Lieferantendokumentation (für den Maschinen- und Anlagenbau) Der tekom-Leitfaden „Lieferantendokumentation“ Magali Baumgartner, Coperion GmbH Armin Burry, ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH tekom Regionalgruppentreffen Berlin-Brandenburg 28. 4. 2014

. Nur ein Beispiel …

… und im Maschinen- und Anlagenbau? Dokumentation von Lieferanten Eigene Dokumentation Zusammenfügen zur Gesamtdokumentation Gesamtdokumentation = Alle Dokumente die dem Kunden geliefert werden

Das Spannungsfeld Vertrag Gesetze und Normen Wirtschaft- lichkeit Zeit

Das Problem Konflikte zwischen Lieferant und Kunde: Umfang, Inhalt, Sprache, Liefertermin, Anzahl, Formate … Internationalisierung (es wird nicht einfacher)

Die Mitglieder der Arbeitsgruppe Leitung Magali Baumgartner und Armin Burry Patrick Arigbabu, Zürich, CH Hannes Fokken, MEYER WERFT GmbH, Papenburg Jörg Hennig, KBA-Bogenoffset, Radebeul Rainer Kentrat, VAW-arvato, Neukirchen-Vluyn Michael Leifeld, Polysius AG, Beckum Olaf Ruhfus-Hartmann, Steuler Anlagenbau, Höhr-Grenzhausen Hansruedi Steinhauer, Alstom Power Thermal Products - Gas Turbines, Baden, CH Holger Weth, Siemens AG, Erlangen

Die Aufgabenstellung Erstellen eines Leitfadens für das Problem „Lieferantendokumentation“ Lösungen aus der Praxis für die Praxis Best practice

Die Zielgruppen des Leitfadens Firmen im Maschinen- und Anlagenbau und deren Lieferanten

Die Ziele des Leitfadens Analyse der Strukturen und Einflussfaktoren Konkrete und allgemein gültige Hilfestellung bei der Lösung der bestehenden Probleme und Konflikte Bereitstellen von Formblättern und Checklisten aus der Praxis Beitrag zum QM-System

Analyse - Kunden und Lieferanten

Analyse – Spiel mit 2 Unbekannten Vertrieb Einkauf Technische Redaktion

Analyse - Von der Stange oder maßgeschneidert Komponentenlieferanten: auftragsneutrale Dokumentation Systemlieferanten: umfangreiche auftragsbezogene Dokumentation

Die 8 Schritte zum Ziel Dokumentation bestellen Auftrags- bestätigung kontrollieren Dokumentation kontrollieren Dokumentation integrieren Hausstandard definieren Hausstandard kommunizieren Vertrag analysieren Anforderungen spezifizieren

Schritt 1 – Was ist ihr Produkt? Hausstandard definieren Normalausführung festlegen Spezifisch für Unternehmen Produkt Kunden ............. Klar und deutlich beSCHREIBEN

Schritt 1 – Was ist ihr Produkt? Hausstandard definieren Dokumentationsarten Formate, Sprachen, Dokumentname, Versandweg.... Dokumentationsart Liefertermin Zielgruppe Intern/ Extern Dokument Planungs- dokumentation Mit Auftrags- erteilung Abwicklung I Maschinen- aufstellungspläne Anlagenpläne Verbraucherlisten Schaltunterlagen Montage- dokumentation Vor Beginn der Montage i. d. R. Vertragstermin Baustellen- personal E Montagezeichnungen und –anleitungen Loseteillisten Handbücher Hausstandard kommunizieren

Schritt 2 - Bitte weitersagen! Hausstandard kommunizieren Interne Fachabteilungen Vertrieb, Projektierung Einkauf Inbetriebnahme, Montage Konstruktion, Entwicklung Externe Partner Kunde, Consultant Lieferant, Fremdfertiger  Zielgruppengerecht  Know-how Schutz

Schritt 3 - Schauen Sie genau hin! Abweichungen vom Hausstandard Erfüllbare und nicht erfüllbare Anforderungen Termine Nummerierungssysteme Terminologie Gliederung der Dokumente Sprache Softwareprogramme Verstöße gegen geltendes Recht

Schritt 3 - Schauen Sie genau hin! Nebenvertragliche Absprachen mit Lieferanten Prüfung / Freigabe durch Kunde ................. Abweichungsliste Vertrag  Hausstandard Nachverhandlung Anforderungen spezifizieren

Schritt 4 – Aufbereiten und anrichten Anforderungen spezifizieren System = Viele Merkmale Komponente = Wenig Merkmale Lieferantenstandard Für „Wiederholungstäter“ Klare Sachverhalte Wirtschaftlich und effizient Machbarkeit Abweichungsliste Hausstandard  Lieferantenstandard Dokumentation bestellen

Schritt 5 - Wunschzettel Dokumentation bestellen Dokumentation ist eine Ware, bitte spezifizieren Eindeutig zuordenbar Bestellnummer Bestell-Position Artikelnummer Lieferadresse, Lieferort ALLES muss bestellt werden! Verzugsstrafen, Pönalen Auftrags- bestätigung kontrollieren

Schritt 6 – Alles klar? Genau vergleichen Schweigen heißt Zustimmung Auftrags- bestätigung kontrollieren Genau vergleichen Schweigen heißt Zustimmung Abweichungen reklamieren Termine prüfen Dokumentation kontrollieren

Schritt 7 - Wareneingang Dokumentation kontrollieren Termine verfolgen

Schritt 7 - Wareneingang Dokumentation kontrollieren Wareneingangskontrolle Identifizieren der Ware Formale Prüfung Inhaltliche Prüfung Kriterienkatalog Qualifikation des Prüfers

Schritt 7 - Wareneingang Dokumentation kontrollieren Systematische Reklamationserfassung Fehlerbeschreibung Fehlerursache Sofortmaßnahmen Korrekturmaßnahmen Freigabe der Lieferung Zahlungsfreigabe der Rechnung z.B. 4D-Report Dokumentation integrieren

Schritt 8 - Integrationsdebatte Dokumentation integrieren Zugriff auf Informationen Branche Wirtschaftlichkeit Haftung Technik

Schritt 8 - Integrationsdebatte Dokumentation integrieren Additive Integration Integration durch Referenzieren Selektive Integration Integration mit Änderungen

Schritt 8 - Integrationsdebatte Dokumentation integrieren Die Kür

Die Kür Lieferantenbewertung oder „Qualität ist das Maß der Erfüllung der Anforderungen“ Einkauf Technische Redaktion

Die Kür Qualität kommt nicht von selbst Lieferantenauswahl Regelmäßige Bewertung Lieferantenentwicklung

Ziel und Zweck Der Leitfaden als Hilfestellung für die Organisation eines optimierten Prozesses rund um die Lieferantendokumentation Standortbestimmung Der Leitfaden als Argumentationshilfe gegenüber Entscheidungsträgern

Es gibt viel zu tun - fangen Sie an. Oder haben Sie noch Fragen?

tekom-Geschäftsstelle Bezugsquelle: tekom-Geschäftsstelle www.tekom.de info@tekom.de Preis: für tekom Mitglieder: 35 € zzgl. Porto und Versand für Nicht-Mitglieder: 51 € zzgl. Porto und Versand Ansprechpartner: Magali Baumgartner – magali.baumgartner@coperion.com Armin Burry – armin.burry@assaabloy.de

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit