eRechnungen – elektronische Rechnungen richtig einsetzen, Kosten und Ressourcen sparen Vortragsreihe Handwerkskammer München, November 2012 Dr. Reiner Kappler, Steuerberater Augsburg, Vertreter Steuerberaterkammer München

Rechnungs- aussteller empfänger Vorneweg… Rechnungs- aussteller empfänger Rechnung Papier? Digital? Egal! eRechnung

Was ist für Sie wichtig? Agenda… Elektronische Rechnungen – nur ein Trend? Chancen durch die Digitalisierung des Geschäftsprozesses rechtliche Anforderungen an die eRechnungen eRechnung

Definition Rechnung und Definition eRechnung Definition Rechnung: (UStG § 14) „Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.“ Definition eRechnung: (UStG § 14) „Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird.“ Übermittlungswege per Email (Bilddatei, Textdatei) De-Mail Computerfax oder Faxserver Webdownload EDI (Datenaustausch) eRechnung

Elektronischer Rechnungsverkehr - Ein Trend! neuer Personalausweis (nPA) E-Government E-Bilanz Digitalisierung der Geschäftsprozesse eRechnung

… für Kunden und Lieferanten! …der Druck steigt! elektronische Rechnungen/ elektronisch signierte Dokumente Fluggesellschaften Krankenkassen Autokonzerne Telekommunikationsanbieter ab 2010 stellt VW nur noch elektronische Rechnungen aus … für Kunden und Lieferanten! eRechnung

Verbreitung von eRechnungen in Deutschland Elektronische Rechnungsstellung durch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) 8 % 22 % 43 % 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50% 2006 2008 2011 + 21 % aktuell häufig Beibehaltung der Papierrechnung Unsicherheit bei Umgang mit eRechnungen Corinna Quellen: tns gallup/Itella 2008; Uni Hannover, Studie eRechnung 2008 eRechnung

Was ist für Sie wichtig? Agenda… Elektronische Rechnungen – nur ein Trend? Chancen durch die Digitalisierung des Geschäftsprozesses rechtliche Anforderungen an die eRechnungen eRechnung

Das bringt Ihnen der Einsatz von eRechnungen Durch die Digitalisierung des Rechnungsverkehrs kann das Unternehmen … … auf Anforderungen wichtiger Geschäftspartner reagieren. … Zeit einsparen (Transportwege, Liquidität). … das Unternehmensimage modernisieren. … umweltbewusst agieren. BmZ wird dadurch abgerundet. … Kosten für Papier, Druck, Porto senken. eRechnung

Liquidität: Verkürzung kontokorrentfinanziertes Kundenziel Umsatzerlöse 1.000.000 Euro Forderungen aus Lieferung und Leistung 100.000 Euro aktuelles Kundenziel in Tagen 36 z. B. Rechnungsschreibung Freitag statt Montag oder fehlende Postlaufzeit (eRechnung) gewünschtes Kundenziel in Tagen 33 verbleibende Forderungen 91.667 Euro Verminderung der Forderungen 8.333 Euro Kontokorrentzinssatz p. a. 12,00 % bisheriger Aufwand aus Kontokorrentzins 12.000 Euro verbleibender Aufwand aus Kontokorrentzins 11.000 Euro Verringerung des Zinsaufwands pro Jahr 1.000 Euro Verringerung des Zinsaufwands pro Monat 83 Euro eRechnung

Prozesskosten (beispielhaft) für Rechnungssender Drucken Kuvertieren Verschicken Zahlung oder Mahnung Zahlungsabgleich Cash Management Archivierung Voll- kosten 11,10 € 4,70 €* Papier 3,90 € 0,50 € 4,50 € 2,20 € elektronisch, automatisiert 0,40 € 3,00 € 0,80 € Einsparung pro Rechnung 6,40 € = 57 % Quelle: Billentis Marktstudie 2012 „E-Rechnungen als Chance in einem veränderlichen Marktumfeld“ *Berücksichtigt sind 0,50 € Transaktions- kosten für E-Invoicing Dienstleister eRechnung

Prozesskosten (beispielhaft) für Rechnungsempfänger Empfangen Zuordnen Erfassen Prüfen Bestellabgleich Reklamation bearbeiten Zahlung Cash Management Archivierung Voll- kosten 17,60 € 6,70 €* 1,10 € 3,00 € 4,00 € 2,50 € 4,80 € 2,20 € Papier elektronisch, automatisiert 1,20 € 2,00 € 2,00 € 0,80 € Einsparung pro Rechnung 10,90 € = 62 % *Berücksichtigt sind 0,50 € Transaktions- kosten für E-Invoicing Dienstleister Quelle: Billentis Marktstudie 2012 „E-Rechnungen als Chance in einem veränderlichen Marktumfeld“ eRechnung

Digitalisierung der Geschäftsprozesse – am Beispiel DATEV: eRechnung „einfach“ online bezahlen Rechnungsbetrag: 700,00 € Direkte Zahlung über digitalen Beleg möglich. eRechnung

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eRechnung - Besonderheiten Für JEDE Rechnung (Papier + Digital) gilt „Echtheit der Herkunft“ Eindeutige Identifizierung des Rechnungsausstellers Authentizität „Unversehrtheit des Inhalts“ Keine Veränderung der Daten Integrität gewährleistet durch Innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prüfpfad (oder qualif. Elektr. Signatur oder EDI) Elektronisch übermittelte Rechnungen bedürfen der Zustimmung des Empfängers Zustimmung bedarf keiner besonderen Form Einvernehmen der elektronischen Übermittlung ausreichend Es genügt das Praktizieren des Verfahrens und damit die stillschweigende Billigung eRechnung

eRechnung Innerbetriebliches Kontrollverfahren Verfahren, das der Rechnungsempfänger zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt. d.h. verwendet der Unternehmer keine QES oder EDI-Verfahren, so sind diese Kriterien durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft, sicherzustellen. Für einen innerbetriebliches Kontrollverfahren gilt: Ausgestaltung obliegt den Unternehmen selbst Manueller Abgleich möglich, keine vorgeschriebenen technischen Verfahren, kann jedoch ein entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen sein Als Prüfpfad eignen sich Geschäftsbriefe und Verträge, Bestelldokumente, Lieferscheine, buchhalterische Abbildung Manueller Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung Keine neue Aufzeichnungspflicht erforderlich Stellt einen Zusammenhang zwischen der Rechnung und der zugrunde liegenden Leistung her (Bestellung, Lieferschein) Kann ein entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen sein Keine Zertifizierung durch die Finanzverwaltung erforderlich eRechnung

eRechnung Innerbetriebliches Kontrollverfahren … dient nicht zur Prüfung der materiell-rechtlichen Voraussetzungen Gewährleistung der inhaltlichen Ordnungsmäßigkeit nach §§14 Abs.4, 14a UStG erforderlichen Angaben Es soll lediglich die korrekte Übermittlung der Rechnung sichergestellt werden! eRechnung

eRechnung Vorsteuerabzugsberechtigung Vorsteuerabzugsberechtigung ist sicherzustellen über Vollständigkeit und Richtigkeit der Rechnungsangaben nach §§ 14, 14a UStG sowie Besitz der Rechnung BMF-Schreiben (Juli 2012) Inhaltlich richtige Rechnung: richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, richtiger Zahlungsempfänger - rechtfertigt die Annahme dass Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts gegeben sind! Sind die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug gegeben, kommt dem innerbetrieblichen Kontrollverfahren bzw. dem Übermittlungsvorgang selbst keine eigenständige Bedeutung mehr zu. eRechnung

Was gilt als elektronisch übermittelte Rechnung? Medium Berechtigt zum Vorsteuerabzug? Bemerkung Standard zu Standardfax Ja Gilt als Papierrechnung PC-Fax zu PC-Fax ja Ausdruck elektronische Rechnung Medienbruch! E-Mail mit Rechnung im Anhang (als pdf oder Textdatei) Rechnung in elektronischer Form (Ausdruck ist ungenügend!). Archiviert werden muss ebenfalls die E-Mail De-Mail, ePost Verwendung EDI-System Rechnungen per Thermopapier Telefaxe auf Thermopapier sind durch einen nochmaligen Kopiervorgang auf Papier zu konservieren, das für den gesamten Aufbewahrungszeitraum von 10 Jahren lesbar ist. per Web-Download eRechnung

welche Unterlagen müssen wie lange aufbewahrt werden? Aufbewahrung – welche Unterlagen müssen wie lange aufbewahrt werden? 6 Jahre sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind 10 Jahre Buchungsbelege empfangene und abgeschickte Handels- und Geschäftsbriefe Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen sowie die zu deren Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen Rechnungen über Bauleistungen an Privatpersonen 2 Jahre Generell gilt: die Zehnjahrespflicht beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Geplant ist die Verkürzung auf 8 Jahre (Jahressteuergesetz 2013). eRechnung

eRechnungen – es lohnt sich die Entwicklung zu beobachten! Ihre Meinung, Ihre Fragen? Interessant für Sie? Was möchten Sie von uns wissen? eRechnung

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