Vertrauensarbeitszeit – ein Referenzmodell zur Einführung und Gestaltung dieses Managementkonzeptes Basis des Vortrages: Das Projekt "Vertrauens-arbeitszeit - Neue Entwicklung gesellschaftlicher Arbeitszeitstrukturen“ – Projekt F 1853 der BAuA, Autoren: S. Wingen, T. Hohmann, U. Bensch, W. Plum, 2004

Gliederung 3 Thesen zum Thema Voraussetzungen einer erfolgreichen Einführung von Vertrauensarbeitszeit Das Referenzmodell Einführung und Gestaltung von Vertrauensarbeitszeit

These I: Vertrauensarbeitszeit (VAZ) ... ist ein Arbeitszeitmodell, dass sich grundsätzlich von anderen Arbeitszeitmodellen unterscheidet, weil die Arbeitszeit als Leistungsmaßstab in den Hinter-grund rückt. die Ergebnisorientierung das vorherrschende Steu-erungsprinzip in der Arbeit wird. Hierdurch erhält die VAZ den Charakter eines Managementkonzeptes. Neben der Arbeitszeitgestaltung ist eine Verände-rung weiterer Gestaltungsfelder von der Personal-führung über die Arbeitsorganisation bis hin zur Ent-geltgestaltung in der Regel notwendig.

These II: Vertrauensarbeitszeit ...wird zukünftig immer häufiger in den Unternehmen zum Zuge kommen. ... ist ein Oberbegriff für eine Reihe von Variations-möglichkeiten. ... ist kein geschlossenes Konzept. Unter dem Schlagwort können beliebige Modelle in Angriff ge-nommen werden. Der Begriff „Vertrauen“ erweckt dabei den Eindruck, modern und mitarbeiterorientiert zu sein.

These III: Vertrauensarbeitszeit ... ist weder gut noch schlecht. Wie werden die betrieblichen Rahmenbedingun-gen berücksichtigt? Welche flankierenden Maßnahmen werden ergrif-fen? Wie werden die Beschäftigten, die Schwerbehin-dertenvertretung, Betriebsrat und Gewerkschaft beteiligt?

Voraussetzungen für eine erfolgreiche Einführung von VAZ Ein gemeinsam getragener ´nachhaltiger` Leistungskompromiss Entscheidend ist nicht das jeweilige Niveau des Leis-tungskompromisses, sondern die Beteiligung der Be-troffenen am Aushandlungsprozess Es wird nicht einseitig u. „verdeckt“ an der Leistungs-schraube gedreht? Die Belegschaft signalisiert aus Sicht des Unterneh-mens hinreichend ihre Leistungsbereitschaft Erwartungen an die Belegschaft werden konkret for-muliert

Voraussetzungen für eine erfolgreiche... Anerkennung von Vielfalt und Differenz in Be-zug auf die individuelle Arbeitszeitgestaltung Die Beschäftigten haben die Sicherheit nicht miss-trauisch beäugt zu werden, wenn eine unkonventio-nelle Zeitgestaltung praktiziert wird, weder von Kolleg-Innen noch von Vorgesetzen Unternehmensseitig bedarf es der positiven Unter-stellung, dass Beschäftigte stets ihren Leistungs-beitrag zum Unternehmenserfolg erbringen Es bedarf intensiver kommunikativer Vermittlung, da individuelle Zeitinteressen nicht mehr offenkundig sind

Voraussetzungen für eine erfolgreiche... Offene Kommunikation über die Praxis von VAZ auf horizontaler Ebene zw. den Beschäftigten sowie auf vertikaler Ebene zw. Vorgesetzten und Beschäf-tigten Wie denkt das mittlere Management? Welchen „geheimen“ Spielregeln hängen sie an? Welchen „geheimen“ Spielregeln sind sie unterwor-fen? Dürfen sie ihre eigenen „Unsicherheiten“ diskutieren ohne gleich als „innovationsresistent“ etikettiert zu werden?

Voraussetzungen für eine erfolgreiche... Verstärkte Anstrengungen zur Teamentwicklung sind notwendig, um die - stets prekäre - Balance zwischen individuellen Arbeitszeitwünschen und gemeinsamer Arbeitsaufgabe herzustellen Beschäftigte müssen in der Lage sein, ihre Leis-tungsfähigkeit adäquat einzuschätzen, um Über- wie Unterlastsituationen von vornherein vermei-den zu können

Voraussetzungen für eine erfolgreiche... Eine angemessene Regulierung der VAZ be-grenzt mögliche Problemzonen von vornherein Beispiele hierfür: Festschreibung der Möglichkeit individueller Zeitdoku-mentation (via PC, Exceltool etc.) Einführung (virtueller) Ampel-Konten, auf deren Grundlage sich Beschäftigte im Überlast-Fall an eine Clearing-Stelle wenden können. Installation eines solchen Gremiums unter Beteiligung des Betriebsrates (Beschwerden/ strittige Fragen)

Voraussetzungen für eine erfolgreiche... Weitere Beispiele für sinnvolle Regularien können sein: Ermöglichen von (angeordneter) Mehrarbeit und Kompensation dieser Mehrarbeit durch Zeitguthaben Optionale Modelle der VAZ, die berufsbiografisch und lebensphasenspezifisch bedingte Unterschiede „einfängt“

Organisationsstrukturen Umfeldanforderungen und –einflüsse Das Referenzmodell zur Einführung und Gestaltung von Vertrauensarbeitszeit Personal Motivation & Anreize Zeit & Geld Wissen & Kompetenzen Ressourcen Beschäftigten-sicht Unternehmens-sicht Ziele Aufbau-/Ablauf-organisation Kooperation Unternehmens-kultur Arbeits-/Betriebszeiten-management Führung Organisationsstrukturen und –kulturen Rechtlicher Rahmen Lebenswelten der Beschäftigten Arbeitsmarkt Kunden Umfeldanforderungen und –einflüsse Einführung Test Regelung Qualifizierung Organisations- entwicklung Information Partizipation Entwicklung Prozesse mitarbeiter- bezogen kundenbezogen unternehmens-bezogen Ergebnisse Optimierung

Ziele Ziele Unternehmens-sicht Beschäftigten-sicht Unternehmenssicht: verbesserte Wirtschaftlichkeit Einsparung der Zeiterfassungskosten "Entgrenzung der Arbeit" Erhöhung der Eigenverantwortlichkeit .... Ziele Unternehmens-sicht Beschäftigten-sicht Beschäftigtensicht: Erhöhung Arbeitszeitsouveränität keine Leistungsverdichtung Verbesserung der Personalbemessung verändertes Führungsverhalten ...

Organisationsstrukturen und –kulturen Führung Führung: "Vertrauen"-arbeitszeit, dies erfordert eine kooperative, situa-tive Führung Zielvereinbarung als Führungsinstrument kooperative Aushandlung von Arbeitsergebnissen Feedback

Organisationsstrukturen und –kulturen Unternehmens-kultur Unternehmenskultur: von der "Anwesenheits- zur Vertrauenskultur" (Hoff 2002a) VAZ verlangt neue Werte, Normen und Einstellungen out: Pünktlichkeit, Fleiß, lange Anwesenheitszeiten, Überstunden Misstrauenskultur ist ein guter Nährboden für das Scheitern von VAZ in: Transparenz und Offenheit, Beteiligung bei Veränderungsprozes-sen ...

Organisationsstrukturen und –kulturen Kooperation Kooperation: Ziel: Verbindlichkeit intensivere Abstimmungsprozesse, Vereinbarungen zwischen Mitarbeitern als auch zw. Mitarbeitern und Vorgesetzten stärkere Nutzung von Informations- und Kommunikationstech-nologien Jour fix

Organisationsstrukturen und –kulturen Arbeits-/Betriebszeiten-management Arbeits- und Betriebszeitenmanagement: Welche Arbeitszeitkultur herrschte früher? Welche Arbeitszeitmodelle gibt es bereits? Wie wurde bisher mit gesetzlichen, tarif-, betriebsverfassungsrechtlichen Normen umgegangen? Welche formellen/ informellen Sanktionen drohten bei Nichteinhaltung von Verabredungen? Wie wird mit Pausen, Weiterbildungs- und Reisezeiten umgegangen? Wie wird mit Teilzeitbeschäftigten verfahren?

Organisationsstrukturen und –kulturen Aufbau-/Ablauf- organisation Aufbau- und Ablauforganisation: Optimal für VAZ sind klar strukturierte Prozesse klar strukturierte Zuständigkeiten klar strukturierte Verantwortlichkeiten realistische individuelle Aufgabenzuschnitte Wille zur Erhöhung des Handlungs- und Entscheidungsspielraumes Definition der bereichsbezogenen Funktions- und Anwesenheitszeiten sichere Erreichbarkeiten und klar definierte Vertretungsregeln teilautonome Gruppen- und Teamarbeit, Projektarbeit, Entgeltsysteme, die ergebnis- und nicht anwesenheitsorientiert sind unbürokratische Genehmigungsverfahren

Umfeldanforderungen und -einflüsse Kunden Kommunikation nach außen: Regelungen und Grenzen der allge-meinen Betriebsöffnungszeiten, spezielle Servicezeiten, Möglichkeiten der persönlichen Ter-minabsprachen Reaktionszeiten gegenüber Kunden Kunden: Einerseits: steigende Anforderungen an Flexibilität, Schnelligkeit, Erreichbarkeit u.Termintreue als Auslöser für VAZ andererseits: Erreichbarkeit der Beschäftigten "rund um die Uhr", Leistungsverdichtung und Über-lastsituationen   Kommunikation nach innen: Kundenanforderungen an Auftragser-füllung und Aufgabenbearbeitung

Service Welche Leistungen werden dem internen/externen Zu welchen Zeiten garantiert die betriebliche Einheit (Gruppe, Abteilung) die Leistungs- erbringung? z. B.: ab 8 Uhr 2 MA, ab 10 Uhr 3 MA, ab 17 Uhr 1MA von 5 MA Servicezeit Welche Leistungen werden dem internen/externen Kunden während der Servicezeit garantiert? z. B.: alle Sofort- und Standardleistungen, kundenspezifische Anfragen werden unverzüglich an kompetente Mitarbeiter/innen weitergeleitet Serviceversprechen Service Besetzungsstärke Wie viele Mitarbeiter der betrieblichen Einheit sollten wann anwesend sein, um das Servicever- sprechen Einhalten zu können? z. B.: Mo-Fr, 8-19 Uhr, Sa, 8-16 Uhr

Umfeldanforderungen und –einflüsse Lebenswelten der Beschäftigten Lebenswelten der Beschäftigten: Wird durch VAZ die Vereinbarkeit von Familie und Beruf gefördert? Sind selbst geregelte, starre, tägliche Arbeitszeiten aus persönlichen Gründen vereinbar?

Umfeldanforderungen und –einflüsse Arbeitsmarkt Arbeitsmarkt: VAZ soll ein Merkmal für attraktive Arbeitsbedingungen sein, wenn ja, dann nutzen für Personalmarketing

Umfeldanforderungen und –einflüsse Rechtlicher Rahmen Rechtlicher Rahmen: zu beachten sind: gesetzliche, tarifliche und arbeitsvertragliche Regelungen

Für Vertrauensarbeitszeit relevante gesetzliche Regelungen   Für Vertrauensarbeitszeit relevante gesetzliche Regelungen Gesetz / Aktualisierungsstand Vorschriften Regelungsaspekte §§ 1 – 7, 10, 16 tägliche und wöchentliche Höchstarbeitszeit Ausgleichszeitraum für Mehrarbeit Dauer, Lage, Verteilung von Ruhepausen Dauer von Ruhezeiten Besonderer Ausgleichszeitraum für Mehrarbeit bei Nachtarbeit Sonn-/Feiertagsarbeit Aufzeichnungspflicht bei Mehrar-beit Arbeitszeitgesetz (ArbZG / 01.01.04)

Für Vertrauensarbeitszeit relevante gesetzliche Regelungen Gesetz / Aktualisierungsstand Vorschriften Regelungsaspekte §§ 3, 5 Überwachungspflicht des Arbeit-gebers zur Einhaltung der Vor-gaben des ArbZG Gefährdungsbeurteilung bzgl. Arbeitszeit Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG / 23.12.03) §§ 611ff. Regelung des Dienstvertrags (Pflichten, Vergütung, etc.) Bürgerliches Gesetz- buch (BGB / 01.01.04) Betriebsverfassungs- gesetz (BetrVG / 23.07.01) §§ 80, 87, 92 Mitbestimmung bei Arbeitszeitrah-men, Pausen-, Urlaubsregelung, Zeiterfassung Vorschlagsrecht bei Arbeitszeit-flexibilisierung Überwachungsfunktion der Ein-haltung von gesetzlichen Vorschrif-ten

Für Vertrauensarbeitszeit relevante gesetzliche Regelungen Gesetz / Aktualisierungsstand Vorschriften Regelungsaspekte Dauer, Lage von Arbeits-, Pau-sen- und Ruhezeiten Nacht- u. Schichtarbeit, Sonn-/ Feiertagsarbeit, Urlaubstage Freistellung für Berufsschule, Prü-fungen Jugendarbeitsschutz- gesetz (JarbSchG / 21.12.00) §§ 8 - 21 Mutterschutzgesetz (MuSchG / 14.11.03) Mehrarbeit Nacht-, Sonn-/Feiertagsarbeit Stillzeit Beschäftigungsverbote §§ 6 - 8 Schwerbehindertenrecht (SGB IX, Teil 2 / 24.12.03) Mehrarbeit Zusatzurlaub Schichtarbeit §§ 81, 124 - 125

Ressourcen Ressourcen Wissen & Kompetenzen Wissen und Kompetenzen: Arbeits(zeit)recht Planungskompetenz Moderationsmethoden Projektmanagement Wissensmanagement Selbstorganisation Stressmanagement Zeitmanagement Flexibilität Teamfähigkeit Konfliktfähigkeit Selbstvertrauen Ressourcen Wissen & Kompetenzen

Ressourcen Ressourcen Motivation & Anreize Motivation & Anreize: Ansatzpunkte: Zielvereinbarung - leistungsbezogen - beruflich - persönliche Lern- und Entwicklungsziele - Weiterentwicklung der Handlungskompetenz - Karriereentwicklung regelmäßiger Feedback Monetäre Anreize?!

Ressourcen Ressourcen Zeit & Geld Zeit und Geld: durch Finanzielle und zeitliche Ressourcen Zeitlicher Aufwand: für Zielfindung und -vereinbarung Analyse der Ausgangssituation Konzeptionierung des Modells, Information und Befragung der Beschäftigten Vereinbarung der Elemente einer Arbeitszeitregelung sorgfältige Ausarbeitung im Detail

Ressourcen administrativer Aufwand: z.B. erstellen von Formularen zur Zeitausschreibung flankierende Maßnahmen wie Führungskräfteworkshops Unterweisungen Qualifizierungsmaßnahmen Anpassungen der Arbeitsorganisation u.U. Anpassungen des Entgeltsystems Personal- und Sachkosten u.U. externe Berater oder Trainer Erstellung eines Budgets für VAZ

Ressourcen Ressourcen Personal Personal: Personelle Ressourcen: Geschäftsleitung Betriebsrat Vertreter der Führungskräfte Personalleitung Arbeitsschutz, Schwerbehinderten- vertretung Betroffene   Überprüfung der Personalplanung: These: VAZ löst nicht die Probleme von bereits vorhandenen Personalengpäs-sen und Kapazitätsproblemen, sondern verschärft sie! Gefahr: Spaltung der Belegschaft in die "allzeit Bereiten" und den "Züruckhal-tenden"

Prozesse Prozesse Entwicklung Partizipation Information Information: frühzeitig Diskussion des Modellentwurfes Ziel: grundsätzliche Bereitschaft der Beschäftigten gewinnen Entwicklung: Ist-Analyse der Arbeits- und Betriebszeiten in Bezug auf ihre Ebenen, Stärken, Defizite durch moderierte Arbeitsgruppen Konzepterstellung Partizipation: aktive Beteiligung aller relevanten Akteure

Prozesse Prozesse Organisations- entwicklung Organisationsentwicklung: Zwei zentrale Aspekte: beteiligungsorientierte Festlegung der bereichs-spezifischen Funktions- und Servicezeiten. Überprüfung der Aufgabenzuschnitte auf per-sönlicher und betriebsspezifischer Ebene, ob die personellen Kapazitäten gewährleistet sind.

Prozesse Prozesse Qualifizierung Qualifizierung: Sinnvoll sind in der Regel: rechtliche Unterweisungen für Führungskräfte, Mitarbeiter und Arbeitsschutzakteure Workshops zur Vermittlung der Grundlagen zur Vertrauensarbeitszeit Führungskräfteschulungen zu veränderten Anforderungen an das Führungsverhalten Job rotation und Schulungsangebote zur Erweiterung der fachlichen Kompetenzen und zur Erhöhung der Vertretungsfähigkeit Teamentwicklungsseminare zur Förderung der Kooperation der Beschäftigten ...

Prozesse Prozesse Regelung: Dokumentation des betrieblichen Modells in einer BV unter Berücksichtigung von MTV und Einzelarbeitsverträge Prozesse Regelung Test Test: empfehlenswert: Testphase 6 - 12 Monate Auswertung der Erfahrungen Auswahl des Pilotbereiches Möglichkeit: Teilnahme auf individueller Ebene mit einer jederzeitigen Widerrufsmöglichkeit

Prozesse Prozesse Einführung Einführung: Info-Veranstaltung zu Beginn der Testphase Vorstellung der Inhalte, Verfahrensweisen, festgelegten Arbeitszeitregelungen, praktischer Umgang mit verschiedenen Werkzeugen (z.B. Tools zur Arbeitszeiterfassung, Formulare für Überlastgespräche u.a.) Benennung von kompetenten Ansprechpartnern

unternehmens-bezogen Ergebnisse Ergebnisse unternehmens-bezogen kundenbezogen mitarbeiter- bezogen Ergebnisse: Anhand von messbaren Ergebniskriterien (Kennzahlen, Indikatoren) Übersicht über "Erfolg" der Einführung schaffen Auswahl der geeigneten Methoden zur Messung der Ergebniskriterien (z.B. (Kennzahlenberechnung, Befragungen) wer führt die Erfolgsmessung durch

Optimierung Optimierung: "Rückkoppelungsschleifen" von den Ergebnissen zu den einzelnen Kriterien wie Ziele, Ressourcen etc., z.B. in Rahmen von jährlichen Mitarbeiter- Kundenbefragun-gen, Führungskräfteklausuren.