The Project Group GmbH Hauptstr. 8b 82008 Unterhaching Germany Microsoft Enterprise Project Management Infotag am 27. April 2005 Unterschleißheim Steffen Reister (Senior Consultant, Autor Microsoft Press) Achim Schmidt-Sibeth (Marketing) Dr. Thomas Henkelmann (Director Consulting) The Project Group GmbH Hauptstr. 8b 82008 Unterhaching Germany Fon: +49 (89) 61 55 93 - 30 Fax: +49 (89) 61 55 93 - 40 info@TheProjectGroup.de www.TheProjectGroup.de

Agenda 10:00 Begrüßung 10:15 Der Lebensweg eines Projekts in Microsoft EPM 11:00 Pause 11:15 Microsoft EPM bei Texas Instruments: Erfahrungsbericht über den Aufbau eines Resource Management-Systems in einem multinationalen Unternehmen (Thomas Huschenbeck, Leiter PMO, Texas Instrumens) 12:30 Mittagessen 13:15 Einbindung der Microsoft EPM in unternehmensweite Prozesse und die Möglichkeiten der Integration von SAP 14:15 Ihre Fragen und unsere Antworten 15:00 Ende der Veranstaltung – Verlosung

Auszug unserer Referenzen Audi (EPM Consulting und Training) ATLAS Elektronik (PSLink, EPM Consulting und Training) BearingPoint/KPMG (EPM Consulting und Training) Bosch Siemens Haushaltsgeräte (EPM Consulting und Training) Cognis Spezialchemie (EPM Consulting und Training) DaimlerChrysler (EPM Consulting und Training) Deutsche Lufthansa (EPM Consulting und Training) Felsomat Industrie-Automation (PSLink, EPM Consulting und Training) Flughafen München Baugesellschaft (BIS, Project Consulting und Training) Gmünder Ersatzkasse (Project Consulting und Training) GE CompuNet (PSLink) Irish Rail (EPM Consulting und Training, PSLink) Israel Aircraft Industries (EPM Consulting und Training, PSLink) Keiper Recaro Fahrzeugsitze (EPM Consulting und Training, PSLink) Kölner Verkehrsbetriebe (PSLink) MAN B&W Diesel (EPM Consulting und Trainings, PSLink) Microsoft (EPM Consulting und Training, Microsoft Project ERP Connector – solution starter) Miele Haushaltsgeräte (PSLink, TeamLink, EPM Consulting und Training) Roche Diagnostics (EPM Consulting und Training) SAP (EPM-SAP Connectivity, EPM Consulting und Training) Siemens Power Generation (EPM Consulting und Training) Siemens VDO Automotive (PSLink, EPM Consulting und Training) T-Systems (EPM Consulting und Training) TechData (EPM Consulting und Training) Texas Instruments (EPM Consulting und Training) …

Unser Profil The Project Group ist ein Team von Experten. Experten für Microsoft Project seit dem Jahr 1989 (der Version 1 Beta) allein das Management von TPG besitzt über 50 Mannjahre intensiver Erfahrung in Microsoft Project Ganz oben mit dabei als einer der führenden Microsoft Premier Project Partner im deutschsprachigen Raum Mitglied im 20-köpfigen Advisory Council (PAC), dem internationalen Entwickler-Beratergremium für Microsoft Project Ein Top Team seit 1998 A

Unser Profil (Fortsetzung) Einzigartige Kombination von Leistungen Maßstäbe setzende Software als Add-in Produkte zu Microsoft Project für Projektkosten Controlling Höchste Kompetenz in Enterprise Project Management Consulting / Konzepte Implementierung / Schulung / Wartung / Support Umfassende Palette an offenen und Firmen-Seminaren Zu Microsoft Project (für Anwender, Entwickler und Admins) Zur Project Management Professional (PMP) Zertifizierung A

Die Produkte von The Project Group 1. Add-in Produkte zu Microsoft Office Project PSLink®: weltweit leistungsfähigste bidirektionale Integration von Microsoft Project mit SAP – vielfach im Einsatz und bewährt. TeamLink: projektübergreifende, asynchrone Abstimmung über Arbeit, Ressourcen und Termine, integriert in Microsoft Project. Weltweit einzigartig. ResourceLink: Aktualisierung des Microsoft Project Enterprise Resource Pools aus beliebigen Fremd-Systemen (SAP, Navision, Active Directory etc.). SetHolidays: Automatischer Eintrag von Feiertagen in Outlook und Microsoft Project bis zum Jahr 2049. A

Die Produkte von The Project Group 2. Projektkosten Controlling Software PROBIS: Produkt zur Multi-Projekt fähigen, zentralen Überwachung von Kosten für Projektsteuerer und Bauherren – Referenz: z.B. Neue Messe München (Summe z.Zt. mehrere Hundert Mio. €). BIS: Individuelles, modulares Informationssystem zur Projektüberwachung – Referenz: Flughafen München, Terminal II (Summe z.Zt. mehr als 1,3 Mrd €). Budget: Einfache Verwaltung von Baukosten mit umfangreichem Berichtswesen – Referenz: z.B. Kanzleramt Berlin (Summe z.Zt. mehr als 2 Mrd €). A

Die Dienstleistungen von The Project Group 1. Enterprise Project Management (EPM) Beratung Consulting: Branchen-unabhängige Beratung zur optimalen Tool-Unterstützung im modernen, unternehmensweiten Projektmanagement auf Basis von Microsoft Project. Konzepte: Analyse und Gestalten von Planungs-, Überwachungs- und Reporting-Prozessen. Definition von Standards sowie der jeweils am besten passenden Projektorganisation. T

Die Dienstleistungen von The Project Group 2. Enterprise Project Management (EPM) Umsetzung Implementierung: Einrichten von Microsoft Project (alle Versionen) und Anpassen an die individuellen Erfordernisse. Erweiterungen z.B. im Bereich Berichtswesen und Vorlagenerstellung. Anbinden an die vorhandene Infrastruktur wie z.B. SAP und/oder Datenbanken. Schulung: Der richtige Start für die Anwender in das neue System. Wartung / Support: Reibungslose Funktion des implementierten Microsoft EPM Systems durch schnelle Reaktionszeiten. T

Die Dienstleistungen von The Project Group 3. Offene Seminare in Microsoft Office Project Für Einsteiger, Fortgeschrittene und Experten Termine, Kosten und Ressourcen Enterprise Project Management mit Project Server Entwickler-Workshops für Project Programmierer Admin-Workshops für Microsoft EPM Firmenseminare jederzeit auf Anfrage Sowie Theorie zum Projektmanagement. Intensiv-Vorbereitung auf die Prüfung zum international anerkannten Project Management Professional (PMP) PDU-Workshops zur Erhaltung des PMP-Status T

Der Lebensweg eines Projekts in Microsoft EPM

Microsoft Project 2003 - Architektur Integration Erstellen & Verfolgen der Projekte Teamarbeit ERP Systeme Zentrale Speicherung und Auswertung der Projekte und Ressourcen Projektdokumente, Offene Punkte und Risiken Infrastruktur nutzen S

Ein offenes System für Ihren Bedarf! Austausch von Daten mit externen Systemen Synchronisation der Benutzerkonten und Benutzergruppen mit dem Active Directory Import von Konten und Adressen aus Adressbuch Datenexport über offene und dokumentierte Datenbank Datenimport über serverbasierte API (SOAP) Datenimport über XML und automatische Verarbeitung Externe Applikationen zur Synchronisation z.B. mit SAP über PSLink S

Microsoft Project 2003 - Beteiligte Projektleiter Teammitglieder Project Server ermöglicht Zugriff & Zusammenarbeit Projekt/Business Manager Projektmanagement “leicht gemacht” Portfolio & skillbasiertes Ressourcenmanagement Nutzer Quelle: Microsoft Microsoft Project 1 – 4.x Microsoft Project 98 Microsoft Project 2000 Microsoft Project 2002/2003 S

Einheitliche Methode für die Planung Projektvorlage Strukturen Organisationseinheiten Kostenstellen Standorte Intern/Extern Skills Generische Ressource Kostensätze Pflege der Daten zentral oder durch die Organisationseinheit Templates “Planen wie immer schon … … ein paar “Gimmicks” wie Spalten verschieben… T

Zentraler Ressourcenpool Verzeichnis aller Ressourcen Mitarbeiter: individuelle Kalender, Skills Generische Ressourcen: Platzhalter Material, Arbeitsmittel: beliebige Einheiten Kosten: Pauschalkosten, externe Kosten Übernahme aus Datenbank ERP Systemen Projekten Zentrale Pflege durch Systemadministration Generische Ressource über Teambuilder hinzufügen Zuordnen und veröffentlichen  12 min T

Anforderung und Einsatz der Mitarbeiter Ressourcenoptimierung Ersetzen generischer Ressourcen durch Mitarbeiter Ersetzen überlasteter Mitarbeiter durch verfügbare Mitarbeiter Kriterien für Ersetzung Skills Zugehörigkeit zum Projektteam Verfügbarkeit Ergebnis ist Vorschlag für nächste Planungsrunde Ein paar Worte zum Web Access Resource Center : “Was will der PL?” … dabei Einstellungen (Filtern, Gruppieren etc.) Auslastungsbetrachtung Teambuilder light Verfügbarkeit Ersetzung vs. Hinzufügen  12 min T

Ressourcenplanung Ressourcen im einzelnen Projekt Zuordnung durch Bildung eines Projektteams Planung auf Phasen/Vorgangsebene Kurzfristig: Mitarbeiter Mittel-/Langfristig: Generische Ressource Auslastungskontrolle durch Projektleiter Im einzelnen Projekt / Offline Detaillierung passend zur Fortschreibung Personen werden vorgefunden Taskweise ersetzen Dokument anhängen Evtl. Risk Basisplan speichern Veröffentlichen  10 min T

Projektkommunikation Offene Punkte Über Windows SharePoint Services 2.0 verwaltet Je Projekt mit Zugriffsregelung Diskussionsforen Ähnlich Newsgroup je Projekt Dokumente Ablage in Unterstrukturen je Projekt Volltextindizierung Versionierung, Check-In und Check-Out Risiken Je Projekt mit Einfluss und Verfolgung der Lösung S

Integration der Mitarbeiter Zeiterfassung durch alle Mitarbeiter Projektaufwände Abwesenheiten Besprechungen, Schulung usw. Bearbeiten von Dokumenten Integration in Outlook Outlook mail zur neuen Zuordnung  klinkt sich ein Rückmeldeoptionen / Daten … Rückmeldeoptionen Möglichkeiten in Outlook Angehängtes Dokument öffnen/bearbeiten Rückmeldung abschließen  10 min S

Projektfortschreibung Aktualisierung der Projekte mit Istwerten Leistungsverrechnung in ERP Systemen Nächste Planungsrunde Projektterminierung Ressourcenoptimierung Benachrichtigung Annehmen / Ablehnen (Regeln) Überleitung in MSP demonstrieren Basisplanvergleich  5 min S

Auswertungen und Berichte Teilportfoliobildung Enterprise Codes definieren und einsetzen Ansichten nach Codes strukturieren Auswertungen Ansichten und berechnete Felder OLAP Auswertungen Project center Portfolio analyzer  10 min T

Und das geht wirklich? Anwenderbericht Erfahrungsbericht über den Aufbau eines Resource Management-Systems in einem multinationalen Unternehmen (Thomas Huschenbeck, Leiter PMO, Texas Instrumens) S,T

Microsoft Project Infotag, 27. April 2005 Einbindung der Microsoft EPM in unternehmensweite Prozesse und die Möglichkeiten der Integration von SAP Steffen Reister Dr. Thomas Henkelmann The Project Group GmbH Hauptstr. 8b 82008 Unterhaching Germany Fon: +49 (89) 61 55 93 - 30 Fax: +49 (89) 61 55 93 - 40 info@TheProjectGroup.de www.TheProjectGroup.de

Microsoft EPM: ein offenes System! Anpassbar durch Erweiterungen des MSP Clients Meilenstein Rollup Ressourcen Rollup Erweiterung der Auswertemöglichkeiten FTE im OLAP Cube Übernahme der Daten in externe System Excel als Analysewerkzeug S

Was bedeutet Integration mit ERP Systemen?

Projekte und Kernprozesse Rollen im Unternehmen Projekte: Microsoft EPM technology Kernprozesse: ERP System Oberes Management Strategische Sicht Indikatoren, Kundenprofitabilität Strategische Ausrichtung (z.B. SAP CO, FI, BW) Kritische Meilensteine, Projekterfolg PMO, Abteilungen Portfolios, Meilensteine, Budgets, zentrale Ressourcenplanung Risiken, Probleme, Änderungsmanagement etc. Controlling-Sicht : Budgets, Kostenstellen, Erlöse, Einkauf Kundenmanagement (z.B. SAP PS, CO, SD ...) Projektleiter, Teams Projektsicht:, Mitarbeiteraufwand Stückkosten (SAP PS, HR, CATS) Operatives Projektmanagement, Überwachung T

Welche Daten sollen ausgetauscht werden? Project Server ???? Ressourcen, Termine, Arbeit, Kosten, Budgets, Ist-Daten, Material, Texte … ERP System Project Client T

Was ist zu beachten? Rollenbasierter Datenaustausch Wer plant mit welchem Werkzeug? Wer benötigt welche Daten? Wer muss welche Daten liefern? Wer hat Zugriff auf welche Daten? Prozessbasierter Datenaustausch Wie ist der Übergang vom Vertrieb zum Projekt? Wo werden Projekte zuerst angelegt? Welche Daten sollen bei Phasenübergängen synchronisiert werden? T

Was noch… Welches System ist führend? Welche Daten werden in welchem System verwaltet? Wird automatisch oder auf Befehl synchronisiert? Werden Projekte im jeweils anderen System gesperrt? … T

Ressourcenintegration

Worum es dabei geht Aktualisieren des Enterprise Ressourcenpools aus anderen Systemen Mögliche Quellen SAP HR SAP CO/PS (Kostenstellen/Leistungsarten oder Arbeitsplätze) Navision PeopleSoft Jedes weitere ERP System Nicht ERP Systeme wie Active Directory S

Was aktualisiert wird Neue Ressourcen anlegen Vorhandene Ressourcen anpassen Nicht mehr vorhandene Ressourcen löschen oder deaktivieren oder ignorieren Daten Name, Email etc. Kostensätze Struktur Codes (z. B. Skills, Organisationsstruktur) S

Lösung TPG ResourceLink Produkt für Administratoren zur Synchronisation des Enterprise Resource Pools mit fremden Systemen Verschiedene Adapter für Datenbeschaffung aus Quellsystemen Simulation vor Import ausführliches Logging etc.

Lösung Microsoft Project ERP Connector Lösung von Microsoft ( „Solution Starter“) Entwickelt von The Project Group und C&S Synchronisation des Enterprise Ressourcenpools aus SAP oder anderen ERP Systemen über XML Dateien Code-Basis in C#.NET zur eigenen Weiterentwicklung Kein Support Keine Updates T

Kundenbeispiel: Konfigurationsoberfläche

Prozessintegration am Beispiel von SAP, SAP Hintergründe

Einige Hintergründe zu SAP SAP R/3 und SAP Enterprise (Core) bestehen aus mehreren Modulen CO, FI, PS... SAP Enterprise bietet auch die „Enterprise Extensions“ Erweiterungen für Reiseplanung und -abrechnung HR Erweiterungen PLM (Product Life Cycle Management)... SAP xApps Basiert auf Business Warehouse „Cross functional integration, processes and reporting“ xRPM, xPD, xM&A, Employee Productivity Suite ... T

SAP PS Modul Das traditionelle Projekt System in SAP R/3 und SAP Enterprise Wird in über 3.000 Firmen eingesetzt Vergleichbare Funktionalität zu Microsoft Project Tiefe Integration in andere Module (CO, HR, FI ...) Adressiert vornehmlich Projekt Manager und Projekt Controller T

SAP cProjects Teil von PLM (Product LifeCycle Management) „Next Generation“ von PS Integration mit PS und anderen Modulen angestrebt bzw. zum Teil realisiert T

SAP xRPM Top Level Konsolidierung Integriert Daten aus unterschiedlichen Quellen Bietet Berichte, Portfolio Planung und Ressourcen-/Kapazitätsplanung T

Zusammenfügen des Puzzles SAP xRPM Manager Microsoft Project EPM Server (Abteilungen, Standorte etc.) SAP R/3 / Enterprise mit PS oder cProjects (z.B. untersch. Standorte) PMO, Projektmanager, Team Mitglied Manager, Controller, Abteilungsleiter T

Hintergründe und Kunden-Beispiel für die Prozessintegration mit SAP

Integration EPM mit SAP – Funktionsübersicht Stammdaten (unidirektional) HR/Arbeitsplätze/Kostenstellen/Leistungsarten Erstellen, Aktualisieren und Löschen von Enterprise Ressourcen basierend auf SAP HR Ressourcen oder Arbeitsplätzen oder Kostenstellen/Leistungsarten Aufbau des RBS im Enterprise Ressourcenpool basierend auf SAP Update der Stundensätze für jedes Fiskaljahr T

Integration EPM mit SAP – Funktionsübersicht Bewegungsdaten (bidirektional) Microsoft Project mit SAP PS synchron halten Neue Projekte anlegen SAP  MSP oder MSP  SAP Erstellen und aktualisieren von Projektobjekten in beiden Richtungen Festlegung eines Objekt and Daten Mappings Synchronisationsmechanismus (Differenzanalyse, basierend auf den führenden Systemen) SAP Plausibilitätsprüfung Sperrmechanismus and Konsistenzprüfung T

Microsoft Project Server + PSLink SE Server Extensions PSLink Standard Edition (SE) Datenaustausch SAP Einstellungen und Auswahllisten Server basierte Synchronisation Öffnen, Speichern, Veröffentlichen Microsoft Project Server + PSLink SE Server Extensions Synchronisation Microsoft Project Professional + PSLink SE SAP Server

PSLink 3.0 SE – Die Standard Edition Detaillierte, regelbasierte, vielfach bewährte Integration Sehr umfangreich anpassbar durch Konfiguration und Zusatzprogrammierung Für allgemeine Projektmanagement-Aufgaben (z.B. Termin- und Ressourcenplanung) SAP bezogene Aufgaben (e.g. Kostenplanung) können in Microsoft Project erfolgen Unterstützt alle Objekte in SAP PS, inkl. PSP Elemente, Netzpläne, Anordnungsbeziehungen, Netzplanvorgänge Daten werden jederzeit synchron gehalten auf beiden Seiten.

PSLink Controlling Edition (CE) Datenaustausch Microsoft Project Server Öffnen, Speichern, Veröffentlichen Daten Aggregation PSLink Befehle Synchronisation Microsoft Project Professional + PSLink SE Client Components SAP Server PSLink Server

PSLink 3.0 CE – Die Controlling Edition SAP dient als Back-end System für das Finanzcontrolling Projektmanagement-Aufgaben nur mit Microsoft Project Unterstützt PSP-Elemente und PSP-Meilensteine PSP-Strukturen werden über die PSP Gliederung oder Gliederungscode-Definition synchronisiert Für klare Anwendungsfälle Kosten und Arbeit werden auf PSP-Elemente und Controlling Kennzeichen pro Periode der Fisklajahre verdichtet. Umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten bei der Einbindung in Microsoft Project

PSLink: Eigenschaften Client- und Server-Lösung Client-basierte Lösung Manuelles Auslösen des Datentransfers möglich Kontrolle über den Datenaustausch Nutzerabhängige Dokument. der Änderungen in SAP Weniger Aufwand für Administration Server-basierte Lösung Keine direkte Aktion mit SAP Synchronisation zeitlich steuerbar Weniger Komponenten und Funktionen auf Microsoft Project Clients T

Integration EPM mit SAP – PSLink Technologie Server zu Server oder Client zu Server Kommunikation Middleware COM Add-Ins für Client Funktionalitäten Vorwiegend direkte Aufrufe an das SAP System (RFC/BAPI) T

The Project Group GmbH Hauptstr. 8b 82008 Unterhaching Germany Fon: +49 (89) 61 55 93 - 30 Fax: +49 (89) 61 55 93 - 40 info@TheProjectGroup.de www.TheProjectGroup.de