Zeit- und Prioritätenmanagement

Themen Warum macht Zeitmanagement Sinn ? Prioritäten Prioritäten vergeben Meine Helfer zum Zeitmanagement Meine Helfer zur Meeting-Ökonomie Was waren meine wichtigsten Erkenntnisse

Warum macht Zeitmanagement Sinn ? Es geht um meine begrenzte Lebenszeit Ich entscheide über die Verwendung (= ich setze die Prioritäten)

C A B Prioritäten H 2. Dimension: Dringlichkeit N 1. Dimension: Wichtigkeit B kann durch Zeitablauf zu A werden C kann niemals zu B oder A werden

Prioritäten vergeben Wichtig sind Dinge, die zur Erreichung meiner Ziele notwendig sind Dringend sind Dinge, für deren Erledigung ungefähr soviel Zeit gebraucht wird, wie noch frei verfügbar ist Für jede neue Aufgabe vergebe ich sofort eine Priorität Voraussetzung ist eine aktuelle Zeitplanung Ich führe eine zentrale Aufgabenliste (mit Termin, ggf. Detailbeschreibung, und Priorität keine gelben Zettel o.ä. mehr!!

Meine Helfer zum Zeitmanagement Ich plane am Abend eines jeden Arbeitstags den nächsten Tag anhand der Aufgabenliste ich belohne mich durch das Abhaken jeder erledigten Aufgabe ich versuche, nicht mehr als 80% eines Tages zu verplanen ideal wären <60% ich plane feste Blöcke für Telefonate ein ich nehme mir das Recht auf ungestörte Zeiten ich führe Wiedervorlagen zur Nachverfolgung von Aufgaben Ich könnte noch konsequenter Rückdelegation verweigern mehr Dinge zu Priorität D erklären auf klareren Aufgabendefinitionen bestehen mehr geplante Zeit für Ordnung-Machen bereitstellen

Meine Helfer für Meeting-Ökonomie Ich versuche, bereits bei der Planung eines Meetings alle notwendigen Unterlagen zusammen zu stellen ich versuche, mich auf jedes Meeting vorzubereiten Thema, Tagesordnung, erwartetes Ergebnis, etc. Ich schreibe in jedem Meeting alle mich betreffenden Aktionen auf Ich versuche, unmittelbar nach jedem Meeting die Aktionen in meine Aufgabenliste zu übertragen bzw. Aufgaben zu delegieren, wenn möglich und sinnvoll ich versuche, vor und nach jedem Meeting 30 Min. Puffer freizuhalten ich versuche, in allen Meetings konsequent auf Zeiteinhaltung hin zu arbeiten Ich könnte noch mehr Meetings verweigern auf klareren Tagesordnungen bestehen immer online-Protokolle schreiben

Was waren meine Erkenntnisse ? Meine Gewohnheiten zu ändern, braucht lange Zeit (ideal wäre ein kritischer Partner dazu) Unter Stress streiche ich als erstes die Dinge, die Stress verhindern (aber Zeit kosten) Ich kann nicht alles erledigen, was (scheinbar) von mir erwartet wird Der einzige Mensch, der mir Stress macht, bin ich selbst