Projektmanagement 3. Der Lokalisierungsprozess Herbstschule Softwarelokalisierung an der Hochschule Anhalt Prof. Dr. Ursula Fissgus September 2010

Ziele des Lernmoduls Aktivitäten, Methoden und Verfahren im Lokalisierungsprozess einordnen Kostenschätzung durchführen können Lokalisierungsspezifische Managementaktivitäten kennen lernen Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt Projektmanagement

3.1 Aktivitäten und Kostenschätzung Aktivitäten, die zu einem Lokalisierungsprojekt gehören: Projektvorbereitung Übersetzung und Durchsicht Entwicklung Lokalisierung von Graphiken Desktop Publication Projektmanagement Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt Projektmanagement

Projektvorbereitung Projektvorbereitende Aktivitäten: Rechner konfigurieren, anpassen Quellmaterial testen Quellmaterial vorbereiten Referenzmaterial beschaffen Übersetzungswergzeuge trainieren vorhandenes übersetztes Material vorbereiten Terminologierecherche Aktivitäten sind sowohl sprachabhängig als auch –unabhängig Kostenabschätzung: auf Erfahrungswerte zurückgreifen Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt Projektmanagement

Übersetzung und Durchsicht Kostenschätzung: auf Wort-Basis (später mehr) Üblicherweise ein fester Einheitssatz für vorgegebene Sprachpaare (Quellsprache, Zielsprache) Anpassungen möglich, je nach Komplexität der Sprache oder des Textes Sonderfälle Texte mit rechtlichen Auswirkungen, z.B. Lizenzbestimmungen oder Copyright, müssen u.U. von Fachleuten neu formuliert werden Vorgehensweise mit dem Auftraggeber absprechen Kosten werden extra berechnet Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt Projektmanagement

Entwicklung Entwicklung Software Online Hilfe Sprachliche Übersetzung Kompilierung (Übersetzung Programm -> lauffähiges Programm) Anpassung der Dialogboxen Test der Tastenkombinationen (hot key) Abschließender Test (cosmetic testing) Online Hilfe Formatierung und Test Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt Projektmanagement

Entwicklung – Software Kostenfaktoren: Plattform und Entwicklungsumgebung (Standard oder nicht) Anzahl und Komplexität der Dialogboxen Volumen der Anpassungstätigkeiten Benutzung von automatischen Testwerkzeugen Internationalisierungsniveau der Software Softwaretyp (Systemsoftware, Anwendungssoftware, etc.) Kostenschätzung Basis: Dialogbox Manche Lokalisierungswerkzeuge zählen die Ressourcentypen Testkosten abhängig vom Niveau („kosmetisch“, linguistisch oder funktional) Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt Projektmanagement

Entwicklung – Online Hilfe Kostenfaktoren: Plattform und Entwicklungsumgebung (Standard oder nicht) Komplexität der Dateiformate Anzahl und Komplexität der Hilfethemen Geforderter Testniveau Benutzung von automatischen Testwerkzeugen (z.B. HtmlQA) Anzahl der Hypertextverweise Kostenschätzung Basis: Hilfethema Unterschiedliche Komplexität mit Java-Komponenten oder HTML Dateien besser der Software zuordnen Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt Projektmanagement

Lokalisierung von Graphiken Kostenfaktoren: Typ der Graphiken (bildschirmorientiert oder zeilenorientiert) Komplexität des Layouts (Hintergrund, Font, Darstellung) Trennung / keine Trennung Text – Graphik Komplexität des Graphikeditors Kostenschätzung Tatsächliche Anzahl der zur lokalisierenden Graphiken buttons oder icons müssen nicht lokalisiert werden wenn mehrere Versionen von einer Graphik existieren, z.B. farbig und schwarz-weiß, wird nur eine Graphik lokalisiert und dann automatisch konvertiert Basis: Graphik, falls Graphiken ähnliche Komplexität haben Stunden, falls uneinheitliche Komplexität oder einfache Graphik + komplexe Graphik, falls uneinheitlich Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt Projektmanagement

Desktop Publication (DTP) Kostenfaktoren: Plattform und Entwicklungsumgebung (Standard oder nicht) Unterstützt die verwendete Software die Zielsprache? Komplexität von Layout, Fonts, Graphiken Konvertierung in andere Formate Generierung von Dateien, die mehrere Sprachversionen enthalten Kostenschätzung Basis: Seite Asiatische Sprachen sind i.d.R. komplexer als nicht-asiatische Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt Projektmanagement

3.2 Kostenschätzungen auf Wortbasis zur Abschätzung von Lokalisierungs- und Übersetzungsprojekten am häufigsten verwendet Notwendige Information zur Projektabschätzung: Anzahl Wörter Problem: eingesetzte Werkzeuge liefern unterschiedliche Zählergebnisse Interne Wiederholungen TM-Werkzeuge einsetzen (z.B. Trados) Anteil der Wiederverwendungen (inklusive fuzzy matches) TM-Werkzeuge Evtl. zuerst TM-Datenbanken erstellen Unterschiedliche TM-Systeme liefern unterschiedliche Ergebnisse Werkzeuge erfassen keinen Text, der in Graphiken und Bilder vorkommt -> extra zählen Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt Projektmanagement

Software Text Außerdem in Betracht ziehen: In extra Dateien In Quelldateien In kompilierten Anwendungsdateien Außerdem in Betracht ziehen: Zu lokalisierender Text auch in Installationsdateien, Reports und sonstigem Zubehör Ist Text in Graphiken enthalten? Texte können nicht aus ausführbaren Dateien (Anwendungsdateien) extrahiert werden -> Quelldateien notwendig Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt Projektmanagement

Online Hilfe Umfangreicher Text -> realistische Abschätzung notwendig Geeignete Werkzeuge verwenden: TM tools Editoren (Word für .rtf und .doc, FrontPage für html Dateien) Online help Testwerkzeuge (HelpQA für WinHelp und HtmlQA für html) PDFCount (früher www.pdfcount.com) Berücksichtigen mit welchen Werkzeug das Dokument generiert wurde -> TM tools entsprechend parametrisieren Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt Projektmanagement

HTML-Dateien Wortzählungen schwierig, Problem: HTML-Dateien enthalten Text (zu übersetzen) und Markups (bleiben unverändert) Text i.d.R. auf viele Dateien (=Seiten) verstreut kompilierte Dateien müssen dekompiliert (mittels HTML Help Workshop), übersetzt und wieder kompiliert werden Zu berücksichtigen: Text in Meta-Tags (z.B. in Schlüsselwörter) Buttons mit Text Text, der beim Drüberfahren (mouseover) erscheint Text in Scripten (bei dynamischen Seiten) Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt Projektmanagement

Dokumentation Quelldateien: Wortzählfunktion der verwendeten Editoren einsetzen .pdf Dateien: PDFcount verwenden Achtung: es wird alles gezählt, z.B. Seitenkopftext wird für jede Seite gezählt Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt Projektmanagement

Web-Seiten Statische Web-Seiten: analog zu HTML-Dateien Dynamische Seiten: kombinieren statischen Text mit dem Inhalt von Textdatenbanken -> Text extrahieren (Spezialsoftware, Entwickler kontaktieren), übersetzen, einspielen (Spezialsoftware) Werden oft nicht vollständig lokalisiert, sondern kombinieren übersetzten Text und lokale (neu erstellte) Information Zu berücksichtigen: Updatefrequenz: regelmäßig (z.B. täglich) sich ändernde Web-Seiten benötigen spezielle Werkzeuge oder Software zum Verwalten des multilingualen Workflows Internationalisierung: können gängige Browser die verwendeten Zeichen (z.B. zwei-Byte Zeichen) auch darstellen? Externe Provider: Information, die von Dritten geliefert wird -> klären, wer für die Lokalisierung zuständig ist Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt Projektmanagement

3.3 Lokalisierungsprojektmanagement Aufgaben, Verantwortungsbereiche Angebotserstellung Projektaufbau und -start Ressourcenmanagement Zeitplanung Budget Qualitätsmanagement Projektkommunikation Kostenschätzung Projektmanagement Zusätzlich ca. 10% der Projektkosten Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt Projektmanagement

3.3.1 Angebotserstellung Angebotsanfrage enthält Projektbeschreibung Komponentenübersicht Angaben über den Anwendungsbereich Projektumfang (geschätzt) Quellprodukt (in Auszügen oder komplett) Erwartete Dienstleistung Erwarteter Lieferumfang Erwartete Termine (für das Angebot und für das Projekt) Es gibt keinen Standard dafür Detaillierungsgrad: Gesamtangebot für das Projekt Detailliertes Angebot (einzelne Teilaufgaben und Aktivitäten) Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt Projektmanagement

Notwendige Information Zielsprache(n) Zu übersetzende Komponenten Zusätzliche Tätigkeiten Updates, Meilensteine während de Übersetzung Glossare gefordert Einsatz bestimmter TM Werkzeuge Auslieferung Software- / Hardwareeinschränkungen Kenntnisse / Erfahrungen aus dem Anwendungsbereich Referenzmaterial Zeitrahmen Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt Projektmanagement

Projektevaluation Projektevaluation in der Phase der Angeboterstellung oft vernachlässigt Wird von der Verkaufsabteilung erstellt Vorteile einer vollständigen Projektevaluation: Auftraggebersicht: das Projekt ist „in guten (= professionellen) Händen“ Auftragnehmersicht: Risiken werden minimiert Notwendige Parameter zur Projektevaluation für ein Angebot: Identifizierung der zu lokalisierenden Komponenten Identifizierung der durchzuführenden Aktivitäten Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt Projektmanagement

Projektevaluation – Entwicklung und Test / DTP Entwicklung und Test: Zeit, die für die Einbindung des übersetzten Materials in das Programm notwendig ist Parameter: Übersetzungsvolumina (Anzahl Wörter) Durchschnittswerte Empfehlung: eine zweite, unabhängige Abschätzung einholen Desktop Publishing Anzahl Seiten Komplexität ist im Laufe der Zeit kontinuierlich gestiegen Sicherstellen, dass alle geforderten Tätigkeiten berücksichtigt werden Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt Projektmanagement

Projektevaluation – Übersetzungsvolumina Das Projektmanagement benötigt folgende Information für die Evaluation der Übersetzungsvolumina: Anzahl Wörter (Summe) Trefferquote extern Trefferquote intern Informationsgewinnung Mit Hilfe von TM Systemen Empfehlung: mit einem anderen TM System gegenprüfen Evaluationsdaten Nach Komponententypen aufschlüsseln Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt Projektmanagement

Preisgestaltung Probleme: Preisgestaltung Managementeinsicht, dass Lokalisierung >> Übersetzung Konkurrenzsituation Preisbewusstsein der Auftraggeber Preisgestaltung Komponentenweise feste Preissätze für Tätigkeiten Bei komplexen Projekten: Preissätze anpassen Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt Projektmanagement

Wettbewerbsfähige Preisgestaltung Abschätzungen der einzelnen Posten, statt allgemeiner Zeitabschätzungen Feste Postenpreise, statt Preise auf Stundenbasis Aufschlüsselung der Aktivitäten Bei festen Kundenbindung kann man u.U. zu einer Projekt-Post-Kalkulation übergehen Kunden stellen immer öfter Angebotsformulare zur Verfügung Erleichtert den Vergleich Wichtig: vom Standard abweichende Tätigkeiten extra vermerken Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt Projektmanagement

Aufbau eines Angebots Benötigte Information Aufschlüsselung der Kosten Anzahl Einheiten pro Posten/Tätigkeit Preis pro Einheit und pro Sprache Summe der Kosten Lieferumfang (Auflistung) Projektannahmen, -voraussetzungen Zahlungsmodalitäten und -zeitplan Vorläufiger Zeitplan Vorläufiger Projektplan (Aufschlüsselung der Tätigkeiten) Eventuell alternative Vorgehensweise Firmeninformation Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt Projektmanagement

Aufschlüsselung der Kosten Aktivität Komponente Kostenbasis Recherche Terminologie Stunde / Term Übersetzung Software Wort HTML / XML Hilfe / Dokumentation Einfache Dokumente Stunde / Wort Entwicklung Dialogbox / Stunde Test Software (linguistisch) Stunde Software (funktional) HTML / Hilfe Element / Stunde Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt Projektmanagement

Aufschlüsselung der Kosten (2) Aktivität Komponente Kostenbasis Desktop Publishing Dokumentation Seite / Stunde Zusatzmaterial Graphiken Software Fenster / Stunde HTML / Hilfe / Dokumentation Drucken / Konvertieren HTML / Hilfe Stunde Projektstart und -vorbereitung alle Projektmanagement % aus Projekt / Stunde Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt Projektmanagement

Lieferumfang Ziel: sicherstellen, dass Auftraggeber und -nehmer die gleichen Erwartungen haben Möglicher Lieferumfang: Vollständig lokalisierte, kompilierte und getestete Online Hilfe Quelldateien und ausführbare Dateien Vollständig lokalisierte, kompilierte und getestete Software Vollständig lokalisierte und formatierte Dokumentation Quelldateien, PostScript und PDF Dateien Translation Memory mit up-to-date Glossaren in allen Sprachen Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt Projektmanagement

Projektannahmen und -voraussetzungen Mögliche Projektannahmen und -voraussetzungen Änderungen im Projektvolumen und –ziel haben Kosten- und Zeitrahmenänderungen zur Folge Zeitrahmen basiert auf der Annahme, dass das Quellmaterial rechtzeitig zur Verfügung steht Stilistische Änderungen sind im Lieferumfang nicht enthalten und werden u.U. extra berechnet Projektarbeiten beginnen erst nach Vertragsabschluss Meilensteine und Auslieferungstermine können nur rechtzeitig eingetroffenes Material berücksichtigen Beachte: Annahmen sollten die Sachlage klären und keine Projekteinschränkung sein Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt Projektmanagement

Zahlungsmodalitäten und -zeitplan Angaben darüber, wann und wie viel bezahlt wird Wichtig bei großen Projekten Beispiele: 50% bei Projektbeginn, 50% bei Projektvollendung 30% Anzahlung, 30% bei einem vereinbartem Meilenstein, 40% bei Vollendung Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt Projektmanagement

Vorläufiger Zeitplan Angebotsanfragen der Auftraggebers enthalten i.A.: Gewünschten Projektstart Gewünschtes Projektende Vorläufiger Zeitplan: Vorläufigen Projektplan erstellen Enthält Übersicht über die Teillieferungen Note beifügen: Der Zeitplan ist vorläufig und kann sich ändern (z.B. in Abhängigkeit von der Qualität des Quellmaterials) Zeitplan kann nur eingehalten werden, wenn das Material vom Auftraggeber rechtzeitig zur Verfügung steht Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt Projektmanagement

Vorläufiger Projektplan Übersicht darüber, wie das Projekt durchgeführt wird Pro Komponente: Prozessübersicht, benutzte Werkzeuge Ressourcenplan Ressourcen pro Komponente / Aktivität Trainingsplan für Projektmitarbeiter Kurzbiographie der wichtigsten Projektmitarbeiter Aufstellung der benötigten Ressourcen (z.B. Lokalisierungskit), Alternativvorschläge Mögliche Probleme und Lösungsvorschläge Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt Projektmanagement

Firmeninformation Darstellung der Firma: organisatorische Stärken, technische Infrastruktur, Ressourcen, „das Besondere“ Firmeninformation: Firmenprofil, Dienstleistungen Qualität der Dienstleistungen Rabatte bei Großaufträgen Ressourcen Kunden und Referenzen Technische Fähigkeiten, Projektmanagementfähigkeiten Benutzte Übersetzungswerkzeuge Marketing Formale Qualitätssicherungsmaßnahmen Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt Projektmanagement

3.3.2 Projektstart Tätigkeiten zum Projektstart: Genaue Evaluation für alle Komponenten Projektordner anlegen Zeit- und Ressourcenplan Vorbereitende Tätigkeiten für die einzelnen Komponenten Budget und Qualitätssicherungsmaßnahmen Kommunikationsplan Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt Projektmanagement

Evaluation zum Projektstart Kostenschätzung bei Angebotserstellung durchgeführt Kann, nach Durchsicht des verfügbaren Materials, genauer spezifiziert werden Zusätzlich: Evaluation des Quellmaterials Vollständigkeit Korrektheit Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt Projektmanagement

Projektordner Einheitliche, zentrale Ablage, zugänglich allen Projektbeteiligten Inhalt Vollständige Quelldaten Vollständige Zieldaten Jeweils aktuelle Version Referenzmaterial, Projektwerkzeuge Style sheets und sonstige Vorlagen TM Datenbanken, Glossare Administrative Information (Zeitplan, Projektplan, etc.) Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt Projektmanagement

Ordnerstruktur für ein Lokalisierungsprojekt MyDocuments - ClientName - Ordnerstruktur für ein Lokalisierungsprojekt ProjectNumber - Admin - From Client From Supplier Glossaries Reference Material Schedule To Client To Supplier Translation Memories Source - Documentation Help HTML Software - Compiled Ressource TargetLanguage1 - Documentation - Cleaned Uncleaned Help HTML Software - Compiled Ressource TargetLanguage2 + Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt Projektmanagement

Ordnerstruktur bei Lieferung Lieferung(en): Gleiche Struktur und Inhalt wie Quellmaterial Nur aktuelle Version liefern alte Dateien entfernen Elektronische Lieferungen durchnummerieren: dlink_hlp1.zip, dlink_hlp2.zip, … Multilinguale Projekte: Name soll Verweis auf Sprachversion enthalten: dlink_hlp_de1.zip, dlink_hlp_fr1.zip, … Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt Projektmanagement

Zeit und Ressourcenplan Wird erstellt anhand der Projektevaluation detailliert Enthält: Start- und Endtermin für jede Komponente und Aktivität Ressourcenplan (Personal, etc. ) Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt Projektmanagement

Vorbereitende Tätigkeiten Projektbeteiligte ausreichend und individuell informieren und mit Material versorgen: Zeitplan Erwartete Dienstleistungen Zu übersetzendes Quellmaterial Lauffähige Version der zu übersetzenden Anwendung Information zu Werkzeuge, die einzusetzen sind, zu Prozeduren, die zu befolgen sind Evtl. Nichtstandard Vorgehen Referenzmaterial Informationen zum Übersetzungsprozess Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt Projektmanagement

3.3.3 Zeitplanung Verläuft ähnlich bei allen Projekten Kritisch: der Lokalisierungsprozess muss beginnen bevor die Entwicklung beendet wurde (um die gleichzeitige Auslieferung von allen Sprachversionen zu gewährleisten) Projektplanung in Lokalisierungsprojekten : Reihenfolge der Vorgänge Abhängigkeiten zwischen den Vorgängen Aufwand und Dauer der Vorgänge Ressourcen Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt Projektmanagement

Projektplanung Zu berücksichtigende Aktivitäten (Vorgänge) Terminologiearbeiten, Glossare erstellen (inkl. Review) Tätigkeiten zum Projektstart Übersetzungstätigkeiten (inkl. Durchsicht) Übersetzen und Testen der Software DTP für Dokumentation, PostScript oder online Ausgabe Qualitätssicherungsmaßnahmen Finale Produktion Außerdem zu berücksichtigen: Konvertierung in/aus TM Systemen Datenaufbereitung für die Auslieferung Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt Projektmanagement

Vorgangsabhängigkeiten Lokalisierung Online Hilfe und Dokumentation ← endgültige Version der Software Überprüfung der Übersetzung ← Erfassung der Übersetzung Review (Kunde) ← Übersetzung und Erfassung der Übersetzung Kompilieren und Binden der Software ← Übersetzung Beispielfenster (screen shots) ← Software lokalisiert, kompiliert, gebunden und getestet DTP der Dokumentation und Testen der online Hilfe ← Beispielfenster extrahiert und Grafiken lokalisiert Konvertierung der online Hilfe in andere Formate ← Lokalisieren der online Hilfe, kompilieren, Binden, Testen Anhängigkeiten bereits bei Projektplanung benennen und berücksichtigen Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt Projektmanagement

Vorgangsbeziehungen Lokalisierungsprojekt Pre-Sales Kick-Off Analysis of Source Material Scheduling and Budgeting Preparation of Source Material Terminology Setup Glossary Translation Screen Captures Software Translation Software Engineering Software Testing Online Help Translation Engineering / Testing Product QA and Delivery Documentation Translation Desktop Publishing Project Closure Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt Projektmanagement

3.3.4 Ressourcenplanung Zuweisung von Personal an Aktivitäten Zuerst grob, nach Kategorien (Softwareübersetzer, etc.) und Sprachen Danach „Feinarbeit“ Externe Fachspezialisten Projektüberwachung beinhaltet auch die Überwachung der Ressourcenplanung Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt Projektmanagement

Ressourcenzuweisung Übersetzungen sollten von Muttersprachler durchgeführt werden Bei mehreren beteiligten Übersetzern einen Teamleiter vorsehen Für Terminologiemanagement, Kontakt zum Kunden, Verantwortlich für einen einheitlichen Stil Anzahl der an einem Projekt beteiligten möglichst gering halten Übersetzer mit Erfahrung in dem Bereich Gute Mischung von angestellten und freien Mitarbeiter Lokalisierer = linguistische und technische Kenntnisse DTP am besten von einer Person quer über alle Sprachen durchführen lassen Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt Projektmanagement

3.3.5 Finanzen Projektbudget: Finanzplan Muss im Laufe des Projektes regelmäßig überprüft werden Budgetrelevante Projektänderungen müssen mit dem Kunden abgesprochen werden! Projektmanagementanwendungen bieten die Möglichkeiten der Projektüberwachung Wichtig: saubere Zeiterfassung im Laufe des Projektes Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt Projektmanagement

Faktoren für Budgetberechnung Erwartetes Volumen und Kosten für Außerhaus-Übersetzungen Ressourcenkosten (z.B. Stundensätze, Tagessätze) Erwartetes Arbeitsvolumen Zusätzliche Investitionen (z.B. Kauf oder Ausleihe von Software und / oder Hardware) Zusätzliche Kosten (z.B. Reise, etc.) Anteil für unerwartete Zusatzkosten (z.B. Überstunden) Projektmanagement- und Kommunikationskosten Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt Projektmanagement

3.3.6 Projektalternativen Projekte verlaufen nicht immer so, wie sie geplant waren Änderungen müssen mit dem Auftraggeber abgesprochen werden Buch führen über tatsächliche Arbeiten, Volumen, etc. Projektnachbearbeitung notwendig Änderungen Nachberechnung Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt Projektmanagement

3.3.7 Qualitätsmanagement (QM) Qualitätsplan enthält alle Aktivitäten zur Qualitätssicherung muss im Projektplan integriert sein Ressourcen Werden benötigt QM setzt Erfahrung voraus ISO 900* zertifiziert den jeweiligen Prozess (nicht das Produkt!) Müssen den jeweiligen Gegebenheiten angepasst werden Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt Projektmanagement

QM – linguistische Aspekte Eindeutigkeit und Konsistenz sind wichtiger als Stil Hilfsmittel: Liste mit häufigen Fehlern Automatisch generierte Komponenten müssen auch überprüft werden Problematisch Terminologieänderungen im Laufe des Projekts Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt Projektmanagement

Qualitätsstandards Allgemeine Definition in ISO 8402, 1986 (www.iso.ch) www.sae.org (nach „translation quality“ suchen) (Automobilbereich) www.astm.org (nach subcommittee F15.48 suchen) Aktuelles bei der Entwicklung eines Qualitätsstandards Entwickelt von NFCL (National Foreign Language Center) und ATA (American Translators Association) Unterstützt von ASTM (American Society for Testing and Materials) LISA QS-Modell (Localisation Industry Standards Association, www.lisa.org/products/qamodel.html) wird häufig genutzt Checklisten und Vorlagen für Qualitätsüberprüfungen DIN 2345 (www.din.de) definiert Aktivitäten in Übersetzungs-aufträgen Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt Projektmanagement

3.3.8 Kommunikation Interne und externe Kommunikation Kommunikationsplan muss beantworten: Wer Wann Wie Projekte können scheitern wegen Zuwenig Kommunikation Zuviel Kommunikation Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt Projektmanagement

Kommunikationsplan Beantwortet folgende Fragen: Wo finde ich Projektinfo? Wer erhält wann welche Information? Wer kann spezifische Fragen beantworten? Wo gibt es ein FAQ? Wie wird kommuniziert? Wer ist bei Problemen zuständig? Wer hat bei Konflikten das letzte Wort? Wer kommuniziert mit dem Kunden? Wann werden Projektreports erstellt? Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt Projektmanagement

Interne Kommunikation In der Kommunikation: Sprache und Terminologie verwenden, die auch für Nichtmuttersprachler klar und verständlich ist Konflikte, die Terminologie oder Stil betreffen: Vorher definieren, wer für welche Entscheidungen verantwortlich ist Wer hat das letzte Wort Projekte, die mehrere Sprachversionen bearbeiten: Management von Problemen, die Änderungen quer über alle Sprachen nah sich ziehen Zentral zugängliche Stelle für Fragen und Antworten Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt Projektmanagement

Externe Kommunikation Kundenerwartung: Probleme zeitnah ansprechen und Lösung suchen Probleme / schlechte Nachrichten persönlich oder per Telefon mitteilen (kein E-Mail oder Fax) Beim Projektstart Kommunikation klar vereinbaren: Welche Schritte (Kommunikation) bei Meilensteine, bei Updates, am Ende Stausreports Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt Projektmanagement

Statusreport Wird in regelmäßigen Zeitabständen (z.B. wöchentliche) durchgeführt Inhalt: Projektspezifikation (Projektnummer, -name, Sprache) Geplantes und tatsächliches Anfangs- und Enddatum Abweichungen vom Zeitplan und vom Budget Gelöste und noch ausstehende Probleme Aktuelle Arbeiten Geplante Arbeiten für den nächsten Zeitabschnitt (z.B. Woche) Liste des erhaltenen Materials und der gemachten Lieferungen Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt Projektmanagement

Professionelle Reaktion auf Kundenklagen Nicht Unmögliches Versprechen Unendliche Entschuldigungen hervorbringen sondern offensiv mit dem Problem umgehen Problem aufnehmen Ursachenforschung Lösung suchen und durchführen Kunden informieren Meldung an Qualitätsmanagement Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt Projektmanagement

Ten reasons why projects fail The goal of the project is not defined clearly. The goal is defined properly, but changes to it are not controlled. The project is not planned properly. The project is not led properly. The project is planned properly but then is not resourced as planned. The project is planned such that it has not contingency. The expectation of project participants are not managed. Progress against the plan is not monitored and controlled properly. Project reporting is inadequate or non-existent. When project run into trouble, people believe that the problem can be solved simply, e.g. by working harder, extending the deadline, or adding more resources. Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt Projektmanagement

Lernmodul Überblick (Bert Esselink, A Practical Guide to Localization) „[…] the three important goals in managing a localization project: time, quality, and budget. Successful projects are completed on schedule, within budget, and according to previously agreed quality standards.” (Bert Esselink, A Practical Guide to Localization) Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt Projektmanagement