Präsentation kfm. Buchführung und MACH Web

Agenda Begrüßung Hintergründe zum Projekt 2 Agenda Begrüßung Hintergründe zum Projekt Neue Kostenstellen- / Projektstruktur und Sachkonten Organisatorische Neuerungen und Neuregelungen Begleitende Unterstützung MACH Web Abrechnungsobjekte auswerten Detailbereich BAB Verzweigung in Konten, Perioden, Positionen Abrechnungsobjektgrunddaten Daten exportieren Anlagen auswerten  Zeit für Fragen 25.08.2009

Ausrichtung der heutigen Veranstaltung Themenblöcke Rechnungsbearbeitung in der kfm. Welt Budgetüberwachung Organisatorische Rahmenbedingungen und Änderungen in 2010 Budgetverantwortliche, Projektleiter und Rechnungssachbearbeiter Neuerungen aufgrund der kfm. Buchführung Eindruck MACH-Web Vortragende Feed-Back zur Veranstaltung Inhaltlich angemessen? Verständlichkeit? Fragen stellen

Agenda Begrüßung Hintergründe zum Projekt 4 Agenda Begrüßung Hintergründe zum Projekt Neue Kostenstellen- / Projektstruktur und Sachkonten Organisatorische Neuerungen und Neuregelungen Begleitende Unterstützung MACH Web Abrechnungsobjekte auswerten Detailbereich BAB Verzweigung in Konten, Perioden, Positionen Abrechnungsobjektgrunddaten Daten exportieren Anlagen auswerten  Zeit für Fragen 25.08.2009

Ziele der WWU – Warum IVR? Geänderte Rahmenbedingung für Hochschulen in NRW Globalhaushalt seit 2006 Hochschulfreiheit seit 2007 Wachsende Eigenverantwortung der Hochschulen und zwar für strategische Ausrichtung, Personal und Finanzen Anforderungen durch das Rektorat Forderungen der EU (7. Forschungsrahmenprogr.) und anderer Geldgeber nach einer Vollkostenrechnung …. Unterstützung der Steuerung der Hochschule durch besseres Controlling, bessere Planung und bessere Prognosen Die Hochschule wird damit nicht zum Unternehmen, aber es wird damit die Möglichkeit geschaffen, sie unternehmerischer zu führen!

Kamerales Rechnungswesen Ein- und Ausgabenrechnung 6 Kamerales Rechnungswesen Ein- und Ausgabenrechnung Finanzrechnung reine zahlungsorientierte Sichtweise keine Übersicht über Ressourcenverbrauch keine Übersicht über Vermögen keine Übersicht über Verbindlichkeiten keine Unterstützung der steuerrechtlichen Vorgaben (BgA) keine integrierte Vollkostenrechnung keine Integration der verschiedenen Sichtweisen Drei Fachabteilungen mit drei unterschiedlichen Softwaremodulen Einzahlungen Auszahlungen Liquiditätssaldo KLR Raum für Notizen: ____________________________________________________________________ Kostenstellen Kostenarten

Ziele der WWU – Was ist IVR? Woraus besteht die „IVR“ (Integrierte Verbundrechnung) ? Ergebnisrechnung ( -> GuV) Vermögensrechnung (-> Bilanz) Kosten – und Leistungsrechnung Finanzrechnung (Liquiditätsrechnung) Was bedeutet „integriert“? Alle Rechenwerke sind inhaltlich so miteinander verbunden, dass Buchungen in den einzelnen Bereichen und im Gesamtsystem untereinander konsistent gehalten werden. Es soll keine parallelen Buchhaltungssysteme mit u.U. divergierenden Ergebnissen geben (z.B. FiBu vs. Controlling)!

8 Kaufmännisches Rechnungswesen Integration der Rechenwerke – Integrierte Verbundrechnung Finanzrechnung Vermögensrechnung (Bilanz) Ergebnisrechnung Einzahlungen Auszahlungen Aktiva Vermögen Umlauf- und Anlagevermög. Liquide Mittel - Abgänge/ + Zugänge Passiva Eigenkapital Verlust/ + Gewinn Rückstellungen Verbindlichkeiten Aufwand Ertrag Liquiditäts- saldo (hier: Zugang) Ergebnis- saldo (hier: Gewinn) MITTEL-VERWENDUNG MITTEL-HERKUNFT Kosten Leistungen Integrierte Verbundrechnung: In ihr werden unterschiedliche Rechnungslegungsprozesse abgebildet. Ergebnisrechnung: Stellt Aufwendungen u Erträge. eines bestimmten Zeitraumes (insbes. Geschäftsjahr) dar und weist dadurch die Art, die Höhe und die Quellen des unternehmerischen Erfolges aus. Überwiegen die Erträge, ist der Erfolg ein Gewinn, andernfalls ein Verlust. Daher auch die Bezeichnung als Gewinn- und Verlustrechnung. Vermögensrechnung: Beinhaltet die Aufstellung einer Bilanz, d.h. eine Aufstellung von Herkunft u. Verwendung des Kapitals, also eine kurz gefasste Gegenüberstellung von Vermögen (Aktiva) und Schulden (Passiva), auch als Mittelverwendung und Mittelherkunft beschrieben. Die Vermögens- und Ergebnisrechnung bilden zusammen das System der doppelten Buchführung (Doppik), das auch als Finanzbuchhaltung bezeichnet wird.   Finanzrechnung: ist Teil des internen Rechnungswesens und überprüft, ob und wie ein Unternehmen seinen Zahlungsverpflichtungen nachkommen kann (daher auch Liquiditätsrechnung). Hierbei werden die Einzahlungen den Auszahlungen gegenüber gestellt, die innerhalb einer Periode (i.d.R. ein Jahr) anfielen => Aus ihr resultiert die so genannte Überleitungsrechnung auf Einzahlungen und Auszahlungen, u.a. für Berichte an das MIWFT. KLR: Als internes Rechnungswesen bezeichnet. Dient in erster Linie der Informationsbereitstellung für kurzfristige (operative) Planung von Kosten und Erlösen sowie deren Kontrolle anhand von Istdaten. Langfristige (strategische) Planung erfolgt mit Hilfe der Investitionsrechnung. Ziele und Aufgaben der KLR: Wirtschaftlichkeitskontrolle der Prozesse, Kostenstellen, Abteilungen oder Betriebe Preiskalkulation u. Nachkalkulation und Bewertung der Kostenträger Gewinnung von Basisinformationen für Entscheidungsrechnungen, d.h. alternative Verrechnungszyklen oder Verteilszenarien Innerhalb der IVR sind alle Komponenten so miteinander verbunden, dass alle Daten eines jeden einzelnen Buchungsvorgangs bei der so genannten Kontierung an die betreffenden Rechnungen übergeben werden. Vorteil: Zueinander kompatibel verbunden Keine Gefahr durch getrennte Verbuchungen in Finanzrechnung, KLR u. Doppik zu unterschiedlichen Ergebnissen zu gelangen. Raum für Notizen: ____________________________________________________________________ Kosten-, Leistungs- rechnung Konzeptionsansatz: 1. Integration der Rechenwerke 2. Vermeidung von Doppelerfassungen Kostenstellen Kostenträger [Projekte, SFB…] Produktkatalog

Grund für die Erstinventur Vermögensrechnung (Bilanz) Ergebnisrechnung Aktiva Passiva Aufwendungen Erträge Vermögen Liquide Mittel …. Doppik . . . . . . Kosten- und Leistungsrechnung Finanzrechnung Bilanz macht deutlich: Wo steckt Vermögen drin, Wo kommt es her Vermögen untergliedern Kostenarten Kostenstellen Kostenträger Einnahmen Ausgaben Vgl. EPOS/FM NRW

Kaufmännisches Rechnungswesen Einnahme/ Ertrag Finanzvorfall Kameralistik Einnahme 2009 Kaufm. Buchführung Ertrag 2010 Mieteinnahmen am 28.12.2009 für Januar 2010 (1.300 €); Betrag ist im Voraus fällig 1.300,- € 0,- € Zinseinnahmen für Festgelder zum Fälligkeitstermin am 05.01.2010 (50.000 €) 0 ,- € 50.000,- €

Kaufmännisches Rechnungswesen Ausgabe / Aufwand Finanzvorfall Kameralistik Ausgabe 2009 Kaufm. Buchführung Aufwand 2010 Zahlung der Pacht (12.000 €) für die Zeit vom 01.08.2009 - 31.07.2010 12.000,- € 5.000,- € 0,- € 7.000,- € Kauf eines MRT am 01.12.2009 (100.000 €); Nutzungsdauer 8 Jahre, linearer Werteverzehr 100.000 ,- € 1.042,- € 12.500,- €

12 Kaufmännisches Rechnungswesen Bewertungsunterschiede zw. Finanz- und Ergebnisbetrachtung Finanzrechnung Ergebnisrechnung Vermögensrechnung Invest. Abschr. Abschr. Material Material Material Material Anlagev. Personal Personal Personal Personal Anlagev. Jahr Lediglich ein anderer Blick durch die kfm. Brille – die gleichen Zahlen unter anderen Aspekten betrachtet. 01 02 01 02 01 02 Eine Vermögens- und Ergebnisrechnung ist für nach dem Wirtschaftlichkeitsprinzip arbeitende Institutionen unabdingbar!

Neu: Vermögens- und Ergebnisrechnung 13 Kaufmännisches Rechnungswesen Nutzen der Rechnungslegung Neu: Vermögens- und Ergebnisrechnung gibt Auskunft über: die Vermögensverwendung - Wo ist in der Hochschule überall Geld in Vermögensgegenständen gebunden? - Wie teuer waren diese in der Anschaffung? Wie hoch ist deren Wert heute? die Vermögensherkunft - Wie hoch ist das Eigenkapital, - Wie hoch sind die Verpflichtungen gegenüber anderen? die jährliche Entwicklung des Vermögens - Decken die Neuinvestitionen den jährlichen Wertverlust des bestehenden Vermögens ab? die jährliche Entwicklung und Zusammensetzung des Ergebnisses - Welche Teilbereiche der Universität erzielen Erträge? Wie setzen sich die Aufwendungen zusammen?

Ziele der WWU – für das Projekt EIVeR Entscheidung durch Kanzlerin Frau Dr. Böhm im Oktober 2006 Beginn der kaufmännischen Buchführung zum 01.01.2010 Fertigstellung der Eröffnungsbilanz Mitte 2010 Fertigstellung des ersten kaufm. Jahresabschlusses Ende 1.Quartal 2011

Agenda Begrüßung Hintergründe zum Projekt 15 Agenda Begrüßung Hintergründe zum Projekt Neue Kostenstellen- / Projektstruktur und Sachkonten Organisatorische Neuerungen und Neuregelungen Begleitende Unterstützung MACH Web Abrechnungsobjekte auswerten Detailbereich BAB Verzweigung in Konten, Perioden, Positionen Abrechnungsobjektgrunddaten Daten exportieren Anlagen auswerten  Zeit für Fragen 25.08.2009

Mittelherkunft Vier Teilhaushalte Zuschusshaushalt des Landes NRW = 1 16 Mittelherkunft Vier Teilhaushalte Zuschusshaushalt des Landes NRW = 1 Drittmittel = 2 Zuwendungen = 3 Studienbeiträge = 5 Keine Änderung ab 2010! =Kostenstellen Projekte 25.08.2009

Verbuchungsstelle heute: 17 Kaufmännisches Rechnungswesen – Neuerungen 2010 Kontierungselemente Verbuchungsstelle heute: Kostenart Kostenstelle Institut/ Dienststelle Projektnummer Fachbereich Ausgabeart Untertitel (nicht mehr TG 94)… Titel Kapitel Dritt- od. Erlassmittel TG 94 u.a. Kostenstelle / Projekt (Abrechnungsobjekt (Aobj) 1. Kostenrechnungssicht) Sachkonto 17

Kostenstelle / Projekt 18 Kaufmännisches Rechnungswesen 3 Kontierungselemente zur Rechnungsbearbeitung Verbuchungsstelle ab 2010 Abrechnungsobjekt Kostenstelle / Projekt (1. Kostenrechnungssicht) Sachkonto Abrechnungsobjekt Kostenträger (2. Kostenrechnungssicht) Wo? Wofür? Welche? = Budgetsicht =Kostenverursachend Mittelherkunft 1 = Zuschuss-HH 2 = Drittmittel (Projekte) 3 = Zuwendungen (Projekte) 5 = Studienbeiträge (Projekte) Lehreinheiten ,Produkte oder Projekte Kontenplan Splittbuchung mgl.!! Splittbuchung mgl.!! Splittbuchung mgl.!! 18

Kaufmännisches Rechnungswesen Besonderheit: 19 Kaufmännisches Rechnungswesen Besonderheit: Wenn Budget des Rektorats oder Fachbereichs, z.B. Möbel, Geräte, Internationalisierung: 1. Kostenrechnungssicht: Kostenstellen / Projekte 2. Kostenrechnungssicht: Projekte / Produkte Abrechnungsobjekt des Rektorats z.B. Möbelbudget Abrechnungsobjekt des Fachbereiches / Instituts aus 2. KoRe-Sicht z.B. Projekt, Produkt, Lehreinheit Wo? Budgetsicht Wofür? Kostenverursachend 25.08.2009

Kostenstelle / Projekt 20 Kaufmännisches Rechnungswesen Abrechnungsobjekte – 1. Kostenrechnungssicht Zuschuss-HH – 1 01 00001 Nr: 1 – z.B. Bereichs-Nr: 01 – lfd. Nummer 00001 Drittmittel – 2 9 10 0266 Nr: 2 – z.B. Projekt 9 10 0266 Zuwendungs-HH – 3 15 00001 Nr. 3 – z.B. Projekt 15 00001 Studienbeiträge – 5 06 2 10 01 23 Nr. 5 – z.B. FB 06 Verf. 2 Stud.Jahr 10 LE 01 Proj. 23 Kostenstelle / Projekt (Wo?) Hinweis: Überleitung der bisherigen Verbuchungsstellen in AObj. erfolgt in Kürze 20

21 Kaufmännisches Rechnungswesen Abrechnungsobjekte 2. Kostenrechnungssicht 21

22 22

Informationssystem MACHWEB Zugang – Allgemeine Informationen 23 Informationssystem MACHWEB Zugang – Allgemeine Informationen KASY bleibt als Archiv bestehen – Kennwort behalten! Rückmeldung Registrierungsanträge MACHWEB für 600 Personen mit ca. 6000 Verbuchungsstellen liegen vor daraus folgen Abrechnungsobjekte (AObj) Bekanntgabe der Zugangskennung und des Passwortes per Mail für MACH WEB Bekanntgabe der eingerichteten AObj Fehlerhafte Verbuchungsstellen ohne AObj durch Einrichtungen überprüfen Korrektur an Ruth.Wiebracht@uni-muenster.de mitteilen MACH-Web ist ausbaufähig. Kennwort sollte daher auch als ein solches behandelt werden!

Informationssystem MACHWEB Zugang – Einrichtungsschreiben 24 Informationssystem MACHWEB Zugang – Einrichtungsschreiben

Informationssystem MACHWEB Zugang – Einrichtungsschreiben 25 Informationssystem MACHWEB Zugang – Einrichtungsschreiben 1. Ziffer = Teilhaushalt, wichtig für Zuständigkeit

Informationssystem MACHWEB Zugang – Einrichtungsschreiben 26 Informationssystem MACHWEB Zugang – Einrichtungsschreiben Bei Projekten 1:1-Zuordnung

Informationssystem MACHWEB Zugang – Einrichtungsschreiben 27 Informationssystem MACHWEB Zugang – Einrichtungsschreiben Bei Kostenstellen: Mitteilung beachten oder nachfragen

Kaufmännisches Rechnungswesen Sachkonten (Auszug) 28 Kaufmännisches Rechnungswesen Sachkonten (Auszug) Verbuchungsstelle ab 2010 2009: Kosten- / Erlösarten 2010: Sachkonten Kontierungsrichtlinie / -hilfe ab 01.01.10 im Intranet

Zukünftiger Kontierungsstempel Fachbereich / Projekte Auflösung der Fest-legung od. Abschlag Zukünftiger Kontierungsstempel Fachbereich / Projekte Inventar-Nr. einkleben Eine Unterschrift ausreichend Wird zentral zur Verfügung gestellt: Anzahl/Bedarf bitte auf Zettel vermerken!

Agenda Begrüßung Hintergründe zum Projekt 30 Agenda Begrüßung Hintergründe zum Projekt Neue Kostenstellen- / Projektstruktur und Sachkonten Organisatorische Neuerungen und Neuregelungen Begleitende Unterstützung MACH Web Abrechnungsobjekte auswerten Detailbereich BAB Verzweigung in Konten, Perioden, Positionen Abrechnungsobjektgrunddaten Daten exportieren Anlagen auswerten  Zeit für Fragen 25.08.2009

Dezernat 5 Rechnungswesen - Controlling – Forschungsförderung – ab 01.01.2010 31 5.0 Dezernatsleitung Matthias Schwarte Projekt EIVeR Dieter Nienhaus Dr. Ekkehard Spilling 5.1 Budget- und Finanzcontrolling Dr. Bernd Klammer 5.2 Finanz-buchhaltung Reginald Schramm 5.3 Hochschul- planung Hermann Schmitz 5.4 Forschungs-förderung Dr. K. Steinberg 5.5 Personalbudget / -controlling Werner Primus Wirtschaftsplan Bewirtschaftung KLR / Controlling Steuern Vertrags- management Beteiligungen Kreditoren Debitoren Anlagen Zahlungsverkehr Geldanlagen Strukturplanung Kapazitätsplanung Entwicklungspl. Berichtswesen Evaluation Rechtsfragen Drittmittelprojekte Spenden Geschäftsstelle Forschungsbeirat Servicestelle Antragsberatung Personalbudget Personalbewirt-schaftung Personalcontrolling Personalstatistik Stellenplanführung

DEAL-Sitzung 19.11.09 Dezernat 5 Rechnungswesen - Controlling – Forschungsförderung – ab 01.01.2010 DEAL-Sitzung 19.11.09 32 5.0 Dezernatsleitung Matthias Schwarte Projekt EIVeR Dieter Nienhaus Dr. Ekkehard Spilling 5.1 Budget- und Finanzcontrolling Dr. Bernd Klammer 5.2 Finanz-buchhaltung Reginald Schramm 5.3 Hochschul- planung Hermann Schmitz 5.4 Forschungs-förderung Dr. K. Steinberg 5.5 Personalbudget / -controlling Werner Primus Wirtschaftsplan Bewirtschaftung KLR / Controlling Steuern Vertrags- management Beteiligungen Kreditoren Debitoren Anlagen Zahlungsverkehr Geldanlagen Strukturplanung Kapazitätsplanung Entwicklungspl. Berichtswesen Evaluation Rechtsfragen Drittmittelprojekte Spenden Geschäftsstelle Forschungsbeirat Servicestelle Antragsberatung Personalbudget Personalbewirt-schaftung Personalcontrolling Personalstatistik Stellenplanführung

Geschäftsbuchführung Dezernat 5 Rechnungswesen - Controlling – Forschungsförderung – ab 01.01.2010 DEAL-Sitzung 19.11.09 33 5.2 Finanzbuchhaltung Reginald Schramm Geschäftsbuchführung 33 Kreditoren Beate Südhoff Christina Hölpert Silvia Stolz Kathrin Ernst Meike Hartmann Helen Schappert Elisabeth Schattke Andrea Wiese Miriam Tollkamp Andreas Wolter Mechtild Merten Debitoren Joachim Stemmler Ellen Buick Susanne Kwiatkowski Gabriele Klich Anlagen Jutta Kemming Andreas Rolfes Zahlungsabwicklung Zahlungsverkehr Joachim Stemmler Ellen Buick Chr. Bensmann Geldanlagen Joachim Stemmler Reginald Schramm

Dezernat 5 Finanzbuchhaltung 34 Dezernat 5 Finanzbuchhaltung Kasse: befindet sich nunmehr im Gebäude Röntgenstr. 17, EG, nicht mehr Schlossplatz 2! Anlagenbuchhaltung: ist zuständig für alle Vermögensgegenstände, die abgeschrieben werden, also auch für Gegenstände zwischen 150,- € bis 1.000,- € 34

Besonderheiten bis Jahresende 2009 Handvorschuss / Bargeld 35 Besonderheiten bis Jahresende 2009 Handvorschuss / Bargeld Sämtliche Handvorschusskassen sind mit Stichtag 31.12.2009 per Inventurvordruck abzurechnen. Diese Inventurvordrucke sind bis zum Freitag, 15.01.2010 ausgefüllt an die Finanzbuchhaltung zurück zu geben Geldannahmestellen haben ihren Bargeldbestand zum Stichtag 31.12.2009 abzurechnen. Übergabe an die Kasse hat am 04.01.2010 zu erfolgen. 35

Neuerungen ab 01.01.2010 Änderungen bei Drittmittelprojekten 36 Neuerungen ab 01.01.2010 Änderungen bei Drittmittelprojekten Einstellung der Budgets (Erträge / Aufwendungen / Investitionen) pro Drittmittelprojekt. Finanzierungsplan ist Drittmittelanzeige nun zwingend beizufügen Einrichtungsschreiben bitte ab 01. Januar 2010 aufgrund von Änderungen genau beachten Ausgangsrechnungen/ Mittelanforderungen bitte 2-fach an Dez. 5.4 Neue Bankverbindung für Drittmittel seit 01.06.2009: WestLB AG Kto.-Nr: 1 267 012 Blz: 300 500 00 Gilt auch für lfd. Projekte bei denen Gelder angefordert werden! Hinweis: DFG-Mittelabrufverfahren bleibt wie bisher bestehen

Agenda Begrüßung Hintergründe zum Projekt 37 Agenda Begrüßung Hintergründe zum Projekt Neue Kostenstellen- / Projektstruktur und Sachkonten Organisatorische Neuerungen und Neuregelungen Begleitende Unterstützung MACH Web Abrechnungsobjekte auswerten Detailbereich BAB Verzweigung in Konten, Perioden, Positionen Abrechnungsobjektgrunddaten Daten exportieren Anlagen auswerten  Zeit für Fragen 25.08.2009

Nächste Schritte Begleitende Unterstützung Internetseiten: http://www.uni-muenster.de/Verwaltung/ivr FAQ-Seite Ansprechpartner und Zuständigkeiten Gedruckte Anleitungen Interne Richtlinien Screen-Casts Zentrale Servicenummer Tel.: 3 03 03 Schulungen in Gruppen zu max. 16 Teilnehmern (Fortbildungsprogramm der WWU) Kfm. Basiswissen (Fortbildungsprogramm der WWU)

39 Informationssystem KASY Überwachung / Bewirtschaftung Fachbereichsbudgets / Projekte

40 Informationssystem MACHWEB Überwachung / Bewirtschaftung Fachbereichsbudgets / Projekte Beispiel: Projekt 2xyz: …. in Abänderung unseres Bescheides vom 25.05.2009 werden die Mittel kassenmäßig nunmehr wie folgt zur Verfugung gestellt: Sach Pers Invest 8.000 € im Haushaltsjahr 2009 8.000 50.000 € im Haushaltsjahr 2009 35.000 15.000 98.900 € im Haushaltsjahr 2010 12.000 50.000 36.900 96.100 € im Haushaltsjahr 2011 7.000 75.000 14.100 _59.000 € im Haushaltsjahr 2012 6.000 53.000_______ 312.000 Gesamtsumme 33.000 213.000 66.000

Fragen Ihrerseits bis hierher? Ansonsten Live MACH-Web 41 Informationssystem MACHWEB Überwachung / Bewirtschaftung Fachbereichsbudgets / Projekte Fragen Ihrerseits bis hierher? Ansonsten Live MACH-Web

Agenda Begrüßung Hintergründe zum Projekt 42 Agenda Begrüßung Hintergründe zum Projekt Neue Kostenstellen- / Projektstruktur und Sachkonten Organisatorische Neuerungen und Neuregelungen Begleitende Unterstützung MACH Web Abrechnungsobjekte auswerten Detailbereich BAB Verzweigung in Konten, Perioden, Positionen Abrechnungsobjektgrunddaten Daten exportieren Anlagen auswerten  Zeit für Fragen 25.08.2009