Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 3 – Teil 2 (22.05.2006): Projektplanung 1 mit MS Project 2003 SS 2006

Tool-Einsatz ist kein Garant für den Projekterfolg! PM-Tools Typische Funktionen Planungsinstrument (Projektstruktur, Projektablauf, Termin-, Kapazitäts- und Kostenplanung) Projektüberwachungs- und –steuerungsinstrument: Darstellungen von Projektfortschritt, Kostenentwicklungen usw. Dokumentationsinstrument Kommunikationsmedium Multiprojektmanagement Marktprodukte MS Office Project 2003 Results Management (ABT), Artemis Views (Artemis), P3 (Primavera), Planview (Planview), Superproject (CA), Open Plan (Welcon), Project Scheduler (Scitor) Tool-Einsatz ist kein Garant für den Projekterfolg!

MS Project 2003 Am meisten verwendete Projektmanagement-Software: > 3 Millionen Anwender Versionen Früher: MS Project 98, MS Project 4.0, MS Project 2000 / 2002 Seit Herbst 2003: MS Office Project 2003 MS Project Standard 2003 MS Project Professional 2003 MS Project Server 2003 Aufbau ähnlich MS Excel a leicht erlernbar; Aufgabenlisten-Import von Outlook/Excel möglich Projektberater: interaktiver Planungsleitfaden zur Projektunterstützung, geeignet für schnellen Einstieg Unternehmensweites PM mit Rollen-basiertem Ansatz

Architektur von MS Office Project 2003 (1) 4

Architektur von MS Office Project 2003 (2) Standard Kommunikations- funktionen MS-SQL Server Project 2003 Professional Project Server Enterprise- funktionen Project 2003 Web Access Project Server 2003 Unternehmensweites Ressourcen- und Multi-Projektmanagement Dokumenten- und Aufgabenmanagement Portfoliomanagement Teilkomponente Project Web Access dient der Zusammen-arbeit mit Teammitgliedern und ermöglicht den Zugriff auf Projektinformationen Notification Engine versendet e-Mails, wenn bestimmte Ereignisse eintreten

Möglichkeiten von MS Project 2003 Projektdaten Erfassung Verwaltung Veränderung Auswertung Verschiedenste Möglichkeiten der Projektdarstellung Gliederungen Diagramme Netzpläne Berichte Von MS Project unterstützte Projektphasen: Planung Durchführung Abschluss

Arbeitsbildschirm Menüleiste Symbolleisten Zeitskala Aktive Zeile Teilungsbalken Arbeitsbildschirm

Arbeiten mit dem Projektberater

Grundlegende Vorgehensweise MS Project starten und Menü-Punkt „Datei – neu“ aufrufen Neue Project-Datei mit Namen „Projekt1“ wird erzeugt Projekt-Info eingeben: „Basis-Termin“ Anmerkung: Basis-Termin nur über Menüpunkt „Projekt – Projekt-Info“ ändern Projektkalender einrichten Vorgänge eingeben gliedern mit Dauer versehen verknüpfen Meilensteine und Termine festlegen Ausdruck der Projektpläne, Diagramme und Übersichten Speichern der erzeugten Projekt-Datei (Name vergeben) Beenden von MS Project Mini-Leitfaden Project 2003 auf Website der Vorlesung

Beispiel: Einführung einer PM-Software Arbeitspakete Dauer Vorgänger 1. Anforderungen definieren 2t 2. Angebote einholen 1w 1 3. Auswahl der PM-Software 4t 2 4. Präsentation und Mittelfreigabe 0t 3 5. Installation der Software auf Server 1t 4 6. Installation der Software auf Clients 3t 7. Schulung vorbereiten 8. Schulung der Anwender 7 9. Feier 5;6;8 Achtung: 1w = 5t

Ergänzend gibt es zu jeder Ressource einen eigenen Ressourcen-Kalender Menüpunkt: Extras – Arbeitszeit ändern... Projektkalender einrichten Ergänzend gibt es zu jeder Ressource einen eigenen Ressourcen-Kalender

Beispiel: Einführung einer PM-Software PSP mit Terminplanung und kritischem Pfad Ansicht Balkendiagramm: Überwachung Phase/Sammelvorgang endet mit einem Meilenstein

Projektplan drucken 1. Datei - Seitenansicht 2. Datei - Drucken

Hardcopy des Balkenplans/ -ausschnitts erstellen

Aufgabe 3: Projektplanung I (1) Der von Ihrem Team in Aufgabe 2 erstellte „Projektantrag“ wurde vom Auftraggeber (Dozent) mit der Auflage genehmigt, dass das innovative Internet-Unternehmen spätestens zum 10.07.2006 online geht. Die Projektplanung ist an diesem Termin auszurichten! Erstellen Sie 4 verschiedene Projektstrukturpläne in Organigrammform Wählen Sie einen PSP aus und erstellen Sie dazu alle Arbeitspakete. Bitte beachten Sie bei der Aufgabenverteilung, dass die Arbeitsleistung jedes Teammitglieds klar erkennbar wird und die Zeitvorgaben (78 h für Informatiker; 26 h für Nicht-Informatiker) eingehalten werden. Die Informatiker sollen in etwa gleichgroße Programmieranteile übernehmen. Geben Sie die Planungsdaten mit den Meilensteinen in MS Project 2003 ein und speichern Sie den Basisplan (BP) unter BP1-Team_x.mpp Die Ergebnisse von 1. - 3. sind zusammen mit den Erfahrungen aus der Projektarbeit und mit den Erfahrungen aus dem Arbeiten mit MS Project in der Präsentations-Datei Plan1-Team_x.ppt darzustellen

Aufgabe 3: Projektplanung I (2) Die offizielle Planabnahme (Meilenstein 1) erfolgt am 29.05.04 im Router-Lab (A204; L3): 11:00 Team 1 11:15 Team 2 11:30 Team 3 11:45 Team 4 12:00 Team 5 12:15 Team 6 12:30 Team 7 12:45 Team 8 Hierzu sind vom PL oder einem Teammitglied die Planungen mit der Aufgaben- verteilung (APs) der Teammitglieder (in h) vorzulegen. Um den vorgegebenen Termin 10.7.2006 einzuhalten, ist nach Erstellung des Projektplanes umgehend mit der Projektdurchführung zu beginnen. Ab sofort ist ein wöchentlicher „jour fixe“ mit Protokoll durchzuführen Der jeweils verantwortliche PL erstellt das wöchentliche Protokoll. Bitte folgende Namenskonvention beachten: „P_n-Team_x.doc“ ist das n-te Protokoll von Team x Die jour fixe-Protokolle werden Bestandteile der Projektdokumentation Die Projektarbeitszeiten jedes Teammitglieds sind mit dem Zeiterfassungsformular zu erfassen Von jedem Teammitglied ist die Datei „Team_x-Nachname.xls“ anzulegen und mit den geplanten Aufwänden (in h) für die Monate Mai bis Juli 2006 zu füllen Die tatsächlichen Projektaufwände sind tagesgenau zu erfassen 25.05.2006: Abgabetermin für die drei Dateien BP1-Team_x .mpp, Plan1-Team_x .ppt, P_1-Team_x.doc

Aufgabe 3: Projektplanung I (3) Strukturierungsvorschlag für die Präsentationsdatei Plan1-Team_x .ppt Projektsteckbrief Projektstrukturpläne Objektorientierter PSP Funktionsorientierter PSP Ablauforientierter PSP Gemischter PSP Arbeitspakete Basisplan in MS Project (Screenshot) Erfahrungen Projektarbeit MS Project 2003 Präsentationen der PL der Teams 2, 3 und 5 in der nächsten Vorlesung

Aufgabe 2: Projektantrag (1) Ergänzen Sie Ihre Ideenfindung durch Anwendung der Umkehrmethode – sofern in Aufgabe 1 nicht bereits geschehen Führen Sie zu den in Aufgabe 1 entwickelten Projektideen und ggf. neuen Ideen eine Nutzwertanalyse durch – zunächst Referenzmatrix bilden, dann Alternativenbewertung Wichtigster Faktor: Hoher Unternehmensgewinn Beantworten Sie zu Ihrer Lösung (innovatives Internetunternehmen) folgende Businessplan-Fragen Wie setzt sich die Zielgruppe (Nutzer) zusammen? Worin besteht der besondere Kundennutzen? Welche Vorteile haben Ihre Kunden? Welche Chancen eröffnen Sie ihnen? Welches Alleinstellungsmerkmal hat hier neues Unternehmen? Durch was unterscheidet sich Ihre Firma von bereits existierenden? Was ist wirklich neu? Wie groß ist das Marktpotential? Erstellen Sie eine Interessenmatrix (potentielle Unterstützer / Gegner Ihres Projektes) Zu Ihrer besten Projektidee ist ein Projektantrag zu erarbeiten. Ihr Internet-Unternehmen soll zum 10.7.2006 (Termin) online gehen Berichte der Projektleiter der Teams 7 und 8