Risikomanagement als Element der Vorsorge und Kontrolle – dargestellt am Beispiel des Deutschen Zentrums für Luft- und Raumfahrt, Köln Prof. Dr. Bernd J. Höfer Stellvertretender Vorstandsvorsitzender des Deutschen Zentrums für Luft- und Raumfahrt e. V. UFZ Leipzig 10. Dezember 2004

Das Risikomanagementsystem (RMS) im DLR - Von der Konzeption zur täglichen Anwendung - Nur der, der seine Risiken kennt, kann seine Chancen nutzen.

Gliederung Notwendigkeiten für ein RMS Eckpunkte des RMS im DLR Konzeptionsphasen Operative Einführung RMS-DV-Tool Beispiel Drittmittelauftrag Lessons Learned 2000-2005 2005 2000 2001 2002 2003 2004

Notwendigkeiten für ein RMS im DLR Ergänzung bestehender Überwachungssystemkomponenten Notwendigkeit der Verknüpfung des RMS mit der strategischen und operativen Planung Einführung eines standardisierten Risikomanagementprozesses mit Frühwarnsystem (KonTraG)

Integrale Unternehmens- überwachung RMS als Teil integraler Unternehmensüberwachung RMS als Teil integraler Unternehmensüberwachung SENAT VORSTAND Risikomanagement-system Unternehmens- controlling Integrale Unternehmens- überwachung Vertrags- politik Interne Revision Eine Folie aus der alten Präsentation als Anknüpfung für das aktuelle praktische Beispiel. Internes Kontrollsyste m Beteiligungs- controlling Projektmanagement Qualitäts- management

Risikomanagementprozess im DLR RM-Prozess in den Risikobereichen Risiko- identifikation analyse controlling Vorstand Risk- map durch Mitarbeiter u. Risiko-Koordinatoren in den Risikobereichen

Eckpunkte des RMS im DLR Der Risikomanagementsystem-Koordinator in der Organisationseinheit Controlling führt und kontrolliert das System. 12 Beobachtungsbereiche mit jeweils einem Risikokoordinator. Der Risikokoordinator ist verantwortlich für die Risiken in seinem Beobachtungsbereich. 3 Risikoklassen Bei Risikoklasse 1 und 2 muss der Risikokoordinator den Vorstand umgehend informieren. Operatives, permanentes Risikomanagement mit DV- Unterstützung. Risiken werden im DLR in einzelnen „Beobachtungsbereichen“ untersucht. Die 12 Beobachtungsbereiche derzeit: Auftragsmanagement Personal Finanzen Planung und Steuerung (Controlling) Unternehmensentwicklung und Außenbeziehungen Beschaffung Technische Infrastruktur Innovationsmanagement und Technologiemarketing Recht & Verträge Informations- und Kommunikationstechnik Raumfahrtmanagement PT Informationstechnik

Konzeptionsphasen des RMS 01 / 2000 Einrichtung einer Projektgruppe im Hinblick auf die Erfordernisse aus § 91 II AktG. 02 / 2000 Grobkonzeption und Identifikation der möglichen „Beobachtungsbereiche“, in denen Risiken auftreten können. 03 / 2000-09 / 2000 Erste Aufnahme der Risiken und Zuordnung zu Beobachtungsbereichen. 10 / 2000 Vorstellung einer (3x3)-Risikomatrix. Keine zahlenmäßigen Wertgrenzen. Unterscheidung von Brutto- und Netto-Risiko. Nennung von Maßnahmen. 2005 2000 2001 2002 2003 2004

Konzeptionsphasen des RMS 11 / 2000 Definition von Risikoindikatoren, Schwellenwerten und Toleranzgrenzen. 03 / 2001- 09 / 2001 Vollständige Risikoinventur: Neue 5x5 Matrix; Detaillierte Bewertung der Risiken, Brutto, Netto, Maßnahmen. 05 / 2001-12 / 2001 Erstellung des RMS-Handbuchs, Verabschiedung der Risikopolitik. Ausschnitt: 5x5 Risikomatrix Zwei Ausschnitte: Risikopolitik des DLR 2005 2000 2001 2002 2003 2004

5x5 - Risikomatrix RK 2: Risiken mit wesentlichem Einfluss auf die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage RK 1: Bestands- gefährdende Risiken NE BR RK 3: Relevante Restrisiken Durch Eingabe in das DV-Tool geschieht die Klassifizierung automatisch!

RMS-Handbuch, Risikopolitik Grundsatzerklärung: [...]Die Erreichung unternehmerischer Ziele und die Durchführung unternehmerischer Tätigkeiten ist immer mit Risiken verbunden. Risiken sind Bestandteil jeder unternehmerischen Entscheidung, die aber zugleich unvermeidbar sind für den geschäftlichen Erfolg. Es geht nicht darum, Risiken grundsätzlich zu vermeiden, sondern eine ausgewogene Balance zwischen Risiken und Chancen zu finden. Das Risikomanagementsystem des DLR liefert hierzu einen wichtigen Beitrag, indem es zur Erleichterung der Entscheidungsfindung notwendige und hilfreiche Risikoinformationen liefert. 2005 2000 2001 2002 2003 2004

RMS-Handbuch, Risikopolitik Risikopolitik, technische Bereiche: [...] Im Bereich Arbeits-, Umwelt- und Betriebsschutz erfolgt die Gefährdungsvermeidung oder -reduzierung nach den gesetzlichen Vorgaben unter Berücksichtigung des Standes der Technik auf Basis DLR-eigener fachkundiger Bewertung. Die gesetzlichen Vorgaben definieren dabei den einzuhaltenden Mindeststandard, welcher aktiv und regelmäßig überprüft und an die neuesten Entwicklungen angepasst wird. Erhöhte Aufwendungen sind nur dann zu tätigen, wenn sich ein spezifischer Nutzen (z.B. Erhöhung der Wirtschaftlichkeit durch Prävention und Prozessoptimierung) für das DLR ableiten lässt. [...] 2005 2000 2001 2002 2003 2004

Operative Einführung des RMS Die operative Einführung des RMS bedeutete im DLR: Dezentrales Erfassen der Risiken. Permanentes Risikomanagement der operativen Risiken, z.B. der einzelnen Projektrisiken. Anpassungen und Vereinfachungen des RMS- Konzepts an die praktischen Gegebenheiten und Probleme im Arbeitsalltag, u.a. durch Nutzung des DV-Tools. 2005 2000 2001 2002 2003 2004

RMS-DV-Tool Interne Anforderungen an das DLR RMS-DV-Tool: Grundsätzlich einsetzbar an jedem PC-Arbeitsplatz, d.h. hier Browserfähigkeit. Integration bestehender Berichtswege. Online-Freigabe von Risiken. Aufbau eines Workflows und aktive Unterstützung (z.B. Benachrichtigung) der Nutzer durch das System. 2005: Anpassung des DV-Tools. Wegfall der Unterscheidung zwischen Brutto- und Nettobewertung. Beispiel und Screen-Shots DV-Tool 2005 2000 2001 2002 2003 2004

Beispiel - Drittmittelauftrag: Plasma-Spritzbeschichtung eines Werkstücks Rahmendaten: 1. Auftrag zur Plasma-Spritz-Beschichtung eines vom Auftraggeber angelieferten Werkstücks in Güte X (Lohnveredelung). 2. Haftung des DLR bei Beschädigung des Werkstücks (550 T€ ) oder Beschädigung der Testumgebung beim Auftraggeber (2 M€). 3. Vertragsstrafe: Bei verspäteter Lieferung (Verzug) durch das DLR 1/100 des Auftragswertes pro Tag. Auftragswert: 300 T€.

Risikomanagement: Praktische Vorgehensweise am Beispiel eines Drittmittelauftrags Risiko-Identifikation Wo gibt es Risiken? Haftung Vertrags-strafen Risiko- Bewertung Wie hoch sind diese? höchstes Einzelrisiko: 2,55 M€ Eintritt mit >15 - 35% angenommen Risiko-Klassifizierung Welche Einstufung ergibt sich aus der Höhe der Risiken? Risikoklasse 2 für das größte Einzelrisiko Risiko- Steuerung Welche Maßnahmen sind not-wendig? Haftungs- & Vertrags-strafen-begrenzung Risiko- Dokumentation Werden alle Entschei- dungsträger ausreichend standardisiert & institution-alisiert informiert? DV-Tool Datenbank Risikoberichte

DV-Tool: Erfassung von Risiken und Gesamtübersicht FC-CO

Komfortable Risikobewertung Beispiel unter Hilfe Eingaben als Zahlwerte oder durch Anklicken der Auswahlpunkte. Berechnung der Risikoklasse automatisch. Existenzbedrohend (>25) Schwerwiegend (>10-25) Mittel (> 2,5-10) Gering (> 0,1-2,5) Unbedeutend (bis 0,1) Komfortable Risikobewertung Sehr wahrscheinlich (>65) Wahrscheinlich (>35-65) Möglich (>15-35) Unwahrscheinlich (>5-15) Sehr unwahrscheinlich (bis 5)

Vorteile des RMS für das DLR Optimierung und Ergänzung der strategischen und operativen Unternehmensüberwachung Verfügbarkeit einer Risk-Map für das Gesamt-DLR und die einzelnen Risikobereiche Einheitliche DV-gestützte Risiko-Kommunikationswege

Lessons Learned 1. Thema Akzeptanz des Risikomanagementsystems: Das RMS-Dokumentationssystem muss vorhandene Berichtswege aufgreifen und zusammenführen. Geringe Erfahrungswerte bei der Bewertung von Risiken lassen sich durch das Aufstellen realistischer Schadensszenarien kompensieren. 2. Thema Mut zur Individualität: Die in standardisierten RMS-Systemen benutzten (technischen) Indi- katoren wie Schwellenwerte, Toleranzgrenzen etc. passen nicht für Forschungsunternehmen/Wissenschaftsbetrieb.

Fazit Risikopolitik und Risikomatrix müssen von der Geschäftsleitung getragen werden. Verantwortung für Risiken muss in der Linie bei den Entscheidungs- trägern sein, die entsprechende Maßnahmen einleiten können. Wirksames Risikomanagement erfordert die Einbeziehung aller Mitarbeiter und die Verankerung in den Geschäftsprozessen des Unternehmens zur Schaffung einer Risikokultur. Das RMS für sich alleine verhindert nicht den Eintritt eines Risikos!

Danke für Ihre Aufmerksamkeit !!!  bernd.hoefer@dlr.de