Workflows und Workflow- Management-Systeme Der Schlüssel zum Erfolg? Wolfgang Thronicke C-LAB, wolf@c-lab.de

Gliederung Grundlagen Standards: Die Workflow-Coalition Begriffe und Definitionen Historische Entwicklung Motivation für den Workflow-Einsatz Standards: Die Workflow-Coalition Ziele und Mitglieder Die Arbeit der WFMC Workflow-Management Systeme Eigenschaften Ausgewählte Beispiele Einführung von Workflow-Lösungen Aspekte

Grundlagen

Workflows in aller Munde Workflows bilden die Grundlage für modernes Arbeiten in einem Unternehmen. Workflow Management Systeme verkürzen Durchlaufzeiten und steigern so die Produktivität. Der Workfloweinsatz macht Arbeiten erst effektiv und kostengünstig. Workflow macht die Mitarbeiter mobil und bindet sie transparent in die Arbeitsprozesse ein. Workflow liefert dem Management die notwendige Kontrolle über die ablaufenden Vorgänge.

Warum Workflows wichtiger werden Einzel-Tätigkeiten werden vollständig am Rechner ausgeführt: Textverarbeitung, E-Mails, Abrechnungen, Lagerhaltung Je mehr Personen an einem Arbeitsvorgang beteiligt sind, desto mehr Kommunikation ist notwendig (Verluste durch Liegezeiten, Urlaube, Abwesenheiten, etc.) Workflows unterstützen gesamte Vorgänge und sichern die Weiterleitung notwendiger Daten (Zeitersparnis) Integration unterschiedlicher Applikationen und Flexibilität ihrer Steuerung sind eine notwendige Kernfunktionalität kommender E-Commerce Lösungen.

Arbeitsprozesse Typische wiederkehrende Arbeitsprozesse: Urlaubsantrag Reisekostenabrechnung Bearbeiten einer Internetpräsentation Reparaturauftrag (annehmen / bearbeiten) Welche (wiederkehrenden) Arbeitsprozesse gehören zu ihrem Tagesgeschäft ?

Eigenschaften von Arbeitsprozessen bestehen aus einzelnen Arbeitsschritten bestehen aus Arbeitsschritten, die nach gewissen Regeln in einer bestimmten Reihenfolge abgearbeitet werden benötigen für die Durchführung bestimmte Arbeitsmittel (Resourcen) haben einen definierten Start- und Endpunkt sind messbar, d.h. ein Arbeitsprozess hat einen definierten Input und Output

Beispiel: Urlaubsantrag (vereinfacht) erstellt Urlaubsantrag Mitarbeiter prüft Antrag und kontrolliert wg. Terminkollisionen “ok, kein Einwände” “Nein, Terminkollision” Gruppenleiter entscheidet benachrichtigt Abteilungsleiter

Objekte in Arbeitsprozessen Bearbeiter: charakterisiert durch ihre Rollen (= Befugnisse) Arbeitsschritte: konkrete Tätigkeiten, die von einem Bearbeiter durchgeführt werden (Aktivität) Datenobjekte: durch Arbeitsschritte erzeugt oder verändert, oder für die Durchführung notwendig Arbeitsmittel: konkrete Werkzeuge / Objekte mit denen die Bearbeitung durchgeführt wird

Objekte im Urlaubsantragsbeispiel

Was fehlt noch im Beispiel? Wie lange darf der Prozess andauern? Was passiert bei einer Terminüberschreitung? Wer initiert die Arbeitsschritte? Kann ein Arbeitsschritt delegiert werden (z.B. wenn der Gruppenleiter Urlaub hat)? Welche Abteilungen sind noch involviert (z.B. für Urlaubsgeld etc.) ..... Selbst ein einfacher Prozess kann eine hohe Komplexität beinhalten

Geschäftsprozesse (allgemeine Arbeitsprozesse) bestehen aus einzelnen Vorgangsschritten (nach Heilmann 1994) jeder Vorgangsschritt kann atomar oder auch eine komplexere Teilaufgabe sein bestehen aus betriebswirtschaftlich relevanten Objekten können hierarchisch aufgebaut sein (im Extrem das ganze Unternehmen als ein Prozess) G-Prozesse sollten wertschöpfend sein

Business - Reengineering Ziel: Analyse der Prozesse eines Unternehmens Optimierung bestehender Prozesse Neudefinition effizienter (wertschöpfender!) Prozesse Elimination überflüssiger und redundanter Prozesse Mittel: Spezialisten mit Prozessmodellierungssoftware

Vom Geschäftsprozess zum Workflow Anforderungen Reale Welt Deskriptives Prozessmodell Geschäftsprozess- modell Workflow-Modell Implementierungsmodell Programm

Workflow - Definitionen Ein Workflow ist ein lauffähiges System, das aus dem Prozessmodell abgeleitet wird. beschreibt die Folge von Aktionen, die notwendig sind, ein bestimmtes Ziel zu erreichen, sowie deren Abhängigkeiten. definiert einen wiederholbaren Ablauf. ist ein von einer Software-Komponente (Workflow-Engine) gesteuertes Objekt. “Ein Workflow stellt ein konzeptionelles Gesamtschema eines Anwendungssystems dar. [ Daten, Kontrollfluss, Resourcen, etc.]”

Komponenten eines Workflows (vereinfacht) Ausführungsbedingung Input- daten Output- daten Aktivität Bearbeiter Resource Programm Arbeitsmittel

Workflow - Aufbau Sequenzen von Einzelaktivitäten Kopplung über Datenabhängigkeiten Steuerung über Ausführungsbedingungen Aktivität Ausführungsbedingung Input- daten Output- Resource Programm Arbeitsmittel Bearbeiter Aktivität Ausführungsbedingung Input- daten Output- Resource Programm Arbeitsmittel Bearbeiter Kopplung der Aktivitäten durch Datenabhängigkeiten

Komponenten von Workflow-Management Systemen (WFMS) Definition der Workflow Management Coalition (1994): (WFMS) ... a system that completely defines, manages and executes workflow processes through the execution of software whose order of execution is defined by a computer representation of the workflow process logic ..

Workflow-Engine Die Workflow-Engine steuert die Ausführung einzelner Aktivitäten einer Workflow-Instanz. Eine Workflow-Instanz, die von einer Workflow-Engine gesteuert wird, heisst aktiv. Workflow-Engines können untereinander kommunizieren. Die Gesamtheit der Ausführungsumgebung von Workflows wird auch als “Runtime Workflow-Enactment System” bezeichnet.

Das Workflowmanagementsystem Komponenten: Prozessanalyse, Modellierung und Definition Instanziierung und Ausführung von Workflows Aufruf und Steuerung beteiligter Software-werkzeuge and Andwendungen

Standardisierung im Bereich Workflow Management

Die Workflow Management Coalition Gegründet: August 1993 nicht-kommerzielle Organisation von Anbietern, Benutzern, Analysten und Universitäten > 225 Mitglieder (Jahr 2000) Baan Company, Doc Man AG, COMPAQ, Fujitsu Software, IBM, Lucent Technologies, Microsoft, NEC Corporation, SAP, Staffware, Toshiba http://www.wfmc.org

Ziele der Workflow Management Coalition Festsetzen von Standards und Spezifikationen für die Entwicklung von Workflow Management Produkten Förderung des Einsatzes von Workflowtechnologie Entwicklung des Workflowmarktes Standardmodell

Workflowmanagementsysteme

Arten von Workflow-Mangement Systemen Imagebasiert Dokumenten- und Formularbasiert Koordinationsbasiert Toolbasiert / Aktionsbasiert Webbasiert !! In der Regel existieren Mischformen der Systeme als Produkte !!

Imagebasierte WFMS Sehr einfache Systeme Verwalten die Weitergabe von eingescannten Dokumenten (Images) an Bearbeiter

Dokumenten- und Formularbasierte WFMS Verwaltet nicht nur Dokumente sondern auch Formulare Verteilt Dokumente und Formulare an Bearbeiter Formulare unter Kontrolle des WFMS -> komplexe Flows möglich, abhängig von Daten

Koordinationsbasiert Basiert auf dem Client-Server Grundmodell Client fordert Erledigung einer Aufgabe und wartet auf Rückmeldung des Servers Workflowsystem arbeitet als Koordinator zwischen Teilaufgaben

Tool- und Aktionsbasierte WFMS Fokussieren den Aufbau von Flows um Tools oder Aktionen herum und definieren mit den Ein- und Ausgangsdaten Workflows. Diese WFMS bieten eine gute Unterstützung der Integration von Werkzeugen (aber machmal auf einzelne Produktfamilien, wie MS Office, beschränkt)

Webbasierte WFMS Realisierung der Funktionalitäten mit Internettechnologie meist vollständig JAVA basiert Steuerung über Internetbrowser und Webserver

WFMS-Abgrenzungskriterien - I System Stand-Alone  Produktbezogen (nur mit bestimmten Produkten funktionsfähig) Hardware, Betriebssystem- und Netzwerkanforderungen Skalierbarkeit / Performanz / Erweiterbarkeit Schnittstellen zu Standardanwendungen zu Datenbanken (z.B. SQL / JDBC / ODBC) zu Dokumentenmanagementsystemen oder Prozessdatenmanagementsystemen (PDM) Internet-/Intranetfähigkeit

WFMS-Abgrenzungskriterien - II WF-Modellierung Grafische Modellierung Anpassbarkeit von Workflows Wiederverwendbarkeit (Reuse) Modellierungsmethodik Analyse- und Testmöglichkeit des Workflows Hierarchien / Kopplung von Workflows

WFMS-Abgrenzungskriterien - III WF-Ausführung Automatische Deadlinekontrolle Delegation / Stellvertreter Lastbalancierung der Applikationsausführung Monitoring (Statuskontrolle / Prozessverfolgung) Konfigurierbare Oberfläche des Workflows Formulare Codierung der Aktivitäten GUI Konfiguration

WFMS: DocMan (Email-Flow) Datentransfer über E-Mail Dokumentenserver: Microsoft Exchange Lotus Notes Microsoft SQL oder andere DB mit ODBC Schnittstelle E-Mail basierte Formulare und Dokumente die über Server verwaltet werden grafischer Workfloweditor Applikationen müssen selbst verwaltet werden oder durch individuelles Skripting angebunden werden.

WFMS: Staffware JAVA-basierte Clients (Web-fähig) Grafischer Workflow-Editor Data-Repository: Microsoft SQL, Oracle Integrationsunterstützung Broker zur Automatisierung (Software-Agent, der wie ein realer User arbeitet)

WFMS: Ultimus Web-basiert Formular und Dokumentenzentriert Grafischer Flow und Formular-Designer Externe Tools aus dem Microsoft Office Umfeld unterstützt Datenbankschnittstelle Workflowstatistiken

WFMS: Lotus Notes Lotus Notes ist in erster Linie eine Groupware-Anwendung Workflow-Lösungen sind ein Add-On auf dem Lotus Notes Basissystem und in der Regel in Lotus Notes ausprogrammiert Dokumentenzentriert / Task-Orientiert Es existieren auch externe Lösungen z.B. IBM Flowmark, die in Lotus integriert werden (d.h. Workflow-Engine nutzt Dienste der Groupware-Umgebung)

WFMS: ASTAI(R) Schwerpunkt: Integrationsbasiert -> heterogene Applikationen verteilt im Netzt einbinden. Grafischer Workfloweditor (Repository-Konzept zur Wiederverwendung) Grafische Workflowdarstellung Offene Schnittstellen Keine legacy-Datenbank notwendig, kann aber genutzt werden. Webfähig. http://www.astair.de

Einführung von Workflow-Management-Systemen Aspekte

Aspekte der WFMS Einführung Recht Soziotechnik / Mitarbeiter Organisation Infrastruktur Wirtschaftlichkeit

Aspekt: Recht Dokumente werden digital gespeichert (Aufbewahrungsvorschriften, Integritäts- und Zugriffsschutz) Verwendung Digitaler Signaturen / Rechtgültige Verträge Datenschutz personenbezogener Daten (WFMS erlauben prinzipell eine weitgehende Kontrolle der Mitarbeiter -> Betriebsrat !)

Aspekt: Mitarbeiter / Soziotechnik fühlen sich kontrolliert glauben, dass sie Handlungsfreiheiten verlieren “es funktioniert bisher auch” müssen für das System geschult werden Angst vor Flexibilitätsverlust (auf Management-Ebene)

Aspekt: Organisation Klare Rollenverteilung innerhalb des Einsatzbereichs gefordert Organisation und Rollen können verändert werden, um effektiv umgesetzt zu werden (kann auch bereits durch Business Process Reengineering resultieren)

Aspekt: Infrastruktur Aktuelle Hardware ausreichend? Neue Hardware für Tätigkeiten, die ansonsten keine brauchten (Kosten!) Zusätzliche Software Datenbankserver Backup / Sicherungssysteme Archivierung etc. Zusätzliche Dienste Rechnerbetreuung Schulungen auf neue Software.. Supportleistungen bei Anpassungen und Änderungen Skalierbarkeit (z.B. bei Wachstum)

Aspekt: Wirtschaftlichkeit Einführung eines WFMS bedeutet nicht zwangsläufig einen Gewinn durch höhere Produktivität, da zusätzliche Kosten enstehen (siehe vorige Folie) Sind die Prozesse bislang unzulänglich, entstehen höhere Aufwände der Umstellung Genaue Analyse aller Faktoren notwendig

Zusammenfassung Grundlagen Die Workflow-Coalition Begriffe und Definitionen Historische Entwicklung Motivation für den Workflow-Einsatz Die Workflow-Coalition Ziele und Mitglieder Die Arbeit der WFMC Workflow-Management Systeme Eigenschaften Ausgewählte Beispiele Einführung von Workflow-Lösungen Aspekte

Literatur Stefan Jablonski Workflow-Management-Systeme Thomson Publishing Bernd F. Müller, Patrick Stolp Workflow-Management in der industriellen Praxis Springer Verlag

Links http://www.wfmc.org http://www.groupware-online.de http://www.waria.com http://www.workflowsoftware.com http://www.astair.de