Programm-Management Hinweise zu den wichtigsten Abläufen Mehr im Leitungslehrgang! Version

Übersicht Grundsätze Verwaltungshilfen Lizenzierung und Registrierung Teilnehmerverwaltung: Allgemeines Teilnehmerverwaltung: Goldstufe –Registrierung von Teilnehmern –Anmeldung von Unternehmungen Jahresbericht AwardShop –Allgemeines –Geschützte Artikel

Grundsätze Um den Status eines Programmanbieters oder Anbieterstelle zu erhalten, muss sichergestellt sein, dass die Einrichtung: das Programm in seiner ganzen Tragweite verstanden hat; in der Lage ist, dessen Ziele und Standards zu sichern; den für den reibungslosen Ablauf nötigen Verwaltungsrahmen schaffen kann; Kontinuität und Nachhaltigkeit garantiert. Handbuch, Band 2, S. 18

Verwaltungshilfen Koordinationsbüro –06291/68040: werktags zwischen und Uhr (Iris Dikel) Formularsammlung –Formularassistent (Excel) –47 Einzelformulare deutsch (Word und PDF) Online-Shop Online-Verwaltung (Details im Leitungslehrgang) –Stammdaten der Einrichtung –Elektronisches Begleitheft –Lehrgangsverwaltung Leitungslehrgang

Lizenzierung und Registrierung Programmanbieter –Lizenzierung direkt beim Koordinationsbüro –Formulare (teilweise wie Jahresbericht) in Auszug der Formularsammlung Anbieterstellen –Registrierung über Programmanbieter beim Koordinationsbüro Jahresbeitrag für Programmanbieter –Einzellizenz: 100 Euro –Sammellizenz: 150 Euro + 25 Euro für jede Stelle Lizenzen und Registrierungen werden alle drei Jahre überprüft.

Teilnehmerverwaltung: Allgemeines Teilnahmeformular: Einverständnis der Eltern und Teilnehmer zu: –Teilnahme grundsätzlich –Einsatzstellen –Aufsicht im Programmteil Expeditionen –Verwendung von Fotos Dokumentation der Teilnahme –Begleitheft –Backup: Formulare / Listen (auch für Jahresbericht), eigene Datenbank oder Online-Verwaltung

Teilnehmerverwaltung: Goldstufe Teilnehmerregistrierung –Gold-Teilnehmer sind vor Beginn irgendwelcher Aktivitäten beim Koordinationsbüro zu registrieren. –Gold-Abschlüsse werden nur anerkannt, wenn das entsprechende Formblatt vor Beginn der Aktivitäten vorgelegt wurde. Anmeldung von Expeditionen –Um anerkannt zu werden, müssen Gold-Unternehmungen („große“ Probetour und Expedition) und Unternehmungen im Ausland mit allen Unterlagen angemeldet werden. –Fristen finden sich im Handbuch.

Jahresbericht Programmanbieter legen ihren Jahresbericht einschließlich der Berichte ihrer Anbieterstellen bis zum 15. Januar im Koordinationsbüro vor. Anbieterstellen legen ihren Bericht so frühzeitig ihrem Programmanbieter vor, dass dieser seinen Sammelbericht fristgerecht erstellen kann. Formulare finden sich im Auszug der Formularsammlung.

AwardShop: Allgemeines ausschließlich Online-Shop im Rahmen der Website zwei alternative Bezahlformen –Lastschrift (Sofortversand; Formular im Auszug der Formularsammlung) –Vorkasse (Rechnungsstellung; Versand nach Eingang des Rechnungsbetrags). Versand durch die Nikolauspflege in Stuttgart (unbedingt Ferienzeiten beachten!)

AwardShop: Geschützte Artikel Geschützte Artikel sind –Begleithefte –Abzeichen und Urkunden Geschützte Artikel werden nur an Programmanbieter geliefert. Bei Abzeichen und Urkunden sind die entsprechenden Abschluss-Nachweise vorzulegen (keine Begleithefte!).