ASMS Managementsystem Ruth Hochuli, Generalsecretary Association of Swiss Musicschools Prato, 30.09. – 02.10.2007

Inhalt Association of Swiss Music Schools The Managementsystem Communication

History 1975 Year of foundation 1985 183 members (musicschools) 2005 386 members 255‘000 pupils

Today 377 musicschools 11 cantonal associations 5 cantons with only 1 scool 245‘800 pupils 26 cantonal different laws!

The Managementsystem

Connect, support, lead the way. Our Vision Connect, support, lead the way.

Our Mission Statement Educational policy The ASMS initiates and implements educational and cultural policy topics Lobbying/Network The ASMS promotes the reputation of the music schools. The ASMS creates networks and platforms in order to embed the music schools in the public awareness. PR/Marketing Through its publications, the ASMS serves as an information hub and provides impulses for the public discussion in education and culture. Support The ASMS supports its members with a wide range of services.

Das Organigramm Die KDK setzt sich aus je einer Vertretung aus allen Kantonen zusammen. Die KDK konstituiert sich selber. Die KDK ist ein gewähltes Organ der MV Die KDK hat einen beratenden Sitz im VMS-Vorstand KDK-Aufgaben: Strategieentwicklung in Zusammenarbeit mit dem VMS-Vorstand und Controlling Die KDK hat gegenüber dem VMS-Vorstand ein Antragsrecht Die KDK hat gegenüber der der MV ein Antragsrecht.

Leadership/Communication Controlling Strategie development Lobbying International and national associations & institutions Basic and continuing training - Conventions Clients FME Dokumentation / Counseling Conferences PR/Marketing Finance and Accounting Administration/ Organization Coordination / Management

Führung / Kommunikation / Controlling Prozessname Führung / Kommunikation / Controlling Verantwortlicher Hector Herzig, Präsident Zweck Steuerung der kurz-, mittel und langfristigen Zielplanung - Grösstmögliche Transparenz über die finanzielle Situation gegenüber der MV. Grundsätze Zielerreichung, Motivation des ganzen Teams, Optimierung der vorhanden Ressourcen. Input Inhalt Output JZP Kündigungen, neue Stellen Budget Aufträge an die Kompetenzzentren Einladungen Aufträge von aussen Qualitätssicherung Reklamationen, Anfragen, Wünsche 6 Sitzungen mit dem Vorstand Controlling Kompetenzz. Leiten der MV Controlling GS MAG‘s durchführen Evaluationen & Analysen durchführen Controlling JZP Wahrnehmen der repräsentativen Aufgaben. Aufträge an die GS erreichter JZP Rechnung / Bilanz Reporting Neue MA Durchgeführte MAG Evaluationen, Analysen Informelle Gespräche Interviews Einladungen Briefe Mails Messgrössen Standards Hilfsmittel JZP Assessment Funktionenbeschrieb Evaluationsbogen Evaluationssoftware Leitfaden MAG

Aus- und Weiterbildung Prozessname Aus- und Weiterbildung Verantwortlicher Felix Bamert Zweck Der VMS sorgt für eine aktuelle und bedürfnisorientierte Aus- und Weiterbildung. Grundsätze Die Mitgliedschulen profitieren im Bereich der Aus- und Weiterbildung von einem zukunftsgerichteten Angebot. Input Inhalt Output JZP Hochschulausbildung Forschung Bedürfnisse Ideen Feedbacks Trends Der VMS plant Aus- und Weiterbildungen aufgrund evaluierter Bedürfnisse seiner Mitgliedschulen. Über den Themen-Leadership beeinflussen wir die Ausbildungen an den Hochschulen und initiieren im Bereich der Forschung neue Inhalte. Durchgeführte Aus- und Weiterbildungen laut JZP. Einflussnahme bei Ausbildung, Weiterbildung und Forschung an Hochschulen. Initiierter Themen-Leadership Messgrössen Standards Hilfsmittel Durchgeführte Aktionen Layout für Inserate Checkliste für die Planung

Medienpräsenz in den Medien Jahresturnus Prozessname FMB Verantwortlicher Liliane Girsberger Zweck Prominente Positionierung der musikalischen Bildung in Politik, Gesellschaft und Wirtschaft. Grundsätze Das IFM ist Aushängeschild für den VMS in Bezug auf die musikalische Bildung. Input Inhalt Output JZP Trends Aktuelles Veränderungen in der Bildungslandschaft Politik Der VMS plant und organisiert im jährlichen Turnus ein internationales Forum für musikalische Bildungsarbeit bei dem kulturelle, wirtschaftliche- und politisch-gesellschaftliche Themen zusammengeführt werden. Durchgeführtes IFM Politische Akzente Netzwerkpflege Weiterbildungen Gespräche Neue Ideen Resolutionen Messgrössen Standards Hilfsmittel Medienpräsenz in den Medien Jahresturnus Projektplanung

Internationale und nationale Verbände und Institutionen Prozessname Internationale und nationale Verbände und Institutionen Verantwortlicher Hans Brupbacher Zweck Aufbau und Pflege eines Kontaktnetzes. Grundsätze Der VMS ist national und international vernetzt. Input Inhalt Output JZP Einladungen Politische Veränderungen Aufbau und Pflege eines nationalen und internationalen Netzwerkes. Synergien nutzen und pflegen. Doppelspurigkeiten vermeiden Schnittstellen gut managen. Nationales und internationales Kontaktnetz mit Wirkung für das gemeinsame Ziel. Genutzte Synergien Absolvierte Besuche und Gespräche mit Verbänden und anderen Institutionen. Einladungen Messgrössen Standards Hilfsmittel Einladungen Kontaktnetz Mitgliedschaft Adresskartei

Die musikalische Bildungsarbeit in der Öffentlichkeit bekannt machen. Prozessname PR / Marketing Verantwortlicher Dr. Andreas Weidmann Zweck Die musikalische Bildungsarbeit in der Öffentlichkeit bekannt machen. Grundsätze Inhaltliche, sprachliche und formale Qualität - der VMS positioniert sich als führender nationaler Verband im Bereich der musikalischen Bildung - Der VMS wird als Kompetenzzentrum für die Schulart Musikschule wahrgenommen Input Inhalt Output Politische Entscheidungen Auftrag Jahresplanung Botschaften Themen-Leadership Aktualisierung der Homepage Verfassen und gestalten von NEWSlettern, Artikeln & Publikationen Kontaktpflege zu den Redaktionen (Print, Radio, TV) Impulse an die Mitglieder für Medienaktionen Realisation von Werbespots & -artikeln Organisation VMS-Preis Medienmitteilungen Leserbriefe Artikel in den Printmedien SMZ Aktualisierte Homepage NEWSletter Publikationen Interviews in Radio und TV Werbespots Werbemittel VMS-Preis Veranstaltung Messgrößen Standards Hilfsmittel 10 Artikel pro Jahr über den VMS in den Medien. Keine Medienmitteilung ohne LOGO Unterstützung Frau Spelinova Software, Geld, Medienmonitoring, Musterbriefe, Vorlagen, Leitfaden PR

Dokumentation & Beratung Prozessname Dokumentation & Beratung Verantwortlicher Annelies Steiner Zweck Der VMS steht den Mitgliedschulen beratend zu Seite und stellt im Netz eine aktualisierte und umfassende Dokumentation zur Verfügung. Grundsätze Die Mitgliedschulen profitieren von einer jederzeit aktualisierten Dokumentation. Die Geschäftsstelle ist während den Bürozeiten erreichbar. Input Inhalt Output JZP Telefonate Anfragen mündlich und schriftlich Die Geschäftsstelle aktualisiert im Auftrag die Dokumentation. Die Geschäftsstelle ist Anlaufstelle und steht seinen Mitgliedschulen während den Bürozeiten für beratende Gespräche unentgeltlich zur Verfügung. Aktualisierte Dokumentation auf der Homepage Durchgeführte Beratungsgespräche Zufriedene Kunden. Messgrössen Standards Hilfsmittel Evaluationen OHB

Finanzen und Rechnungswesen Prozessname Finanzen und Rechnungswesen Verantwortliche Ruth Hochuli, Geschäftsführerin Zweck Die finanzielle Situation ist gegenüber Präsidium und Vorstand absolut transparent.. Grundsätze Die Debitoren- und Finanzbuchhaltung ist jeweils Ende Monat aktualisiert. Input Inhalt Output Budget Rechnungen, Zahlungen Vereinsbeiträge Meldeblätter Budget erstellen Fakturieren Buchhaltung nach Kontenplan führen. Fundraising Controlling (Budget, Rechnung) Erfolgsrechnung Bilanz Budgetkonformes Resultat Ausgeführte Zahlungen Eingehaltene Kennzahlen Sponsorengelder Messgrössen Standards Hilfsmittel Erfolgsrechnung Bilanz Revisorenbericht Gesetzl.Vorschriften, z.B. OR FER (Fachempfehlungen zur Rechnungslegung) Buchhaltungssoftware

Administration / Organisation Prozessname Administration / Organisation Verantwortliche Ruth Hochuli, Geschäftsführerin Zweck Reibungslose und effiziente Abläufe der Organisation Grundsätze Die Prozesse werden jährlich auditiert und optimiert. Abmachungen und Termine werden vom ganzen Team verbindlich eingehalten. Erreichbarkeit während den Bürozeiten ist gewährleistet. Input Inhalt Output Eingehende Telefonate Posteingang Besucherinnen Termine Gesellschaftlich- politische Ereignisse Aufträge Präsident und Vorstand Abläufe auditieren Dokumente erstellen, erfassen, bearbeiten Beratung Kunden Korrespondenz Organisation Sitzungen Vorstand und Arbeitsgruppen Statistiken erstellen Archiv unterhalten Übersetzungen organisieren Aktuelle Statistiken Zufriedene Kunden Gute Erreichbarkeit Briefe, Meldeblätter, etc. Optimierte Abläufe Aktualisierte Dokumentationen Datenerhebungsformulare (z.B. Meldeblätter) Übersichtliches Archiv Messgrössen Standards Hilfsmittel Keine Reklamationen Management-System Büroinfrastruktur EDV mit Internetanschluss Terminplaner Nachschlagewerke OHB

Koordination / Geschäftsführung Prozessname Koordination / Geschäftsführung Verantwortliche Ruth Hochuli Zweck Professionelle operative Führung des VMS Verbandes Grundsätze Die Geschäftsführung unterstützt den Vorstand in seiner Arbeit, so dass die definierten Ziele erreicht werden. Input Inhalt Output JZP Vorstandstätigkeit Aufträge der Vorstandsmitglieder Aufträge von Arbeitsgruppen Konferenzen Umsetzung der Jahreszielplanung Unterstützung von Präsidium und Vorstand. Protokollführung der Vorstandstätigkeit Vertragsverhandlungen Zusammenarbeit Stiftung und SMZ Zufriedene interne wie externe Kunden. Protokolle Einladungen Sitzungspläne Korrespondenz Ausgehandelte Verträge Artikel in der SMZ Versicherungsangebote Messgrössen Standards Hilfsmittel Erfüllter Jahreszielplan Strategie Jahreszielplan

Strategieentwicklung Prozessname Strategieentwicklung Verantwortlicher VMS-Vorstand Zweck Erarbeitung erfolgreicher Strategien zur Umsetzung von Vision und Leitbild. Grundsätze Wir tragen Verantwortung für die Umsetzung des Rechts auf musikalische Bildung. Input Inhalt Output Eavaluationen und Analysen Normative Vorgaben (z.B. KFG) Gesellschaftliche Veränderungen Demographische Veränderungen Trends Politische Tendenzen Reporting Präsident Jährlich stattfindende 2-tägige Klausurtagung. Vision, Leitbild Definierte kurz-, mittel und langfristige Ziele. Klare Aufträge an die Kompetenzzentren. GO Stellenbeschrieb GL Jahreszielplan (JZP) Budget Vernehmlassungen Resolutionen Messgrössen Standards Hilfsmittel JZP Die Organisation der Klausurtagung wird im Rotationsverfahren von den V-Mitgliedern übernommen. Checkliste Klausurtagung Checkliste Einladung Klausur

Zweckartikel aus den Prozessen Erarbeitung erfolgreicher Strategien zur Umsetzung von Vision und Leitbild. Steuerung der kurz-, mittel und langfristigen Zielplanung - Grösstmögliche Transparenz über die finanzielle Situation gegenüber der MV. Musikalische Bildung wird zum attraktiven politischen Thema. Aufbau und Pflege eines Kontaktnetzes. Der VMS sorgt für eine aktuelle und bedürfnisorientierte Aus- und Weiterbildung. Prominente Positionierung der musikalischen Bildung in Politik, Gesellschaft und Wirtschaft. Der VMS steht den Mitgliedschulen beratend zu Seite und stellt im Netz eine aktualisierte und umfassende Dokumentation zur Verfügung. Regelmässige Konferenzen garantieren einen optimalen Austausch mit den Mitgliedschulen. Die musikalischen Bildungsarbeit in der Öffentlichkeit bekannt machen. Reibungslose und effiziente Abläufe der Organisation. Die finanzielle Situation ist gegenüber Präsidium und Vorstand absolut transparent. Professionelle operative Führung des VMS Verbandes. Führung Leistung Support

Potentialperspektive Reviewprozess Leitbild / Werte Vision Mission/Leitbild Strategie Finanzperspektive Messgrössen 2-tägige Klausur Jahreszielplan AKTION Kundenperspektive Prozessperspektive Potentialperspektive Finanzen Budget, Buchhaltung, Bilanz, Rechnung, Revision Kundenperspektive Bildungsangebot, Dienstleistungsbereitschaft, Feedback Eltern, Kinder, Behörden, Ehemalige, Lieferanten Prozessperspektive 13 Prozesse werden jährlich intern und extern auditiert und gemessen Potentialperspektive SOLLEN, KÖNNEN, DÜRFEN, WOLLEN OG, anonyme Umfrage, Weiterbildungskonzept, Förderung Auftrag Planung Führung

Erarbeitet an der Klausursitzung vom 20. – 22.09.2007 in Zurich VMS Jahreszielplan 08 Erarbeitet an der Klausursitzung vom 20. – 22.09.2007 in Zurich

Kurz-, mittel- und langfristige Ziele Jahreszielplan VMS 2008

COMMUNICATION

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