Präsentation - eDoc Workshop, Rostock 12.05.03 Inhalt der Mappe Präsentation - eDoc Workshop, Rostock 12.05.03 Checkliste für die Einrichtung von eDoc an Ihrem Institut Kurzanleitung zur Dateneingabe auf eDoc

Struktur des Workshops Allgemeine Einführung / Überblick Konzept der Collections - Affiliations Allgemein Beispiel: Struktur in Gravitationsphysik Beispiel: Struktur im Fritz-Haber-Institut Nutzerrollen auf eDoc Jahrbuch Kampagne / WoS-Import (virtuelle Collection) Praktische Beispiele für den Umgang und die Dateneingabe auf eDoc

Inhaltsverzeichnis der Präsentation Motivation zum Aufbau von eDoc Seite 4 Unterschiedliche Plattformen für spezielle Szenarien Seite 5-6 Vorteile – eDoc Archival Seite 7 Vorteile der Selbstarchivierung aus Forschungssicht Seite 8-10 Qualitätskontrolle – Workflow Seite 11-12 eDoc Entwicklung & Nutzung (Mai 2003) Seite 13 Collections vs. Document Affiliations Seite 14 Nutzerrollen (eDoc Archival) Seite 15 Genre Types (Publikationstypen) Seite 16 Metadatenmodell Seite 17-18 Technik Seite 19 Organisation Seite 20 Copyright Seite 21-23 Wichtige Anleitungen und Dokumente Seite 24

Motivation zum Aufbau von eDoc Bereitstellung wissenschaftlicher Inhalte für ein globales Wissensnetz (siehe auch MIT DSpace, ETH E-Collection, CERN cds, arXiv, RePeC) Plattform für neue Formen der wissenschaftlichen Kommunikation und Zusammenarbeit Nachweis der wissenschaftlichen Produktivität der MPG Gegengewicht zu monopolistischen Tendenzen im wissenschaftlichen Verlagswesen

Unterschiedliche Plattformen für spezielle Szenarien eDoc Archival die vollständige Dokumentation des offiziellen wissenschaftlichen Outputs eines Instituts eDoc Community schnell und flexibel Dokumente gemeinsam verwalten und zugänglich machen eDoc Primary Sources Verwalten und Zugänglichmachen von forschungsspezifischen aufbereiteten Primärquellen und -daten eDoc Event Documentation Dokumentation von Workshops, Konferenzen, Meetings eDoc ePublication Unterstützung für Reihen und Zeitschriften, die von einem Institut herausgegeben werden eDoc Project Library eine interne Sammlung von relevanten (externen) Ressourcen einer Projektgruppe

Ein System für verschiedene Aufgaben Langfristiges Archiv der MPG eDoc Archival Instituts collections Archives OAI Data Provider Overlay Journals eDoc Event Documentation eDoc ePublication Publikation des MPG Jahrbuchs Einbindung von Publikationslisten in lokale Websites eDoc Primary Share Documents & Material eDoc Community

Vorteile – eDoc Archival ... für den Wissenschaftler stellt ein Archiv für die eigene Arbeit zur Verfügung erhöht die Verbreitung und den “Impact” seiner Forschung generiert Publikationslisten für den Lebenslauf … für das Institut steigert die Sichtbarkeit und erhöht das Ansehen fungiert als internes Gedächtnis für Forschungsarbeiten am Institut dient als Schaufenster, um Geldgeber, zukünftige Angestellte und Studenten zu werben … für die Gesellschaft fördert “open access” zu wissenschaftlichen Arbeiten trägt zu einem sich in der Entstehung befindlichen, weltweiten Wissenschaftssystem bei sichert die langfristige Erhaltung und Verfügbarkeit des akademischen Outputs eines Instituts

Vorteile der Selbstarchivierung aus Forschungssicht Die Selbstarchivierung von Forschungsergebnissen maximiert den Zugang zu wissenschaftlicher Forschung maximiert (und beschleunigt) den Impact damit wird die Produktivität und der wissenschaftl. Fortschritt gefördert und das Renommee des Wissenschaftlers und der Institution steigt “average of 336% more citations to online articles compared to offline articles published in the same venue” Lawrence, S. (2001) Free online availability substantially increases a paper's impact Nature 411 (6837): 521. http://www.neci.nec.com/~lawrence/papers/online-nature01/

Barrieren für den Zugang = Barrieren für den Impact Researchers write pre-refereeing “Pre-Print” Impact cycle begins: Research is done Submitted to Journal Pre-Print reviewed by Peer Experts – “Peer-Review” 12-18 Months Pre-Print revised by article’s Authors Refereed “Post-Print” Accepted, Certified, Published by Journal Researchers can access the Post-Print if their university has a subscription to the Journal New impact cycles: New research builds on existing research

Maximaler Zugang zur Forschung und Impact durch Selbst-Archivierung Refereed “Post-Print” Accepted, Certified, Published by Journal Impact cycle begins: Research is done Researchers write pre-refereeing “Pre-Print” Submitted to Journal Pre-Print reviewed by Peer Experts – “Peer-Review” Pre-Print revised by article’s Authors Researchers can access the Post-Print if their university has a subscription to the Journal New impact cycles: New research builds on existing research Pre-Print self-archived on eDoc New impact cycles: Self-archived research impact is greater (and faster) because access is maximized (and accelerated) Post-Print self-archived on eDoc 12-18 Months

Qualitätskontrolle - Nutzerrollen Selbst-Archivierung erfordert zusätzliche Qualitätskontrolle Inhaltlich - wissenschaftlich: Collection Authority Metadaten / technisch: Collection Moderator Dokumente auf eDoc müssen erst von Authority u. Moderator begutachtet sein, bevor die Metadaten u. evtl. d. Volltext öffentlich sichtbar sind Kein Dokument auf eDoc ist öffentlich sichtbar ohne vorherige Qualitätsprüfung.

Workflow für eDoc Archival Submission Phase Approval Process Release Organization Moderator approves & recommends pub status pub status for files can reject subm. on formal grounds checks metadata, file format etc. releases for public MPG Priv. User Depositor (Author) submits doc & recommends pub Status Institute Director Moderator approves releases for approves & recommends pub status requests to revise doc reviews content Authority If implemented Quality Review

eDoc Archival implementiert Status im Mai 2003 eDoc Archival implementiert 80 Institute geben zumindest bibliografische Angaben ein Einige stellen bereits umfangreiche Bestände an Volltexten ins Netz Wahrscheinlich eDoc Community und Primary Sources als nächste Implementierungsstufen eDoc Primary in Testphase mit Pilotinstituten z.B. MPI für Wissenschaftsgeschichte; Kunsthistorisches Institut in Florenz

Collections vs. Document Affiliations dient der Eingabe, Verwaltung und Kontrolle von Dokumenten auf eDoc muss sich an den Organisationsstrukturen eines Instituts orientieren braucht einen Moderator (für die Kontrolle der Metadaten, Dubletten etc.) und eine Authority (wissenschaftl. Qualitätssicherung) bestimmt den Workflow eines Dokuments auf eDoc Benennung soll inhaltlich erfolgen: z.B. Chemical Physics, kann aber auch nach Leitern erfolgen: z.B. Abt. Rühle Document Affiliation (DocAff) Gibt den institutionellen Zusammenhang der Entstehung des Dokumentes an MPG Unit (z.B. Institut), SubUnit (z.B. Abteilung), SubSubUnit (z.B. Forschungsgruppe, Projektgruppe) Fritz-Haber-Institut, Chemical Physics, Magnetic Resonance ermöglicht so die Generierung von Listen für Jahrbuch, Fachbeirat, Abteilungs- oder persönliche Webseiten

Nutzerrollen Local eDoc Manager (lokaler eDoc Beauftragter) Moderator Hauptansprechpartner im Institut für eDoc hat alle Rechte und kann neue Nutzer anlegen Moderator zuständig für Qualität d. Metadaten u. organisatorische Belange einer Collection; akzeptiert Dokumente und weist Zugriffsrechte für Volltext zu Metadateneditor hat das Recht Metadaten in einer Collection zu editieren, ohne neue Version zu kreieren Authority stellt die wissenschaftl. Qualität d. Dokumente sicher; autorisiert Dokumente auf eDoc Depositor hat das Recht, Dokumente in eine bestimmte Collection von eDoc einzugeben Publication Editor editiert Daten für das Jahrbuch der MPG, überprüft auf Vollständigkeit Nutzerrollen: siehe eDoc Handbuch http://edoc.mpg.de/3564 Kapitel 3.3.6

Genre Types (Publikationstypen) Trennung von Medium und Konzept z.B. Artikel werden als solche erfasst unabhängig ob Print oder eJournal Liste von Standard-Genre-Typen forschungs- und institutsspezifische Typen sind ergänzbar Kein Preprint-Genre (nur Status accepted, submitted, published, unpublished) Article, Book, InBook, Issue, Conference Paper, Conference Proceedings, Poster, Talk at Event, Conference Report, Lecture/Courseware, Thesis, PhDThesis, Habilitation, Expert Opinion, Patent, Dataset, Software, Interactive Resource, Series, Journal

Eigenes Metadatenmodell für eDoc Dump-down zu Dublin Core ist möglich Orientierung an bestehenden Schemata und Übernahme der Namenskonventionen Idee: Generalisierung der verschiedenen Anforderungen der Disziplinen Ausbaustufe für eDoc 2: Institute können ihre eigenen Metadaten flexibel hinzufügen (geplant)

Metadatenmodell author editor translator painter .... subsubunit external MPG unit role organizational affiliation MPG: yes/no people research project name genre specific bibliographic information Peer Review Internal Review No Review Editorial Review eDoc Document subject classification edoc-wide collection specific free keywords refereeing document status pub status administrative educational submitted accepted published unpublished audience file specific yes/no edoc workflow expert popular related docs versioning metadata on metadata alt. resource source references

Technik Bewusste Entscheidung für Eigenentwicklung nach eingehendem Studium von eprints, greenstone, cds Software System Datenbank: PostgreSQL (Unicode Unterstützung) Code: Embedded Perl Server: Sun Solaris, Apache, TomCat Interfaces Open XML-Interface (via http) (geplant) Integration MPG-SFX-Server (Linking von Volltext) OAI Interface für Metadaten-Harvesting (geplant) Batch-Upload für XML-Daten und Daten aus Endnote, Reference Manager und dem Web-of-Science (ISI) Export nach BibTeX, Endnote, Reference Manager, XML (geplant) Formatierter Listenausdruck in Standardlayout (geplant)

Weiterentwicklung durch das ZIM Organisation erster Prototyp implementiert Juli 2002 (entwickelt im Fritz Haber Institut) Weiterentwicklung durch das ZIM kontinuierliche Verbesserung und Redesign in enger Zusammenarbeit mit Pilotinstituten Kooperation zwischen Instituten und eDoc/ZIM für spezielle Projekte z.B. KHI, Archimedes enge Zusammenarbeit mit den Bibliotheken und IT-Verantwortlichen bei der Einführung von eDoc an den Instituten

Surf Foundation: http://www.surf.nl/copyright/ Copyright I Expertise des MPIs für Geistiges Eigentum, Wettbewerbs- und Steuerrecht (Prof Hilty) erster Vorschlag eingegangen Endgültige Expertise im Frühjahr 03 (Neues dt. Urheberrechtsgesetz ist dann verabschiedet) Externe Aktivitäten: ROMEO: UK project to investigate copyright policies around OAI/selfarchiving http://www.lboro.ac.uk/departments/ls/disresearch/romeo/index.html Surf Foundation: http://www.surf.nl/copyright/

Copyright II Expertise des MPIs für Geistiges Eigentum, Wettbewerbs- und Steuerrecht Inhaber der Urheberrechte sind die Wissenschaftler und nicht die MPG MPG/eDoc muss einfaches Nutzungsrecht von Wissenschaftlern erwerben Für bereits bei Verlagen veröffentlichte Paper muss einfaches Nutzungsrecht eingeholt werden Für zukünftige Veröffentlichungen sollte sich die MPG einfaches Nutzungsrecht von den Autoren geben lassen und von Autoren verlangen, dass sie keine exklusiven Verträge mehr mit Verlegern unterschreiben.

RoMEO Project (Loughborough): Rights MEtadata for Open archiving Proportion of journals formally supporting self-archiving (already 55%) continues to grow Quelle: http://www.lboro.ac.uk/departments/ls/disresearch/romeo Anmerkung ZIM: Auswertung basiert auf einem Fragebogen, der an Herausgeber von wiss. Zeitschriften ging. Die Auswertung generalisiert sehr stark und berücksichtigt damit nur ungenügend die im Detail sehr unterschiedlichen Praktiken der Verlage, die hier unter „supporting self-archiving“ aufgeführt werden. Bitte vor Weiterverwertung im Detail die Auswertung (siehe Link) ansehen!

Wichtige Anleitungen und Dokumente eDoc Handbuch (umfangreiche Erklärung d. Struktur, Einrichtung u. Funktionalitäten von eDoc) http://edoc.mpg.de/3564 [PDF] (1.941kb) Kurzanleitung zur Dateneingabe http://edoc.mpg.de/3591 [PDF] (187kb) Technical Documents: Alle automatisch hochgeladenen Daten müssen diesem XML-Schema entsprechen Schema [XSD] Documentation of Schema: [HTML] Schema with Links to Documentation: [HTML] Dokumente für das Jahrbuch der MPG Liste aller zwingend notwendigen Felder für das Jahrbuch der MPG (inkl. Hinweisen zur Eingabe auf eDoc) http://edoc.mpg.de/3562 [PDF] (119kb) Aufforderung zur Dateneingabe über eDoc http://edoc.mpg.de/3394 [PDF] (146kb) Anhang zum Brief des Präsidenten - erste Kurzversion der oben stehenden Dokumente "eDoc Handbuch" und "Pflichtfelder" http://edoc.mpg.de/3393 [PDF] (25kb)

Fragen zur Implementierung und Nutzung an anderen Instituten: Ein Projekt des Heinz Nixdorf Zentrums für Informationsmanagement in der Max-Planck-Gesellschaft Fragen zu eDoc: Gerhard Beier g.beier@zim.mpg.de +49-(0)89-3299-1552 Ulla Tschida u.tschida@zim.mpg.de +49-(0)89-3299-1571 edoc-support@zim.mpg.de Fragen zur Implementierung und Nutzung an anderen Instituten: edoc-forum@zim.mpg.de (Mailingliste zum Erfahrungsaustausch von Anwendern) http://edoc.mpg.de