Management digitaler Sammlungen 2. Treffen: „Sammlungen an der Universität Wien“ Bettina Kann

Überblick 1.Was ist eine „digitale Sammlung“? 2.Sammelrichtlinien 3.Metadaten 4.Langzeitarchivierung 5.Dokumentenserver / Digitales Archiv 6.OAIS-Modell

Was ist eine „digitale Sammlung“ ? | 1 Aspekte:  organisierte Sammlung digitaler Objekte bestehend aus z.B. digitalen Text-, Bild-, Ton-, Video- und Multimediaobjekten  Die digitalen Objekte werden nach definierten Richtlinien erstellt (z.B. durch Digitalisierung) und/ oder gesammelt.  Die (digitalen) Objekte werden nach Standards erschlossen  Metadaten  Die digitalen Objekte werden über digitale Services einheitlich zugänglich gemacht.  Die digitalen Objekte werden langfristig bewahrt.

Was ist eine „digitale Sammlung“ ? | 2 Besteht aus 3 Kategorien digitaler Objekte:  Digitales Originalobjekt  Digitalisat - als Dokumentation zu Original - als Ersatz für (z.B. gefährdetes) Original (Bsp.: analoge Tonträger) - als Servicekopie mit Mehrwert  Digitale Dokumentation: Metadaten  Analoges Original + digitale Dokumentation alleine ist keine digitale Sammlung!

Management digitaler Sammlungen Wie bei analogen Sammlungen  Sammeln  Sammelrichtlinien  Erschließen  Metadaten  Bewahren  Langzeitarchivierung  Zugänglichmachen  Services

Elektronische Hochschulschrifte n Sammelrichtlinien | 1 Typen digitaler Objekte Eprints : Pre-Prints, Post- Prints, Aufsätze, Working Papers, Monographien und Reihen, Tagungsbände,Newsletter und Mitteilungsblätter, Forschungsberichte, Vorlesungsmanuskripte, Retrodigitalisierte Texte Elektronische Publikationen: Elektronische Zeitschriften,E- Books Digitalisate: Bilder, Text, Audio, Video GIS E-Learning- Materialien Digitale Kunst Wissenschaftliche Primärdaten: Daten aus Experimenten (z.B. physikalische Versuchreihen), Beobachtungen (z.B. Klima-Daten), statistischen Untersuchungen (z.B. soziologische Erhebungen) usw Software Internet

Sammelrichtlinien | 2 Aufgrund der Vielzahl an digitalen Objekten MUSS eine Auswahl getroffen werden! Sammelpolitik ergibt sich aus:  Allgemeine Strategie der Institution  Bereits bestehender (analoger) Sammlung  Zielgruppe  Ressourcen (personelle und budgetäre)  zusätzlich bei digitalen Objekten: aus technischer Machbarkeit

Metadaten | 1  grundlegender Bestandteil digitaler Sammlungen  Ermöglichen Beschreibung, Organisation, Austausch und Gewinnung von Information  Einfachste Definition von Metadaten: „Daten über Daten“  „neuer“ Begriff, aber „altes“ Konzept  Kataloge in Bibliotheken, Findbücher in Archiven, Inventare in Museen...

Metadaten | 2  ermöglichen die Beschreibung von Objekten: Vgl. traditionelle Katalogisierung, formale Beschreibung, Beschlagwortung, Erstellung von Indizes, Verwendung von kontrollierten Vokabularen, Thesauri, Normdaten etc.  bieten Sucheinstiege für Benutzer  verzeichnen die „Geschichte“ digitaler Objekte („Information Lifecycle“): – Autorschaft – Herkunft – Änderungen – Nutzung – Verwaltung von Rechten

Metadaten | 3  Sicherstellung der Authentizität digitaler Objekte: (Prüfsummen, digitale Signaturen etc.)  Eindeutige und persistente Identifizierung von digitalen Objekten (Beispiele: DOI, URN, PURL)  Sicherung der langfristigen Verfügbarkeit digitaler Objekte – Langfristige Archivierung erfordert Metadaten, die die physischen Charakteristiken der Objekte beschreiben (technische Eigenschaften, erforderliche technische Umgebung etc.) – Dokumentation des Verhaltens digitaler Objekte („Was muss erhalten bleiben?“) – Dokumentation der Veränderungen an digitalen Objekten (z.B. bei Formatmigrationen)

Metadaten | 4: Typen von Metadaten Deskriptive Metadaten Administrative Metadaten: Rechtliche Metadaten Technische Metadaten Metadaten zur Langzeitarchivierung Metadaten zur Geschichte des Objekts („Object History Metadata“) Identifikatoren Strukturelle Metadaten: Geben an, wie mehrteilige Objekte zusammenhängen (z.B. Seiten bzw. Kapitel eines Buch), bzw. in welcher Beziehung Objekte zueinander stehen

Interoperabilität - Transferschnittstellen  Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting (OAI-PMH)   OAI-PMH ermöglicht effizienten Austausch von Metadaten  Minimalstandard für Metadaten: Dublin Core  Austausch von beliebigen Metadaten möglich, sofern sie über ein XML-Schema definiert sind

Langzeitarchivierung | 1: WOZU?  Zunehmend ausschließlich digital produziert, verbreitet, genutzt („born digital“, Aufsätze, Working Papers, Conference Proceedings, Projektberichte, …)  Digitalisierung analoger Ressourcen -Bessere Zugänglichkeit -Dokumentation analoger Bestände -Erhaltung fragiler Dokumente (z.B. Audio- und Videodokumente auf instabilen Datenträgern)  Komplexe Herauforderung für Gedächtnisinstitutionen: Sicherung dieses „digitalen Erbes“ für die Zukunft

Langzeitarchivierung | 2 Strategien zur Langzeitarchivierung stellen sicher, dass eine integre und authentische Version einer digitaler Ressource auch mit zukünftigen technischen Umgebungen zugänglich und benutzbar ist.  Backup  Migration (Umkopieren und Formatkonvertierung)  Emulation

Langzeitarchivierung | 3 Herausforderung:  Vielfalt der Formate (Text, Bild, Audio, Video, Multimedia, Datenbanken, Websites...)  Vielfalt der Transferwege (  unterschiedliche Workflows)  Vielfalt der benötigten Hard- und Software  Ergibt in Summe Viele unterschiedliche Migrations- und Konversionsverfahren bei Langzeitarchivierung (evtl. plus Emulation)

Dokumentenserver oder Digitales Archiv ?  Versorgung meiner Zielgruppe mit aktuellen Medien  Dokumentenserver  Prämisse: Dokumente dürfen „verloren“ gehen! Mindestens jedoch 5 Jahre verfügbar.  Langfristige Bewahrung für zukünftige Generationen  Digitales Archiv, digital repository  Prämisse: Dokumente müssen erhalten werden!  Variante: Dokumente aus Dokumentenservern werden von einer oder mehreren Institutionen, die ein digitales Archiv betreiben, zur langfristigen Erhaltung übernommen.

[Institutionelle] Dokumentenserver | 1  Service meist für Mitglieder der eigenen Institution  Meist freier Zugang zu den Dokumenten, Unterstützung der Open Access Bewegung (Zugangsbeschränkungen mgl.)  Tw. Beschränkungen bezüglicher akzeptierter Dokumenttypen, Formate etc.  OAI-Funktionalität (Metadata Harvesting)  „Best Practices“ erst im Entstehen  Fokus zunächst auf Technologie  erst in jüngster Zeit treten Fragen wie Planung, Langzeitarchivierung etc. in den Vordergrund  Tw. OAIS-konform Gute Ressource über Dokumentenserver: SHERPA:  Guidancehttp://

[Institutionelle] Dokumentenserver | 2 Distribuiert:  z.B. Massachusetts Institute of Technology (MIT)  Wissenschaftler stellen selbst ihre Materialen in das Systeme (E-Prints, Lernmaterialien, Multimediaobjekte etc.) Semi-Distribuiert:  Z.B. University of California  Verantwortung liegt bei Organisationseinheiten (z.B. Institute), die das Personal beim Upload unterstützt Semi-Zentralistisch  Z.B. California Institute of Technology  Institute verantwortlich, aber Upload durch die Bibliothek

[Institutionelle] Dokumentenserver | 3 DINI-Zertifikat für Dokumentenserver: Kriterien für DINI-Zertifikat:  Leitlinien (Policy)  Autorenbetreuung  Rechtliche Aspekte  Authentizität und Integrität  Erschließung  Zugriffsstatistik  Langzeitverfügbarkeit

Vertrauenswürdige Digitale Archive Trusted Digital Repositories. Attributes and Responsibilities (Mai 2002), /past/trustedrep/repositories.pdf /past/trustedrep/repositories.pdf  Konformität mit dem OAIS-Standard  Administrative Verantwortlichkeit  Gesicherte organisatorische Struktur und sicherer rechtlicher Status  Finanzielle Nachhaltigkeit  Technologische und verfahrenstechnische Eignung  Gewährleistung von Daten- und Systemsicherheit  Überprüfbare prozedurale Verantwortlichkeit

OAIS | 1 OPEN ARCHIVAL INFORMATION SYSTEM  Referenzmodell für Digitale Archive  Generisches Modell für die Organisation eines digitalen Archivs  Über 50 Komponenten und Prozesse  Terminologie für digitale Objekte und die mit ihnen assoziierten Metadaten  1995–2002 vom Consultative Committee for Space Data Systems (CCSDS) entwickelt  CCSDS B-1: Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS). Blue Book. Issue 1. January – ISO 14721:2003,  Einführung: Brian F. Lavoie: The Open Archival Information System Reference Model: Introductory Guide,

OAIS | 2  Rahmen für grundlegendes Verständnis der für digitale Langezeitarchivierung erforderlichen Konzepte  Rahmen zum Vergleich von Architekturen und Funktionalitäten von Archivsystemen  Basis für die Entwicklung von zusätzlichen Standards  Beinhaltet umfassende Zusammenstellung von Archivfunktionen  Anwendbar für alle Archive, (Digitale) Bibliotheken etc.  Spezifiziert KEINE konkrete Implementierung!

OAIS | 3 „Open“ bezieht sich auf offenen Prozess, in dem der Standard entwickelt wurde „Archival Information System“: Definiert als: „Organisation von Menschen und Systemen, die verantwortlich ist für die Erhaltung von Information über lange Zeiträume und die Bereitstellung dieser Information für eine bestimmte Nutzergemeinschaft“

OAIS | 4: Umwelt Producer Consumer OAIS (Archive) Management Producer: Personen, Institutionen oder Systeme, die die zu bewahrende Information zur Verfügung stellen –Informationsobjekte werden über einen definierten „Ingest Process“ (=Datenaufnahme) in das Archiv aufgenommen –Interaktion meist durch ein „Submission Agreeement“ geregelt (Archivierungs- und Benutzungsvereinbarung) Management: Rolle der Personen, die für die generellen OAIS-Strategien und -Richtlinien verantwortlich sind Consumer: Personen, Institutionen oder Systeme, die mit den OAIS- Services interagieren, um Information zu finden und zu nutzen  „Designated Community“ („Nutzergemeinschaft“)

OAIS | 5: Funktionales Modell OAIS SIP DIP Administration PRODUCERPRODUCER CONSUMERCONSUMER queries result sets MANAGEMENT Ingest Access Data Management Archival Storage Preservation Planning orders SIP = Submission Information Package AIP = Archival Information Package DIP = Dissemination Information Package AIP Descr. Info

OAIS | 6: Funktionales Modell Ingest Prozesse und Funktionen, die mit der Aufnahme von Informationsobjekten in das Archiv verbunden sind: Interface zwischen Institution und Datenproduzent: „Erwerbung“ Archival Storage Prozesse und Funktionen zur langfristigen Speicherung von Informationsobjekten im Archiv

OAIS | 7: Funktionales Modell Data Management Verwaltung der Metadaten zur Identifizierung und Beschreibung der archivierten Information Verwaltung der administrativen Daten des OAIS (z.B. Zugriffstatistiken) Prozesse:  Verwaltung der Datenbank  Datenbankabfragen  Erzeugung von (statistischen) Reports  Aktualisierung der Datenbank

OAIS | 8: Funktionales Modell Access Verwaltung der Prozesse und Services, durch die Benutzer Informationsobjekte finden, anfordern und benutzen können – OAIS-Interface mit Konsumenten Prozesse:  Durchführung von Datenbankanfragen  Koordination der Zugriffsprozesse  Zugriffskontrolle  Präsentation der Suchergebnisse  Bereitstellung des „Dissemination Information Package“

OAIS | 9: Informationsmodell Generalisierte Beschreibung der Informationsobjekte, die in einem OAIS verwaltet werden  Konzept des „Information Package“  Konzeptualisierung der Struktur wie Information in das Archiv, durch das Archiv und aus dem Archiv fließt  Information Package besteht aus einem „Paket“ aus dem zu archivierenden digitalen Objekt PLUS den Metadaten, die für die Langzeitarchivierung und die Bereitstellung erforderlich sind  Modell unterscheidet drei unterschiedliche Information Packages

OAIS | 10: Informationsmodell OAIS Archival Information Package Producer Consumer Submission Information Package query result set order Dissemination Information Package

OAIS | 11: Informationsmodell 1. Submission Information Package (SIP) – vom Produzenten in das OAIS transferierte Dateninformation – häufig entsprechend einer Vereinbarung zwischen Produzent und OAIS – nicht notwendigerweise bereits archivierbare Struktur und komplette Metadaten 2. Archival Information Package (AIP) – langfristig archivierte Version des Information Package (z.B. nach Migration in ein Archivformat) – komplette Metadaten 3. Dissemination Information Package (DIP) – dem Benutzer zur Verfügung gestellte Version (z.B. AIP = TIFF-Image, DIP = JPEG-Image) – in Form und Metataten vom AIP eventuell verschieden