Rechtliche Aspekte des Dokumentenmanagements mag. iur. Maria Winkler

Dokumentationspflichten Die Erfüllung der Dokumentationspflichten in einem Unternehmen umfasst immer die beiden folgenden Bereiche: Welche Dokumente müssen im eigenen Unternehmen wie lange archiviert werden? Welche technischen und organisatorischen Massnahmen müssen dabei laut Gesetz ergriffen werden? IT & Law Consulting GmbH

Aufbewahrungspflichten Jedes Unternehmen muss alle Dokumente aufbewahren, welche es selbst erstellt oder von Dritten erhält und die sich in der Buchhaltung niederschlagen aus Beweisgründen zur Geltendmachung von eigenen Ansprüchen oder zur Abwehr von Ansprüchen Dritter benötigt werden aufgrund von speziellen gesetzlichen Vorschriften erstellt und archiviert werden müssen das Unternehmen als Gesellschaft betreffen. IT & Law Consulting GmbH

IT & Law Consulting GmbH Buchführungspflicht Unternehmen, die verpflichtet sind, sich in das Handelsregister eintragen zu lassen, müssen diejenigen Bücher ordnungsgemäss führen und aufbewahren, die Auskunft über die Vermögenslage, die Schuld- und Forderungsverhältnisse sowie das Geschäftsergebnis geben (Art. 957 Abs. 1 OR). Betriebsrechnung und Bilanz müssen schriftlich und unterzeichnet im Original aufbewahrt werden. Bücher, Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz dürfen schriftlich, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden. IT & Law Consulting GmbH

IT & Law Consulting GmbH Aufbewahrungsfrist Buchungsbelege sind in der Regel 10 Jahre zu archivieren, Mehrwertsteuerbelege müssen bis zu 20 Jahre archiviert werden (Liegenschaften). Generell dauert die Aufbewahrungsfrist für Mehrwertsteuerbelege solange die Steuerforderung noch nicht verjährt ist. Die Beachtung von Verjährungsfristen, von spezial-gesetzlichen sowie von steuerrechtlichen Vorschriften kann eine Verlängerung der Aufbewahrungsfrist für die Dokumente bewirken. IT & Law Consulting GmbH

IT & Law Consulting GmbH Beweissicherung Jedes Unternehmen muss die Dokumente aufbewahren, welche in einem Streitfall zum Beweis eines eigenen Anspruchs oder zur Abwehr eines unberechtigten Anspruchs des Prozessgegners dienen können. Beispiele: Protokolle aus Projektsitzungen, Bestätigungen, Bestellungen, etc. Gemäss Art. 177 ZPO zählen elektronische Dateien ausdrücklich zu den Urkunden. E-Mails und andere elektronische Dokumente können als Beweismittel vorgelegt werden. Wird die Beweiskraft des elektronischen Dokumentes angezweifelt, dann scheitert u.U. die Beweisführung! IT & Law Consulting GmbH

Die Beweiskraft elektronischer Dokumente Gemäss Art. 178 ZPO hat die Partei, die sich auf eine Urkunde beruft, die Echtheit zu beweisen, sofern diese von der anderen Partei bestritten wird. Bei der Beweisführung muss in der Regel nachgewiesen werden, dass die Voraussetzungen der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) erfüllt sind. Die GeBüV ist auch anwendbar auf Papierdokumente, welche eingescannt und elektronisch abgelegt werden! IT & Law Consulting GmbH

Scannen von Papierdokumenten Das Scannen und die anschliessende elektronische Ablage und Archivierung von Papierdokumenten ist erlaubt, wenn sichergestellt wird, dass die Vollständigkeit und Richtigkeit der Information gewährleistet bleibt und die Verfügbarkeit und die Lesbarkeit den gesetzlichen Anforderungen weiterhin genügen. Der Scanprozess muss protokolliert und das Protokoll muss mit archiviert werden. Dabei müssen die verwendete technische Infrastruktur beschrieben und die Arbeitsanweisungen dokumentiert werden (Verfahrensdokumentation). IT & Law Consulting GmbH

IT & Law Consulting GmbH Scannprozess Es ist sicherzustellen, dass alle Belege eingescannt werden und die gewonnene Datei auch tatsächlich lesbar ist. Es dürfen nur Belege vernichtet werden, die korrekt eingescannt wurden. Die Integrität der Dokumente muss vom Eingang über den Zeitpunkt des Einscannens bis zu ihrer Vernichtung sichergestellt werden. Das eingescannte Dokument muss unmittelbar nach dem Scann-Vorgang z.B. mittels Signatur vor Veränderungen geschützt werden. Die Einsicht und Prüfung innerhalb einer angemessenen Frist müssen möglich sein. Nur wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, darf der Papierbeleg nach dem Scannen vernichtet werden! IT & Law Consulting GmbH

Ordnungsmässigkeit und Verfügbarkeit Werden die Dokumente elektronisch geführt und aufbewahrt, dann müssen die Grundsätze der ordnungsgemässen Datenverarbeitung beachtet werden. Es ist eine fortlaufende, chronologische, lückenlose und systematische Erfassung sämtlicher Geschäftsfälle zu gewährleisten! Die aufbewahrten Dokumente müssen innerhalb einer angemessenen Frist von berechtigten Personen eingesehen und überprüft werden können. Die Dokumente müssen auch als Ausdruck in Papierform vorgelegt werden können. IT & Law Consulting GmbH

IT & Law Consulting GmbH Organisation Die archivierten Daten müssen von den aktuellen Informationen getrennt und systematisch archiviert werden. Die Zuständigkeit für die archivierten Daten ist genau festzulegen. Zugriffe und Zutritte sind aufzuzeichnen. Ein Zugriff innert nützlicher Frist muss möglich sein! IT & Law Consulting GmbH

IT & Law Consulting GmbH Integrität Die Bücher müssen so geführt und aufbewahrt werden, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt. Es wird keine absolute Unabänderbarkeit verlangt! Als Speichermedien sind unveränderbare (z.B. Papier, Bildträger, unveränderbare Datenträger) oder veränderbare Informationsträger (z.B. Magnetbändern, Disketten, Fest- oder Wechselplatten) zulässig. IT & Law Consulting GmbH

Veränderbare Informationsträger Gewährleistung der Integrität durch technische Verfahren (z. B. digitale Signatur); Nachweis des Zeitpunkts der Speicherung (z.B. Zeit-stempel); Einhalten der Vorschriften betreffend der angewandten technischen Verfahren; Dokumentation der Abläufe, Verfahren und Hilfsinformationen (z.B. Log Files). IT & Law Consulting GmbH

Outsourcing in die Cloud Vor Vertragsabschluss ist zu überprüfen, ob die angebotenen Services in den Bereichen, in denen man sie nutzen möchte, alle gesetzlichen Vorgaben erfüllen. Dabei sollten beispielsweise die folgenden Fragen gestellt werden: Bestehen Geheimhaltungspflichten, welche ein Outsourcing der Daten (ins Ausland) verbieten? Erlauben die steuerrechtlichen Vorgaben (z.B. bei der Auslagerung aller Geschäftsdokumente in die Cloud) das Vorgehen? Bei Archivierung in der Cloud – werden die Dokumente lange genug und integritätssicher archiviert? IT & Law Consulting GmbH

Datenschutz in der Cloud Durch die Speicherung der Daten in der „Cloud“ ist die Kontrolle der Datenbearbeitung schwieriger als bei einem „normalen“ Outsourcingvertrag und die Risiken für die betroffenen Personen sind grösser! Der Anbieter muss ausdrücklich verpflichtet werden, die Daten nur für den vereinbarten Zweck zu bearbeiten, die Verwendung für eigene Zwecke und / oder die Weitergabe an Dritte sollte ausdrücklich untersagt werden! Es sollte zudem vertraglich geregelt werden, in welchen Ländern die Datenbearbeitung erfolgt, da die Daten nicht ins Ausland weitergeleitet werden dürfen, wenn dort eine Gesetzgebung mit angemessenem Schutz fehlt. IT & Law Consulting GmbH

Folgen bei Nichtbeachtung Ein Verstoss gegen die Grundsätze der ordnungsgemässen Buchführung bzw. ordnungswidrige Führung der Geschäftsbücher erfüllt unter anderem die Tatbestände der Artikel 166 und/oder 325 StGB. Werden steuerrechtliche Vorschriften verletzt, dann droht eine Steuernachzahlung (z.B. Mehrwertsteuer). Zudem droht eventuell der Verlust von Forderungen mangels beweiskräftiger Dokumente. IT & Law Consulting GmbH

IT & Law Consulting GmbH Verantwortung Die oberste Verantwortung tragen der Verwaltungsrat und die Geschäftsführung Diese sind verpflichtet, die erforderliche Infrastruktur sowie die personellen und finanziellen Ressourcen bereitzustellen und Weisungen über den Umgang mit Geschäftsdokumenten im Unternehmen zu erlassen Die Mitarbeitenden sind verpflichtet, die Weisungen einzuhalten Existieren keine verbindlichen Regelungen, dann müssen die Mitarbeitenden im Rahmen ihrer Sorgfaltspflicht dafür Sorge tragen, dass ihre Tätigkeit genügend dokumentiert ist und wichtige Geschäftsdokumente aufbewahrt werden. IT & Law Consulting GmbH

IT & Law Consulting GmbH Zusammenfassung Jedes Unternehmen muss die Dokumente erstellen und archivieren, welche geschäftsrelevant sind. Verträge und andere Papierdokumente dürfen eingescannt und elektronisch archiviert werden, wenn die Vorschriften der Geschäftsbücherverordnung beachtet werden. Beim Outsourcing in die Cloud muss sichergestellt werden, dass die bezogene Leistung gesetzeskonform ist. Verbindliche Vorschriften über den Umgang mit Geschäftsdokumenten bilden die Grundvoraussetzung für eine lückenlose und systematische Archivierung aller geschäftsrelevanten Dokumente. IT & Law Consulting GmbH

Vielen Dank für die Aufmerksamkeit! mag. iur. Maria Winkler IT & Law Consulting GmbH Grafenaustrasse 5 6300 Zug 041 711 74 08 maria.winkler@itandlaw.ch www.itandlaw.ch