Wandel gestalten… Themenabend für KV-Mitglieder Stabsstelle Ehrenamt KV – Wolfgang Bender --------------------------------------------------------------------- Veränderungen in der Pfarrstruktur Bildung von KV-Ausschüssen/Mandatierung Arbeitserleichterungen bei KV-Sitzungen Veränderungen im Pastoralbüro Geschäftsverteilung ltd. Pfarrer – KV – Rendantur Kirchenvorstandswahl Internet fundraising

Veränderungen in der Pfarrstruktur Pfarreiengemeinschaft 2009 /2010 Pfarrgemeinderat Wahl am 7./8.Nov. 2009 Wahlausschuss: aus PGR‘s und PVK Konstituierung bis 31.12.09 Pfarrverband Auflösung mit Datum vom 31.12.2009 Kirchenvorstand Wahl der Hälfte des KV : 7./8. Nov. 2009 Vorbereitung durch Wahlausschuss Kirchengemeindeverband Evtl. Fusion von KGV‘s erforderlich ( durch Anschluss) Evtl. Nachwahl der Mitglieder bei Neumandat Übertragung aller op. Aufgaben zum 1.1.2009 oder 2010 Kita‘s zum 1.8.‘09 Oder 1.8.2010

Veränderungen in der Pfarrstruktur Fusion 1.1.2010 Pfarrgemeinderat Wahl des neuen PGR am 7./8.Nov. 2009 (wird auch PGR der fusionierten Pfarrei) Wahlausschuss bildet sich aus Vertretern der bisherigen PGR‘s und PVK Pfarrverband Auflösung zum 31.12.2009 Kirchenvorstand Kirchengemeindeverb. -Verlängerung der Amtszeit bis 31.12.2009 -im Frühjahr 2010 Neuwahl des KV (z.B.20./21. März 2010 bleibt bis zum 31.12.09 -Vorbereitung der Wahl durch Vermögens-verwalter (Pfr.) -Losverfahren nach der Wahl zur Festlegung der Mandatsdauer

Veränderungen in der Pfarrstruktur Fusion 1.1.2011 Pfarrgemeinderat Wahl des neuen PGR am 7./8.Nov. 2009 ( bleibt auch nach der Fusion im Amt) Wahlausschuss bildet sich aus Vertretern der bisherigen PGR‘s und PVK Pfarrverband Auflösung zum 31.12.2009 Kirchenvorstand Kirchengemeindeverband Wahl der Hälfte des KV am 7./8.Nov.2009; bleibt bis 31.12.2010 im Amt -im Frühjahr 2011 Neuwahl des KV (z.B. 26./27. März 2011) -oder auf Antrag Verlängerung der Amtszeit bleibt bis zur Neuwahl KV Wahlausschuss KV Neuwahl: -Vorbereitung der Wahl durch Vermögens-verwalter (Pfr.) in Absprache mit den vorherigen KV‘s - 1 gemeinsame Wahlliste für alle ehemaligen Pfarreien -Losverfahren nach der Wahl zur Festlegung der Mandatsdauer Aufgabenübertragung: 1.1.09/1.8.09 (Kita)

Veränderungen in der Pfarrstruktur Funktion des leitenden (can.) Pfarrers ab 1.1.2009 Pfarrgemeinderat ab November 2009 geborenes Mitglied im Vorstand des (Gesamt-) PGR Pfarrverband Leitung der PVK endet mit der Auflösung Kirchenvorstände im SB ( bei Modell Pfarreiengemeinschaft) Kirchenvorstand nach Fusion Kirchengemeindeverband Der leitende/can. Pfarrer ist der Vorsitzende eines jeden KV; ab 1.1.2009 soll jeder KV einen eigenen geschäftsführenden Vorsitzenden aus den eigenen Reihen wählen; der ltd. Pfarrer nimmt nur noch an den Sitzungen teil, wenn es von der Sache her erforderlich ist. Der ltd. Pfarrer ist Vorsitzender

Aufgaben und Ziele des KGV Es erfolgt die Übertragung folgender Aufgabenbereiche auf den KGV: a) „Finanz- und Rechtsträgerschaft“ der pastoralen Kooperation b) Anstellungsträgerschaft aller Folgedienste c) Anstellungsträgerschaft der Hausmeister/innen und Reinigungskräfte d) Betriebsträgerschaft der Kindertagesstätten e) Organisation und Finanzverwaltung der Pastoral- und Kontaktbüros f) Reise- und Telefonkosten g) Aushilfs- und Vertretungskosten für Priester- und Folgedienste h) Caritasarbeit i) Organisation und Finanzverwaltung der Büchereien j) Betriebsträgerschaft von weiteren Einrichtungen k) Koordination der Belegung von Versammlungsräumen

Bildung von Ausschüssen Der KV / KGV kann zur Erfüllung seiner Aufgaben Ausschüsse (fachbezogen oder lokal) aus den eigenen Mitgliedern, den Mitgliedern anderer KV‘s im SB oder auch Nicht-Mitgliedern bilden. Diese Ausschüsse müssen mindestens mit jeweils 2 Mandatsträgern besetzt oder mit einer ausdrücklichen Vollmacht ausgestattet sein, damit rechtsgeschäftliche Erklärungen eines Ausschusses auf den ausdrücklichen Willen des KV /KGV zurückzuführen sind. Die Ermessensfreiheit eines Mandatsträgers ist mit allgemeinen Weisungen zu beschränken; sie ist an grundsätzlichen Richtlinien zu orientieren. Es können eine oder mehrere Personen gemeinsam (innerhalb oder außerhalb von Ausschüssen) bevollmächtigt werden, um Rechtsgeschäfte tätigen zu können ( max. bis zu 5.000 € pro Einzelfall) Bei Unterzeichnung von wirksamen Verträgen ist das VVG zu beachten ( Vorsitzender oder Stellvertreter/-in / 2 KV-Mitglieder) (Näheres wird eine Geschäftsordnung definieren) 1

Ausschussbildung KGV 1.Geschäftsführender Verbandausschuss (Möglichkeit bei geringer Anzahl von Verbandsvertretern/-innen) KV KV Verbandsvertretung (Organ) Vors.: ltd.Pfarrer (Kirchengemeindeverband = Körperschaft öffentl. Rechts) Vors Etatfestsetzung Geschäftsführender Verbandsausschuss Vors. Mitgl. Mitgl. Alle operativen Entscheidungen Mitgl. aus Kirchenvorständen Mitgl. Mitgl. Mitgl. Einzelpersonen

2. Fachausschuss KV KV KV KV Verbandsvertretung (Organ) Vors.: ltd.Pfarrer (Kirchengemeindeverband = Körperschaft öffentl. Rechts) Vors Fachausschuss FAVors. Wirksame Willenserklärung oder mit Vollmachts- übertragung Mitgl. Mitgl. Mitgl. Mitgl. Einzelpersonen

Beispiel: Arbeitsweise eines KV in einer fusionierten Pfarrer 2

Organisation von KV-Sitzungen Anregungen zur Vereinfachung der Dokumentation von Kirchenvorstandssitzungen ( Stabsstelle Ehrenamt, HA-SB, Wolfgang Bender, 15.07.2008) Hiermit legen wir den Kirchenvorständen unseres Erzbistums eine PC-gestützte Form der Vorbereitung und Dokumentation für Kirchenvorstandssitzungen vor, die wegen der Reduzierung von Arbeitsgängen eine Entlastung beinhaltet. 1.Vorbereitung der Sitzung: Wir empfehlen eine gute Vorbereitung der Sitzung durch die Zusammenstellung der Tagesordnung, einer empfohlenen Beschlussvorlage, über die der KV natürlich befindet, der Abschätzung der voraussichtlichen Zeit, die die Behandlung des Punktes erforderlich macht, eines Hinweises, welche Art der Behandlung des Punktes erforderlich ist und wer schließlich mit der Umsetzung betraut werden soll. Dabei braucht die Rendantur ausreichend Zeit, die Beschlussvorlagen aufzubereiten. 2. Protokoll der KV-Sitzung: Es ist möglich, KV-Protokolle PC-mäßig herzustellen; diese sind zu unterzeichnen, die Seiten fortlaufend zu nummerieren und die angefallenen Protokolle nach Ablauf z.B. eines Kalenderjahres in Buchform zu binden. Lt. Amtsblatt des Erzbistums Köln vom 01.02. 2004 ( in Verbindung mit dem Amtsblatt von 1971, Nr. 333) ist es möglich das Protokollbuch DV- gestützt zu führen, wenn die Formatvorgaben und erlassenen Anwendungsrichtlinien beachtet werden; das heißt insbesondere, dass die Beschlüsse des KV noch während der Sitzung unter Angabe des Tages und der Anwesenden in das elektronische Protokollbuch eingetragen werden müssen. 3.Auszug aus dem Protokoll: Auch hier kann in einem Arbeitsgang ein Protokollauszug vorbereitet und gefertigt werden. Anhand der beispielhaft aufgeführten Eintragungen lässt sich die gedachte Anregung ohne weiteren Kommentar erkennen.

Organisation von KV-Sitzungen

Organisation von KV-Sitzungen PC-Formulare 3

Geschäftsführender Vorsitzender Zu seiner Entlastung kann der canonische Pfarrer im Kirchenvorstand beantragen, dass sein Stellvertreter durch Bestellung als geschäftsführender Vorsitzender mit dem Vorsitz im Kirchenvorstand betraut wird. Der Kirchenvorstand wählt aus seinen Reihen den geschäftsführenden Vorsitzenden, in der Regel ist dies der bisherige erste stellvertretende Vorsitzende. Diese Funktion bleibt bis zum Ende der Wahlperiode bestehen; sie kann mit Zustimmung des Pfarrers vorzeitig widerrufen werden. Der Beschluss bedarf der Genehmigung durch die Bischöfliche Behörde. Der Pfarrer entscheidet selbst, ob und wann er an den Sitzungen des Kirchenvorstandes teilnimmt. Nimmt der Pfarrer an einer Sitzung teil, hat er den Vorsitz inne. Der geschäftsführende Vorsitzende hat in seiner Funktion die gleichen Rechte und Pflichten wie der Vorsitzende. Er stellt die Tagesordnung für die KV-Sitzung auf und leitet sie. Vor der Versendung der Einladung nimmt er Rücksprache mit dem Pfarrer und stellt diesem anheim, ggfls. die Tagesordnung zu erweitern und selbst an der Sitzung mit voller Funktion teilzunehmen. Nach der Sitzung unterrichtet der geschäftsführende Vorsitzende den Pfarrer über die Ergebnisse. Bei der Umsetzung der Kirchenvorstandsbeschlüsse bleibt es bei der bekannten Regelung: Abgabe einer rechtsgeschäftliche Erklärung durch den Vorsitzenden oder einen seiner Stellvertreter sowie zweier weiterer Mitglieder unter Beidrückung des Siegels der Kirchengemeinde. Darüber hinaus kann der Kirchenvorstand die Anordnungsbefugnis des Vorsitzenden auf einen Kämmerer übertragen; dieser wird vom Vorsitzenden aus den Reihen des KV vorgeschlagen. Der Beschluss bedarf der Genehmigung durch die kirchliche Behörde; er kann mit Zustimmung des Pfarrers vorzeitig widerrufen werden. Der geschäftsführende Vorsitzende kann nicht zum Kämmerer bestellt werden, da er bereits als geschäftsführender Vorsitzender anstelle des Pfarrers anordnungsbefugt ist.

Das neue Pastoralbüro

Kontrakt mit der Rendantur / Verwaltungsreferent - Entlastung des leitenden Pfarrers - örtliche Präsenz bis zu 2 Arbeitstagen - Beanspruchung durch den Pfr. 0,5 AT - Abendsitzungen: Teilnahme bis 18 p. SB - Arbeitsplatz - Kontrakt nur zwischen Pfarrer – Rendanturleiter (für Geschäftsverteilung ist der Pfarrer verantwortlich: Pastoralbüro / KV-KGV/ Einrichtungsleitung / Verwaltungsreferent/-in)

Muster-Rahmenkontrakt 4

Vorbereitung zur KV-Wahl - KandidatInnensuche Vorarbeit: Wer kandidiert von den bisherigen KV-Mitgliedern? Wer ist aus den Gruppen/Kreisen der Pfarrei bereit? Wen brauchen wir noch…? Alter /Beruf / Erfahrung/ Interessen Suche: Kita-LeiterIn fragen / KatechetInnen fragen / Ehrenamtliche fragen mit Suchprofil das kirchl. Meldewesen abfragen (Personenliste) Planung: Wer spricht mit wem bis wann? Wer braucht noch Informationen? evtl.KandidatInnen zu einer KV-Sitzung als Gäste einladen? Hilfestellung: Neue KandidatInnen werden in ihre neue Aufgabe eingeführt / sie können Einführungskurse des Bistums besuchen 5

Internetauftritt Ihrer Pfarrei http://www.christi-verklaerung.de http://www.bartholomaeus-hoesel.de/kirchenvorstand.html http://www.st-gereon-merheim.de/kirchenvorstand.html 6

Homepagegestaltung mit Open CMS Das Erzbistum Köln bietet allen Gemeinden, Dienststellen und Bistumseinrichtungen die Möglichkeit, kostenlos die eigene Homepage auf dem Internetserver des Bistums zu publizieren. Die Webseiten werden über ein Content-Management-System (CMS) von einem Redaktionsteam bearbeitet. Open CMS ist ein benutzerfreundliches und intuitiv bedienbares Werkzeug. Dadurch fällt es Autoren und Redakteuren leicht, Webseiten sogar mit wenigen Mausklicks zu erstellen, zu verwalten und zu pflegen. Diese Schulung bietet Ihnen in kompakter Weise eine Einführung in die Bedienung von Open CMS. Lerninhalte: Was ist Open CMS? Workplace in Open CMS, Erstellen von Seiten und Ordnern, Navigationsstruktur, Hochladen von Grafiken und Dokumenten, strukturierte Inhalte (Seite nach Vorlage), Seite im Freitext, HTMLVorlagen, Bilder einfügen. Mittwoch, 29. Oktober – Mittwoch, 05. November 2008, 18:00 Uhr Samstag, 15.November 2008, 09:30 Uhr Volker Book Sa. 15.11.2008, 09:30 - 16:30 Uhr (1x = 8 UStd.) Liebfrauenhaus, Adamsstr. 19, 51063 Köln (Mülheim) Teilnehmergebühr: 20,00 €             Kursnummer: 790905-028 Anmeldung unter info@bildungswerk-koeln.de

Das liebe Geld…

Stabsstelle Ehrenamt KV in der Hauptabteilung Seelsorgebereiche Wolfgang Bender        Erzbistum Köln - Generalvikariat Hauptabteilung  Seelsorgebereiche Stabsstelle Ehrenamt  im Kirchenvorstandsbereich Marzellenstr. 32 Raum 344 50668 Köln Tel.: 0221-1642-1326 Handy: 01520 1642 030     Fax: -1323 wolfgang.bender@erzbistum-koeln.de Bitte besuchen Sie uns auch im Internet: www.erzbistum-koeln.de/seelsorgebereiche/ oder www.seelsorgebereiche.info oder http://www.erzbistum-koeln.de/seelsorgebereiche/abteilungen/stabsstelle_ehrenamt_kirchenvorstand/