Qualitätssichernde Massnahmen in der Tumorzytogenetik (QiTZ) Metaphasechromosomen

Qualitätssichernde Massnahmen in der Tumorzytogenetik (QiTZ) Ziel Definition von Mindestanforderungen bei den Verfahren Sicherstellung der Reproduzierbarkeit und Übertragbarkeit von Ergebnissen Verbesserung der Diagnostik an Metaphasechromosomen

Interne Qualitätssicherung Arbeitsanweisungen Plausibilitätsprüfung der Diagnosen Ergebnisstatistik Chromosomenqualität Chromosomenbefund Teilnahme an Fortbildungsmassnahmen

Interne Qualitätssicherung - Arbeitsanweisungen Probenversand Probenaufbereitung Kultivierungsverfahren Präparationsverfahren Bandenfärbung Auswertung Befunderstellung Archivierung

Interne Qualitätssicherung - Plausibilitätsprüfung der Diagnose im Einzelfall Klinische Diagnose verifizieren Klinisches Krankheitsstadium verifizieren (Erstdiagnose, Verlauf, Remission etc.) Untersuchungsmaterial auf Eignung zum Nachweis der Chromosomenveränderung prüfen Befund auf der Basis der klinischen Angaben und anhand von Literaturangaben interpretieren Vereinbarkeit von zytogenetischer und klinischer Diagnose abschätzen

Interne Qualitätssicherung - Ergebnisstatistik I Statistik für Chromosomenqualität Durchschnittliche Anzahl auswertbarer Metaphasen/Fall Durchschnittliche Bandenqualität bei normalen/abnormen Chromosomensätzen

Interne Qualitätssicherung - Ergebnisstatistik II Statistik für Chromosomenbefunde Anteil normaldiploider Fälle innerhalb der Literaturangaben? Häufigkeit spezifischer Chromosomenaberrationen bei einzelnen Subentitäten innerhalb der Literaturangaben?

Externe Qualitätssicherung Konsensusprotokolle für einzelne Entitäten Kultivierungsverfahren Auswertung Zentrale Befundbegutachtung Karyotyp Interpretation Ringversuche

Expertengruppe des Leukämie-Kompetenznetzes - Konsens in Kultivierungsverfahren bei hämatologischen Neoplasien - Diagnose Material 24h 48h 72h   unstim. stim. ALL KM + - PB AML CML CMPE MDS   Konsens mindestens 50%     Konsens mindestens 50%

RPMI1640/20%FCS + Antibiotikum + Antimykotikum Zellzahl: Expertengruppe des Leukämie-Kompetenznetzes - Konsens in Kultivierungsverfahren bei hämatologischen Neoplasien - Medium: RPMI1640/20%FCS + Antibiotikum + Antimykotikum Zellzahl: 2-3x106 Zellen/ml Kulturgefäß: Kulturröhrchen/Kulturflaschen   Konsens mindestens 50%     Konsens mindestens 50%

Konsensus im Analyseaufwand - Mindestaufwand für die detaillierte Chromosomenbandenanalyse - Anzahl Metaphasen QuiTZ-Umfrage 20 UK Association of Clinical Cytogeneticists Erstdiagnose normaldiploid 20 aberrant 10 Remission normal bei ED (20) aberrant bei ED 30 Rezidiv/Transformation normal bei ED 20 aberrant bei ED 20/10 (Zusatzaberr.)   Konsens mindestens 50%     Konsens mindestens 50%

Externe Qualitätssicherung Zentrale Befundbegutachtung Konzept für Kompetenznetz „Akute und chronische Leukämien“ Begutachtungsverfahren Zu begutachtende Befunde und Karyogramme werden pseudonymisiert per email (als *.jpg o.ä.) an die Koordinierungsstelle für zentrale zytogenetische Begutachtung (Marburg) geschickt Nach Eingang der Karyogramme der zu begutachtenden Fälle werden diese nach Qualität und Bandenfärbung gesichtet Drei Gutachter pro Fall sind erforderlich. Die jeweils ausgewählten externen Gutachter erhalten pro Fall und Klon mindestens 3 Karyogramme/Bilder sowie den ISCN-Karyotyp und den pseudonymisierten Befundbrief per Email Die Begutachtung erfolgt binnen 5 Tagen

Externe Qualitätssicherung Zentrale Befundbegutachtung Konzept für Kompetenznetz „Akute und chronische Leukämien“ Begutachtungsverfahren Der Gutachter dokumentiert das Ergebnis auf einem Protokollbogen,der zu jedem Fall als pdf-Datei mitgeschickt wird Pro Fall wird ein Protokollbogen vom jeweiligen Gutachter ausgefüllt Der Protokollbogen wird mit der Unterschrift des Gutachters versehen an die Koordinierungsstelle zurückgesandt (FAX/Post) Sollte der ausgewählte externe Gutachter aktuell keine zeitlichen Kapazitäten haben, ist dieses möglichst schnell der zentralen Qualitätssicherung Zytogenetik mitzuteilen, damit ein anderer Gutachter benannt werden kann

Externe Qualitätssicherung Zentrale Befundbegutachtung Konzept für Kompetenznetz „Akute und chronische Leukämien“ Begutachtungsverfahren Bei unklaren Befunden oder diskrepanten Meinungen der Gutachter wird eine online Konferenz der Gutachter ggf. mit dem betreffenden Untersucher über die Koordinierungsstelle initiiert (http://k1.konferenz-netz.com/). Einvernehmen wird angestrebt. Im Zweifelsfall entscheidet die Mehrheit der Gutachter Mögliche Ergebnisse: o       Befund akzeptiert o       Befund revidiert

Externe Qualitätssicherung Zentrale Befundbegutachtung Konzept für Kompetenznetz „Akute und chronische Leukämien“ Mitteilung des Ergebnisses des Begutachtungsverfahrens Schriftl. Mitteilung an Untersucher und ggf. an Studienleitung (bei Einverständnis) Untersucher informiert die Klinik bei revidiertem Befund

Verfahren zur Auswahl externer Gutachter Externe Qualitätssicherung Zentrale Befundbegutachtung Konzept für Kompetenznetz „Akute und chronische Leukämien“ Verfahren zur Auswahl externer Gutachter Die externen Gutachter werden ausgewählt nach folgenden Kriterien: ·       der Gutachter ist kompetent in der Interpretation der verwendeten Bandenfärbung (Selbsteinschätzung) ·       kein Gutachter darf selbst erstellte Fälle zur Begutachtung bekommen ·       Begutachtung kann innerhalb von längstens 5 Tagen erfolgen Der Gutachter wechselt nach 5 Begutachtungen Die jeweiligen externen Gutachter werden im Rotationsverfahren ausgewählt Eine Datenbank der zur Verfügung stehenden Gutachter mit Expertise in unterschiedlichen Bandenfärbungen (G-, R-, Q-Banden) wurde erstellt

Externe Qualitätssicherung Zentrale Befundbegutachtung Konzept für Kompetenznetz „Akute und chronische Leukämien“ Bisher registrierte externe Gutachter Tätigkeitsbereich Anzahl Universität 11 Klinik 7 Privatlabor 6 Summe 24

Externe Qualitätssicherung Zentrale Befundbegutachtung Konzept für Kompetenznetz „Akute und chronische Leukämien“ Bisher registrierte externe Gutachter Bandentechnik Anzahl (Mehrfachnennung möglich) G-Banden 17 R-Banden 7 Q-Banden 2 C-Banden 1 Summe 27

Externe Qualitätssicherung Zentrale Befundbegutachtung Konzept für Kompetenznetz „Akute und chronische Leukämien“ Verfahren zum Versand der zu begutachtenden Unterlagen Von den jeweiligen Randomisierungs- bzw. Studienzentralen wird eine Liste der zur zentralen Begutachtung anstehenden Patienten erstellt. Die Liste enthält ein Pseudonym für die Patienten sowie die studieneigene Identifizierungsnummer Das Pseudonym setzt sich aus den Initialen des Vornamens und des Namens sowie aus dem Geburtsdatum zusammen (z.B. Hans Meier, *16.10.1956 ergibt HM16101956) Die Liste der Patienten, wird von der Koordinierungsstelle (Marburg) an die jeweiligen Untersuchungsstellen verschickt. Über das Pseudonym wird der Patient von dem untersuchenden Labor reidentifiziert. Die Reidentifizierung wird von der Untersuchungsstelle in Rücksprache mit der anfordernden Klinik verifiziert (Pseudonyme können uneindeutig sein) Erst nach Bestätigung durch die Klinik werden die angeforderten Unterlagen an die Koordinierungsstelle geschickt.

Externe Qualitätssicherung Zentrale Befundbegutachtung Konzept für Kompetenznetz „Akute und chronische Leukämien“ Verfahren zum Versand der zu begutachtenden Unterlagen Begutachtung der zytogenetischen Befunde und Karyogramme/ Metaphasen erfolgt über ein elektronisches Verfahren. Befunde und Bilder müssen als Dateien in gängigem PC kompatiblem Format vorliegen Bilder von Metaphasen und Karyogrammen sollten von der Untersuchungsstelle möglichst direkt als digitale Bilder aus dem jeweils verwendeten Karyotypisierungsprogramm exportiert werden. analoge Formate (z.B. S/W-Foto) in jpg-Datei umwandeln (Scanner). Karyogramme oder Metaphasen aus vorhandenen ppt-Dateien sind ungeeignet Chromosomen sollten möglichst formatfüllend abgebildet werden Graustufenbilder reichen für die Darstellung von Bänderungsmuster aus die Bilder müssen in jpg-Format mit niedrigster Kompression (1%) gespeichert werden das Bildformat sollte in der Breite 1024 Pixel nicht unterschreiten, die maximale Dateigröße darf 500 kb nicht überschreiten

Externe Qualitätssicherung Zentrale Befundbegutachtung Konzept für Kompetenznetz „Akute und chronische Leukämien“ Verfahren zum Versand der zu begutachtenden Unterlagen Die Benennung der Dateien muss sich aus dem Studienkürzel (z.B. OSHO, AMLCG, AMLHD, AML01/99, GMALL etc.), der studieneigenen Identifizierungsnummer und der Bildnummer des Falles zusammensetzen auf den Befundbriefen werden nur die Studienkürzel und die studieneigene Identifizierungsnummer vermerkt (weder darf die Untersuchungsstelle erkennbar sein noch dürfen Patientennamen enthalten sein). die Befunde müssen alle erforderlichen Karyotyp-Informationen zzgl. Krankheitsentität, Bandenauflösung in bhps und die Bearbeitungsdauer (Materialeingang bis Befundausgang) enthalten  Befunde sollen in elektronischer Form geschickt werden. Der Dateiname soll sich analog zu den Bilddaten aus Studienkürzel und der studieneigenen Identifizierungsnummer zusammensetzen (z.B. OSHO_059) die Bilder jedes einzelnen Falles werden mit dem digitalen Befundbrief in einer Email zusammengefaßt und an die Koordinierungsstelle verschickt im jeweiligen Betreff werden Studienkürzel und Studienidentifizierungs-nummer eingetragen

Externe Qualitätssicherung Zentrale Befundbegutachtung Konzept für QiTZ Verfahren für die zentrale Begutachtung im Rahmen der QiTZ an das Konzept für des Kompetenznetz anlehnen? Überschneidungen bei Fällen aufgrund der u.U unwissentlichen Involvierung in Studien eher wahrscheinlich Gutachter sind bereits registriert Vorarbeiten bestehen Teilfinanzierung über Kompetenznetz in der Pilotphase Wesentliche Änderung des Verfahrens nur in der Auswahl der Fälle und der Festlegung der Frequenz der Begutachung

Externe Qualitätssicherung Zentrale Befundbegutachtung Konzept für QiTZ Vorschlag: Befunde von ausgewählten Entitäten werden über Koordinierungsstelle angefordert (z.B. erster Befund im 2. Quartal 2003 von einem Patienten mit CML bei Erstdiagnose) An der Teilnahme Interessierte melden sich bitte per email: riederh@mailer.uni-marburg.de