Projekt eAkte - Einführung der elektronischen Akte in der bayerischen Staatsverwaltung am Beispiel des Geschäftsbereichs des Bayerischen Staatsministeriums des Innern Intro: Einführung eAkte in der bayer. Staatsverwaltung darstellen aus Sicht des Geschäftsbereichs des Bayer. Innenministeriums Tragende Gesichtspunkte/ Einführung eAkte: Staatsverwaltung, nicht Kommunen, nicht Gerichtsbarkeit Ressortindividuelle Verantwortung bei verbindlichen polit. Zielvorgaben am Beispiel StMI organisator./ polit. Rahmenbedingungen der Einführung eAkte in der bayer. Staatsverwaltung Zielsetzung Umsetzung Gleichzeitig Rolle des StMI darstellen 1. Fachkongress des IT-Planungsrats, München, 03. Mai 2013

„Wir sind überzeugt, das Richtige zu tun!“ - eAkte in der bayerischen Staatsverwaltung - Insbesondere ist auch die Politik überzeugt -> Klares politisches Commitment mit Ministerratsbeschluss vom 07.01.2013 1. Fachkongress des IT-Planungsrats, München, 03. Mai 2013

Zielsetzung Was wollen wir erreichen? Ersatz der papiergebundenen Aktenführung -> Wechsel des Speichermediums eAkte als führende Akte Perspektive: durchgängig medienbruchfreie elektronische Prozesse Was ist eAkte? Elektronische Akte löst die papiergebundene Akte ab; kein doppelte Buchführung Wechsel des Speichermediums eAkte rechtlich maßgebend Elektronische Prozesse (eAkte, Online-Bürgerdienste) nicht nur Thema der Verwaltung, sondern bereits länger Thema in Wirtschaft und insbesondere auch im Bereich der Justiz (Vortrag zu eJustice, Herr Bredl (Bayern)) Zukunft: durchgängige medienbruchfreie Prozesse! Was gehört in eine eAkte ? rechtliche Anforderungen an Aktenführung bleiben unberührt 1. Fachkongress des IT-Planungsrats, München, 03. Mai 2013

2. Ausgangslage Warum eAkte? eGovernment, Behörde2go digitale Arbeitsumgebung Online-Bürger-Dienste -> Bürger kommuniziert elektronisch –> Behörde druckt aus – kein Weg 1. Fachkongress des IT-Planungsrats, München, 03. Mai 2013

3. Mehrwert (I) Warum eAkte? eAkte: eine Voraussetzung für moderne und zukunftsfähige Verwaltung Stichworte: Rechtsstaatlichkeit, Qualität, Effizienz, Transparenz und Nachhaltigkeit des Verwaltungshandelns im digitalen Zeitalter   1. Fachkongress des IT-Planungsrats, München, 03. Mai 2013 Ziele und Chancen (I) Schlagwort: zeitgemäße Verwaltung Begegnen der Herausforderungen des elektronisch dominierten Lebens unter Berücksichtigung wichtiger Verwaltungsgrundsätze damit bürgerfreundlich und zukunftsfähig bleiben. Nachhaltigkeit: go green, keep it on screen

3. Mehrwert (II) Warum eAkte? eAkte ermöglicht insbesondere: orts- und zeitunabhängige Verfügbarkeit von Informationen parallele Aktenzugriffe effektive Recherche medienbruchfreie, strukturierte Ablage platzsparende elektronische Aufbewahrung  Ziele und Chancen (II) Beitrag zu Vereinbarkeit von Familie und Beruf orts- und zeitunabhängiges Arbeiten -> vertieft im Vortrag eAkte to go Frau Schmalenbach (NRW) Effektive Recherche und elektronische Archivierung – Verweis auf Vortrag Herr Huth (Sachsen) Aufbewahrung: Registratur und Archivierung 1. Fachkongress des IT-Planungsrats, München, 03. Mai 2013

„eAkte in der bayerischen Staatsverwaltung – eine Lösung für unterschiedliche Anforderungen“ - Erfolgsfaktoren – Umsetzung - In welchem Umfeld findet eAkte statt: MR-Beschluss vom 07.01.2013 Setzt einheitliche Rahmenbedingungen Eröffnet gleichzeitig Flexibilität Liberalität, Insbes. um Anforderungen der Ressortbereiche/ Behörden gerecht zu werden und Akzeptanz zu erreichen. 1. Fachkongress des IT-Planungsrats, München, 03. Mai 2013

1. Einheitlichkeit der Software Erfolgsfaktoren 1. Einheitlichkeit der Software einheitliche Software für die bayerische Staatsverwaltung behördenspezifische Anpassungen im „sachgerechten Umfang“ dynamische, nutzerbezogene Softwarefortentwicklung verpflichtende Nutzung eines Systems (Übergangsregelungen für StMWIVT und StMUG) Softwarepflege/ -entwicklung Betrieb -> aber: Einheitlichkeit bedeutet nicht Uniformität Zusätzlich/trotzdem: mandantenbezogene Einstellungen für Bedürfnisse einer Behörde (Individualisierung) sachgerechter Umfang: Sie werden fragen, wer entscheidet das? Im Rahmen der organisatorische Konzeption des Projektes eAkte/Bayern Prozedere etabliert anwenderbezogene Fortentwicklung der Software Kriterium: Nutzen für alle 1. Fachkongress des IT-Planungsrats, München, 03. Mai 2013

2. Verbindliche Zielvorgabe bei flexibler Einführungsstrategie Erfolgsfaktoren 2. Verbindliche Zielvorgabe bei flexibler Einführungsstrategie einheitlich: eAkte anzustreben: eAkte mit Vorgangsbearbeitung Polit. Vorgaben und Liberalität schließen sich nicht aus Polit. Inhaltsziel mit Augenmaß Ministerrat vom 07.01.2013 ermöglich zweistufiges Vorgehens Stufe 1 - eAkte verpflichtend, VBS optional, aber empfohlen 1. Schritt (Untergrenze): eAkte -> löst die papiergebundene Aktenführung ab – Zeichnungen außerhalb des Systems Vorteil: Akzeptanz, da im ersten Schritt einfacheres Handling und Gewöhnung Nachteil: Systemseitige Effizienzpotentiale nicht vollständig ausgeschöpft Organisatorische „Klimmzüge“ erforderlich daher 2. Schritt angestrebt eAkte mit Vorgangsbearbeitung erschließt Potentiale, häufig kommt Forderung nach zweitem Schritt von den Nutzern selbst (Akzeptanz) 1. Fachkongress des IT-Planungsrats, München, 03. Mai 2013

3 . Ressortverantwortung (I) Umfang: Erfolgsfaktoren 3 . Ressortverantwortung (I) Umfang: Umsetzung Finanzierung Realisierungsverantwortung der Ressortbereiche Umsetzungsgeschwindigkeit (bis 2015) Stufe (DMS –VBS) Finanzierungsverantwortung der Ressorts als Tribut für aufgegebene Stelleneinsparverpflichtung Aufgabe der Basiskomponenteneigenschaft (ein System für alle, das zentral aus CIO-Mitteln bzw. Mitteln des Basiskomponentenfederführers finanziert wird.) Dafür Vorteil: Identifikation – nur was etwas kostet, ist gut. 1. Fachkongress des IT-Planungsrats, München, 03. Mai 2013

Ausprägung: Projekt eAkte Bayern Erfolgsfaktoren Ressortverantwortung (II) Ausprägung: Projekt eAkte Bayern Kooperation derzeit fünf Ressortbereiche und Bayer. Oberster Rechnungshof eAkte mit einheitlicher Software koordinierende Federführung StMI (zentrale Aufgaben) Ressortverantwortung unberührt schlanke (2-stufige) Projektorganisation Entscheidungsbefugnis auf operativer Ebene 1. Fachkongress des IT-Planungsrats, München, 03. Mai 2013 Kooperationsvereinbarung: Partner Leitziel: solidarisches Zusammenwirken, Synergien hinsichtlich Pflege, Qualitätssicherung, Anwenderbetreuung und Betrieb der Software Inhalt: Festlegung zu finanzierende Sachkostenanteile (60 % Sockel -40% Sollnutzer) und Stellenabgaben (Sollnutzer) an CC DMS und Rechenzentren (solidarische Umlage)

Lenkungsausschuss eAkte Projekt eAkte - Aufbauorganisation Lenkungsausschuss eAkte (CIOs der Kooperationspartner) Arbeitsgruppe eAkte (Projektleitungen der Kooperationspartner) - paritätisches Stimmrecht - Mehrheitsprinzip Projekt eAkte - Geschäftsführung Ziel: schlankes und handlungsfähiges Projekt Aufbauorganisation: 2-stufiger Aufbau; verbindliche Entscheidungen auf operativer Ebene, grds. Mehrheitsentscheidungen; LA Eskalationsebene und grundlegende Entscheidungen (Stellen, Finanzierung, …) Geschäftsführung: Kooperationspartner erteilen StMI „Prokura“; Koordinierung der Partner durch Federführer (nicht LA!); Bericht ggü. Arbeitsgruppe und LA Federführung StMI umfasst: Vertragsmanagement Koordinierung RZ en und CC DMS Begleitung Softwarefortentwicklung Haushalts- und Finanzmanagement organisatorische und rechtliche Fragen (Bsp. Bekanntmachung der Bayerischen Staatsregierung „Rahmenvorschriften für die elektronische Aktenführung und Vorgangsbearbeitung sowie das ersetzende Scannen von Papierdokumenten“ vom 27.06.2012) Gremienvorbereitung Kooperations- partner Rechenzentren Kooperations- partner StMI (Federführer) Kooperations- partner Kooperations- partner CC DMS Softwarehersteller

„Anfangen, nicht nur Reden!“ - Umsetzung im Ressortbereich des StMI - Entscheidend: „pragmatischer Handlungsansatz“ Getragen von folgenden Motti: „Auch kleine Schritte führen zum Ziel!“ „Lieber unvollkommen begonnen als perfekt gezögert!“ 1. Fachkongress des IT-Planungsrats, München, 03. Mai 2013

Einführung im Ressortbereich des StMI Umsetzungsstand Einführung im Ressortbereich des StMI Einführungsprojekte in allen Behörden initiiert Ministerium: Pilotphase gestartet Projekt EKAA im Polizeibereich gestartet Projekte bei Regierungen und LfV bereits weit fortgeschritten/ abgeschlossen StMI: Einführungsstrategie: eAkte (im 1. Schritt ohne VBS) bis Anfang 2014: eine (große) Abteilung komplett auf eAkte umgestellt; organisatorische Festlegungen werden erprobt; Grundlagen für zügigen weiteren Rollout schaffen 1. Fachkongress des IT-Planungsrats, München, 03. Mai 2013

für Ihre Aufmerksamkeit! Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Fragen??? 1. Fachkongress des IT-Planungsrats, München, 03. Mai 2013

Kontakt: Thomas Weber Bayerisches Staatsministerium des Innern Abteilung IZ - Projektgruppe eAkte Dienstgebäude Ludwigstraße 9 80539 München Tel. 089/2192-2716 Fax 089/2192-12716 E-Mail: thomas.weber@stmi.bayern.de 1. Fachkongress des IT-Planungsrats, München, 03. Mai 2013