Intranet-Portal mit Microsoft SharePoint Portal Server Matthias Gimbel, Thomas Kömmerling WWI00B

Gliederung 1. Motivation 1.1 Alltag im Büro… 2. Portal 2.1 Definition 2.2 Anforderungen 3. MS SharePoint Portal Server 3.1 Überblick 3.2 Funktionalitäten 3.3 Architektur nach Gartner Group 3.4 Schnittstellen 3.5 Versionsverwaltung 4. Alternativen 5. Fazit 6. Quellenverzeichnis M 0,5m --- Mitte 2,2 cm

Alltag im Büro… Wo sind meine Änderungen? Wo ist bloß das Dokument XY? Motivation Alltag im Büro Portal MS SharePoint Portal Server Alternativen Fazit Wo sind meine Änderungen? Wo ist bloß das Dokument XY? Was? Du hast das schon mal gemacht? Und ich such‘ mir den ganzen Tag die Informationen zusammen! Hilfe! Ich sehe den Wald vor lauter Bäumen nicht! Welche Informationen sind denn nun wirklich wichtig? M&T Verweis auf studenten@ba-loerrach.de  Verkaufe, Suche, etc. Mitarbeiter bearbeitet Dokument anderer Mitarbeiter will ebenfalls Änderungen vornehmen, bearbeitet Kopie und überschreibt vorherige Version mit Änderungen des ersten Mitarbeiters Vergebliche Suche nach Informationen im Intranet Mitarbeiter weiß nicht, dass die Information bereits Vorhanden ist und beschafft sie unter hohem Zeitaufwand neu jeder Mitarbeiter verwendet eigene, nicht standardisierte Dokumentenvorlagen Informationsüberflutung: Quantität vs. Qualität Wichtige Informationen gehen in der Masse von unwichtigen verloren

Software-Tool zur Beseitigung Lösung: Intranet-Portal Lösungsansatz Motivation Alltag im Büro Portal MS SharePoint Portal Server Alternativen Fazit Software-Tool zur Beseitigung dieser Probleme Lösung: Intranet-Portal T: 0m Wie können wir diese Probleme beseitigen? Lösung: Intanet Portal

Definition Portal Motivation Portal Definition Anforderungen MS SharePoint Portal Server Alternativen Fazit i.d.R. Browser-basierter, einheitlicher und konfigurierbarer Zugang zu den unterschiedlichsten Informationsquellen bietet Informationen und mehr, z.B.: umfangreiche Linksammlungen Kleinanzeigen Diskussionsforen personalisierte und abgesicherte Bereiche leistungsfähige Suchfunktionen hohe Aktualität T: 1m Da stellt sich nun die Frage, was ein Portal eigentlich ist. Zugang zu unterschiedlichsten Informationsquellen über den Browser Was bietet mit ein Portal an Informationen Informationen und mehr!

Anforderungen Zentrale Datenhaltung Motivation Portal Definition Anforderungen MS SharePoint Portal Server Alternativen Fazit Zentrale Datenhaltung von außen erreichbar, Zugriff über Browser Suchfunktion über alle Inhalte einfache und schnelle Informationsverbreitung die Information findet mich, ich muss sie nicht suchen Gruppenbewußtsein leichte Integration in die bestehende Infrastruktur intuitive Bedienbarkeit und Alltagstauglichkeit Vergabe von Berechtigungen auf der Grundlage der bestehenden Benutzerverwaltung T: 2m Welche Anforderungen stellen wir an dieses Portal? Zentrale Datenhaltung, von außen erreichbar -> Ubiquität, Redundanzen vermeiden, Beispiel: vor Ort beim Kunden Suchfunktion Informationsverbreitung Information findet mich, d.h. dass ich automatisch I. bekomme die mich interessieren. Ich abonniere z.B. den Projektordner -> Funktion später. Leichte Integration: System passt sich mir an, nicht ich dem System Nutzung der bestehenden Benutzerverwaltung, nicht eine gesonderte Benutzerverwaltung Wir haben uns das an einem Beispiel mal angesehen…

Beispiel M

Überblick Hard- und Software-Anforderungen Motivation Portal MS SharePoint Portal Server Überblick Funktionalitäten Architektur Schnittstellen Versions- verwaltung Alternativen Fazit Hard- und Software-Anforderungen Minimum: Pentium III, 256 MB RAM Windows 2000 Server SP1, IIS 5 bei vielen Benutzern wird Server-Farm empfohlen Features Integration in das Betriebssystem und in MS Office 2000 Zugriff über Windows Explorer und Internet Explorer Authentifizierung über Domänen-Anmeldung Unterstützung verschiedener Technologien für dynamische Web-Publikation Aber Microsoft Betriebssystem empfohlen nur teilweise Unterstützung anderer Browser M Verschiedene Rollen: Koordinator, Autor, Leser

Funktionalitäten Erweiterte Suchfunktion Motivation Portal MS SharePoint Portal Server Überblick Funktionalitäten Architektur Schnittstellen Versions- verwaltung Alternativen Fazit Erweiterte Suchfunktion Indexierung und Schlagwortvergabe Kategorienbildung Dokumentenmanagement Office Integration Versionierung mit Sicherung der vorherigen Versionen und Möglichkeit zum Rollback effektiver Informationsaustausch Ankündigungen Diskussionen über Inhalte Unterstützung von Gruppendiskussionen zu Inhalten M

Funktionalitäten Abonnement von Objekten, z.B. Ordner Dateien Motivation Portal MS SharePoint Portal Server Überblick Funktionalitäten Architektur Schnittstellen Versions- verwaltung Alternativen Fazit Abonnement von Objekten, z.B. Ordner Dateien Kategorien Suchabfragen Benachrichtigung bei Änderung oder Neuanlage von Dokumenten im abonnierten Ordner Verwendung von Kategorien zur Vermeidung von Redundanzen Mehrfachverknüpfung von Informationen M Zentrale Haltung eines Dokumentes mit Verknüpfung aus mehreren Ordnern

Architektur nach Gartner Group Präsentation Motivation Portal MS SharePoint Portal Server Überblick Funktionalitäten Architektur Schnittstellen Versions- verwaltung Alternativen Fazit Client Anwendung Server Anwendung M Datenhaltung Kooperative Verarbeitung

Schnittstellen Verwendung verschiedener Interfaces XML HTTP Motivation Portal MS SharePoint Portal Server Überblick Funktionalitäten Architektur Schnittstellen Versions- verwaltung Alternativen Fazit Verwendung verschiedener Interfaces XML HTTP ADO (ActiveX Data Objects) WebDAV (Web Distributed Authoring and Versioning) T: 0,5m Das System verwendet verschiedene Schnittstellen: XML für http, da es auf Internettechnologie basiert ADO  Einbettung beliebiger Objekte in Webseite, Übertragung und Ausführung auf dem Client( MIME-Types) -> Screeshot WebDAV = HTTP-Erweiterung  Ermöglicht das Sammeln von Metadaten, Ein- und Auschecken, Locking

Screenshot Portal Server - Startseite T: 1m Personalisiert Verschiedene Bereiche Abonnements Diskussions-Leiste, wie das mit den Diskussionen auf Dokumentenebene aussieht, möchte ich ihnen noch mal genauer zeigen.

Screenshot Portal Server - Diskussion T: 1m Hier sieht man nun ein Word-Dokument im Browser geöffnet (ADO) Unten sehen sie einige Diskussionsbeiträge zu diesem Dokument Neue Diskussion, antworten,… Das waren die Diskussionen und wie funktioniert das mit der Versionsverwaltung von Dokumenten?

Versionsverwaltung Motivation Portal MS SharePoint Portal Server Überblick Funktionalitäten Architektur Schnittstellen Versions- verwaltung Alternativen Fazit T: 0.5m Veröffentlichtes Dokument mit Version 1.0, wie gerade eben dieser Jahresbericht Autor checkt das Dokument am Portal Server aus und überarbeitet es Dann checkt er es wieder ein. Das Dokument erhält die Version 1.1, Die Leser sehen aber immer noch 1.0 Er checkt es wieder aus und macht erneut Änderungen, Somit hat es die Version 1.2. Er leitet es zur Genehmigung weiter, es wird genehmigt und wird zur Version 2.0, die nun veröffentlicht wird Alternativen und Resumé

Versionsverwaltung Motivation Portal MS SharePoint Portal Server Überblick Funktionalitäten Architektur Schnittstellen Versions- verwaltung Alternativen Fazit T: 0.5m Veröffentlichtes Dokument mit Version 1.0, wie gerade eben dieser Jahresbericht Autor checkt das Dokument am Portal Server aus und überarbeitet es Dann checkt er es wieder ein. Das Dokument erhält die Version 1.1, Die Leser sehen aber immer noch 1.0 Er checkt es wieder aus und macht erneut Änderungen, Somit hat es die Version 1.2. Er leitet es zur Genehmigung weiter, es wird genehmigt und wird zur Version 2.0, die nun veröffentlicht wird Alternativen und Resumé

Alternativen iPlanet (SUN) Intrexx (United Planet) Motivation Portal MS SharePoint Portal Server Alternativen Fazit iPlanet (SUN) Intrexx (United Planet) PHProject (Open Source) VIP Enterprise (Gauss) Plumtree Corporate Portal (Plumtree) Viador E-Portal (Viador ) Livelink (Opentext) Vignette V6 (Vignette ) M

Fazit Sinnvolle Ergänzung zu Exchange / Outlook kostenintensive Lösung Motivation Portal MS SharePoint Portal Server Alternativen Fazit Sinnvolle Ergänzung zu Exchange / Outlook kostenintensive Lösung Preis-Leistungs-Verhältnis für Kleinunternehmen nicht unbedingt erforderlich Datenüberführung von Ordnern in das Portal Einarbeitung erforderlich, aber intuitive Bedienung Akzeptanz beim Nutzer erforderlich M Verlagerung von Masseninformationen vom Mailing auf das Portal

Quellen Microsoft TechNet: Microsoft SharePoint Portal Server Dokumentation Unix Open 01/2002, Seite 56 www.microsoft.com www.contentmanager.de www.glossar.de www.infoweek.ch