Die Einführung von SAP R/3 an der Universität des Saarlandes Dipl. Math. Marion GEIB Amt für Datenverarbeitung Universität Saarbrücken

Auslöser für das Projekt Jahr2000 und Euro-Problematik Alterung der bestehenden Software Neue Aufgabenstellungen Umsetzung der Prozeß-Analyse Vorhandene Schwachstellen Integrationsaspekt, Insellösungen Benutzerergonomie Dezentralisierung Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99

Zielsetzungen bei der Einführung von SAP R/3 Integration der Arbeitsgebiete, Prozeßorientierung Einführung einer Kosten- und Leistungsrechnung Ablösung des kameralen Rechnungs- wesens Unterstützung neuer Aufgabenstellungen und neuer Arbeitstechniken Einsparung von Ressourcen Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99

Realisierungs-Spektrum Lohnabrechnung, Beihilfe, Reisekosten Stellenplan, Stellenbewirtschaftung, Verträge Haushalts-Kassen- und Rechnungswesen Drittmittelverwaltung Material- und Lagerhaltung, Beschaffungen Studentenverwaltung, Zulassungen Telefonabrechnung Interne Verrechnungen Raumbestand Geräteinventar R/3-Integration R/3-Schnittstellen R/3-Integration Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99

Machbarkeitsstudie Feststellung des Abdeckungsgrades Zweck Aufwandschätzung Kostenplanung Zweck Dauer Mai bis Oktober 1997 Zielsetzungen mit R/3 in mehreren Phasen erreichbar Grundfunktionalität: HR, CO, FI, FM, MM, AM Ergebnis Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99

Einführungsphasen 1. Betriebswirtschaftliches Rahmenkonzept 2. Einführung der Grundmodule in der Zentr.Verw. 3. Konsolidierungsphase 4. Einführung weiterer Module 5. Integration der sonstigen Verfahren 6. Integration der dezentralen Stellen Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99

1. Das BWL- Rahmenkonzept Organisatorischer Rahmen eines FiBu-Systems Multiplikatorenkonzept Generelle FiBu-Schulung Aufstellen des Kontenplans Definition der HH-Strukturen, dualer Ansatz Einrichtung von Lägern und Warengruppen Systematisierung der Materialarten Festlegung Einkaufsorganisationen Prioritätenplan im Personalbereich Festlegung Mitarbeiterstrukturen/Lohnarten Strukturierung der Arbeitspakete Zeitpläne und Meilensteine Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99

Multiplikatorenkonzept Fachabteilung Firmen EDV/Planung Modulverantwortl. DV-Betreuer Multiplikator Koordinator Enduser Berater SAP AG Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99

2. Einführung der Grundmodule Personalwirtschaft FI Finanzbuchhaltung FM Haushaltsmanagement CO Controlling MM Materialwirtschaft Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99

Dualer Ansatz der Buchführung NEU ALT Institutionen Projekte Kapitel Titelgruppen Titel Finanzstellen Kostenstellen CO-Innenaufträge Fonds Sachkonten Kostenarten Finanzpositionen... Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99

3. Konsoliderungsphase Fehlerkorrektur in den migrierten Daten Gewöhnungsphase für die Enduser Verschnaufpause für die Multiplikatoren Tuning der Basis und der DB-Einstellungen Validierung des Berechtigungskonzeptes Umsetzung der Sicherheitsmaßnahmen Korrekturen an den Customizingeinstellungen Bearbeitung von Spezialfällen Abschlüsse Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99

4. Einführung weiterer Module Anlagenbuchhaltung (AM) Personalmanagement (HR-PD) Instandhaltung (PM) Studenten/Chipkarten (IQ Campus) Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99

5. Integration der sonstigen Verfahren Telefon Drittmittelverwaltung Personalinformation/Stellenplan Beihilfe, Reisekosten Baubestandsverwaltung Geräteinventar Studenten und Zulassungen Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99

6. Integration der dezentralen Stellen Rechenzentrum Bibliothek Mittelbewirtschafter Prüfungsämter Studierende und Bedienstete Studentenwerk Ministerien Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99

Derzeitiger Stand 1.5.1998 BWL-Rahmenkonzept 1.9.1998 Beginn Customizing 1.1.1999 Produktivität HR-PA 1.4.1999 Produktivität FI/FM, MM, CO 1.6.2000 Restliche Module 1.8.2000 Einführung Chipkarten Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99

Projektorganisation Lenkungsgruppe Projektgruppe Arbeitsgruppen Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99

Projektorganisation Arbeitsgruppen für die einzelnen R/3-Module: (FI FM CO MM HR) Arbeitsgruppen für spezielle Aufgaben: Aus- und Fortbildung, Datenschutz und Datensicherheit EDV-Arbeitsgruppen Basis, Workbench, Schnittstellen Sekundäre Arbeitsgruppen Anschlußprojekte, parallele Projekte Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99

Modulspezifische Arbeitsgruppen Arbeitspakete Strukturelle Grundlagen Stammdatenplanung Prozeßbildung Abstimmung mit anderen Modulen Schnittstellen Altdatenübernahme Integrationstest Produktion Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99

Spezielle Arbeitsgruppen Datenschutz: Umsetzung Sicherheitsleitfaden R/3 Netzsicherheit Berechtigungskonzept Grundschutzhandbuch (BSI) Schulung: Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99

Qualifizierungsmaßnahmen Einführungsveranstaltung BWL Alle Mitarbeiter Grundausbildung Finanzbuchhaltg Betroffene Ausbildung R/3-Grundlagen EDV-Team Grundschulung der Module Betroffene Modulspezifische Ausbildung Multiplikatoren Windows/Office-Schulungen Alle Mitarbeiter Endbenutzerschulungen/Modul Sachbearbeiter Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99

Basis Workbench Schnittstellen EDV - Arbeitsgruppen Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99

Die R/3-Basis Installationen: Datenbank + SNI RM600 Produktion Reine Basis: 2 Personen = ca. 1 Stelle Betriebssysteme (Unix, NT, DBanken): 2 Personen = ca. 1 Stelle Workbench, ABAP/4: 2 Personen = ca. 1/2 Stelle Berechtigungen, Datensicherheit 1 Person = ca. 1/2 Stelle Installationen: Datenbank + SNI RM600 Produktion Applikation: SNI RM400 Test User: 150 Anwender, 10 Entwickler Netzwerk, Server SNI Primergy 470 Firewall: SUN Sparc4, Firewall-1 PC‘s: ca. 220 Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99

Schnittstellen SAP R/3 Altsysteme Andere Anwendungen Fremdsysteme/ Temporäre / Dauerhafte SAP R/3 Altsysteme HR,CO,FI/FM,MM Gehalt, HKR Fremdsysteme/ Externe Stellen Andere Anwendungen Drittmittel Landeshauptkasse Studenten, Telefon, Stellenplan Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99

Sekundäre Arbeitsgruppen Rechenzentrum Mitnutzung der Standardprodukte (Einkauf, Rechnungsbearbeitung, Lagerhaltung, Veranstaltungen) Zusatznutzungen(Instandhaltung, Skriptenverkauf, Lizenzverwaltung) Studenten/Chipkarten Standardfunktionen (Einschreibung, Exmatrikulation, Prüfungen,...) Einsatz Chipkarten (Zahlfunktionen, div. Ausweisfunktionen, Ticket,...) IQ-Campus-Schnittstellen, Selbstbedienungsfunktionen Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99

Ende Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99