Dokumenten- u. Wissensmanagement Chancen für das Verwaltungshandeln 1. Erfahrungsbericht aus Wallenhorst Ablauf von der Piloterprobung zum flächendeckenden Einsatz Ergebnisse nach einem Jahr Produktionsbetrieb 2. Die eingesetzte Lösung VIS-kompakt Referent: Clemens Lammerskitten, Gemeinde Wallenhorst

Gemeinde Wallenhorst 24.000 Einwohner 120 Beschäftigte dav. 65 im Rathaus >50% geh. Dienst 46 Mio. Verw.Haush. 9 Mio. Verm.Haush. 8 Mio. Pers.Kosten ausgeglichener Haushalt (2000) Investionsrate von 2,5 Mio. DM (früher 5 Mio. DM)

VISkompakt in der Gemeinde Wallenhorst IT-Erfahrung seit 1988 (All-In-1, LinkWorks,RIS) VIS-Kooperations-Partnerschaft Produkttest V1.7 im 1. Halbj. 98 15 Arbeitsplätze im Hauptamt Zugriffsrechte Personen- und Sachakten Attributzugriff Serienbriefverarbeitung Installation und Datenmigration (9/1998) der flächendeckende Einsatz VISkompakt V1.7 Amtsweise Einführung bis 7/1999 enge Zusammenarbeit zw. Team, Organisation und EDV Schulungen und Workshops begleitende Fortbildung „Gemeinsam Gestalten“

Ziele - Maßnahmen - Erkenntnis Ganzheitliche Sachbearbeitung Prozesse schlanker gestalten Dezentrale Reorganisation der Prozesse Unternehmenskultur: Vertrauensmanagement, Kooperativer Führungsstil, Teamarbeit Maßnahmen der Neuen Steuerung: Bürgerbefragung, Bürgerbeteiligung, Kundenbefragung, Mitarbeiterbefragung Kosten- und Leistungsvergleiche, Zielvereinbarungen, Qualitätszirkel Erkenntnis: Nur durch den konsequenten Einsatz von IT-gestützter Vorgangsbearbeitung lassen sich die Ziele der Verwaltungsreform in einem überschaubaren Zeitrahmen erreichen.

Wandel Von der IT-Unterstützung (seit 1988 IT-gestützte Verwaltung) einheitliches Handling geregelter Umgang mit Geschäftsobjekten bei traditioneller und projektorientierter Arbeitsweise. Anspruch: flexibel, schnell, transparent, verbindliche, gesicherte und dokumentierte Verfahren bei umfassender Recherche- und Auskunftfähigkeit effiziente Verwaltungsabläufe, insbesonders in den Planungs-, Bau- und Sozialbereichen und Beherrschung bzw. Minimierung von Medienbrüchen, z.B. Einbeziehung externer Stellen) Archivierung zur Langzeitaufbewahrung zum Führungsinstrument die Information ist der Wert durch ganzheitliche Nutzung der vorhandenen und neuen Technologien gleichzeitiger Wandel von IT- und Organisations-Konzepten Bürokommunikation --> Arbeitsplatz Groupware-Systeme --> Teamorientierung Workflow System --> Prozeßorientierung, Dokumentation, Wissens-Mgmt. --> Qualitätsorientierung Geschäfts-Mgmt. --> Produkt- und KLR-Orientierung

Akzeptanz durch Beteiligung. Schulungen und Workshops 65 MitarbeiterInnen geschult 2,5 Tage pro Person VIS-Arbeitsgruppe (Erfahrungsaustausch, Wünsche, Problemlösungen) VIS-Workshops (GGV‘s, Adreßverw., Vorlagen, VIS-Ablage, Effizienter Umgang mit den Suchmasken) Gemeinsam gestalten Mitte 1998 bis Mitte 2000 13 TeilnehmerInnen aus 6 Ämtern 18 Tage „Qualitätsmanagement“ 18 Tage „Soziale Kompetenz“ 14 Tage „Supervision“

Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung Die Mitarbeiterbefragung wurde im Jahr 2000 von einer externen Gesellschaft durchgeführt und ausgewertet

Mitarbeiterbefragung

Produktiv im Einsatz Textproduktion, Adresswesen, Serienbriefe Registratur Dokumenten-Management Vorgangsbearbeitung, Aufgaben-Management fachbereichsspezifische Ablagekonzepte geplant: Archiv geplant: Integration eines Rats- Infosystems

VISkompakt - Produktinformationen ganzheitliche IT-Unterstützung in der Verwaltung Unterstützung informeller und formeller Aufgabenstellungen DOMEA-Konzept zertifiziert bedarfs- und phasengerecht einführbar: DOMEA Phase I: IT-gestützte Registratur DOMEA Phase II: Textproduktion, Dok.-Management, elektronische Akte DOMEA Phase III: IT-gestützte Vorgangsbearbeitung integrierte Arbeitsumgebung bestehend aus: virtuellem, elektronischen Schreibtisch mit Akten, Vorgängen und beliebigen Dokumentarten Funktionsbereiche: Registratur, Textproduktion, Adressen, Dokumenten-Management, Aufgaben-Management, Ablage, Archiv BK Funktionen MS-Office, MS Exchange Einbeziehung von Fachanwendungen Zugriffskonzept auf Einzelobjekte nach kundenspezifischen Vorgaben

Das Ziel: Aufgabenunterstützung Leitungsebene Posteingang Postausgang Sachbearbeitung / Registratur

Postein- / ausgangsbearbeitung Schriftgut Scannen erkennen eMail, Sprache zentral / dezentral physisches Schriftgut / Korrespondenz und elektronische Dokumente, Fax, Mail usw. Scannen, optional: intelligente Dokumentenanalyse Verteilung: physisch / elektronisch / manuell / automatisch Korrespondenz - Mgmt. Nachweis im Korrespondenzjournal Textproduktion Ausgangsbehandlung

Textproduktion Unterscheidung von Dokumentenklassen Sekretariate Sachbearbeiter Hierarchie Unterscheidung von Dokumentenklassen Vorlagenverwaltung / Entwurf / Reinschrift Zugriff auf Registraturinformationen Automatische / manuelle Übernahme von Meta- / Protokollinformationen, Dokumenteninhalte mit Steuerungsfunktion im Geschäftsgang (z.B. Zeichnungsverfahren) Serienbrieffunktion mit Schnittstelle zur Adressen- und Verteilerverwaltung Unmittelbare Nutzung von Kommunikationsdiensten intern und extern (Fax, e-Mail)

Korrespondenz-Management Eingang zeichen Geschäfts- Einsender Datum xxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxx xxxx xxxxxxxxxxxxx xxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx Unterschrift Eingang Sekretariate / Sachbearbeiter Ausgang Verwaltungsobjekt: Korrespondenz Eingang mit Antwort und internen Dokumenten automatische Führung des Korrespondenzjournals Posteingangsbuch mit dazu gehörenden Ausgängen und internen Dokumenten “Vorzimmerjournal” Recherche im Korrespondenzbuch keine Klassifizierung gegen Aktenplan gegenwärtig keine automatische Überführung in Vorgang bzw. Akte

Schriftgutverwaltung, Registratur Antwort Aktenvermerk Besprechungbericht Eingang Rundschreiben Einsender Datum Geschäfts- zeichen xxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx xxxxx xxxxxx xxxxxxxxxxxxx xxxx xxxxxxxxxxxxxx Dokument Vorgang Akte Registratur Archiv Organisation: als Organisationseinheit / durch den Bearbeiter; zentral, dezentral, Mischformen, Massengeschäft, Arbeitsabläufe Registratur Aufgaben: Schriftstücke zum Akten- / Vorgangsbestand nehmen, ordnen, Metainformationen erfassen und pflegen, Anlegen von Dok., Vorgängen und Akten; Schriftgut bereitstellen: Wiedervorlage, Recherche; Schriftgut verwalten, Bestandsverzeichnisse; Ausgabe und Aussonderung Objekte: Akte, Band, Vorgang, Dokument; Beziehungen Verwaltung: Wiedervorlagen, Aktenplänen, Papierablage Adresswesen,

Dokumenten-Mgmt. / Archiv Antwort Aktenvermerk Besprechungbericht Eingang Rundschreiben Einsender Datum Geschäfts- zeichen xxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx xxxxx xxxxxx xxxxxxxxxxxxx xxxx xxxxxxxxxxxxxx Dokument Vorgang Akte Registratur Archiv Ablageorganisation: persönlich, Gruppe, Registratur Dokumente in beliebigen Formaten (Text, Bild, Video, Sprache usw.) Explorer für Ablagestruktur Dokumententypübergreifende Browserfunktion Zugriffsrechteverwaltung, Recherchefunktionen in Metadaten und Dokumenten, strukturiert und Volltext Versionsführung (werkzeugabhängig / werkzeugunabhängig) Statusführung z.B. abgeschlossen Checkin / Checkout Elektronische Unterschrift, Signaturverfahren*

Geschäftsobjekte im Geschäftsgang Aktenvermerk Besprechungbericht Eingang zeichen Geschäfts- Einsender Datum xxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxx xxxx xxxxxxxxxxxxx xxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx Unterschrift Eingang / Entwurf / Ausgang Vorgang Akte Eingang, Registratur Exakte Identifizierung der bearbeitenden Stelle Schneller Durchlauf zur bearbeitenden Stelle Nachweisbarkeit aller Posteingänge Richtige Zuordnung des Aktenzeichens Vereinfachung der manuellen Abläufe Abbau von Karteien und Listen Vorgangsbearbeitung Abwicklung des Geschäftsgangs Entwurfsproduktion, Abstimmung, Zeichnung, Mitzeichnung Weiterleitung / Nachvollziehbarkeit Schneller Durchlauf zur bearbeitenden Stelle, leichtes Auffinden von Vorgängen Richtiges Einordnen der erforderlichen Schriftstücke in die Umlaufmappe / Akte Gewährleistung der Vollständigkeit Einhaltung von Wiedervorlageterminen Zugriffskontrolle Elektronische Unterschrift,

Prozess-Sicht - Geschäftsgang Eingang Anfrage Leitungs- ebene Wiedervorlage Zusatzinfo Vermerke Anweisungen Sachbe- arbeitung beteiligte Org.Einh. Anforderung Unterlagen Entwurf Zeichnung Klärung Schlußverf. Themenliste Organisation Regeln Eingangs- registratur Aktenplan Geschäfts- verteil.-Plan Zeichnung/ Mitzeichnung Ablage Archiv Beteiligung externer Stellen Medienbruch Unterlagen Ausgang Reinschrift Ablage Archiv

Aufgaben-Management Abbildung der Organisation im System Eingang zeichen Geschäfts- Einsender Datum xxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxx xxxx xxxxxxxxxxxxx xxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx Unterschrift Aufbau- organisation Ein-/Ausgänge Entwürfe Ablauf- organisation Vorgänge Abbildung der Organisation im System Ad-hoc und strukturierte Vorgänge Abwicklung des Geschäftsgangs, Steuerung durch Verfügungen und Geschäftsgangvermerke an: Dokument, Vorgang, Umlaufmappe Entwurfsproduktion, Abstimmung, Zeichnung, Mitzeichnung Informationsdienste Protokollierung Organisationsweit und behördenübergreifend Gewährleistung von Sicherheit und Vertraulichkeit

VISkompakt Version 2.0 Produktstrategie Weiterentwicklung VISkompakt V1.7 Basis Microsoft-DNA Konzept und Produktfamilie “2000” nützlich für jeden Anwender mit verwaltenden Aufgabenstellungen, orientiert am DOMEA-Konzept Zukunftssicherheit durch Add-Value Konzept Verwaltungslösung mit mandantenfähigem ASP Application Service Providing Fat- / Thin- / Mobil-Clients Strategische Aussagen: umfassende Verwaltungsfunktionalität, schnell einsetzbar, attraktiver Preis, kompromisslose Follow Microsoft-Strategien, maximale Skalierbarkeit, Sicherheit für Betrieb und Zukunft

VISkompakt Version 2.0 ist skalierbar, entsprechend der Arbeitsorganisation einsetzbar VISkompakt V 2.0 Add-on‘s Add-On: Web Professional Add-On: SAP-Connector Add-On: Archiv-Connector Add-On: Intelligence-Connector Add-On: Erweiterte Security VISkompakt V 2.0 Server / Netzwerk-Client Arbeitsorganisation in Verwaltungen. Unterstützung der Arbeit in der Sachbearbeitung, Gruppen, Referaten, Abteilungen und der Gesamtorganisation. Bereitstellung behördengerechter Ablage-organisationen, Zugriffsrechte und hinterlegten Verwaltungsregeln. Arbeitsorganisation durch Termin-, Aufgabenmanagement und Geschäftsprozessunterstützung VISkompakt V2.0 PC Individuelle Arbeitsorganisation am Einzelarbeitsplatz, schwerpunktmäßige Nutzung zur Korrespondenzbearbeitung, Adresswesen, Vorgangsbildung und Aktenablage mit Nachweisfunktionen für z.B. Postbuch, Bearbeitungsabfolge von Dokumenten und Vorgängen