Gesundheit mit Kennzahlen und Indikatoren managen Prof. Holger Pfaff & Anika Nitzsche (Dipl. Soz.) Abteilung Medizinische Soziologie des Instituts für Arbeits- und Sozialmedizin der Universität zu Köln DNBGF-Konferenz 16./17. Juni 2008 in Bonn, GSI

Gliederung Einleitung Indikatoren und Kennzahlen Typen von Kennzahlen Schritte zum erfolgreichen BGM Beispiel Fazit

Organisationsressourcen Organisationale Bewältigung: Das Modell der organisationalen Bewältigung: zur Genese von Organisationspathologien Organisationsressourcen Organisationale Bewältigung: BGM Organisations- pathologien: Burnout Innere Kündigung Fehlzeiten Leistungsdefizite Mobbing Organisations-stress Druck auf die Organisation Von außen Von innen

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Was ist ein Indikator? Indikatoren kann man allgemein als Kenngrößen definieren, die zur Abbildung eines bestimmten, nicht direkt messbaren und oftmals komplexen Sachverhalts (Indikandum) ausgewählt werden (SRU 1998) Ein Indikator dient zum Nachweis einer Größe, die nicht oder nur mit unverhältnismäßig großem Aufwand direkt zu messen ist. (Bundesamt für Gesundheit 2005)

Gesundheitsindikatoren Indikatoren für Gesundheit: Positive Indikatoren: Wohlbefinden Arbeitszufriedenheit Negative Indikatoren Körperliche Beschwerden Burn-out Depression, Angst

Was ist eine Kennzahl? Informationen in komprimierter Form über quantitativ gemessene betriebswirtschaftliche („harte“) und soziale („weiche“) Sachverhalte (Weber 1999) Kennzahlen geben relevante Zusammenhänge in verdichteter, quantitativ messbarer Form wieder und dienen der expliziten Quantifizierung qualitativer Phänomene (Horváth 2001)

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Typen von Kennzahlen: Unterscheidungskriterium Erhebungsform Nicht-befragungsbasierte Kennzahlen Befragungsbasierte Nicht-befragungsbasierte Kennzahlen: z.B. Routinedatenbasierte Kennzahlen wie AU-Daten Befragungsbasierte Kennzahlen: z.B. Arbeitszufriedenheit, Work-Life-Balance

Weiche Basis-Kennzahlen Die AG Kennzahlen im betrieblichen Gesundheitsmanagement des Netzwerks Unternehmen für Gesundheit empfiehlt folgende weiche Basis-Kennzahlen: COPSOQ-Gesundheitszustand-Item 2 WAI-Items Motivation-Item MIKE-Arbeitsbefinden-Index (4 Items) MIKE-Beschwerden-Index (5 Items)

COPSOQ-Gesundheitszustand

WAI (Work Ability Index) 4. Geschätzte Beeinträchtigung der Arbeitsleistung durch die Krankheiten Behindert Sie derzeit eine Erkrankung oder Verletzung bei der Arbeit? Falls nötig, kreuzen Sie bitte mehr als eine Antwort-Möglichkeit an. Keine Beeinträchtigung / Ich habe keine Erkrankung O6 Ich kann meine Arbeit ausführen, habe aber Beschwerden O5 Ich bin manchmal gezwungen, langsamer zu arbeiten oder meine O4 Arbeitsmethoden zu ändern Ich bin oft gezwungen, langsamer zu arbeiten oder meine O3 Wegen meiner Krankheit bin ich nur in der Lage, Teilzeitarbeit O2 zu verrichten Meiner Meinung nach bin ich völlig arbeitsunfähig O1 6. Einschätzung der eigenen Arbeitsfähigkeit in zwei Jahren Glauben Sie, dass Sie, ausgehend von Ihrem jetzigen Gesundheitszustand, Ihre derzeitige Arbeit auch in den nächsten Jahren ausüben können? unwahrscheinlich O1 nicht sicher O4 Ziemlich sicher O7

Motivationszustand Wenn Sie den besten denkbaren Motivationszustand bezüglich der Arbeit mit 10 Punkten bewerten und den schlechtesten denkbaren mit 0 Punkten: Wie viele Punkte vergeben Sie dann für Ihren derzeitigen Motivationszustand? Bitte kreuzen Sie die entsprechende Zahl an. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Schlechtester denkbarer Motivationszustand Bester denkbarer Motivationszustand

Arbeitsbefinden-Index

Typen von Kennzahlen: weiche und harte Kennzahlen betriebswirtschaftliche Sachverhalte Z.B. Fehlzeiten, Fluktuationsrate „weiche“ Kennzahlen biopsychosoziale Sachverhalte somatische Störungen (z.B. Rückenschmerzen, Schlafstörungen) psychische Zustände (z.B. Motivation, innere Kündigung) soziale Dimensionen (z.B. soziale Unterstützung durch Führungskräfte, Mobbing)

Typen von Kennzahlen: weiche Kennzahlen „Weiche“ Kennzahlen, erlauben es die subjektive Sichtweise der unterschiedlichen Anspruchsgruppen einer Organisation (z.B. Mitarbeiter, Kunden) umfassend zu analysieren komplexe Ursache-Wirkungs-Beziehungen können aufgedeckt werden

Typen von Kennzahlen : Zielgrößen vs. Stellgrößen Stellgrößen = erzwingbar (per Beschluss änderbar) „Wahrscheinlichkeitserhöher“ Zielgrößen = sind nicht erzwingbar, aber über Stellgrößen indirekt beeinflussbar Stellgrößen Organisationsgestaltung (z.B. Ablauforganisation) Tätigkeitsgestaltung (z.B. Arbeitsmittel) Führung (z.B. Führungsstil) Zielgrößen Gesundheit Wohlbefinden Motivation

Mitarbeiterorientierung Gesundheit Motivation Zielgrößen Unternehmenskultur Kundenorientierung BALANCE Wirtschaftlichkeit Mitarbeiterorientierung Organisations- gestaltung Tätigkeits- Führung Stellgrößen

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Schritte zum erfolgreichen betrieblichen Gesundheitsmanagement 1. Schritt: Ziele festlegen 2. Schritt: Kennzahlen zur Messung der Zielerreichung auswählen 3. Schritt: Eigene Hypothesen über wirksame Maßnahmen testen

Strategien der Zielfindung I Die aktuelle Situation vor Augen führen In welcher Situation befinden wir uns? Was ist unsere Strategie in diesem Umfeld? Was brauchen wir zur Umsetzung dieser Strategie? Brauchen wir dazu auch unsere Mitarbeiter? Wenn wir sie brauchen: Was müssen diese mitbringen und einbringen? Gibt es beim Faktor „Menschen“ in naher und ferner Zukunft absehbar Engpässe?

Strategien der Zielfindung II Was wäre wenn ... es irgendwann nicht genügend Arbeitskräfte gäbe? wir die Älteren bis 68 beschäftigen müssen? die Hälfte der Mitarbeiter aufgrund einer Epidemie krank würde? die Krankenstandsquote bei 1 % liegen würde und alle Anwesenden sich zu 100 Prozent einbringen würden?

Strategien der Zielfindung III Was wollen wir in 10 Jahren – auch zur Absicherung unserer Strategie – für uns und unsere Mitarbeiter erreicht haben? Was wollen wir in 5 Jahren für uns und unsere Mitarbeiter erreicht haben? Was wollen wir im nächsten Jahr erreichen?

Grundprobleme der Zielfindung Problem 1: Es gibt unendlich viele Ziele Problem 2: Jeder hat andere Ziele Problem 3: Selbst wenn es gemeinsame Ziele gibt, unterscheiden sich oft die Zielprioritäten Problem 4: Ziele sind ungeordnet Problem 5: Wir brauchen ein Gruppenziel

Allgemeine Zielfindungstechniken Zielfindungsprinzip 1: „Mache aus dem Problem eine Tugend und sammle die vorhandenen Ziele mit der Brainstorming-Technik“ Zielfindungsprinzip 2: Reduktion der Komplexität Ordne die Ziele verschiedenen Kategorien zu (Schubladen-Technik) Zielfindungsprinzip 3: Hierarchisierung Bringe die Ziele in eine Ziel-Mittel-Hierarchie

Die „Ziel-Mittel-Hierarchie“-Methode Mittel = Ziel 2. Ordnung Mittel = Ziel 3. Ordnung Mittel = Ziel 3. Ordnung

Zielfindung und Lernzyklus als zentrale Bestandteile des BGM Strategie Strategie- und Ziel- entwicklungsprozess Ziele Diagnose (Soll vs. Ist) & Ergebnisevaluation Struktur- und Prozess- evaluation Interventions- planung Intervention

Grundprinzipien des Kennzahlfindungsprozess Der Kennzahlfindungsprozess sollte nicht unabhängig vom Zielfindungsprozess erfolgen Option 1: Die „Ableitungs-Technik“ (Deduktion) Option 2: Die „Was-ist-vorhanden“-Technik (Induktion)

Kennzahlfindungsprozess Ziele aus dem Zielfindungsprozess „Ableitungs-Technik“ (Deduktion): Regel: „Suche für jedes Ziel eine Kennzahl oder einen Indikator, der den Grad der Zielerreichung anzeigt“ Zielbezogene Struktur-, Prozess- und Ergebniskennzahlen Die „Was-ist-vorhanden“-Technik (Induktion): Regel: „Suche die vorhandenen Indikatoren zusammen (Routinedaten und – falls durchgeführt Mitarbeiterbefragungsdaten)“ Vorhandene Struktur-, Prozess- und Ergebniskennzahlen

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Lernzyklus des betrieblichen Gesundheitsmanagements Strategie Strategie- und Ziel- entwicklungsprozess Ziele Diagnose (Soll vs. Ist) & Ergebnisevaluation Struktur- und Prozess- evaluation Interventions- planung Intervention

Beispiel: Die „Ziel-Mittel-Hierarchie“-Methode Gesundheit & Wohlbefinden der MA verbessern z.B. Work-Life-Balance verbessern Flexible Arbeitszeiten Flexible Arbeitsorte

Beispiel für BGM mit Kennzahlen Schritt: Ziele festlegen Wir wollen in unserem Unternehmen die Gesundheit und das Wohlbefinden unserer Mitarbeiter durch eine Verbesserung der Work-Life-Balance fördern.

Lernzyklus des betrieblichen Gesundheitsmanagements Strategie Strategie- und Ziel- entwicklungsprozess Ziele Diagnose (Soll vs. Ist) & Ergebnisevaluation Struktur- und Prozess- evaluation Interventions- planung Intervention

Das MIKE-Kennzahlensystem: Eine Toolbox Organisation Tätigkeit Beziehung Person Abläufe Gratifikation Informationstransparenz Arbeitsmittel Tätigkeitsspielraum Ressourcen Unterstützung Wohlbefinden Körpl. Beschwerden Gesundheit Ablauforg. (Chaos) Vorgesetzte Schnittstellen Kollegen Informations- u. Planungsdefizite Führungsstil Burnout Gruppenkohäsion Work-Life-Balance Arbeitszufriedenheit Einstellungen Kultur Belastungen Spannungen Mobbing Belastungen Betriebklima Arbeitsintensität Innere Kündigung Affektives Commitment Motivation Offene Komm.-kultur Verausgabung Innovationsklima Gesundheitsgefährdung

Das MIKE-Kennzahlensystem: Eine Toolbox Organisation Tätigkeit Beziehung Person Abläufe Gratifikation Informationstransparenz Arbeitsmittel Tätigkeitsspielraum Ressourcen Unterstützung Gesundheit Ablauforg. (Chaos) Vorgesetzte Körpl. Beschwerden Schnittstellen Kollegen Wohlbefinden Informations- u. Planungsdefizite Führungsstil Burnout Gruppenkohäsion Einstellungen Arbeitszufriedenheit Kultur Belastungen Spannungen Mobbing Belastungen Work-Life-Balance Betriebklima Arbeitsintensität Innere Kündigung Affektives Commitment Motivation Offene Komm.-kultur Verausgabung Innovationsklima Gesundheitsgefährdung

Kennzahl „MIKE Work-Life-Balance“ Denken Sie bitte im Folgenden an Ihre berufliche und private Situation. trifft nicht zu trifft eher nicht zu trifft eher zu trifft zu Codierung 1 2 3 4 Der Kontakt zu meinen Freunden und Bekannten leidet immer wieder unter meinen unregelmäßigen Dienstzeiten. Zeitweilig bin ich in meine Arbeit so eingespannt, dass ich mich meiner Familie/ meinen Freunden nicht genügend widmen kann. Manche Krise mit meiner Familie/ meinen Freunden ist auf meine Arbeitssituation zurückzuführen. Pfaff et al. (2004): Der Mitarbeiterkennzahlenbogen (MIKE): Kennzahlenhandbuch. Köln.

Beispiel für BGM mit Kennzahlen Schritt: Ziele festlegen Wir wollen in unserem Unternehmen die Gesundheit und das Wohlbefinden unserer Mitarbeiter durch eine Verbesserung der Work-Life-Balance fördern. 2. Schritt: Kennzahlen zur Messung der Zielerreichung auswählen Zur Messung werden die Kennzahlen Work-Life-Balance, Wohlbefinden und der Körperliche-Beschwerden-Index (Kurzform) ausgewählt.

MIKE-Beschwerden-Index (Kurzform) Pfaff et al. (2004): Der Mitarbeiterkennzahlenbogen (MIKE): Kennzahlenhandbuch. Köln.

Kennzahl Wohlbefinden Im Folgenden finden Sie einige Aussagen über Verhaltensweisen, Gedanken, Gefühle und Einstellungen, die Sie mehr oder weniger häufig zeigen. fast nie Manch-mal oft immer Codierung 1 2 3 4 Ich bin unbeschwert und gut aufgelegt. Ich fühle mich anderen Menschen unterlegen. Ich bin ein ruhiger, ausgeglichener Mensch. Ich blicke voller Zuversicht in die Zukunft. Ich bin stolz auf meinen Körper. Ich fühle mich voller Energie und Tatkraft. Rimann et al. 1993

Zusammenhang zwischen der Work-Life-Balance und körperlichen Beschwerden n= 979 r= 0,3**

Beispiel Codierung der Antwortkategorien und Berechnung eines Skalenwertes Denken Sie bitte im Folgenden an Ihre berufliche und private Situation. trifft nicht zu trifft eher nicht zu trifft eher zu trifft zu Codierung 1 2 3 4 Der Kontakt zu meinen Freunden und Bekannten leidet immer wieder unter meinen unregelmäßigen Dienstzeiten. X Zeitweilig bin ich in meine Arbeit so eingespannt, dass ich mich meiner Familie/ meinen Freunden nicht genügend widmen kann. Manche Krise mit meiner Familie/ meinen Freunden ist auf meine Arbeitssituation zurückzuführen. Person 1 (P1): Punktwert: 4+4+4=12

Zusammenhang zwischen der Work-Life-Balance und körperlichen Beschwerden P1 darin enthalten n= 979 r= 0,3**

Zusammenhang zwischen der Work-Life-Balance und Wohlbefinden n= 979 r= -0,2**

Lernzyklus des betrieblichen Gesundheitsmanagements Strategie Strategie- und Ziel- entwicklungsprozess Ziele Diagnose (Soll vs. Ist) & Ergebnisevaluation Struktur- und Prozess- evaluation Interventions- planung Intervention

Interventionsplanung Zur Verbesserung der Work-Life-Balance sollen Interventionen bezüglich der Arbeitszeit und des Arbeitsorts stattfinden Arbeitszeiten: Flexibilisierung (z.B. Arbeitszeitkonten) Arbeitsort: Flexibilisierung (z.B. Einführung von Telearbeit)

Zielfindung und Lernzyklus als zentrale Bestandteile des BGM Strategie Strategie- und Ziel- entwicklungsprozess Ziele Diagnose (Soll vs. Ist) & Ergebnisevaluation Struktur- und Prozess- evaluation Interventions- planung Intervention

Intervention Zur Verbesserung der Work-Life-Balance werden Arbeitszeitkonten und die Möglichkeit der Telearbeit eingeführt

Zielfindung und Lernzyklus als zentrale Bestandteile des BGM Strategie Strategie- und Ziel- entwicklungsprozess Ziele Diagnose (Soll vs. Ist) & Ergebnisevaluation Struktur- und Prozess- evaluation Interventions- planung Intervention

Zielfindung und Lernzyklus als zentrale Bestandteile des BGM Strategie Strategie- und Ziel- entwicklungsprozess Ziele Diagnose (Soll vs. Ist) & Ergebnisevaluation Struktur- und Prozess- evaluation Interventions- planung Intervention

Vergleich von Abteilungen mit eingeführten Arbeitszeitkonten vs Vergleich von Abteilungen mit eingeführten Arbeitszeitkonten vs. ohne hinsichtlich der WLB

Vergleich von Abteilungen mit eingeführten Arbeitszeitkonten vs Vergleich von Abteilungen mit eingeführten Arbeitszeitkonten vs. ohne hinsichtlich des Gesundheitszustandes

Vergleich von Abteilungen mit eingeführten Arbeitszeitkonten vs Vergleich von Abteilungen mit eingeführten Arbeitszeitkonten vs. ohne hinsichtlich des Wohlbefindens

Beispiel für BGM mit Kennzahlen 1. Schritt: Ziele festlegen Wir wollen in unserem Unternehmen die Gesundheit und das Wohlbefinden unserer Mitarbeiter durch eine Verbesserung der Work-Life-Balance fördern. 2. Schritt: Kennzahlen zur Messung der Zielerreichung auswählen Zur Messung werden die Kennzahlen Work-Life-Balance, Wohlbefinden und der Körperliche-Beschwerden-Index (Kurzform) ausgewählt. 3. Schritt: Eigene Hypothesen über wirksame Maßnahmen testen Die eingeführten Maßnahmen (Arbeitszeitkonten und Telearbeit) zur Verbesserung der WLB wirken sich positiv auf die Gesundheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter aus

Führungs-informa-tions-system: IT-Unter-stützung bei der Problem-diagnose

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! FAZIT Erfolg im betrieblichen Gesundheitsmanagement durch strukturierte Zielfindung, zielorientierte Kennzahlenfestlegung und Test der Hypothesen Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

Literatur Bühner, R. (2000). Mitarbeiter mit Kennzahlen führen: der Quantensprung zu mehr Leistung. Landsberg: Moderne Industrie. Horváth, P. (2001). Controlling. München: Vahlen. Pfaff, H.; Lütticke, J.; Badura, B.; Piekarski, C.; Richter, P. (Hg.) (2004): „Weiche“ Kennzahlen für das strategische Krankenhausmanagement. Bern: Huber. Pfaff, H.; Pühlhofer, F.; Brinkmann, A.; Lütticke, J.; Nitzsche, A.; Steffen, P.; Stoll, A.; Richter, P.: Der Mitarbeiterkennzahlenbogen (MIKE). Kompendium valider Kennzahlen – Kennzahlenbuch. Veröffentlichungsreihe der Abteilung Medizinische Soziologie des Instituts für Arbeitsmedizin, Sozialmedizin und Sozialhygiene der Universität zu Köln. Köln, 2004. Pfaff, H.; Slesina, W. (Hrsg.) (2001): Effektive betriebliche Gesundheitsförderung. Konzepte und methodische Ansätze zur Evaluation und Qualitätssicherung. Weinheim, München. SRU (Der Rat von Sachverständigen für Umweltfragen) (1998): Umweltgutachten 1998. Metzler-Poeschel, Stuttgart Weber,J. (1999). Einführung in das Controlling. Stuttgart: Schäffer-Poeschel Verlag.