Zeitmanagement „Ich hab doch keine Zeit“ Seminar: Techniken wissenschaftlichen Arbeitens Dozentin: C. Eichenberg WS 2004/2005 Datum: 28.01.2005 Referenten: Ralf Creutz, Anja Klute und Rene Oehler

Überblick 1. Einführung 2. „Die vierte Generation“ nach Merrill 3. ALPEN-Methode 4. Das Zeitplanbuch 5. Fazit und Diskussion 6. Weitere Zeitspar-Tipps 28.01.2005

1. Einführung Zeit ist ein wertvolles Kapital Zeit ist ein absolut knappes Gut Zeit ist nicht käuflich Zeit kann nicht gespart / gelagert werden Zeit kann nicht vermehrt werden Zeit verrinnt kontinuierlich und unwiderruflich Wer alles nimmt, wie es kommt, verliert den Überblick, verliert die Motivation, setzt sich unter Stress 28.01.2005

1. Einführung Zeitmanagement nutzt man, um Zeitmanagement ist Reaktion statt Agitation Zeitmanagement nutzt man, um zu planen, zu strukturieren, zu organisieren und sich selbst dabei erfolgreich zu führen. 28.01.2005

1. Einführung 1. Generation Tagesplanung (Notizen, Checklisten - wesentlich ist hier nur was vor einem liegt. 2. Generation Planung, Vorbereitung effizientes Arbeiten 3. Generation Kontrolle der eigenen Zeit, Verknüpfung von Zielen und Plänen mit Werten. detaillierte Planung, kurz-, mittel- und langfristig 4.Generation Soll auch Platz für Freunde und Beziehung schaffen 28.01.2005

2. „Die vierte Generation“ Theoretischer Hintergrund Dringend Nicht dringend Wichtig Nicht wichtig Krisen Drängende Probleme Projekte (m. Zeitlimit) Vorbereitung Vorbeugung Werteklärung Planung Beziehungsarbeit, Erholung Unterbrechungen (Anrufe,Post, Berichte) viele beliebte Tätigkeiten Triviales Fluchtaktivitäten Wurfsendungen XX XX

2. „Die vierte Generation“ Theoretischer Hintergrund Konzentration auf Quadrant 2 => bessere Quadrant 1 Koordination Herausfinden, was wichtig ist, der wesentlichen Dinge im Leben 4 Grundbedürfnisse: Spirituell, Physisch, Sozial, Mental Physisch: Kleidung, Essen, etc (Geld) Sozial: Liebe, Beziehungen, Freundschaften Mental: Lernen Spirituell: etwas hinterlassen -> „inneres Feuer“

2. „Die vierte Generation“ Theoretischer Hintergrund Handeln an Prinzipien ausrichten nicht an Werten Handeln nicht nach Uhr, sondern nach „Kompass“ ausrichten „Kompass“ durch vier menschl. Gaben gesteuert: Selbst-Bewusstsein, Gewissen, Freier Wille, Vorstellungskraft Gaben muss man ausbilden/stärken

2. „Die vierte Generation“ Praxis Wochenplan Quadrant 2 Organisation Rollen definieren (Mutter, Hausfrau, Anwältin etc) Wochenziele Lebensphilosophie entwerfen Gaben muss man ausbilden/stärken

3. Alpen-Methode Arbeitsmethodik, Zeitplanung, Selbststeuerung, kurz vernetztes Zeitmanagement - Mensch als Ganzes betrachten Zeit richtig planen Motivation stärken Stress vorbeugen 28.01.2005

3. Alpen-Methode Zum Bergsteiger werden A: Alle aktiven Aufgaben auflisten L: Länge festlegen (Faktor Zeit) P: Prioritäten setzen E: Entscheiden N: Nachkontrolle A L P E N 28.01.2005

3. Alpen-Methode A L P E N ALPEN Jeden Arbeitstag konsequent und vernünftig planen Alle Tätigkeiten niederschreiben ALPEN Faktor Zeit berücksichtigen Bearbeitungszeit pro Aufgabe berücksichtigen, angeben 28.01.2005

3. Alpen-Methode ALPEN Prioritäten setzten Wichtige Erledigungen gehören an den Anfang der Aufgabenliste Prioritäten sind zweidimensional Wichtigkeit oder Dringlichkeit (Deadline) Vorteile für A Nichts wird vergessen Jede Aufgabe die erledigt wurde haken sie ab. Das sind immer wieder ErfolgserlebnisseL Einschub bei P (Pareto Prinzip -wichtig+dringlich quadrat Physiologische Kurve) Was wichtig ist, muss wichtig bleiben! Wichtige Aufgaben müssen erledigt werden 28.01.2005

3. Alpen-Methode A L P E N ALPEN Entscheidungen treffen um die Effizienz des Tuns zu steigern Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser 28.01.2005

4. Das Zeitplanbuch (1/2) „Terminkalender sind die Totengräber erfolgreicher Zeitplanung“ (Seiwert) Vorteile des Zeitplanbuches: Unterschiedliche Pläne für genauere Planung Prioritätensetzung möglich Ziele - und nicht Termine - bestimmen die Planung Aktivitäten oft von außen vorgegeben 28.01.2005

4. Das Zeitplanbuch (2/2) Aufbau: Lebenszielplan (mehrere Ziele können heruntergebrochen werden) Mehrjahreskalender (für Langzeitübersicht) Jahreskalender (Geburtstage…) Projektplan-Kalender (Übersicht, Controlling, z.B. Diplomarbeit) To-do-Listen (undatiert) Vormerkkalender (wenn genaues Datum noch nicht fest) Checklisten (täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich) Notizzettel (um keine Ideen zu vergessen) Arbeitsblätter (Ausgaben, Gesprächsnotizen, Memos) Adressteil Fächer für wichtige Unterlagen Service-Blätter (von Mind-Mapping bis ausländische Kennzeichen…) 28.01.2005

5. Weitere Zeitspar-Tipps (1/5) Pareto-Regel: mit 20 Prozent des Aufwandes lassen sich 80 Prozent der Ziele erreichen => für viel Output wenig Zeit nötig 28.01.2005

5. Weitere Zeitspar-Tipps (2/5) Mein tägliches Date mit mir selbst: Reserviere jeden Tag eine Stunde, in der du die wichtigste Aufgabe des Tages voran bringst und lass` dich während dieser Zeit nicht stören!!! 28.01.2005

5. Weitere Zeitspar-Tipps (3/5) Richtige Pausen und Zeitlimits: Die Leistungs- und Konzentrationsfähigkeit nimmt nach einer Stunde stark ab. Dann 10 Minuten Pause machen (länger bringt keinen besseren Effekt)…und dann geht`s weiter… Wenn man sich vor Arbeitsbeginn ein Zeitlimit setzt, schafft man in der vorgegebenen zeit mehr! 28.01.2005

5. Weitere Zeitspar-Tipps (4/5) Blöcke für gleiche Aufgaben: Man spart viel Zeit, wenn man sich für gleiche Aufgaben Zeitblöcke reserviert (z.B. 10 Telefonate hintereinander führen oder alle Mails auf einmal schreiben). So kann die Konzentrationsfähigkeit immer auf eine Aufgabe gerichtet sein, ohne ständige Ablenkung. 28.01.2005

5. Weitere Zeitspar-Tipps (5/5) Finde deine eigene Leistungskurve: Circadianer Rhythmus: Die einen sind Nachteulen, die anderen Frühaufsteher -> wer die wichtigen Aufgaben zu seinen „Schokoladenzeiten“ erledigt, ist erfolgreicher. Zu den schwierigen Zeiten (z.B. 13-15h Mittagstief) Routine-Aufgaben erledigen. Biorhythmus: Körperrhythmus (Dauer: 23Tage) Seelischer Rhythmus (Dauer: 28 Tage) Geistesrhythmus (Dauer: 33 Tage) 28.01.2005

Unsere (und auch Eure) Meinung! 6. Fazit und Diskusssion Unsere (und auch Eure) Meinung! 28.01.2005

7. Literatur Beyer, G. (1992). Zeitmanagement. Arbeitsmethodik, Zeitplanung und Selbststeuerung. München: Econ. Covey, S. R., Merrill, A. R. & Merrill, R. R. (2000). Der Weg zum Wesentlichen (Zeitmanagement der vierten Generation). Frankfurt: Campus. Seiwert, L. J. (1993). Mehr Zeit für das Wesentliche. Landsberg am Lech: mvg-Verlag. Seiwert, L. J. (2000). Das neue 1x1 des Zeitmanagement (22.Auflage). Offenbach: Gabal. 28.01.2005