Herzlich Willkommen 14. DFN-Arbeitstagung über Kommunikationsnetze Tutorium - Web Content Management Systeme Präsentation vom 14.06.2000 Oliver Zschau Gauss Interprise AG Product Manager © 2000 Gauss Interprise AG Software Solutions, Hamburg

Personalia Dipl.-Ing. Medientechnik (FH) Studium der Medientechnik / Multimedia an der University Of Applied Sciences Mittweida (FH) - 1995 - 2000 Diplomarbeit „Web Content Management - Einführung / Konzepte / Software“ bei Icon Medialab, Hamburg - 1999 Website www.contentmanager.de im Rahmen der Diplomarbeit - seit Mai 1999 Product Manager bei der Gauss Interprise AG, Hamburg - seit Ende 1999

Gauss Interprise AG Gauss Interprise ist einer der weltweit führenden Anbieter von Content und Portal Management für die eCorporation Gauss Interprise ist Marktführer in Deutschland und weltweit technologisch führend Gauss Interprise bietet Softwareprodukte und Dienstleistungen, mit denen Unternehmen und Institutionen ihr Int(*)net schneller und einfacher aufbauen, pflegen und verwalten können

Agenda Einführung Konzepte Software Ausblick Live Demo © 2000 Gauss Interprise AG Software Solutions, Hamburg

Agenda - Einführung Anforderungen an eine Website Evolution der Websites Informationsstrukturen im Web Der Content Life Cycle Herkömmliches Web-Publishing Web-Publishing mit einem WCMS © 2000 Gauss Interprise AG Software Solutions, Hamburg Kosten einer Website Begriffsbestimmung Digitale Wertschöpfungskette

Anforderungen an eine Website Integration Pflege Commerce Interaktion Community Applikationen Ease of Use Befähigung Motivation Dezentral Website Inhalte Design Aktualität Bereitstellung Verfügbarkeit Nutzbarkeit Time to Web Fähigkeiten Ressourcen Qualität Kosten Wissen

Evolution der Websites Heute 2001/02 2002+ Get the house in order die meisten Webseiten sind schwer zu navigieren Inhalte sind in verschienden Formaten und an unterschiedlichen Standorten größter Kritikpunkt: “lack of relevance” Expand and automate existing Web efforts erweiteter Index für multi-site Search Personalisierung Formalisierung von Inhaltserzeugung Content “Wedding” um Seiten managen zu können “Add bells an whistles“ Evolution von komplexer Personalisierung enge Integration mit externen Content Providern Problem Strategien Quelle: META Group 1999

Informationsstrukturen im Web Änderungsfrequenzen: statische Informationen (einmal erstellt, nie Verändert, Anwendung: Dokumentation) Dynamische Informationen (unterliegen ständiger Veränderung; aktuelle Informationen) Semidynamische Informationen (Mischform aus statischer und dynamischer Information) Aktuell: es herrschen statische bis semidynamische Informationen vor, die ständig erweitert werden  dynamischer Prozeß Trend: dynamische Informationen auf Websites, die als Portale agieren

Der Content Life Cycle Erstellung Kontrolle Freigabe Publikation Interner Bereich Externer Bereich Autoren erstellen Inhalte Erstellung Bei Fehlern: Wiedervorlage Kontrolle Überprüfung der Inhalte durch Verantwortliche Freigabe Publikation Veröffentlichen Bei positiver Kontrolle der Inhalte Archivierung (internes Archiv) (öffentliches Archiv)

Herkömmliches Web-Publishing Redakteur Techniker Inhalte Website Programmierung Design & Inhalte

Herkömmliches Web-Publishing Webmaster ist Bottleneck des Informationsflusses Inhalte werde nicht von denen ins Web gestellt, die diese erstellen Lange Aktualisierungszeiten Keine Verteilung der Ressourcen im Publishingprozeß Keine Berücksichtigung der Mitarbeiterkompetenzen

Web-Publishing mit einem WCMS Redakteur Techniker CMS Website Inhalt Administration

Web-Publishing mit einem WCMS Informationsfluß wird durch eine Vielzahl von Mitarbeitern bestimmt Inhalte werden von denen ins Web gestellt, die diese erstellen Starke Verkürzung der Aktualisierungszeiten Zunehmende Verteilung der Ressourcen im Publishingprozeß Mitarbeiter werden entsprechend ihrer Kompetenz in den Publishingprozeß eingebunden

Kosten einer Website - Ohne WCMS Kosten für erstmalige Entwicklung Kosten für Pflege und Wartung 10% 90%

Kosten einer Website - Mit WCMS Umfang der Website K o s t e n u d A f w a herkömmliches Web-Publishing Web-Publishing mit WCMS

= Web Content Management System Begriffsbestimmung - WCMS Web - Internet - Intranet - Extranet Content - Text - Bilder - Sounds - Videos Management - Erstellung - Bearbeitung - Verwaltung - Publikation -Archivierung System = Web Content Management System

Abgrenzung - DM / KM / CM Dokumentenmanagement: Knowledgemanagement: Content Management:

Digitale Wertschöpfungskette Idee Management Information Wissen Prozesse / Geschäft W e r t s c h ö p f u n g Editoren Web Content Management * Dokumentenmanagement Abschnitte der Wertschöpfung Unterstützende Softwaredomänen Knowledge Management

Agenda - Konzepte Evolution Content Management Komponenten eines WCMS Serverkonzepte Leistungen und Nutzen von WCMS © 2000 Gauss Interprise AG Software Solutions, Hamburg

Evolution Content Management [1] Funktionale Differenzierung der Mitarbeiter Zentral/Dezentral Treiber 1. Generation Gering: Webmaster ist „Mädchen für alles“ Chaotisch „Grass roots“, Internet-Enthusiasten 2. Generation Mittel: Webmaster, Designer, Redakteure Versuch der Rezentralisierung Marketing oder IT 3. Generation Hoch: Designer,Web-master, Anwen-dungsprogram-mierer, Content-Lieferanten Föderativ Marketing, Fachabteilungen + IT

Evolution Content Management [2] von Content Dynamisierung Personalisierung Anwendungs-integration 1. Generation Manuell Rudimentär Keine 2. Generation Mit Web Content Management Sys Getrennt von Content (CGI, ..) Rudimentär Proprietär, losgelöst von WCMS 3. Generation Mit WCMS und individualisiert Integriert und interagierend mit Content Integriert mit WCMS „Component Ware“, WCMS-Integration

Evolution Content Management [3] Suche Navigation Meta-Daten Sicherheit 1. Generation Rudimentär Navigation?? Unstrukturiert Paßworte, User-basiert 2. Generation Klassische Volltext-Suche teilweise generiert Mit WCMS Unterstützung Paßworte, Zertifikate, User-basiert 3. Generation Intelligente Suche Automatische Kategorisierung Integraler Bestandteil des Portals + User, Gruppen, Rollen

Komponenten eines WCMS

Was sind Assets? Übliche Webinhalte: Bilder, Grafiken, Text Multimediale Assets: (streaming) Audio / Video Applikationsgebundene Dokumente: Word, PDF, ... Transaktionelle Assets: Warenkörbe, Sessions, ... Community-Contents: Foren, Chat

Das ist eine Überschrift Trennung von Inhalt und Layout Template Internetseite Bild: Überschrift: Text: Das ist eine Überschrift Das ist ein Text. Inhalte Formatierung Publikation Das ist eine Überschrift Das ist ein Text. Das ist ein Text. Das ist ein Text.

Trennung von Inhalt und Layout Einfaches und schnelles Publizieren von Inhalten Einfaches Re-Design über Änderung an Vorlagen/Templates Vielseitige Exportmöglichkeiten Medienneutrale Speicherung der Informationen (in Zukunft) Mehrfache Nutzung der zentral gespeicherten Assets Splitting in einzelne Content-Elemente Verknüpfung der Assets mit META-Informationen Verknüpfung der Assets mit einem Workflow

Eigenschaften Assetmanagement Assetablage (datei- oder datenbankbasiert) Zuordnung von Attributen Authoringmöglichkeiten (Sitemaps, Indizes, Navigation) Versionierung und Rollback Editoren und/oder formularbasierte Eingabe Mehrsprachigkeit und Multilingualität Belegungsplatzkontrolle

Workflowkomponente

Rechte und Rollen s y S g r m z f i n e a h t M u A o C Administration Chefredakteur Redakteur Grafiker Administrator A u t h e n i f z r g C o M a m S y s Administration der Inhalte Erstellen neuer Inhalte Templates und Grafiken

Rechte und Rollen Berechtigung auf drei Ebenen: Chefredakteur Benutzer Gruppen Rollen Redaktion Chefredakteur Ernst Meyer

Freigabezyklus Website Neue Vorlage Inhalte Inhalte akzeptiert Redakteur Chefredakteur Website Neue Inhalte Revision Vorlage Inhalte akzeptiert Nachbearbeitung notwendig

Workflow für die Erfassung von Inhalten

Eigenschaften Workflowkomponente Rollenbasiertes Arbeiten Digitaler Freigabezyklus von Inhalten (Qualitätssicherung) Aufgabenzuordnung und -verteilung Statusanzeigen Benachrichtigungen Einbindung der Mitarbeiter nach Kompetenz Teamorientiertes Arbeiten (Collaboration)

Benutzer- und Zugriffsverwaltung

Benutzer- und Zugriffsverwaltung Benutzerverwaltung: Zuordnung von Rollen und Berechtigung Einteilung in Arbeitsgruppen Integration in IT-Struktur (LDAP, Windows NT) Zugriffsverwaltung: Schutz der Infrastruktur vor Fremdeinwirkungen bereichsweise Zugriffsberechtigungen Geschütztes Editieren in teamorientierter Umgebung

Export- und Importschnittstellen

Export- und Importschnittstellen Dokumente aus/in andere Anwendungen (z.B. Office) Datenbankzugriffe bestehende Websites Content Synication XML Erweiterbarkeit: offene API (Java, XML, ...) Verwendung von Skriptsprachen (ASP, PHP, JSP, CGI‘s) ergänzende Software

Serverkonzepte Publishing / Staging

Content Management System Serverkonzepte Daten Server Content Management System Redakteure Grafiker Techniker Nutzer dynamisches Publishing

Leistung von Web Content Management Web Content Management stellt eine grundlegende Infrastruktur für alle content-abhängigen Web-Operationen dar. ermöglicht die dezentralisierte Erstellung und Pflege von Inhalten unterstützt die Trennung von Inhalt und Layout unterstützt die Erstellung von Internet-Seiten ermöglicht Änderungs-/Versionskontrolle von Web-Objekten ermöglicht Vorbereitung (QS-Workflow) unterstützt Link-Konsistenz unterstützt Ablaufzeiträume von Web-Objekten, intelligente Inhaltsplanung unterstützt Benutzer-Rollenprofile und steuert die Zugriffsberechtigung ermöglicht Multi-Web-Site Management und Einsatz unterstützt das intelligente Auffinden von Informationen unterstützt APIs für einfache Einbindung aller Anwendungen in ein Portal.

Web Content Management ist der Motor für erfolgreiches Web Business Nutzen von Web Content Management Web Content Management ist der Motor für erfolgreiches Web Business extreme Reduzierung der Gesamtkosten (TCO) von Web-Operationen Verbesserung der Qualität und Aktualität der Website einfache inhaltliche Gestaltung für jeden Benutzer bessere und schnellere Chancen im E-Business unterstützt eine einheitliche Oberfläche (Applikationen, Benutzer, Service, Content-Typen)

Agenda - Software Klassen von WCMS Der WCMS-Markt Auswahlkriterien für ein WCMS Web-Projekte mit WCMS © 2000 Gauss Interprise AG Software Solutions, Hamburg

Klassen von WCM - Anwendungsgebiete Einteilung nach Anwendungsgebieten und nach Unterstützung des Content Life Cycle: WCMS: Lifecycle Umfassende Anwendungen, die den gesamten Prozeß der Informationsverwaltung auf Websites (Content Life Cycle) abdecken. WCMS: Publishing Anwendungen mit Gruppenarbeitsunterstützung und Verwaltungsfunktionen zum Erstellen und Betreuen von Websites. WCMS: Intranetlösung Anwendungen für vorrangigen Intraneteinsatz. HTML-Anwendungen Anwendungen, vorrangig zum Bearbeiten von HTML-Seiten, mit zusätzlichen Funktionen zur Verwaltung einer Website. WCM-Agenturlösungen Anwendungen, die nur als Projektlösung und nicht als eigenständiges Produkt existieren.

Klassen von WCM - Anwendungsgebiete Eine Auswahl aus über 60 Produkten: WCMS: Lifecycle StoryServer (Vignette), VIP‘ContentManager (Gaus Interprise AG), NPS (Infopark AG), InfoOffice (InfoOffice AG) ... WCMS: Publishing Hyperwave (Hyperwave GmbH), PANSITE (Pansite GmbH), Blade Runner (e-content-company), Web Integrity (MKS Inc.), ... WCMS: Intranetlösung Livelink (OpenText), Dice 4 (novolabs GmbH), iRacer (Herrlich & Ramuschkat), ... HTML-Anwendungen Frontpage 2000 (Microsoft), Authoring Server Suite 3.0 (NetObjects), Dreamweaver 3.0 (Macromedia) WCM-Agenturlösungen Corporate Online Publishing Service (Cinetic GmbH), FELDMANN new media system (Feldmann media group), iIo (Icon Medialab Inc.), ...

Klassen von WCM - Paradigma Publishing Verwaltung Web-Content in starker Anlehnung an herkömmliche Redaktionsprozesse (z.B. Belegungsplatzkontrolle) Business Einbindung in vorhanden IT-Strukturen zur Präsentation von Web-Inhalten und Back-End-Systemen (z.B. CRM, ERP) Groupware Web Content Management basierend auf einer Groupwarelösung wie z.B. Lotus Notes

Beispiel: Vignette Produkt: Vignette/V5 (vormals: Storyserver 4)

Beispiel: Gauss Interprise Produkt: VIP‘ContentManager 5e

Beispiel: Imperia Produkt: Imperia 5

Beispiel: Infopark Produkt: NPS 4

Beispiel: InfoOffice Produkt: InfoOffice - RedDot

Beispiel: Pironet Produkt: pirobase 4

Beispiel: CM AG Produkt: CM4All - ASP-Lösung

Beispiel: Framfab Produkt: Open CMS - Open Source

Dokumentenmanagement Der WCMS-Markt Programmiertools Dokumentenmanagement Web Content Management Knowledgemanagement Applikationserver Tangierende Softwaredomänen

Prognose der META Group: Der WCMS-Markt Prognose der META Group: “As users and vendors increasingly recognize the importance of providing access to all relevant content for decision making, they will drive a $ 10B content management (CM) market by 2004 and further CM vendor consolidation prior to 2003. Beyond 2005, no more than five e-business keiretsus will dominate G2000 e-business technology.” EBS - META Delta, 19. Mai 2000  Marktvolumen von 10 Billionen Dollar im Jahre 2004  Marktkonsolidierung bis 2003  ca. fünf wichtige Player

Der WCMS-Markt Systeme seit höchstens drei Jahren am Markt Standardisierter Funktionsumfang eines WCMS bildet sich Noch keine wirklich standardisierten Lösungen Unzureichende Vergleichsmöglichkeiten Einsatz sehr projektabhängig Langsame Ausprägung von einheitlichen Begrifflichkeiten Meist sehr junge Unternehmen am Markt Mittelfristige Marktbereinigung Ca. fünf Produkte werden sich langfristig behaupten

Auswahlkriterien für ein WCMS Die Wahl eins WCMS ist eine strategische Entscheidung! Unterstützung von offenen Standards Statisches oder dynamisches System - Performance Ansprüche an den Client (Applikation, Browser, ortsunabhängig) Leichte Integrierbarkeit von Fremdanwendung Sicherheitskonzepte Lizenzkosten und -politik Komplettlösung oder Eigenentwicklung Hersteller mit vertrauenswürdiger Größe/Positionierung

Web-Projekte mit WCMS Projektdefinition Optimales Vorgehen Organisatorische Aufgaben Benötigte Ressourcen/Kompetenzen Weiterführung eines Projektes

Web-Projekte mit WCMS Projektdefinition: Einführung eines WCMS als ganzheitliche Lösung für Intra-, Extra- und/oder Internet betrachten Einführung bedingt Änderung an den Geschäftsprozessen, die angepaßt werden müssen Empfehlung: Zerlegung in Teilprojekte, beginnen mit einem WCMS-basierten Intranet

Web-Projekte mit WCMS Optimales Vorgehen: Intranet aufsetzen, um eigenes Unternehmen mit der Technik vertraut zu machen Architektur aufbauen Mitarbeiter Know-How aufbauen Technikeinsatz optimieren Geschäftsprozesse anpassen

Web-Projekte mit WCMS Organisatorische Aufgaben: Sicherheitsrichtlinien festlegen Authentifizierungungsverfahren festlegen Management von Websites bzgl. Struktur und Aufbau von Inhalten planen Definition des Publikationsprozesses Definition des Erstellungsprozesses für Inhalte Unternehmensstandards festlegen Richtlinien für die Arbeit an den Websites festlegen Organisationseinheiten in den Redaktionsprozeß integrieren Integrationen von Applikationen planen und durchführen Rollendefinition überdenken und stabilisieren

Web-Projekte mit WCMS Kompetenzen/Ressourcen: Kompetenzen: Webdesign (Layout) Inhaltserstellung ggf. Redaktion Präsentationsprogrammierung Anwendungsentwicklung Administration Ressourcen: Systemarchitekten Entwickler Grafik- und Web-Design Marketing

Web-Projekte mit WCMS Beispiel

Web-Projekte mit WCMS Weiterführung eines Projektes: Personalisierung Phase zur Konsolidierung nutzen Pflege der Contents überdenken Systemarchitektur überdenken

Agenda - Ausblick Portale XML in WCMS Content Syndication Weitere Informationen... © 2000 Gauss Interprise AG Software Solutions, Hamburg

Vom Webauftritt zum Portal „Web Content Management liefert die Inhalte zum Aufbau intelligenter Unternehmensportale“ Viele Quellen Intelligentes Portal Portal CONTENT intelligenter WebAuftritt WebAuftritt Wenige Quellen Webkatalog Personalisierung Interaktion Transaktionen FUNKTIONALITÄT

Einflussfaktoren eines Portals Collection Approval Content Commerce Collaborate B2E Community Services KM Integration Sharing B2B Product Info Document Management Search Catalog Analytics Entscheidend ist, das die Inhalte aus beliebigen Systemen kommen können und auf einer Seite einheitlich dargestellt werden können. Entscheidend ist das für alle Firmen, die Waren über ein eCom System verkaufen und immer einheitliche Produktinformationen haben wollen. Der beschreibende Text eines Poduktes, sowie die Verwaltung der Templates und Grafiken lässt sich mit einem CMS wesentlich besser und einfacher gestalten, als z.B. mit den führenden eCom Lösungen. Personalization B2C META Group, 2000

Content Management als Basis Content Management muß alle Applikationen unterstützen: Marketing Publishing Knowledge Management E-Commerce Customer Relationship Management Customer Service

Intelligent Enterprise Portal Customer & Prospects Business Partners Investors & Analysts Employees & Contractors Intelligent Enterprise Portal Web Pages Business Docs ERP, CRM, eCom Workflow Engine,... Integration Framework Web Editor Presentation Business Integration Editorial Context Forms Development  Web Content Mgt. Die ganze Story: - WCMS gekoppelt mit DokumentenMgt für statische Contents. - Integration von dritt Apps - Integration von Offline Docs - Archivierung der Inhalte Alles wird im Portal sichtbar und personalisiert bereit gestellt. Business Editor  Document Mgt. Digital Asset Assembly Metadata Contribution Transactional Information Scanner Paper Documents © 2000 Gauss Interprise AG Software Solutions, Hamburg Archive

Wie kann ein Portal aussehen? Q: CMS Q: CMS Q: ERP Q: eCOM © 2000 Gauss Interprise AG Software Solutions, Hamburg

Integration in Rechtekonzept VIP’ Produkt Familie für das Portal ERP CRM eCommerce Community VIP’ITF VIP’PortalManager VIP’ContentManager VIP’ContentMiner VIP’XML Formulare intelligente Vorlagen Business Partners Customers & Prospects Investors & Analysts Employees & Contractors Scripts Files Images HTML Templates Semantische Suche Integration in Rechtekonzept Austausch

XML und WCMS

Content Syndication

Weitere Informationen... Die deutsche Content Management Site - www.contentmanager.de Informationen, Marktübersichten, Link- und Buchkatalog Studien: Content Management Systeme im Test CoCo Software Enginieering GmbH, Wien 2000 www.coco.co.at CMS-Studie New Media Sales, Düsseldorf 1999-2000 www.newmediasales.com WCMS - Einführung/Konzepte/Software Diplomarbeit von Oliver Zschau, Mittweida/Hamburg 2000 www.contentmanager.de/home_cm/diplom Studie zu Web Content Management Fraunhofer-Gesellschaft, ab Juli 2000 www.iao.fhg.de

Vielen Dank Ihr Kontakt: Oliver Zschau Tel.: 040 - 51441-256 Product Manager Tel.: 040 - 51441-256 Mail: oliver.zschau@gauss-interprise.com Gauss Interprise AG Himmelstraße 12-16 D-22299 Hamburg Telefon: + 49-40-51441-0 Telefax: + 49-40-51441-200 e-mail: info@gauss-interprise.com Web: www.gauss-interprise.com © 2000 Gauss Interprise AG Software Solutions, Hamburg