Beispiel aus der rollierenden Umsatz-, Margen- und Absatzplanung Atotech Deutschland GmbH Integrativer BI Planungsprozess mit BPM (Business Process Management) Beispiel aus der rollierenden Umsatz-, Margen- und Absatzplanung Maciej Rozynski – SAP BI (Atotech) Alexander Behrendt – Geschäftsführer (CONOGY) Tatjana Scope – Consultant (ib-bank-systems)

BI-Studie: Hintergrund Im Sommer 2010 führten wir eine Studie zur Abschätzung der Verbesserungspotentiale von BI-Geschäftsprozessen durch. Wie bewerten Firmen die Qualität Ihrer Planung? Sind Planungsprozesse mittels BI-Lösungen integriert? Sehen Firmen Verbesserungspotential? Gibt es Handlungsbedarf? Fragen Gemeinschaftsprojekt der CONOGY GmbH und der ib-bank-systems GmbH Zeitraum: Frühjahr bis Herbst 2010 Basis: 753 befragte Unternehmen, größen- und branchenübergreifend Rückläufer: 61 Unternehmen (Rücklaufquote: 8,1%) Erhebung mittels Fragebogen Fakten

BI-Studie: BI-Prozesse im Unternehmen In mehr als 80 % der befragten Unternehmen sind strukturierte und definierte Prozesse vorhanden. Die Hälfte der Befragten sehen sich als gut organisiert an. * n/a := es wurde keine Angabe gemacht oder das entsprechende Tool bzw. der entsprechende BI-Prozess ist im Unternehmen nicht vorhanden

BI-Studie: BI-Prozesse im Unternehmen Grafik zeigt, mehr als 50% der befragten Unternehmen weißen für fast alle Kriterien strukturierte und definierte Prozesse in Ansätze auf lediglich 30% der befragten Unternehmen verfügen über eine Prozesslandkarte, zur Darstellung der internen Prozesse und deren Verknüpfungen In lediglich 10% der befragten Unternehmen bestehen ausgereifte BI-Prozesse – dies zeigt, dass in den meisten Unternehmen dennoch Verbesserungspotentiale liegen

BI-Studie: Tool-Unterstüzung Von diesen 80% schaffen jedoch lediglich die hälfte der Unternehmen eine Integration von fachlichen und technischen Prozessen. * n/a := es wurde keine Angabe gemacht oder das entsprechende Tool bzw. der entsprechende BI-Prozess ist im Unternehmen nicht vorhanden

BI-Studie: Fazit Mehr als 50% der befragten Unternehmen verfügen bereits über ein BI- Prozessmanagement. Allerdings weniger als 40% der befragten Unternehmen verfügen über ein Tool-gestütztes Management ihrer BI-Prozesse Die eingesetzten Tools verfügen oft lediglich über gering ausgereifte Funktionalitäten. Die Studie zeigt, dass viele Unternehmen Ansätze zum Prozessmanagement im BI-Bereich verfolgen, dass allerdings durch die mangelnde Tool-Unterstützung bei vielen Unternehmen noch ein hohes Verbesserungs-potenzial besteht.

Agenda Vorstellung Atotech und Implementierungspartner Studie BPM für BI-Prozesse Neuaufbau der Integrierten Planung mit BPM Vorgehen im Rahmen der Umsetzung BPM – Methodologie BPM – Workflow Integration Live-Demo Ergebnisse und Ausblick

Vorstellung Atotech Eckwerte ATOTECH = Innovation für die Welt der Galvanotechnik und Elektronik Atotech gehört zu den führenden Anbietern integrierter Produktionssysteme, Chemie, Zubehör, Know-how und Service in den Bereichen dekorativer und funktionaler Oberflächenbeschichtung sowie Halbleiter- und Leiterplattenherstellung. Kernbereiche GMF (Oberflächenveredelung) Electronics (Leiterplattentechnik) Electronics Materials (Materialien für die Leiterplattenherstellung) Halbleitertechnologie Mit dem Hauptsitz in Berlin und Niederlassungen in allen wichtigen Industrieregionen in Asien, USA und Europa agiert Atotech als internationales Unternehmen, welches ca. 3.300 Mitarbeiter in über 40 Ländern beschäftigt. Atotech ist Teil der TOTAL Gruppe.

Vorstellung Atotech Weltweite Präsenz

SAP- und inubit-Partner Die Lösung wurde gemeinsam mit den Partnern ib-bank-systems und CONOGY realisiert Gründungsdatum: 11. Juli 2002 Geschäftsaufnahme: 1. Oktober 2002 Geschäftsführung: Dr. Annett Schmidt Jörg Schulze Die Gesellschafter sind seit September 2008 Mitglied der SKS Unternehmensberatung Gründungsdatum: 1. Oktober 2006 Geschäftsaufnahme: 1. März 2007 Geschäftsführung: Alexander Behrendt, Lars Mielke Ulrich Dommer, Denis Titho SAP- und inubit-Partner Schwerpunkte: SAP-Netweaver Planung, Modellierung Reporting, Konsolidierung Business Objects Reporting, BPC, Financial Consolidation Prozessberatung BI Projektmanagement Schwerpunkte: SAP-Corebanking -CML/CFM Prozessberatung Banken ADAS Dokumenten- management Testmanagement Prozessmodellierung BPM

Agenda Vorstellung Atotech und Implementierungspartner Studie BPM für BI-Prozesse Neuaufbau der Integrierten Planung mit BPM Vorgehen im Rahmen der Umsetzung BPM – Methodologie BPM – Workflow Integration Live-Demo Ergebnisse und Ausblick

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Rollierende Planung, unterstützt durch SAP-IP IST-Prozess 2009 Jahresplanung: 1x im Jahr Monatliche Vorschau: +3 Monate Budgetplanung: 2 Folgejahre Kosten-, Preis- und Mengenplanung: 24 Controller 2. SOLL-Prozess („Enhanced Planning“) Planung der Jahreszahlen zweimal im Jahr (Februar und Juni) Vorschau des aktuellen Jahres und Budget des Folgejahres plus Target Jahr + 2 und Jahr +3 Zusätzlich Rollierende Monatsplanung Umsatzeingabe (Preis mal Menge) durch die Vertriebler WW - über 300 Benutzer Stückkosteneingabe und Kontroller der Länder durch Landescontroller – ca. 30 Benutzer WW Kontrolle durch Group Controlling 13

2. SOLL-Prozess („Enhanced Planning“) Atotech möchte die Planungsdichte erhöhen, die Vorhersage ausdehnen bei gleichzeitigem Wachstum SOLL-Prozess Jahresplanung: 2x im Jahr Monatliche Vorschau: +6 Monate Budgetplanung: 2 Folgejahre Kostenplanung: 24 Controller Preis-/Mengenplanung: 330 Sales Rep. 2. SOLL-Prozess („Enhanced Planning“) Planung der Jahreszahlen zweimal im Jahr (Februar und Juni) Vorschau des aktuellen Jahres und Budget des Folgejahres plus Target Jahr + 2 und Jahr +3 Zusätzlich Rollierende Monatsplanung Umsatzeingabe (Preis mal Menge) durch die Vertriebler WW - über 300 Benutzer Stückkosteneingabe und Kontroller der Länder durch Landescontroller – ca. 30 Benutzer WW Kontrolle durch Group Controlling 14

Neuaufbau der Absatz-Planung mit BPM Auszug Umsetzungsgegenstände SAP-BI BPM Integriertes Data Warehouse Automatisierte Verarbeitung über BI - Planungsfunktionen Web basierte Erfassungsberichte für Datenübernahme Analyseberichte und Kennzahlenberechnung Integrierte Stammdaten und Benutzerverwaltung Optimierte, dokumentierte Planungsprozesse Abteilungsübergreifende Integration der Prozesse Automatisierte Workflows Systemintegration über Portal, Email und Tasklisten Statusverwaltung zur Messung des Planungsfortschritts Effiziente Planungs-Prozesse

Ergebnisse Heutige Umsatz-, Margen-, Absatzplanung bei der Atotech Zweimalige Budgetplanung Monatliche Rollierende Planung der Sales Reps Umsatzeingabe (Preis mal Menge) durch die Vertriebler weltweit (über 300 Benutzer) Stückkosteneingabe und Controlling der Länder durch Landescontroller (ca. 30 Benutzer) Weltweit Prozesskontrolle durch Group Controlling in Berlin Einheitliche Web-Oberfläche mit SAP BW-IP Web-Templates im SAP Portal Workflow Unterstützung durch Einsatz von BPM Tool der Inubit

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Vorgehen im Rahmen der Umsetzung Prinzipielles BPM Verständnis Einrichtung von Gremien zur Prozesssteuerung – analog zum Projektbüro Prozessreifegrade bestimmen Rollen festlegen: Process Owner, Process Manager Ausrichtung der IT an Service-orientierter Architektur Business Process Management System einführen Strategische Geschäftsziele Geschäftsprozesse Abteilungsübergreifend Technologie Rollen Strategische Geschäftsziele Geschäftsprozesse Abteilungsübergreifend Technologie Rollen 19

Vorgehen im Rahmen der Umsetzung Integrierte BPM-Methode (inubit) Design Analyse Planung BPMS WSDL Business Rules BPMN Process Portal BPEL Process Metrics XSLT KPIs Ajax Process Monitor 20

Vorgehen im Rahmen der Umsetzung Aufnahme und Dokumentation der Prozesse Anforderung Business Process Diagramm = BPD Im Rahmen des Projektes werden Prozesse High Level definiert und detailliert beschrieben Durchsprache und Dokumentation der relevanten Prozesse Priorisierung der zu überarbeitenden Prozesse (z.B. Prozess der Umsatz-, Margen-, Absatzplanung) Dokumentation der fachlichen Prozesse und Umsetzung mittels BPMN Detaillierte Beschreibung der zukünftigen SOLL - Prozesse BPMN 2.0 als Modellierungssprache Umsetzung der Business Process Diagramme (BPD) in BPM Suite (z.B. SAP-BPM, inubit) 21

Vorgehen im Rahmen der Umsetzung Aufnahme und Dokumentation der Prozesse

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Vorgehen im Rahmen der Umsetzung BPM-Systemlandschaft SAP BI SAP DWH NetWeaver Portal NON-SAP Planungsreports SAP BI Landschaft BPMS Inubit Process Engine TWF ESB BPD Portlet ERP

Vorgehen im Rahmen der Umsetzung Aufbau der BPM-Workflows Business Process Diagramm = BPD 1. Programm aus Modell generiert: Prozessfluss mit Anfang, Ende, Schritten und Verzweigungen wird übernommen durch Abbildungsregeln werden für einzelne Prozessschritte geeignete Programmmodule eingesetzt 2. Visualisierung der „Fahrt“ der Prozess-Engine: Anzeige durch ein „Token“ im BPMS-Tool Position einer fälligen Aufgabe im Prozessmodell wird angezeigt Die Process Engine erfährt über abgeschlossene Ereignisse durch das Lesen des Status & Tracking DSOs und kann Prozessschritte starten Technical Workflow = TWF 25

Vorgehen im Rahmen der Umsetzung Prozesskette Technical Plannung Preparation Die Prozessketten werden: in den BPDs dokumentiert von den TWFs aufgerufen Die Process Engine kann: Externe Dienste aufrufen BI-Prozessketten starten Das Prozessportal kann: Prozessbeteiligte Menschen einbinden Web Seiten oder E-Mails sind die Kanäle Anwender über die Ergebnisse von Planungsfunktionen per Mail oder Web-Seiten informieren Abbildung von Workflows mittels BI - Prozessketten Die Process Engine kann: Prozesskette starten Anwender informieren (per Mail oder Web-Seiten) Leichtgängige und flexible Prozessplattform, die den Anwender durch den Planungsprozess führt 26

Business Process Diagramme Schnittstelle SAP BI – BPMS Kommunikation mittels SAP-Connector und DSO SAP BI inubit BPMS Frontend Business Process Diagramme Backend Technical Workflows 27

Vorgehen im Rahmen der Umsetzung Aufbau der Workflow - Organisation Group Controller Controller (China) Sales Rep A (China) Sales Rep B (China) … Controller USA .. SAP CC Die Prozess Engine benötigt für die Workflowsteuerung Zugriff auf eine Organisationsstruktur Vorgänger und Nachfolger werden über Mail-alias Adressen abgebildet Die Mail-alias Adressen werden dem Benutzerstamm als Attribute im BI zugeordnet Zukünftig ist geplant, die Workflow Organisation über Hierarchien im SAP-HR abzubilden

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Live-DEMO Präsentation der SAP BI-Prozesssteuerung

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Ergebnisse und Ausblick Rollout des BPM in weitere Bereiche Es ist beabsichtigt, das BPM-System in den folgenden weiteren Bereichen einzusetzen: Übergabe der Absatzzahlen aus der BW IP an das Supply Chain System für die Produktionsplanung Process of Production and Replenishment Planning Steuerung des Monats-/Quartals- und Jahresabschlusses der Atotech-Gesellschaften im Bereich SAP FI/CO Process of FI/CO Periodical Closing

Ihre Ansprechpartner Maciej ROZYNSKI Atotech Alexander Behrendt Telefon +49 (0) 30 34985861 E-Mail maciej.rozynski@atotech.com Maciej ROZYNSKI Atotech Telefon +49 (0) 151 538 665 02 E-Mail Alexander.Behrendt@conogy.de Alexander Behrendt Geschäftsführer Tatjana Scope Consultant Telefon +49 (0) 331 7041-393 E-Mail Tatjana.Scope@ibbs.eu

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