Projektbeispiel „Einführung einer PM-Software“ - Musterlösung -

Vorbemerkung zu Fallstudien In Fallstudien können unterschiedliche Vorgehensweisen miteinander kombiniert: Basket Method = Posteingangskorb-Übung (Ausgangslage: Unvollständige Information, keine Rücksprache möglich): Erfassen unterschiedlicher Situationen, Festlegung von Prioritäten in der Bearbei- tung, Erkennen von Möglichkeiten der Delegation Case Problem Method = Problemfindungsmethode (Ausgangslage: Problem in Informationen versteckt): Erkennen zugrunde liegender Probleme Incident Method =Vorfallsmethode (Ausgangslage: Schilderung eines menschlichen oder sachlichen Problems): Erkennen der für Entschei- dungen relevanten Informationen, Suche nach Informationen Case Study Methode = Harvard-Fallstudie (Ausgangslage: Umfangreiche Information über sich entwickelnden Geschäftsvorfall): Üben der Fähigkeit zur Problemanalyse und Entwicklung von Alternativen  siehe die Musterlösung

Fallstudien sind sorgfältig konzipierte Zusammenstellungen von Informa- tionen und Aufgabenstellungen, mit denen bestimmte Fähigkeiten trainiert werden sollen. Sie dienen entweder der Vertiefung von Inhalten oder zur übungsweisen Anwendung. Das bisher erworbene Methodenwissen soll auf ein Problem aus dem Projektalltag schrittweise angewendet werden. Noch zu vermittelndes Wissen kann dabei sukzessive eingearbeitet werden. Die Fallstudie soll modellhaft als Projekt definiert, geplant und durchgeführt. Dieses Vorhaben sollte auf Fakten gründen. Die Projekt kann in Form von Einzelarbeit oder Kleingruppenarbeit organisiert werden. Es schließt ab mit einer Präsentation der einzelnen Lösungsmöglichkeiten und ihrer Bewertung (Probepräsentation; in der Prüfung). Voraussetzung ist eine ausgearbeitete schriftliche Dokumentation.

Ein Projekt „Fallstudie“ läst sich folgendermaßen gliedern: 1. Projektvorbereitung 1.1. Impuls für ein Projekt 1.2 Projektantrag als Entscheidungsgrundlage stellen 1.3 Entscheidungen für Projekt 2. Projektstart: Start-Klausur bzw. Kick-off-Meeting zur Konflikt- vorbeugung 2.1 Vorläufiger Auftrag (Anforderungen an (techn.) Qualität, Termine, Kosten, Rahmenbedingungen 2.2 Projekttätigkeiten/Kosten (was, wer, wann) 2.3 Auftragskonsens und Entscheidung (Projektleitung, Team, Fach- bereiche) 3. Projektplanung: Planung von (technischen) Qualitätsanforde- rungen, Terminen, Kosten, Personalkapazität 3.1 Pflichtenheft= Summe aller Qualitätsanforderungen (Qualität: Markt,Wirtschaftlichkeit, Technik)

3.2 Projektplan = Summe aller Tätigkeiten (Arbeitpakete), Termin, Kosten 3.3 Projektorganisation = Summe aller Zuständigkeiten/Verantwort- lichkeiten Linie-Projekt 4. Projektabwicklung und -steuerung: Kontrolle der SOLL-IST- Abweichungen, Dokumentation, Entscheidungen vorbereiten 4.1 Qualität (Technik): Steuerung auf Basis des Pflichtenhefts (Anforderungen: SOLL-IST, Abweichungen) 4.2 Termine, Kosten, Personal: Steuerung auf Basis des (Standard-)Projektplans (Was ist zu tun, wer ist verantwortlich, wann erledigt, wie teuer?) 5. Projektabschlussbericht und Präsentation der Ergebnisse

Anmerkung: Bei der Gliederung muss nach heutigen Auffassungen mitgedacht werden, dass erfolgreiches Projektmanagement gleich bedeutend mit erfolgreichem Team-Management ist. Leistungsgegen- stand, Kooperation/Kommunikation und Bedürfnisse/Interesse des Einzelnen müssen zusammengebracht und aufeinander abgestimmt werden. Der Projektfortschritt erschöpft sich also nicht in der erfolg- reichen Bearbeitung des Sachproblems. Im Gegenteil wird oft der Projekterfolg in erster Linie durch menschliche Probleme gefährdet, in zweiter Linie durch fehlendes Methoden-Know how. Beides muss aber sinnvoll miteinander vermittelt werden.

Musterlösung Informationen Ausgangssituation Der Projektstart ist für den 01.12.2006 geplant. Es gibt einen Projektleiter (PL), sechs Assistenten (AS), drei EDV-Experten (EE) und 30 Mitarbeiter (MA)

2. Aufgaben 2.1 Geben Sie an Hand der folgenden Abbildungen die Projektdaten in die PM-Software ein (ggf. Vorgänge in Arbeitpakete umformulieren). 2.2 Erzeugen Sie die notwendigen Graphiken. 2.3 Beantworten Sie sich (allein oder im Team) folgende Fragen (siehe dazu auch Vorlagen im Anhang): 1. Wann ist das Projekt (nach Plandaten) zu Ende? 2. Kann ein Kapazitätsabgleich ohne Zeitverschiebung durchgeführt werden? 3. Was passiert, wenn Sie einen ressourcengesteuerten Kapazitätsabgleich durchführen? 4. Vorgang Nr. …. verlängert sich um …. Tage. Welche Folgen hätte das für das Projekt? 5. Eine Ressource Assistent fällt vom …. bis …. aus. Welche Folgen hat das für das Projekt? 6. Was halten Sie von der Planung und was würden Sie verbessern? 7. Wie hoch schätzen Sie die geplanten Personalkosten für das Projekt (beachten Sie die unterschiedlichen Kostensätze)? 8. Wie organisieren Sie die Projektsteuerung?

PSP PM-Softwareeinführung Einführung PM-SW Situationsanalyse Konzepterstellung SW-Beschaffung MA-Schulung Praxisdurchlauf Organisation Daten des U. analysieren Rohkonzept erstellen Kriterien entwickeln Schulungskonzept entwerfen Daten eingeben Verwaltung Externe Daten analysieren Workshops abhalten SW-Produkte vorauswählen MA für Schulung auswählen Durchlauf überwachen Dokumentation Workshops abhalten Konzept fertigstellen Testläufe simulieren Schulungsplan erstellen SW-Korrekturen eingeben Überwachung Daten aufbereiten Entwicklung Beispielprojekt B SW auswählen Schulungen durchführen evaluieren u. nacharbeiten Evaluation durchführen Entwicklung Beispielprojekt A SW installieren Schul. evaluieren und nacharbeiten Abschlußbericht anfertigen SW am Beispiel testen

Vorgangsliste PM-Softwareeinführung I Nr. 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 2.1 2.2 2.3 2.4 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 1 2 3 Vorgangsname Dauer 3 Tage 10 Tage 5 Tage 15 Tage 8 Tage 20 Tage 4 Tage Vorgänger Einsatzmittel Situationsanalyse Daten des Unternehmens analysieren 1 AS externe Daten analysieren 1.1AA 2 AS Workshops für Info.-beschaffung abhalten 1.1;1.2 PL, 3 AS, 2 EE, 4 MA Daten aufbereiten 1.3 3 AS Entwicklung Beispielprojekt A 1.4 2 AS Konzepterstellung Rohkonzept erstellen 1.4 2 AS, 1 EE Workshops für Info.-weitergabe abhalten 1.5;2.1 PL, 3 AS, 2 EE, 30 MA Konzept fertigstellen 2.2 3 AS, 2 EE Entwicklung Beispielprojekt B 2.2 2 AS SW-Beschaffung Kriterien entwickeln 2.2 1 AS, 2 EE SW-Produkte vorauswählen 2.3;2.4;3.1 2 AS Testläufe simulieren 3.2 1 AS, 2 EE SW auswählen 3.3 PL, 1 AS, 1 EE SW installieren 3.4 2 EE SW am Beispiel testen 3.5 1 AS, 2 EE PL: Projektleiter AS: Assistent EE: EDV-Experte MA: Mitarbeiter weiter siehe nächste Seite

Vorgangsliste PM-Softwareeinführung II Fortsetzung von Vorseite 4 MA-Schulung 3 Tage 5 Tage 10 Tage 15 Tage 129 Tage 1 Tage 30 Tage 4.1 Schulungskonzept entwerfen 3.4 2 AS, 1 EE 4.2 MA für Schulung auswählen 3.4 PL, 2 AS 4.3 Schulungsplan erstellen 4.1;4.2 1 AS, 2 EE 4.4 Schulungen durchführen 4.3 3 AS, 2 EE, 30 MA 4.5 Schulungen evaluieren und nacharbeiten 4.4 1 AS 5 Praxisdurchlauf 5.1 Daten eingeben 3.6 1 EE 5.2 Durchlauf überwachen 5.1 1 AS, 1 EE 5.3 SW-Korrekturen eingeben 5.2 2 EE, 1 AS 5.4 evaluieren und nacharbeiten 4.5;5.3 1 AS, 2 EE 6 Organisation 6.1 Verwaltung 1.1AA 1 AS 6.2 Dokumentation 1.1AA 1 AS 6.3 Überwachnung 1.1AA 1 AS 6.4 Evaluation durchführen 5.4;6.2;6.3 PL, 2 AS 6.5 Abschlußbericht anfertigen 6.1;6.4 2 AS

Anhang: Vorlagen

Projektstrukturplan „Bankfiliale“ Umbau Bankfiliale P U Medien- versorgung PM Umbau M B Betrieb K Kundeninfo Umbau Abschnitt 1 Auftrags-bearbeitung Planung Elektro-versorgung Agentur-beauftragung Umbau Abschnitt 2 HLS-Installation Kunden-betreuung Anzeigen-schaltung Steuerung Umbau Abschnitt 3 Bereitstellung Infrastruktur Kontrolle Verteilung Info-Blätter Umbau Abschnitt 4 Dokumentation

Einsatzmittelplanung Vorgangsliste„Bankfiliale" D = Dauer FAZ = frühester Anfangszeitpunkt FEZ = frühester Endzeitpunkt SAZ = spätester Anfangszeitpunkt SEZ = spätester Endzeitpunkt GP = Gesamtpuffer FP = Freier Puffer Nr. Kurzbezeichnung D FAZ FEZ SAZ SEZ GP FP 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18

Vorgangsliste PM-Softwareeinführung I Nr. 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 2.1 2.2 2.3 2.4 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 1 2 3 Vorgangsname Dauer Vorgänger Einsatzmittel Situationsanalyse Daten des Unternehmens analysieren externe Daten analysieren Workshops für Info.-beschaffung abhalten Daten aufbereiten Entwicklung Beispielprojekt A Konzepterstellung Rohkonzept erstellen Workshops für Info.-weitergabe abhalten Konzept fertigstellen Entwicklung Beispielprojekt B SW-Beschaffung Kriterien entwickeln SW-Produkte vorauswählen Testläufe simulieren SW auswählen SW installieren SW am Beispiel testen PL: Projektleiter AS: Assistent EE: EDV-Experte MA: Mitarbeiter weiter siehe nächste Seite

Vorgangsliste PM-Softwareeinführung II Fortsetzung von Vorseite 4 MA-Schulung 4.1 Schulungskonzept entwerfen 4.2 MA für Schulung auswählen 4.3 Schulungsplan erstellen 4.4 Schulungen durchführen 4.5 Schulungen evaluieren und nacharbeiten 5 Praxisdurchlauf 5.1 Daten eingeben 5.2 Durchlauf überwachen 5.3 SW-Korrekturen eingeben 5.4 evaluieren und nacharbeiten 6 Organisation 6.1 Verwaltung 6.2 Dokumentation 6.3 Überwachnung 6.4 Evaluation durchführen 6.5 Abschlußbericht anfertigen

Einsatzmittelplanung Vorgangs-/ Arbeitspaketliste„Bankfiliale" D = Dauer FAZ = frühester Anfangszeitpunkt FEZ = frühester Endzeitpunkt SAZ = spätester Anfangszeitpunkt SEZ = spätester Endzeitpunkt GP = Gesamtpuffer FP = Freier Puffer Nr. Kurzbezeichnung D FAZ FEZ SAZ SEZ GP FP 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18

Balkenplan „Bankfiliale“: früheste Lage Woche 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18

Balkenplan „Bankfiliale“: späteste Lage Woche 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18

Ressourcenhistogramm: Früheste Lage Tag / Woche 01 02 08 07 06 05 04 03 09 10 16 15 14 13 12 11 20 19 18 17 27 26 25 24 23 22 21 Personalbedarf (KE je Tag oder Woche) 1 KE = 1/2 Arbeitskraft

Ressourcenhistogramm: Späteste Lage Tag /Woche 01 02 08 07 06 05 04 03 09 10 16 15 14 13 12 11 20 19 18 17 27 26 25 24 23 22 21 Personalbedarf (KE je Tag oder Woche) 1 KE = 1/2 Arbeitskraft