14 – Neue Behördensteuerung Strategie Plan zur Ausrichtung einer Organisation oder Teileinheit auf die Erzielung bestimmter Ergebnisse und Wirkungen (z.B. Regierungserklärung, Koalitionsvereinbarung) vorausblickend (mittelfristig) bindet verschiedene Ebenen horizontal oder/und vertikal unterstützend oder/und widerspruchsfrei ein klärt Zielkonflikte durch Priorisierung passt sich veränderten Rahmenbedingungen an beschränkt sich für öffentliche Verwaltungen idR auf die Frage des „Wie“ Bezirksregierung Münster Dezernat 14

Von der Strategie zu konkreten Maßnahmen Dezernat 14 – Neue Behördensteuerung Von der Strategie zu konkreten Maßnahmen Durch die BSC wird die Strategie in Form von Kennzahlen und Maßnahmen konkreter und messbar Leitbild und Strategie Strategische Ziele Wohin will die Behörde ? Strategische Stoßrichtungen Messgrößen/ Kennzahlen Wie messen wir den Erfolg ? Ursachen- wirkungsketten Zielwerte Welche Ziele setzen wir uns ? Maßnahmen Wie wollen wir das Ziel erreichen ? ZV Bezirksregierung Münster Dezernat 14

BSC: Aufbau / Vorgehensweise Dezernat 14 – Neue Behördensteuerung BSC: Aufbau / Vorgehensweise 1. Vision / strategische Ausrichtung (beschreibend) 2. Perspektiven bilden und ihnen strategische Ziele zuordnen (abgeleitet aus Nr. 1) Leistungsauftrag (Gemeinwohlorientierung) Kunden/ Bürger Prozesse Finanzen Mitarbeiter Bezirksregierung Münster Dezernat 14

BSC: Aufbau / Vorgehensweise Dezernat 14 – Neue Behördensteuerung BSC: Aufbau / Vorgehensweise 3. Ursache- / Wirkungsketten erarbeiten wie hängen die Ziele zusammen? sie sollen sich unterstützen 4. Messgrößen und Zielwerte festlegen 5. Aktionsprogramme für strategische Ziele bestimmen 6. Kaskade organisieren 7. Aktualisierung/ Kontrolle Überprüfung der Maßnahmen und der Strategie Einbindung in das System der Zielvereinbarungen, KLR und des Berichtswesens Bezirksregierung Münster Dezernat 14

Vorgehensweise zur Erstellung der BSC 2 1 3 4 5 6 Vision, Kernaufgaben, Strategie klären Strategische Ziele definieren Ursache-/Wir- kungsketten erarbeiten Messgrößen festlegen Zielwerte Einführung Grundbegriffe Aktionen selektieren und Ressourcen planen Kaskadierung durchführen Leistungsauftrag Kunden Perspektiven auswählen Kaskadierung festlegen Finanzen Prozesse Mitarbeiter „kein Ziel ohne Beitrag zur Erreichung der Gesamtstrategie“ „Von der Strategie zur Aktion!“ „Wenn man es nicht messen kann, kann man es nicht steuern“ Wo wollen wir hin? Was wollen wir erreichen? Auftaktworkshop Workshop 1 Workshop 2 Workshop 3 Workshop 4 Workshop 5 Review Ziele und Perspektiven Plausibilisierung Verknüpfung Ziele Klärung Vorgehen Erhebung Istwerte Projektverlauf Strategische Grund- lagen Klären der Vision und Kern- aufgaben Verabschiedung Vision / Kernauf- gaben Definition der Strategie und strat. Stoßrichtungen Definition Perspektiven Definition Ziele Dokumentation Ziele Diskussion Messgrößen (Klärung Verant- wortlichkeiten, Datenquellen etc.) Definition von Aktionen Klären von Verant- wortlichkeiten, Prioritäten, Fahr- plänen etc. Klären Kaskadierung

Perspektiven der Balanced Scorecard Vision, Kernaufgaben & Strategische Stoßrichtungen Leistungsauftrags- Perspektive: Wie erfüllen wir unseren politischen und gesetzlichen Auftrag? Wie erzielen wir die beabsichtigten Wirkungen? Bürgerperspektive: Wie erfüllen wir die Erwartungen der Bürger? Wirtschaftlichkeits- perspektive: Wie können wir unseren Handlungs- spielraum bewahren? Prozessperspektive: Wie können wir unsere Abläufe effizient und kundenorientiert organisieren? Mitarbeiterperspektive: Wie können wir die Motivation unserer Mitarbeiter stärken? Strategische Ziele

BSC setzt strategische Schwerpunkte verbindet Strategie und Umsetzung Dezernat 14 – Neue Behördensteuerung BSC setzt strategische Schwerpunkte verbindet Strategie und Umsetzung synchronisiert die beteiligten Ebenen strukturiert und koordiniert den Steuerungsprozess fokussiert über Ursache-/Wirkungsketten Bezirksregierung Münster Dezernat 14

BSC unterstützt die output-/ outcome-/ orientierte Steuerung Dezernat 14 – Neue Behördensteuerung BSC unterstützt die output-/ outcome-/ orientierte Steuerung konzentriert die Datenflut schafft Klarheit und Transparenz führt zu messbaren, überprüfbaren Ergebnissen anpassungsfähig, flexibel (z.B. ebenspezifisch) und dynamisch mündet in einem Führungsinformationssystem Bezirksregierung Münster Dezernat 14

„Strategie-Karte“ wirkungsorientiertes Bildungscontrolling Dezernat 14 – Neue Behördensteuerung „Strategie-Karte“ wirkungsorientiertes Bildungscontrolling Zufriedenheit mit der Effizienz und Effektivität des Schulwesens Qualitäts- steigerung Vollständige Unterrichtsversorgung Zielgruppenspezifische Bildungsangebote Finanzen Gemein- Wohl / Kunden (Nutzen) Interne Prozesse Mitarbeiter (Lernen, Entwickeln)

STRATEGIE Strategische Ziele Operatives Geschäft Kommunikation Dezernat 14 – Neue Behördensteuerung STRATEGIE Strategische Ziele Kommunikation Feedback Operatives Geschäft Bezirksregierung Münster Dezernat 14