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Newsletter Informieren Sie schnell und kostenlos alle Personen über ein bevorstehendes Konzert Informieren Sie schnell und kostenlos Ihre Mitglieder über wichtige vereinsinterne Aktivitäten. Im ComMusic-Programm kann schnell an alle Personen oder nur an Ihre Vereinsmitglieder, die ein E-Mailadresse in der Personenverwaltung im Register „Kommunikation“ eingetragen haben, über die neuesten Aktivitäten des Vereins per E-Mail informiert werden. 2

Newsletter Welche Voraussetzungen müssen gegeben sein? 1. E-Mail-Adressen müssen im Register „Kommunikation“ eingetragen sein. 2. In den „Voreinstellungen / Optionen / E-Mail“ müssen Angaben zum E-Mail-Versand eingetragen sein. 3. Ein Newsletter-Dokument aus dem Reporter „Vorgefertigte Dokumente / Newsletter“ muss mit der neuen Information versehen werden. 4. Ihr PC ist am Internet? Dann betätigen Sie im Reporter nur noch den Schalter „Serienmail“, hängen evtl. noch eine Anlage an die Newsletter und „Senden“. Anmerkung: Der 1. und 2. Punkt braucht nur einmal eingerichtet werden. 3

Newsletter Zu 1. Die E-Mail-Adressen sollten im Register „Kommunikation“ eingetragen sein. Die Newsletter werden an die Person verschickt, die eine E-Mailadresse in der Kommunikationstabelle eingetragen haben. Sind mehrere E-Mail-Adressen vorhanden, wird immer die Erste in der Tabelle verwendet. 4

Vereinsprogramm / Optionen Newsletter Zu 2. Vervollständigen Sie die Angaben in „Voreinstellungen / Optionen / E-Mail“ Rufen Sie in Ihrem E-Mailprogramm die Verwaltung der Konten auf, um die technischen Angaben in das Vereinsprogramm „Voreinstellungen / Optionen / E-Mail“ zu übertragen (Serverangaben). E-Mailprogramm Vereinsprogramm / Optionen 5

Vereinsprogramm / Optionen Newsletter Zu 2. Vervollständigen Sie die Angaben in „Voreinstellungen / Optionen / E-Mail“ Rufen Sie in Ihrem E-Mailprogramm die Verwaltung der Konten auf, um die technischen Angaben in das Vereinsprogramm „Voreinstellungen / Optionen / E-Mail“ zu übertragen (Allgemein). E-Mailprogramm Vereinsprogramm / Optionen In „Copy To“ oder „Blind Copy“ können Sie Ihre E-Mailadresse eintragen. Sie erhalten zur Protokollierung eine Kopie jeder abgesendeten E-Mail 6

Newsletter Zu 2. Vervollständigen Sie die Angaben in „Voreinstellungen / Optionen / E-Mail“ In den allermeisten Fällen stellt Ihr Provider „SMTP mit Autorisierung“ zur Verfügung. Sollten beim Versand der E-Mail Fehler angezeigt werden, stellen Sie „Versand über SMTP after POP“ ein. 7

Newsletter Zu 2. Vervollständigen Sie die Angaben in „Voreinstellungen / Optionen / E-Mail“ Oder benutzen Sie den Versand der Newsletter mit dem Masterpaket kostenlos über den ComMusic – Server. Tragen Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihren Namen ein. Und vervollständigen Sie evtl. Copy und Blind Copy. In „Copy To“ oder „Blind Copy“ können Sie Ihre E-Mailadresse eintragen. Sie erhalten zur Protokollierung eine Kopie jeder abgesendeten E-Mail 8

Newsletter Zu 3. Rufen Sie im Reporter in den „Vorgefertigten Dokumenten“ den Ordner „Newsletter“ und das Dokument „Newsletter an Personen“ auf. 2. Betätigen Sie den Schalter „Serienmail“. 1. Tragen Sie hier Ihren Text unter das Feld „Briefanrede“ ein. 9

Newsletter Zu 4. Zur Versendung der Newsletter schalten Sie den zweiten Schalter ein. 10

Newsletter Zu 4. Wer soll die Newsletter aus der Personenverwaltung erhalten? Wählen Sie hier den Personenkreis aus, der die Newsletter erhalten soll. 11

Newsletter Zu 4. Überprüfung in der Seitenansicht 1. Betätigen Sie den Schalter „Liste“, um die Adressaten der Newsletter zu kontrollieren. 2. Ist nach der Kontrolle alles in Ordnung so betätigen Sie den Schalter „Serienmail senden“. 12

Newsletter Zu 4. Beschriften Sie den Betreff für die E-Mail und fügen evtl. noch eine Anlage ein. 13

Newsletter Zu 3. Die E-Mails wurden versendet. Bestätigen Sie mit OK. 14

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