Rundschreiben erstellen Wenn Sie diese Präsentation im Internet-Explorer ablaufen lassen wollen, so klicken Sie bitte auf das Leinwandsymbol unten rechts. Mit einem Klick der linken Maustaste kommen Sie zum nächsten Ereignis oder zur nächsten Folie. Mit Esc beenden Sie die Präsentation. Im Programm Powerpoint wird die Präsentation mit F5 gestartet und mit Esc beendet. Auch hier gelangen Sie mit einem Klick der linken Maustaste zum nächsten Ereignis oder zur nächsten Folie.

Aufgabe - Rundschreiben erstellen Im Programm werden Rundschreiben und Serienbriefe über den „Reporter“ hergestellt. Ich soll 700 Briefe an meine Mitglieder senden. Die Briefe sind vorgedruckt und ich brauch nur die Adressen eindrucken.

Ordner im Reporter – Rundschreiben erstellen Bevor wir die Rundschreiben ganz schnell erstellen, ein paar Erläuterungen zum Aufbau des Reporters: Verzeichnis bzw. Hauptordner Im Hauptordner „Vorgefertigte Dokumente“ und dort in mehreren Ordnern haben wir für Sie zahlreiche Briefe, Listen und Tabellen zur sofortigen Verwendung und Weiterverarbeitung bereitgestellt. Wenn Sie die Dokumente verändern, werden die geänderten Dokumente - wenn Sie wollen - im Ordner „Eigene Dokumente“ gespeichert und stehen Ihnen und dem Programm zur weiteren Verwendung zur Verfügung. Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige Dokument-Explorer (Dokumentenfenster)

Dokumente im Reporter - Rundschreiben erstellen Steuerelemente für Tabellen Dokumenttyp „Tabelle“ Um den 1. Schritt zur Erstellung des Rundschreibens zu begehen, markieren Sie die Tabelle „Anschriften der Personen“ Dokumenttyp „Formular“ (Briefe)

1. Schritt Rundschreiben erstellen Betätigen Sie den Schalter <Seitenansicht> Da nur die Adressen in die Rundschreiben eindruckt werden, rufen Sie eine Tabelle auf, die alle Adress-Informationen enthält. Über den Schalter <Seitenansicht> wird die Voransicht der Tabelle aktiviert.

2. Schritt Rundschreiben erstellen Diese Angaben sollten für den Eindruck der Adressen in das Rundschreiben genügen. Schließen Sie nun die Seitenansicht. Markieren Sie den Personenkreis, der das Rundschreiben erhalten soll.

3. Schritt Rundschreiben erstellen Öffnen Sie das Menü „Datei / Tabelle als Serienbrief“ Aus den Feldern der Tabelle wird ein Serienbrief erzeugt. Das Programm schlägt Ihnen den Speicherort des Serienbriefes vor. Ändern Sie eventuell die Bezeichnung des neuen Dokuments von „Anschriften der Personen“ in z.B. „Rundschreiben an alle Mitglieder“. Dann OK.

4. Schritt Rundschreiben erstellen Sehen Sie sich die Adressangaben in der Datenansicht an und kontrollieren Sie die Adressformatierung auch in der Seitenansicht und verändern Sie diese über das Menü „Format“. Ein Serienbriefdokument mit den Seriendruckfeldern wurde aus der Tabelle erzeugt, wenn Sie die persönliche Briefanrede in Ihrem Rundschreiben nicht benötigen, markieren Sie dieses Feld und entfernen es.

5. Schritt Rundschreiben erstellen Formatieren Sie über das Menü „Format“ die Adressfelder nach Ihrer Wahl. Kontrollieren Sie auch über die Seitenansicht den Sitz der Adressangaben zum Eindruckfeld im Rundschreiben. Positionieren Sie die Adressfelder millimetergenau in das Adresseindruckfeld Ihres Rundschreibens.

6. Schritt Rundschreiben erstellen Betätigen Sie den Schalter <Seriendruck> Nachdem Sie die Adressangaben zum Adressfeld des Rund- schreibens genau eingerichtet haben – vielleicht auch durch Ausdruck eines einzelnen Briefes – und die Rundschreiben im Drucker liegen, kann der Serienausdruck beginnen.

7. Schritt Rundschreiben erstellen Markieren Sie den Personenkreis, der das Rundschreiben erhalten soll. Und OK. Diese Schalter können Sie einschalten, wenn Sie in der Personenverwaltung bei den einzelnen Mitgliedern eine Zuordnung vorgenommen haben.

8. Schritt Rundschreiben erstellen Betätigen Sie nun den Schalter <Seriendruck> Sollten die Rundschreiben richtig herum im Drucker liegen, steht dem Druck nichts mehr im Weg. Tipp: Sie können den Druck aber auch in kleineren Stückzahlen nacheinander ausdrucken (1 – 100, 101-200 ...).

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