Planung und Controlling: Ein Muss für Unternehmer für Finanzierungsgespräche Dr. Ebner, Dr. Stolz & Partner Berlin GmbH Dipl.-Vw. Klaus-M. Grünke

Warum Planung und Controlling ? Ein Muss für Unternehmer bei Finanzierungsgesprächen Warum Planung und Controlling ? Für wen Planung und Controlling ? Wie viel Planung und Controlling ? Besuch einer Basel II-Veranstaltung. Nichts Neues in Sachen Basel II Aber: Nachhaltiger Hinweis auf aussagefähige, von Dritten -sprich Banken und/oder externen Finanzpartnern nachvollziehbare Planungen und laufendes aktuelles Controlling dieser Planungen Nach wie vor in diesem Punkt Defizite bei KmU‘n nicht nur aus Sicht Banken sondern auch von EK-Finanzpartnern, Ratingagenturen oder auch einer Einrichtung wie Creditreform. Und die Erfüllung dieser auch aus unserer Sicht richtigen Erwartungen ist heute anders als vor noch vor 5 bis 10 Jahren kein Problem mehr

Wirtschaftsrechtliche Beratung Betriebswirtschaftliche Beratung Leistungsprofil Dr. Ebner, Dr. Stolz & Partner Berlin GmbH Wirtschaftsrechtliche Beratung Betriebswirtschaftliche Beratung Steuerliche Beratung Wirtschafts- prüfung C o r p o r a t e F i n a n c e Unternehmensplanung Controlling-Systeme Management-Informationssysteme Business Pläne/ Geschäftsmodelle Finanzierungsberatung, u.a. Frühphasen-finanzierung Unternehmensbewertung Unternehmensnachfolge Due Diligence Laufende Beratung Erstellung von Jahres- abschlüssen Betreuung von Betriebsprüfungen Gestaltungsberatung Internationale Steuerberatung Prüfung von Jahres- und Konzernabschlüssen Prüfung des internen Kontrollsystems Erstellung und Prüfung von US-GAAP- und IAS-Abschlüssen Unternehmensbe-wertungen Due diligence Im Zusammenhang mit Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung: Wirtschaftsrechtliche Beratung u. Beglei-tung bei Umwand-lungen und and. Unternehmens-transaktionen Zeigt das bekannte Spektrum an Beratungsdienstleistungen einer WP- und Steuerberatungsgesellschaft Hervorzuheben hier: Die Punkte Frühphasenfinanzierung, und Controlling. Controlling

I. Eine starke nationale Organisation - I. Eine starke nationale Organisation - eingebunden in die weltweite Kooperation Hamburg Berlin Hannover Frankfurt Leipzig Gründung 1974 in Stuttgart Wirtschaftsprüfung (54 WP), Steuerberatung (79 Stber.), Rechtsbe-ratung (17 Rechtsanw, Unternehmensberatung bundesweit an 6 Standorten mit knapp 500 Mitarbeitern. Seit Anfang 2004 gemeinsam mit der profunda treuhand GmbH in Hamburg (Ebner, Stolz, Mönning). Orientiert auf den Mittelstand. Und hier sind Anforderungen ganz anders als bei großen börsennotierten Unternehmen. Honorarumsatz ca. 50 Mio. €. Damit unter den ersten 5 der unabhängigen deutschen Berater im Mittelstand. Auslandsaufträge/-projekte (auch für Mittelstand zunehmend wichtig) können über das internationale Netzwerk SC International, ein globales Kooperationsnetz von vergleichbar ausgerichteten WP-Gesellschaften, bearbeitet werden. Hier ist ESP einziger deutscher Partner. Stuttgart München

CV Klaus-M. Grünke Technologiefinanzierung, Technologiepolitik, Technologietransfer in der IHK Berlin Dresdner Bank AG: - M+A für mittelständische Unternehmen - VC-Gesellschaft (Joint Venture zwischen DreBa, BMW und Bay. Vereinsbank) - Abt. Großfinanzierungen - Leiter „Strukturierte Finanzierungen“ Region Ost der DreBa Seit Anfang 2004 im Bereich Corporate Finance von ESP mit den Schwerpunkten Finanzierungsberatung, Unternehmensplanung, Controlling Kurze persönliche Vorstellung: - Seit 2 Jahren bei ESP - Vorher 16 Jahre Technologiepolitik und Technologie-finanzierung in IHK und - 15 Jahre Spezialfinanzierung in Dresdner Bank - Insofern für mich reizvoll, WP- und Steuerknow-how mit Finanz-/Bank-know-how zu verbinden und im Interesse von Mandanten anzuwenden

Planung und Controlling: Ein Muss für Unternehmer bei Finanzierungsgesprächen Mittlerweile verwenden 35% (2004: 12%) der von KuL befragten Unternehmen eine professionelle Planungs- und Controlling Software. Warum ? Ergebnisse einer aktuellen Studie der herstellerunabhängigen IT-Beratungsfirma KONZEPT & LÖSUNG KuL Consulting GmbH.

Warum Planung und Controlling ? Ein Muss für Unternehmer bei Finanzierungsgesprächen Warum Planung und Controlling ? Informationsgewinn und Zielfestlegung Laufender Soll- / Ist-Vergleich (Umsatz, Kosten; Vorräte, Forderungen LuL) Abweichungsanalyse und Gegensteuerungs-maßnahmen Break-Even-Analysen In aller Regel nicht der angemessene Stellenwert in einem „normalen“ kmU Regelaussage: „Wir haben besseres zu tun und müssen uns um Aufträge/Umsatz kümmern“ Gegenaussage: Planung / Controlling heute kein Aktivitätsfeld von Erbsenzählern sondern wichtiges Kontrollinstrument für Management und Gesellschafter Ist somit primäre unternehmerische Aufgabe.

Für wen Planung und Controlling ? Ein Muss für Unternehmer bei Finanzierungsgesprächen Für wen Planung und Controlling ? Primär für Management, Gesellschafter, AR Ferner für Banken und andere (potentielle) Finanzpartner Primär für eigene Informationsgewinnung.

Daten und Fakten für Entscheidungsprozess identisch Entscheidungsablauf Kapitalakquisition Kapitalbedarf EK (Außenfin.) FK Einzelentscheidung Business Angel Strategischer Partner Beteiligungsbeirat VC, Betlgs.ges. Kreditausschuss Daten und Fakten für Entscheidungsprozess identisch Nur 2 Möglichkeiten, Finanzierung darzustellen: EK, FK Entscheidungsablauf weitgehend identisch auf weitgehend gleicher Dokumentationslage Es geht immer darum, Überzeugungsarbeit zu leisten Wie gut ein Unternehmen in seiner Überzeugungsarbeit ist, bestimmen das Unternehmen bzw. das dahinter stehende Management alleine. Finanzierungsfragen oft hinten angestellt (Aufträge, Aufträge, Aufträge). Der Abschluss mit einem externen Finanzpartner über eine gute und solide und langfristige Finanzierungs-struktur ist häufig deutlich mehr Wert als ein Auftrag. Fazit: Widmen Sie sich laufend und auch intensiv diesem Punkt. Kreditvertrag Beteiligungsvertrag Vertragsebene

Wie viel Planung und Controlling ? Ein Muss für Unternehmer bei Finanzierungsgesprächen Wie viel Planung und Controlling ? Auch hier gilt die Hauptthese der BWL: Mit möglichst geringem Aufwand ein Maximum an Ertrag (Aussage der Ergebnisse) zu erzielen. Zur internen Aufwandsmessung: Aufwand (zeitlich = finanziell) steht oft in krassem Missverhältnis zum Ergebnis. Mit der Aufwandsmessung tun sich allerdings mittelständische Unternehmen in aller Regel noch schwer.

An dieser Stelle Finplan aufrufen Planung und Controlling: Ein Muss für Unternehmer bei Finanzierungsgesprächen Immer noch nutzen gut 60% der Unternehmen Tabellenkalkulationsprogramme wie MS-Excel als Grundlage für Controlling-Aufgaben. An dieser Stelle Finplan aufrufen Gutes integriertes Modell. Geprüft Aber: Hinweis auf Anzahl Zellen Versuch, in Bilanz eine Zeile „SoPo Rücklage“ aus GA-Zuschuss einzubinden. Auswirkungen auf GuV, Anlagenspiegel, CF In alle diesen Blättern müsste ich an richtiger Stelle Zeilen einfügen und mit der jeweils korrekten Formel versehen. Kläglich gescheitert Risiko: Modell hat durchaus Zahlen ermittelt, aber Zahlen waren falsch. Ergebnisse einer aktuellen Studie der herstellerunabhängigen IT-Beratungsfirma KONZEPT & LÖSUNG KuL Consulting GmbH.

Planung und Controlling: Ein Muss für Unternehmer bei Finanzierungsgesprächen Problem: Unternehmensplanung erfolgt in separaten, isolierten Einzelplanungen (Erfolgsplanung, Finanz-/ Liquiditätsplanung, Bilanzplanung), die selten zusammengeführt werden oder stimmig sind Lösung: Modulartig aufgebaute professionelle Software-Lösungen mit integrierter Planung Das war ein (teil-)integriertes Excel Modell (GuV, Bilanz, CF) Regelfall bei Excel-Anwendungen ist aber: Planungen in unterschiedlichen Abteilungen und von unterschiedlichen Personen Unterschiedliche zeitliche und inhaltliche Versionsstände in den einzelnen Planungen Lösung: Ein integriertes System, auf das alle betrieblich involvierten Bereiche/Personen zugreifen und ihre Daten zeitnah eingeben müssen.

Lösung der Integrationsanforderungen Begriff der Integration bezieht sich auf verschiedene Aspekte Die häufigste Antwort: MS Excel Integration der Zeitebene Integration der Unternehmensstruktur Integrierte Ergebnis-, Bilanz- und Finanzplanung Integration des Planungsprozesses Integration Informationssysteme Integration in Berichtssystem Zu 1: Monate, Quartale, Jahre in einem Modell Zu 2: Abbildung eines Unternehmens in seiner Struktur (Profit Center, Kostenstellen usw.) Zu 3: Nicht überschreibbare Bezüge in den einzelnen Rechenprozessen. Hinter den Bezügen stehen viele Jahre spezifische Erfahrung und know-how. Zu 4: Eine Datenbank, auf die alle involvierten Bereiche in unterschiedlicher Tiefe Zugriff nehmen Zu 5: So weit wie möglich keine Doppelerfassung von Daten, sondern Erhebung aus Vorsystemen (FiBu, Vertrieb, Produktion) Zu 6: Standardisierte Berichte an den jeweiligen Verwendungszweck angepasst (Geschäftsführung, Vertrieb, Produktion) Mit welchem Resultat?

Controller´s Alptraum: Wartung, Abstimmung, Verknüpfung, Fehlersuche Umsatz-/Absatzplanung oft noch in unterschiedlichen Abteilungen (Inland/Export) Kostenplanung bei separaten Kostenstellenverant-wortungsbereichen Bilanzplanung (Working Capital, Investitionen: Ohnehin eher selten Die Eingabe und Pflege der unterschiedlichen Excel-Dateien ist sehr arbeitsaufwendig und oft stark personengebunden Änderungen, Anpassungen erfordern hohen zeitlichen Aufwand. Wenn all dies eingerechnet wird, relativieren sich die anfangs hoch erscheinenden Investitionskosten für ein professionelles System sehr schnell.

Marktübersicht Excelbasierte Lösungen und Standardwerkzeuge Excelbasierte Lösungen (Auswahl) Hersteller Produkt Web STP MAX! Consult www.stpag.de U_Plan Software U_Plan XXL www.u_plan.com Standardwerkzeuge (Auswahl) Hersteller Produkt Web Bank Austria Creditanstalt BusinessPlanner www.businessplanner.at CoPlanner www.coplanner.at CORPORATE PLANNING CORPORATE PLANNER www.corporate-planning.com Cognos Management Series www.cogmos.de macs Software Controllers´s Navigators Tools www.macssoft.de MFB Software Planning Consultant www.mfb-service-gmbh.de Hyperion Planning www.hyperion.de WINTERHELLER Software Professional Planner www.winterheller.com Lucanet Summa businesspilot www.lucanet.de Anbei kurze -nicht vollständige- Übersicht über am Markt befindliche Controlling- und Planungssysteme

Die am häufigsten genannten Lösungen sind: Corporate Planner Planung und Controlling: Ein Muss für Unternehmer bei Finanzierungsgesprächen Die am häufigsten genannten Lösungen sind: Corporate Planner Professional Planner Cognos Hyperion Hinweis: Keine Verkaufsveranstaltung für PP ESP arbeitet mit PP, z.B. bei Analyse von Existenzgründungsprojekten. Deshalb als Beispiel

Integrierte Ergebnis-, Bilanz- und Finanzplanung Erlöse - variable Kosten GuV = DB - fixe Kosten Aktiva Anlagevermögen Umlaufvermögen Eigenkapital Rückstellungen Passiva Verbindlichkeiten = Betriebsergebnis - Zins = Ergebnis vor Steuern - Steuern Bilanz = Ergebnis nach Steuern + nicht zahlungswirksame Positionen - Finanz-plan Integrierte Planung noch einmal optisch dargestellt Wichtigstes Informations- und Steuerinstrument: Cash- Flow Wie wirken sich Umsatz- und Aufwandsannahmen sowie Investitionsmaßnahmen auf Cash-Flow aus und dies auf Monatsbasis ? Wie wirken sich Veränderungen bei Forderungen LuL oder im Lager aus ? Kreditvereinbarungen mit Banken oder Beteiligungsverträge enthalten immer häufiger die Einhaltung von Cash-Flow orientierten Finanzkennziffern, oft auf quartalsweiser Basis. Beispiel: Kalitaldienstfähigkeit = CF vor Kapitaldienst durch zu leistenden Kapitaldienst in jeweiliger Periode. Ziffer muss > 1 sein, z.B. 1,2. Wenn nicht sind kreditvertraglich vereinbarte Gegenmaßnahmen zu ergreifen bis hin zu a.o. Kündigungsmaßnahmen. Wie ermitteln Sie diese Zahlen ? Cash Flow  Forderungen  Verbindlichkeiten  Lager + Langfristbereich (Finanzierung) - = Kapitalbedarf/-Überschuss

Planung und Controlling: Ein Muss für Unternehmer bei Finanzierungsgesprächen Im folgenden ein Parforceritt durch Professional Planner unmittelbar im Programm. Bewusst keine Powerpointdarstellung, damit Sie unmittelbar einmal ein erstes Gefühl für ein derartiges Programm bekommen PP Sitzung „BioTOP“ aufrufen Weiter gem. separatem Plan

Empfehlungen aus unserer Projektarbeit Planung und Controlling: Ein Muss für Unternehmer bei Finanzierungsgesprächen Empfehlungen aus unserer Projektarbeit 1. Empfehlung zur Auswahl Softwarelösung für Planung Anforderungen beachten Excel nur für Teilaspekte (Nebenrechnungen) geeignet Standardwerkzeug, wenn Planung die Hauptanforderung darstellt Planungsplattform, wenn Analyse, Reporting und Konsolidierung in heterogenem Umfeld mit abgedeckt werden soll 2. Empfehlung zum Ablauf der Software-Einführung Ermitteln Problemstellungen und Anforderungen Entwicklung Grobkonzeption Entscheidung Planungswerkzeug (Softwareauswahl) Feinkonzept und Implementierung Optimierung und Erweiterung Das sollte keine Planungsschulung sein und es sollte Sie auch nicht in die Lage versetzen, dieses Programm zu verstehen. Lassen Sie sich durch den schnellen Durchlauf durch einzelne Darstellungen nicht verwirren. Das ganze ist nicht mehr als eine nach unterschiedlichen Kriterien ausgewertete Datenbank mit Daten aus GuV und Bilanz. Genau diese vielfältigen und nicht überschreibbaren Datenbankverknüpfungen bieten Ihnen und auch einem Finanzpartner die notwendige Sicherheit für Ihre Zahlen Es sollte vielmehr nur aufzeigen, welche Möglichkeiten es heute gibt, um die Anforderungen von Finanzpartnern zu erfüllen und Ihre Finanzkommunikation spürbar zu verbessern. Wir sehen es als unsere Aufgabe an, Ihnen dabei behilflich zu sein. In aller Regel Standardwerkzeuge wie PP Profit völlig ausreichend (Hinweis auf komplexere Versionen (Enterprise Edition) für Konzerne) Wir machen keine Implementierung Einstieg über Dienstleistung: Eingabe Ist-Zahlen aus Abschluss letztes Geschäftsjahr und Budget/Forcast laufendes/kommendes Geschäftsjahr auf zunächst grober Basis. Ergebnis. Eine Datei im Excel-Format, die bereits für Finanzierungsgespräche verwendet werden kann.

Planung und Controlling: Ein Muss für Unternehmer bei Finanzierungsgesprächen „Der Schlüssel bei Ihrer Planung liegt nicht darin, Prioritäten für das zu setzen, was auf Ihrem Terminplan steht, sondern Termine für Ihre Prioritäten zu festzusetzen.“ Autor: Unbekannt „Manchem Controller gelingt es nicht ausreichend zu kratzen bevor es juckt.“ Autor: Unbekannt Zum Abschluss kurz zwei Zitate, mit denen die Bedeutung von Planung/Cóntrolling zum Ausdruck gebracht wird. Da Bank heute nicht vertreten, kurzes aktuelles Beispiel Existenzgründung, Gastronomie - Erstkontakt Mitte März; Abgabetermin Ausschreibung Ende März - Hohe Investitionen. Frage: Tragfähigkeit und Finanzierung - Preis-Mengen-Modell - Finanzierungsbausteine - Businessplan - Bankgespräche vorbereitet.

Ihr Ansprechpartner: Dipl.-Vw. Klaus-M. Grünke Tel.: 030/2839 92-39 Dr. Ebner, Dr. Stolz & Partner Berlin GmbH Chausseestraße 128/129 10115 Berlin (Mitte) Fax: 030/2839 92-99 Email: klaus-m.gruenke@ebnerstolz.de Web: www.ebnerstolz.de BioTOP-Forum 23.5.2006