Integriertes Informationsmanagement an Hochschulen Leistungszentren für Forschungsinformation Integriertes Informationsmanagement an Hochschulen durch neuartige Organisationsmodelle im Verbund von Rechenzentrum Bibliothek Medienzentrum sowie den Informationseinrichtungen der Fachbereiche bzw. Institute

Leistungszentren für Forschungsinformation Gliederung des Vortrags aktuelle Situation der TUM Konsequenzen aus den Rahmenbedingungen bisher ergriffene Maßnahmen im Rahmen des Förderprojekts geplante Maßnahmen

Die Universität im Umbruch Leistungszentren für Forschungsinformation Ausgangslage Die Universität im Umbruch Globalisierung rasche Technologiewechsel gestiegene Anforderungen an Arbeitnehmer Reaktion: Novellierung der Hochschulgesetzte Prämissen: höhere Autonomie der Hochschule stärkere Leistungsorientierung höhere Anforderung an Organisationsprozesse u. a. gestiegene Anforderungen an I&K-Prozesse

technisch und organisatorisch Leistungszentren für Forschungsinformation gestiegene Anforderungen an I&K-Prozesse Bedarf: Bereitstellung einer technisch und organisatorisch nahtlosen I&K-Infrastruktur für: Forschung Lehre Verwaltung zur: Öffnung der Universität und Bereitstellung der relevanten Informationen nach innen und nach außen (Wirtschaft, Politik, Medien)

Leistungszentren für Forschungsinformation Herausforderung: momentane Situation dezentral Organisationsstruktur heterogen inkompatibel technische Ausgangslage heterogen inkompatibel

unterschiedliche Datenmodelle für gleiche Informationen Leistungszentren für Forschungsinformation Herausforderung: momentane Situation organisatorisch, technisch unterschiedliche Datenmodelle für gleiche Informationen Redundanzen (Verbindlichkeit, Pflege) verteilte Verantwortungen (Verbindlichkeit, Aktualität) eingeschränkte Zugänglichkeit häufig fehlen Schnittstellen und die Unterstützung durch Hersteller geringe Datenqualität (Zugänglichkeit, Aktualität, Verbindlichkeit) hoher Aufwand für Datenabgleich und Pflege konkret: große verteilte Datenbestände unkontrollierten Umfangs und Qualität

Anforderungen: Leistungszentren für Forschungsinformation Herausforderung: momentane Situation organisatorisch, technisch Anforderungen: gemeinsame Datenmodelle schaffen Redundanzen abbauen Datenbestände und Anwendungen integrieren zentrales Zugangsportal schaffen Oberfläche vereinheitlichen Vorgaben aus strategischen Konzepten ableiten nur erreichbar durch die Kombination techn. und organisatiorischer Maßnahmen

Leistungszentren für Forschungsinformation Ziele: Schaffung einer benutzerfreundlichen und nahtlosen Infrastruktur für I&K in Forschung, Lehre und Verwaltung gleichzeitig: Erhöhung der Informationsqualität (aktuell, vollständig, verbindlich) Kostenoptimierung Entlastung der dezentralen Organisationseinheiten von IT-Administrationsaufgaben konkret: Erstellung einer leistungsfähigen Kommunikationsplattform Modernisierung des Lehrangebots Vereinfachung der Verwaltungsaufgaben

Integration der dezentralen und zentralen Lösungen für Einzelaufgaben Leistungszentren für Forschungsinformation Was ist dafür zu tun? Integration der dezentralen und zentralen Lösungen für Einzelaufgaben Beispiele: betriebswirtschaftliche Anwendungen (SAP R/3) Immatrikulations- und Prüfungsverwaltung elektronische Bibliotheken zentrale und dezentrale WWW-Portale elektronische Lehrmaterialien

Integration der dezentralen und zentralen Lösungen für Einzelaufgaben Leistungszentren für Forschungsinformation Was ist dafür zu tun? Integration der dezentralen und zentralen Lösungen für Einzelaufgaben Schaffung eines organisatorischen Rahmens für die I&K-Infrastruktur Beteiligte: Verwaltung Fakultäten Medienzentrum WWW & Online Services Bibliothek Leibniz-Rechenzentrum

Integration der dezentralen und zentralen Lösungen für Einzelaufgaben Leistungszentren für Forschungsinformation Was ist dafür zu tun? Integration der dezentralen und zentralen Lösungen für Einzelaufgaben Schaffung eines organisatorischen Rahmens für die I&K-Infrastruktur Zentralisierung des Supports z. B. geplant: probeweise Betreuung von Rechnerarbeitsplätzen durch das Leibniz-Rechenzentrum der Bayerischen Akademie der Wissenschaften zentraler Support zur Bereitstellung von Informationen im WWW

Integration der dezentralen und zentralen Lösungen für Einzelaufgaben Leistungszentren für Forschungsinformation Was ist dafür zu tun? Integration der dezentralen und zentralen Lösungen für Einzelaufgaben Schaffung eines organisatorischen Rahmens für die I&K-Infrastruktur Zentralisierung des Supports Umsetzung: prototypisches Einführen der Organisations- und Informationsinfrastruktur Identifikation von Best-Practice-Methoden dauerhafte Implementierung in den Fakultäten

19 IOs aus Fakultäten und zentralen Einrichtungen Leistungszentren für Forschungsinformation Vorarbeiten organisatorisch 2001: Bestellung von Vizepräsident Prof. Bode zum CIO mit strategischer Verantwortung für I&K-Prozesse organisatorische Verankerung der Aufgabe durch das CIO-IO-Gremium (Planung und Implementierung gemeinsamer Infrastruktur) Hochschulleitung CIO und 19 IOs aus Fakultäten und zentralen Einrichtungen Center for Knowledge Interchange (1) Zentrale Universitäts- verwaltung SAP Projekt (2) Fakultäten (13) Leibniz- Rechen- Zentrum (2) Medien- zentrum (1) Universitäts- Bibliothek (1)

Leistungszentren für Forschungsinformation Vorarbeiten organisatorisch 2001: Bestellung von Vizepräsident Prof. Bode zum CIO mit strategischer Verantwortung für I&K-Prozesse organisatorische Verankerung der Aufgabe durch das CIO-IO-Gremium (Planung und Implementierung gemeinsamer Infrastruktur) Entwurf von Prozessen zur Informationsgewinnung und –verteilung Kommunikationsstrategie (Marketing, Presse, Medienzentrum, WWW) automatisierte Workflows zur Informationsgewinnung Informationsverarbeitung Informationsbereitstellung CIO-IO-Gremium begleitet und fördert die Umsetzung der hier beschriebenen Vorhaben

Leistungszentren für Forschungsinformation Vorarbeiten technisch zentraler Verzeichnisdienst Klärung der Anforderungen eines zentralen Verzeichnisdiensts bzw. eines Meta-Directories Arbeitskreis (LRZ, Verwaltungs-EDV, WWW, Fakultätsvertreter) Studie zur Einführung einer Multifunktionalen Chipkarte durch die Verwaltungs-EDV Anforderungen: zertifizierte Benutzerauthentifizierung Zugangskontrolle Geldkartenfunktion Bibliotheksausweis

Leistungszentren für Forschungsinformation Vorarbeiten technisch zentraler Verzeichnisdienst Applikationsplattform 2001 Strategiekonzept zum WWW durch die HL verabschiedet Vorstudie: Anforderungen durch Fakultäten und Fachabteilungen festgestellt Studie zur Umsetzung: ZOPE als Basis Umsetzung: Kern und Basisapplikation entwickelt von TUM (Fertigstellung in Kürze) erste Webservices für die Anbindung von SAP R/3 (aufgrund hoher Dringlichkeit vorgezogen)

Leistungszentren für Forschungsinformation Vorarbeiten technisch zentraler Verzeichnisdienst Applikationsplattform Bündelung und Zusammenfassung Planung zentraler EDV-Verfahren und Informationssysteme seit Jan 02: Einsatz von SAP R/3 in der Finanzbuchhaltung und Personaladministration derzeit: Einbindung von Fakturasystemen (aus Prüfämtern und Versuchsanstalten) Implementierung von Web-Services für die Bereitstellung von Kontoauszügen Mittelübersichten Bestellanforderungen Wareneingang Benutzer-Self-Services auf ZOPE-Basis

Leistungszentren für Forschungsinformation Vorarbeiten technisch zentraler Verzeichnisdienst Applikationsplattform Bündelung und Zusammenfassung Studenten- und Prüfungsverwaltung Evaluierung von Campus-Management-Produkten nach Möglichkeiten Entwicklungsbedarf u. a. SAP-Campus-Management

Leistungszentren für Forschungsinformation geplante Aktivitäten im Rahmen des Förderprogramms zentraler Aufbau einheitlicher Web-basierter Informationsdienste Technik zentral organisiert Integration isolierter EDV-Verfahren Substitution durch Standardprodukte Anwendungen werden über Web-Services verfügbar klare Vorgaben für die Einbindung neuer Systeme

Leistungszentren für Forschungsinformation geplante Aktivitäten im Rahmen des Förderprogramms zentraler Aufbau einheitlicher Web-basierter Informationsdienste Technik zentral organisiert Inhalte dezentral geschaffen (Fakultäten, Instituten, Medienzentren, Bibliotheken, Rechenzentren, Verwaltung …) Informationspflege (mit klaren Verantwortlichkeiten) Informationsbereitstellung unterstützt durch Workflows keine Redundanzen Beibehaltung der Informationsvielfalt

Leistungszentren für Forschungsinformation geplante Aktivitäten im Rahmen des Förderprogramms zentraler Aufbau einheitlicher Web-basierter Informationsdienste Technik zentral organisiert Inhalte dezentral geschaffen über Benutzerprofile personalisierbar ausgestattet mit effizienten Suchmechanismen, Metadaten vermittelt einheitliches Look&Feel zentrales Informationsportal als Einstiegspunkt Beispielapplikationen und Funktionsbaukasten Kooperationsplattform

Leistungszentren für Forschungsinformation geplante Aktivitäten im Rahmen des Förderprogramms zentraler Aufbau einheitlicher Web-basierter Informationsdienste Vorteile für Beteiligte: reduzierter Administrationsaufwand (dezentral und gesamt) Plug&Play-Angebote (Website, Funktionsmodule, Community-Fkt. usw.) weitgehend ohne Lizenzkosten Personalaufwand zur Umstellung (dezentral) Umstellungskosten Migration schrittweise möglich Koexistenz alter und neuer Systeme möglich vereinfachte Verwaltungsprozesse

Leistungszentren für Forschungsinformation geplante Aktivitäten im Rahmen des Förderprogramms zentraler Aufbau einheitlicher Web-basierter Informationsdienste Ausbau von Schnittstellen zwischen bestehenden Informationssystemen ca. 600 WWW-Server und Forschungsdatenbanken Remote-Syndication-Services Verwaltungssysteme SAP R/3, UnivIS, FlexNow ,MBS, TUMCosy, DiapersGX, HIS-SOS usw. Systeme für F&L Portale der Einrichtungen, UniVS usw. Integration und Zusammenfassung von Informationssystemen in Standardsystemen

Leistungszentren für Forschungsinformation geplante Aktivitäten im Rahmen des Förderprogramms zentraler Aufbau einheitlicher Web-basierter Informationsdienste Ausbau von Schnittstellen Vorteile für Beteiligte: vereinfachter Datenaustausch (Module, externe Anwendungen) signifikant erhöhte Datenqualität optimierte Administration verbesserte Verwaltungsprozesse

Leistungszentren für Forschungsinformation geplante Aktivitäten im Rahmen des Förderprogramms zentraler Aufbau einheitlicher Web-basierter Informationsdienste Ausbau von Schnittstellen Aufbau einer hierarchischen Directory-Struktur gemeinsames Metadirectory verbindet spezialisierte Directories Technik zentral Verwaltung der Inhalte dezentral Implementierung eines komplexen Berechtigungsschemas Grundlage für Personalisierung Austausch von Informationen Auffinden von Diensten Vorteile für Beteiligte: vereinfachter zentrale IT-Administration

Leistungszentren für Forschungsinformation geplante Aktivitäten im Rahmen des Förderprogramms zentraler Aufbau einheitlicher Web-basierter Informationsdienste Ausbau von Schnittstellen Aufbau einer hierarchischen Directory-Struktur Reorganisation der E-Mail-Struktur Technik zentral dezentrale Organisationsmöglichkeiten über Verzeichnisdienste flexible Vereinheitlichung der Adressierung Vorteile für Beteiligte: erhöhte Sicherheit konsistente Adressierung reduzierter Administrationsaufwand (dezentral) Vorteile kommen über das LRZ auch der Ludwig-Maximilians-Universität zugute

Leistungszentren für Forschungsinformation geplante Aktivitäten im Rahmen des Förderprogramms zentraler Aufbau einheitlicher Web-basierter Informationsdienste Ausbau von Schnittstellen Aufbau einer hierarchischen Directory-Struktur Reorganisation der E-Mail-Struktur Erhöhung der Betriebssicherheit (enge Kooperation mit LRZ) zentralisierte Support-Gruppen für dezentralen Rechnerbetrieb zentrale Betreuung von Netz- und Systemsicherheit Datensicherung und –archivierung Firewalls routinemäßige Aktualisierung durch möglichst sichere Systemsoftware Ausgabe von Zertifikaten (Datensicherheit) Sicherungsmethoden vor Viren Sicherungsmethoden vor Spam

Leistungszentren für Forschungsinformation geplante Aktivitäten im Rahmen des Förderprogramms zentraler Aufbau einheitlicher Web-basierter Informationsdienste Ausbau von Schnittstellen Aufbau einer hierarchischen Directory-Struktur Reorganisation der E-Mail-Struktur Erhöhung der Betriebssicherheit Einrichtung eines zentral verwalteten, gemeinsamen Datenspeichers mit Zugriffsmöglichkeit über alle Rechner am Arbeitsplatz im Labor mobil über Notebook mit allen Anwendungen

Leistungszentren für Forschungsinformation geplante Aktivitäten im Rahmen des Förderprogramms zentraler Aufbau einheitlicher Web-basierter Informationsdienste Ausbau von Schnittstellen Aufbau einer hierarchischen Directory-Struktur Reorganisation der E-Mail-Struktur Erhöhung der Betriebssicherheit Einrichtung eines zentral verwalteten, gemeinsamen Datenspeichers Entwicklung und Betrieb eines Multimediaservers durch Universitätsbibliothek Medienzentrum Leibniz-Rechenzentrum für Multimediale Lehr- und Lerninhalte

Leistungszentren für Forschungsinformation geplante Aktivitäten im Rahmen des Förderprogramms zentraler Aufbau einheitlicher Web-basierter Informationsdienste Ausbau von Schnittstellen Aufbau einer hierarchischen Directory-Struktur Reorganisation der E-Mail-Struktur Erhöhung der Betriebssicherheit Einrichtung eines zentral verwalteten, gemeinsamen Datenspeichers Entwicklung und Betrieb eines Multimediaservers Implementierung einer TUM-Lernplattform Bereitstellung Integration kontinuierlicher virtueller Lehrangebote

Leistungszentren für Forschungsinformation geplante Aktivitäten im Rahmen des Förderprogramms zentraler Aufbau einheitlicher Web-basierter Informationsdienste Ausbau von Schnittstellen Aufbau einer hierarchischen Directory-Struktur Reorganisation der E-Mail-Struktur Erhöhung der Betriebssicherheit Einrichtung eines zentral verwalteten, gemeinsamen Datenspeichers Entwicklung und Betrieb eines Multimediaservers Implementierung einer TUM-Lernplattform Einrichtung eines bayer. Kompetenznetzes für techn.-naturw. Informationen unter Leitung der Bibliotheken

Leistungszentren für Forschungsinformation Zusammenfassung die TUM hat die Relevanz effízienter I&K-Prozesse erkannt und arbeitet intensiv an deren Optimierung die TUM versucht den Anforderungen mit einer Kombination technischer und organisatorischer Maßnahmen gerecht zu werden die TUM sieht eine wesentliche Chance zur Verbesserung in der Reorganisation der Struktur zentraler/dezentraler Aufgaben das DFG-Fördervorhaben gibt der TUM die Möglichkeit begonnene Vorhaben weiter zu treiben, zu intensivieren und durch zusätzliche Maßnahmen zu ergänzen

Bewilligung des Antrags der TUM für die erste Projektphase Leistungszentren für Forschungsinformation Schreiben vom 21.05: Bewilligung des Antrags der TUM für die erste Projektphase