Der Virtuelle Campus an der Universität Hamburg Gestaltung des Paradigmenwechsels in der Organisation von Lehre und Studium Referent: Michael Lohmann ZKI-Tagung München, 07. März 2006

Der Virtuelle Campus an der Universität Hamburg Vortrag Backup-Folien Aktuelle Entwicklungen im Bildungsmarkt Rahmenbedingungen der Universität Hamburg Integriertes Hochschul-Management Virtueller Campus & CampusNet Entwicklungspartnerschaft Das Projekt Virtueller Campus Technische Integration Projektmanagement Kommunikation & Change Prozesse

Vortrag

Aktuelle Entwicklungen Startüberlegungen Aktuelle Entwicklungen Bologna Studiengebühren Kostendruck IT-Planungen Primäre Sicht: Prüfungsmanagement Sekundäre Sicht: Lehrveranstaltungen Informationsmanagement Identity-Management

Veränderungen an der Universität Hamburg Einführung des neuen Bachelor-Master-Studiensystems (Änderung des Produkts) Fakultätenbildung (Änderung der Aufbauorganisation) 6 Fakultäten aus 19 Fachbereichen Neue Gremienstruktur / Selbstverwaltung Hohe Selbstständigkeit Neue Standorte – Konzentration der Campusstandorte Rahmenprüfungsordnungen, aber Vielfalt in Kultur und BMS-Umsetzung Lehrerausbildung Neue Finanzierungsarten Städtische Finanzierung nach Kennzahlen (Drei-Säulen-Finanzierung) Studiengebühren und studentischer Anspruch Einführung eines IT-Systems für die Kernprozesse der Lehre (Ablauforganisation)

Integriertes Hochschul-Management Hochschule IT-Sicherheit IT-Arbeitsplatz, Web-Browser, Büroanwendungen, Mail-Client, etc. - PORTAL HR Lehre (Campus Net) Finanzen/ Controlling Data Ware- house E-Learn Forschung, Bibliothek & Publikation Anwendungen Identity Management / Rechte & Rollen / „Triple A“ File Print DMS Archiv Uni Card Mail Infrastruktur

Integriertes Hochschul-Management Integriertes Hochschul-Management unterstützt die Gesamtheit der Prozesse zur Steuerung einer Hochschule: Gemeinsame Infrastruktur Keine redundante Datenhaltung / effizienter Datenzugriff Ganzheitliche Rollen- & Rechtedefinition Übergreifende Funktionen Abdeckung der Kern-, Management- und Unterstützungsprozesse (Prozessmodellierung und –regeln) Informationsmanagement Portal(e)

Projektgenese Evaluation und Gutachten: Bestätigung des „Integrierten Ansatzes“ Kein Produkt ist in jeder Hinsicht überzeugend Bestätigung der Priorisierung von CampusNet Empfehlung zur Entwicklungspartnerschaft Projektkooperation mit erfahrenem IT-Integrator empfohlen Vertragsvergabe mit folgenden Rahmenparametern Nutzung eines bestehenden Rahmenvertrags zwischen der Finanzbehörde und der EDS Entwicklungspartnerschaft Partnerverträge und Produktbereitstellung CampusNet durch die Datenlosten Kostenbeteiligung der BWG (Behörde für Wissenschaft & Gesundheit)

CampusNet: Daten- und Funktionsintegration Kurs / Modul „Abstrakt“ Beschreibt globale Eigenschaften der Kurses Unabhängig vom Semester - Einmalige Konfiguration z.B. Kurs 4711 „Antike Geschichte“ Veranstaltung „Konkret“ Ausprägung im Semester Beschreibt Inhalt z.B. „Griechenland und seine Flotte“ Beschreibt die speziellen Eigenschaften z.B. „Die römische Expansionspolitik“ Termin Planung mit Überschneidungsfreiheit in Datum, Uhrzeit, Raum, Dozent und ggf. Modulveranstaltungen PO Studiengang C Rechtlicher Rahmen des Studiengangs Beschreibt Ablauf und zu erbringende Leistungen PO Studiengang B PO Studiengang A Beschreibt Ablauf, zu erbringende Leistungen und weitere Regeln Minimierung des Planungsaufwands Zuordnung in der PO oder flexibel im Semester Unterschiedliche Leistungserbringung bei gleicher Veranstaltung abhängig vom Modul Berücksichtigung der Curriculumstreue Überschneidungsfreiheit Buchungsportale

CampusNet: Akademischer Zyklus Interessent Werbung Alumni CampusNet Bewerbung Exmatrikulation Bewerbung Kursbegleitende Kommunikation Career Praktikum Aufnahme- prüfung Promotion Studenten- Management Prüfungs- Management Fundraising Studien- Management Evaluation der Lehre Alumni- Management Immatrikulation Graduation Veranstaltungs- und Kursplanung Kontakt- Management Sonstige Funktionen Prüfungsordnung Qualitäts- Management Kurse- und Veranstaltungen Leistungs- berichte Prüfungen

Zentrale Inhalte von CampusNet/Virtuellem Campus Bewerbungsverfahren Auswahl und Zulassung (inkl. besonderer Auswahlverfahren) Kreditwürdigkeitsprüfung, Darlehen und Studiengebühren Studierendenmanagement Studienmanagement (BMS, Kapazitätsrechnung…) Veranstaltungs- und Kursplanung, LV-Raummanagement Kursbegleitende Kommunikation (inkl. Integration von Mail & E-Learning) Prüfungsmanagement Evaluation der Lehre Lehrendenverwaltung (Lehrbeauftragte, Lehrverpflichtung…) Kontaktmanagement, Fundraising „Personalverzeichnisse“ (Akkreditierung, Telefonbuch, Vorlesungsverzeichnis …) Career / Praktikum Alumni Verzeichnisdienst (Rechte & Rollen) Reporting & Statistik

Zugriffe für Wissenschaft, Verwaltung und Studierende

Prozesse & Einf.-Planung Zeitplan Phase 1: Vorbereitung Phase 2: Prozesse & Einf.-Planung Phase 3: Systemaufbau Projekt- Auftakt 15.10.05 Projekt- Initialisierung 01.11.05 Prozesse und Einführungs- Planung 31.03.06 System- Aufbau 30.06.06 Phase 4: Inbetriebnahme (gestaffelt) Phase 5: Systembetrieb Inbetrieb- nahme 30.11.06 Einzel- Abnahmen 15.01.07 Gesamt- Abnahme 16.04.07

Prozessmodellierung Teilergebnis 1 Teilergebnis 2 Teilergebnis 3 Organisation Prozesslandkarte Prozessdesign Funktions- zuordnung Teilergebnis 1 Teilergebnis 2 Teilergebnis 3

Dimensionen des Projekts Werte u. Selbstverständnis Change Management Kommunikation Projekt Management Scope Management Projektplanung & -steuerung Qualitäts- Management Prozesse Organisation Personal Controlling Projekt- organisation ergebnis Mensch Akzeptanzmanagement PROJEKT-ERGEBNIS

Kommunikation Die Veränderung erfolgt schneller als die direkte Beteiligung erfolgen kann Die sich verändernden Rahmenbedingungen werden von den Betroffenen noch gar nicht wahrgenommen Change benötigt eine Zeit der Reife Das Projekt wird nicht als Wirkung der Veränderung und nicht als unterstützende Lösung wahrgenommen. Das Projekt ist der erste Kontakt mit der Veränderung und wird im schlimmsten Fall als Ursache bekämpft. Ein Kommunikations- und Informationskonzept ist dringend erforderlich

Beispielfragen In welchem Verhältnis stehen Modul, Lehrveranstaltung und Prüfung ? Gibt es Lehrveranstaltungen ohne Prüfungsabsicht ? Wie wird das Verhältnis in Buchungssystemen abgebildet ? Werden Modulteilprüfungen mit Bezug auf die Lehrveranstaltung erbracht oder Modulprüfungen auf Basis mehrere Lehrveranstaltungen ? Gibt es Modulverantwortliche für die Prüfungsorganisation ?

Beispielfragen Haben die Module und Lehrveranstaltungen eine fakultätsübergreifende Leistungsverflechtung ? Wenn ja, gibt es keinen „sanften Migrationspfad“. Gibt es Zulassungsbeschränkungen auf Studiengänge, Module oder Veranstaltungen ? Welche Kriterien ? Ranking ? Wenn die Lehrveranstaltungen alten und neuen Studiengängen offen stehen, kann nur auf die Leistungsdaten im neuen System zugegriffen werden Gibt es von der PO ungeregelte Voraussetzungen für den Besuch von Lehrveranstaltungen ?

Beispielfragen „Akademischer Kalender“ ? Überschneidungsfreiheit und Planbarkeit durch PO-Restriktion ? Rücktrittsmöglichkeiten (Storno) für Modul, Lehrveranstaltung und Prüfung ? Sonderfall Lehrerausbildung Angebots- oder nachfrageorientiertes Planungsmodell ? „Akademischer Kalender“ ? Zielhierarchie ? Raumhoheiten ?

Beispielfragen Gibt eine Lehrkraft Prüfungsergebnisse ein ? Können diese Aufgaben an Verwaltungspersonal delegiert werden (Geschäftszimmer) ? Wer „administriert die Delegation“ ? Was sind „implizite Rechte“ ?

Fazit Nicht die Technik, sondern die prozessuale Reorganisation dominiert die anstehenden Veränderungen Veränderungen und Technikabbildung benötigen klare Regelungen und tangieren damit kulturelles Selbstverständnis und bisherige Prozessfreiheiten Planen Sie juristische Ressourcen ein Information & Kommunikation der anstehenden Veränderungen erleichtern die Projekte Frühzeitige Klärung der Rahmenbedingungen erleichtert die Veränderung Recht (Prüfungsordnungen) Fachspezifische Bestimmungen Prozesse (Change & Kommunikation) Technik (Systemweite Einstellungen)

E-Learning Konferenz Hamburg – Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und besuchen Sie uns doch mal in Hamburg. Hafen-Geburtstag & E-Learning Konferenz Hamburg – 4. / 5. Mai 2006 http://www.lerneffekt.de/konferenz/

Backup-Folien -Gesamtvortrag-

Aktuelle Entwicklungen im Bildungsmarkt

Aktuelle Entwicklungen im Bildungsmarkt Einführung von Studiengebühren Kundenorientierung Höhere Anforderungen an die Qualität von Lehre & Forschung Höhere Anforderungen an das Finanz-management Bologna / Europäisierung führt zu mehr Betreuungs-aufwand mehr Prüfungen stärkerer Leistungs-verflechtung zwischen den dezentralen Bereichen Grund- sätzliche Änderung des „Geschäfts-modells“ Neue akademische Strukturen und Studien- abschlüsse opportunity Erfordernis zur effizienten Prozess- unter- stützung Sparmaß- nahmen der Bundes- und Landes- haushalte Fakultäts- bzw. fach-bereichsübergreifende Betrachtung IT-Unterstützung ist fragmentiert unterschiedliche Systeme, Standards sowie Verantwortlich-keiten vereinheitlichen Notwendigkeit zur Kostenreduktion und zur Sicherung neuer Einnahmequellen Wettbewerb um Studierende, Lehrende und Drittmittel Nutzung effizienter Management- und Controllingmechanismen

Ziele der Hochschulleitung (Schwerpunkt Lehre) Senkung der Abbrecherquote und Steigerung der Studienabschlüsse innerhalb der Regelstudienzeit Stärkung des Hochschul-profils Etablierung neuer Studiengangs-strukturen Steigerung der Betreuungs- intensität des Studierenden Zusätzliche Finanzquellen (Drittmittel, Förderungen, Gönner, etc.) Optimierung der Mittel- verwendung

Die Wertschöpfungskette Alle Elemente der Wertschöpfungskette sind aufeinander angewiesen und für das Endergebnis mitverantwortlich. Wenn ein Glied in der Kette nicht adäquat unterstützt wird ...

Wertschöpfungskette mit CampusNet Bewerbung, Zulassung, Immatrikul. Anmeldung, Abmeldung, Rücktritt Prüfung, Teilnahme Studien- abschluss Exmatrikul., Alumni Studiengang (Planung, Koordinierung & Ressourcen) Steuerung & Koordinierung (Finanzen, Studierbarkeit etc.) Beratung, Mobilität, Anerkennung, Modulzugang etc. Berichtswesen Dokumentation und Archivierung IT-Unterstützung Mgmt- Prozesse Unterstützungs- Prozesse Primäre Prozesse Nutzen für Studierende, Dozenten, Hochschulleitung etc. Lehre & Forschung

Beginn eines umfassenden Transformationsprozesses Zusammenhängender Transformationsprozess statt punktueller bzw. vereinzelter Maßnahmen Breite und Vielschichtig-keit der Heraus-forderungen Nutzung adäquater Management- und Controlling- mechanismen Wichtiger Erfolgsfaktor ist die Fähigkeit, die Akteure in die Transformation einzubeziehen Prozess- Reorganisation (universitäre Kern-, Management- und Unterstützungs-prozesse) Effiziente IT-Strategien zur ganzheitlichen und integrierten Unter-stützung der Prozesse und Workflows

Die Erfolgsfaktoren der Transformation Eine erfolgreiche Transformation erfordert somit eine fundierte Prozessanalyse Zieldefinitionen die Anpassung der Prozesse Beteiligung der Akteure sowie eine effiziente IT-Unterstützung

Rahmenbedingungen der Universität Hamburg

Universität Hamburg in Zahlen Fünftgrößte Universität Deutschlands Über 40 000 Studierende Ca. 850 Professoren/Professorinnen in Lehre und Forschung Ca. 1800 wissenschaftliche Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen Ca. 6.650 in Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen in Technik und Verwaltung 270 verschiedene Gebäude, verteilt über die ganze Stadt, mit örtlichem Campus-Mittelpunkt Mehr als 120 „Alt-Studiengänge“ Bis 1.10.2006 ca. 50 „BMS-Studiengänge“ Sechs Fakultäten mit dezentraler Zuständigkeit für Lehre und Prüfung

Fakultätengründung HmbHG § 89 Abs. 3 - Neugliederung der Verwaltungsaufgaben in Abwägung von „Wirtschaftlichkeit und Leistungsfähigkeit“ Der Aufbau der Fakultäten verläuft heterogen Dies erhöht die Anforderungen an eine vorausschauende und in höchstem Maße flexible Projektplanung.

Veränderungsprozesse & Anforderungen Einführung des neuen Bachelor-Master-Studiensystems (Änderung des Produkts) Fakultätenbildung (Änderung der Aufbauorganisation) 6 Fakultäten aus 19 Fachbereichen Neue Gremienstruktur / Selbstverwaltung Hohe Selbstständigkeit Neue Standorte – Konzentration der Campusstandorte Rahmenprüfungsordnungen, aber Vielfalt in Kultur und BMS-Umsetzung Lehrerausbildung Neue Finanzierungsarten Städtische Finanzierung nach Kennzahlen (Drei-Säulen-Finanzierung) Studiengebühren und studentischer Anspruch Einführung eines IT-Systems für die Kernprozesse der Lehre (Ablauforganisation)

Hochschul-Management Integriertes Hochschul-Management

Integriertes Hochschul-Management Integriertes Hochschul-Management unterstützt die Gesamtheit der Prozesse zur Steuerung einer Hochschule: Gemeinsame Infrastruktur Keine redundante Datenhaltung / effizienter Datenzugriff Ganzheitliche Rollen- & Rechtedefinition Übergreifende Funktionen Abdeckung der Kern-, Management- und Unterstützungsprozesse (Prozessmodellierung und –regeln) Informationsmanagement Portale

Integriertes Hochschul-Management Hochschule IT-Sicherheit IT-Arbeitsplatz, Web-Browser, Büroanwendungen, Mail-Client, etc. - PORTAL HR Lehre (Campus Net) Finanzen/ Controlling Data Ware- house E-Learn Forschung, Bibliothek & Publikation Anwendungen Identity Management / Rechte & Rollen / „Triple A“ File Print DMS Archiv Uni Card Mail Infrastruktur

Virtueller Campus & CampusNet

Prozesse der Lehre (Ist)

Visionen der „Wissenschaftsbehörde“

Anforderung: Kernprozess der Lehre Bewerbung- und Auswahl- Prozess Qualitäts-Management Studiengang-Prozess (Universität) Studiums-Prozess (Student) Zulassungs- Prozess Immatrikulations- Prozess Exmatrikulations- Prozess Anmeldungs- Prozess Prüfungs- Prozess Lehrveranstaltungs- Prozess Beratungs- Prozess

Anforderung: Akademischer Zyklus Interessent Werbung Alumni CampusNet Bewerbung Exmatrikulation Bewerbung Kursbegleitende Kommunikation Career Praktikum Aufnahme- prüfung Promotion Studenten- Management Prüfungs- Management Fundraising Studien- Management Evaluation der Lehre Alumni- Management Immatrikulation Graduation Veranstaltungs- und Kursplanung Kontakt- Management Sonstige Funktionen Prüfungsordnung Qualitäts- Management Kurse- und Veranstaltungen Leistungs- berichte Prüfungen

Anforderungen: Virtueller Campus IT-Infrastruktur / E-Learning / Tests / Feedback (z.B. Office & Groupware) und Zusatzfunktionen Webportal, e-campus Bewerbung Auswahl Zulassung Zugang Pflege Von Stud.-Daten Stud.-Dat. Raum- Koordination Raum Steuerungsinstrumente (zentral & dezentral) Kennzahlen und Lehr- Veranstal- tungen LV Studien- begleitende Prüfungen Prüfung Qualitäts- Managem. & Evaluation Qualität U n i v e r s i t ä t H a m b u r g

Anforderung: Funktionsintegration Kurs / Modul „Abstrakt“ Beschreibt globale Eigenschaften der Kurses Unabhängig vom Semester - Einmalige Konfiguration z.B. Kurs 4711 „Antike Geschichte“ Veranstaltung „Konkret“ Ausprägung im Semester Beschreibt Inhalt z.B. „Griechenland und seine Flotte“ Beschreibt die speziellen Eigenschaften z.B. „Die römische Expansionspolitik“ Termin Planung mit Überschneidungsfreiheit in Datum, Uhrzeit, Raum, Dozent und ggf. Modulveranstaltungen PO Studiengang C Rechtlicher Rahmen des Studiengangs Beschreibt Ablauf und zu erbringende Leistungen PO Studiengang B PO Studiengang A Beschreibt Ablauf, zu erbringende Leistungen und weitere Regeln Minimierung des Planungsaufwands Zuordnung in der PO oder flexibel im Semester Unterschiedliche Leistungserbringung bei gleicher Veranstaltung abhängig vom Modul Berücksichtigung der Curriculumstreue Überschneidungsfreiheit Buchungsportale

Beispiel Prozessintegration: Semesterplanung Konfiguration der Prüfungsordnung als rechtlicher Rahmen des Studienganges Konfiguration der Veranstaltungen als konkrete Ausprägung im Semester Planung der Veranstaltung mit permanenter Verfügbarkeitsprüfung Beschreibung der Veranstaltungsinhalte durch den Lehrstuhl Anmeldung zur Veranstaltung Eingabe von Vor- und nachberei- tenden Informationen

Beispiel Prozessintegration: Leistungserfassung Planung und Durchführung der Prüfung Noteneingabe des Lehrstuhls per Web oder durch das Prüfungsamt Berechnung der Leistungen gem. PO, Teilleistungen, Gewichtungen Information der Studierenden Info per Mail Einsicht per Web z.B. Zeugniserstellung Generierung in DB Berechnung GPA Umrechnung Noten/Punkte > ECTS Ausdruck Diploma Supplement Diploma Transcript Zeugnis ... Archivierung Datensatz des Ausdrucks in DB gespeichert Historienfunktion (PDF)

Datenlotsen/CampusNet-Philosophie Dezentrale Dateneingabe, dort wo die Informationen entstehen Zentrale Datenhaltung in der CampusNet Datenbank. Höchste Integrität der Daten Datenbereitstellung, dort wo die Informationen benötigt werden Integrierte Betrachtung und Modellierung der Prozesse Nutzung möglicher Synergien

Datenlotsen/CampusNet-Philosophie Generierung von personalisierten Informationen und Services aus den Planungsdaten für das Web. z.B. personalisierte Veranstaltungsübersicht, Stundenplan Integration in die bestehende IT-Infrastruktur Schnittstellen zu Systemen und Applikationen wie z.B. SAP Kostensenkung beim Betrieb durch Verringerung der Anzahl zu betreibender IT-Systeme und Schnittstellen Hohe Entwicklungsgeschwindigkeit Strategische Weiterentwicklung von CampusNet mit den Hochschulen Lieferung neuer Funktionen und Updates im Rahmen des Wartungs- und Supportvertrages

Entwicklungs-partnerschaft

Projektgenese (1) Dringender Bedarf durch BMS-Einführung Evaluationsauftrag an hochschulweite Arbeitsgruppe Umfassender Konsens zur Einführung eines „Integrierten Systems“ Koordinierungsgespräche mit den Fakultäten Vorläufiger Beschluss des Präsidiums Gutachten des MMKH (Multimedia-Kontor Hamburg) im Rahmen des Projektes ecampus (Hamburger Hochschulperspektiven)  Produktbewertungen, Risikoeinschätzungen und Empfehlungen

Projektgenese (2) Resultat: Bestätigung des „Integrierten Ansatzes“ Kein Produkt ist in jeder Hinsicht überzeugend Bestätigung der Priorisierung von CampusNet Empfehlung zur Entwicklungspartnerschaft Projektkooperation mit erfahrenem IT-Integrator empfohlen Vertragsvergabe mit folgenden Rahmenparametern Nutzung eines bestehenden Rahmenvertrags zwischen der Finanzbehörde und der EDS Entwicklungspartnerschaft Partnerverträge und Produktbereitstellung CampusNet durch die Datenlosten Kostenbeteiligung der BWG (Behörde für Wissenschaft & Gesundheit)

Auszug aus der Präambel der Leistungsbeschreibung „[…] EDS wird das künftige Campus Management System gemeinsam mit der Universität Hamburg einführen und die dabei notwendigen Veränderungsprozesse gemeinsam mit der Universität gestalten. […] Um auf die besonderen Belange der Universität Hamburg entsprechend Rücksicht nehmen zu können, wird die Projektdurchführung in Form einer Entwicklungspartnerschaft stattfinden. […] Die Entwicklungspartnerschaft der Universität Hamburg mit EDS verfolgt das Ziel, innerhalb der (Referenz) Universität Hamburg das System CampusNet auf die Bedürfnisse der Universität optimal anzupassen, in die Infrastruktur der Universität zu integrieren und um ggf. zu erweiternde Funktionalitäten zu ergänzen. […]“

Entwickungspartnerschaft Eine Entwicklungspartnerschaft muss von allen Beteiligten als faires Miteinander, und nicht als „Wunschkonzert“ akzeptiert werden. Erfolgsfaktoren: Klare Ziele und eine gemeinsame Vision Geklärte Rollen und Verantwortungen Klare, akzeptierte und gelebte Regeln zur Zusammenarbeit Offene und klare Kommunikation Gegenseitiges Vertrauen und Wertschätzung Verbindlichkeit von Vereinbarungen Flexibilität im Umgang mit Unvorhergesehenem Regelmäßiges messen, dokumentieren und kommunizieren des Entwicklungsfortschritts seitens aller Beteiligter

Das Projekt Virtueller Campus

Zentrale Inhalte von CampusNet/Virtuellem Campus Bewerbungsverfahren Auswahl und Zulassung (inkl. besonderer Auswahlverfahren) Kreditwürdigkeitsprüfung, Darlehen und Studiengebühren Studierendenmanagement Studienmanagement (BMS, Kapazitätsrechnung…) Veranstaltungs- und Kursplanung, LV-Raummanagement Kursbegleitende Kommunikation (inkl. Integration von Mail & E-Learning) Prüfungsmanagement Evaluation der Lehre Lehrendenverwaltung (Lehrbeauftragte, Lehrverpflichtung…) Kontaktmanagement, Fundraising „Personalverzeichnisse“ (Akkreditierung, Telefonbuch, Vorlesungsverzeichnis …) Career / Praktikum Alumni Verzeichnisdienst (Rechte & Rollen) Reporting & Statistik

Projektphasen (1) Projekt- vorbereitung und -start (Start-Up) Errichtung des operativen Projektumfeldes Definition des Projektziels, der Teilziele und der messbaren Erfolgskriterien Festlegung des Projektumfangs (Scope), der zu erbringenden Leistung (Deliverables), der Verantwortlichkeiten und internen Prozeduren sowie der Teamorganisation Projekt- planung (Planning) Erstellung eines umfassenden Projektplans, der Zeitplan, Budget, Ressourcen, Qualitätschecks etc. berücksichtigt Definition projektinterner Ziele, Arbeitspakete, Meilensteine, Standards, Verfahren und Werkzeuge Der formale Abschluss der Planungsphase wird durch die Bereitstellung und Annahme einer sog. Project Baseline bestimmt, die als Grundlage zur Bewertung des Projektstatus dient Projekt- durch- führung (Execution) Umsetzung des Projektplans mit Hilfe der definierten Verfahren und Werkzeuge Steuerung, Überwachung und Dokumentation des Projektablaufs Anpassung der Projektpläne, Kontrolle von Fortschritt und Ergebnissen Kontinuierliche Überwachung des Status, von Abweichungen vom Projektplan und von Änderungswünschen (Change Requests) Projekt- abschluss (Close- Down) Systematische und gesteuerte Projektbeendigung Alle Dokumente werden für zukünftige Referenz archiviert Die Durchführung eines internen und externen Post Project Reviews hilft dabei, die Kundenzufriedenheit zu messen und Verbesserungspotenzial zu identifizieren.

Projektdurchführung & Teilprojekte Unterteilung der Projektdurchführung in Vorbereitungsphase Systemaufbauphase Inbetriebnahmephase (gestaffelte Inbetriebnahme) Systembetrieb Neben der Projektsteuerung gibt es 5 Teilprojekte Interimssoftware & Migration Einführungsplanung Aufbau der Systemumgebung und Sicherheit Modellierung und Abbildung der Geschäftsprozesse Customizing der CampusNet-Module Weitere Bereiche, übergreifende Themen

Themenverantwortliche Die Universität Hamburg hat für manche Aufgabenstellungen Teilprojektleiter benannt, viele Themen bzw. CampusNet-Module werden jedoch teilprojektübergreifend durch sog. Themenverantwortliche (zentral und dezentral) bearbeitet. Es wurden Themenverantwortliche für alle relevanten Themen benannt Die Themenverantwortlichen begleiten die Ebenen Prozesse, Diskussion mit den Fakultäten über Funktionen und Bedarfe sowie Datenbereitstellung Die Themenverantwortlichen sind Botschafter und Moderatoren des organisatorischen Wandels

Primärthemen Leitung / Steuerung Prozesse / Konsolidierung Prüfungsmanagement Interimsbetrieb & Migration Lehrveranstaltungsmanagement Raummanagement Lehrendenverwaltung Kapazitätsplanung & Lehrverpflichtung Bewerbung, Auswahl & Zulassung Studierendenverwaltung & Gebühren Portalkonzept Schulungen Technik Evaluation & Akkreditierung Statistik & Reporting Projektbüro & Kommunikation

Projektorganisation Kleiner Jour Fixe Großer Jour Fixe Steuerungsebene Lenkungsgruppe Lenkungsebene Projektleitung Uni / EDS / DL Projektbüro Leitungsebene Berichterstattung / Entscheidungsvorlagen / Eskalation Wöchentlicher Workflow Kammerrunde Themenverantwortliche Teilprojekte Themenverantwortliche Externes Projektcontrolling durch das MMKH (Auftraggeber BWG)

Skizze der Zusammenarbeit Teilprojekte Prozesse Universität Modulverantwortliche Universität Teilprojektleiter EDS / Datenlotsen Funktionen Daten

Stufenkonzept (1) Interim-System Hauptziel: BMS startet, Teilnehmerliste zur Überwachung der regelmäßigen Teilnahme Ermöglichung der dezentralen Erfassung von Leistungen Verhinderung von „Wildwuchs“ Nicht-integrierte Ablage für: Prüfungsordnungen Leistungen System zur integrierten Unterstützung der wichtigsten Funktionen Basis-System Integriertes System für: Leistungserfassung Rechte & Rollen Organisations-modellierung LV-Planung / -Verw. Studierend.-Verw. E-Learning-Verlinkung IT-System mit einer integrierten Abdeckung aller Funktionsbereiche Voll-System einschl.: Infrastruktur-Abdeckung E-Learning Finanzen/Controlling Ziel

Stufenkonzept (2) Interim- System Basis- System Voll- System Phase 1 PO / Leistungen PO- / Prüfung- Verwaltung eLearning LV-Planung / -Verwaltung Fi-Co Rollen- und Rechte-Verw.. Rollen- und Rechte-Verw. Ident / File / Print Organisations- Verw. Stud.-Verw. Lehrenden-/ MA-Verw. Bewerbung Phase 1 10`2005 Phase 2 10‘2006 Phase 3 10‘2007

Prozesse & Einf.-Planung Projektphasen (2) Phase 1: Vorbereitung Phase 2: Prozesse & Einf.-Planung Phase 3: Systemaufbau Projekt- Auftakt 15.10.05 Projekt- Initialisierung 01.11.05 Prozesse und Einführungs- Planung 31.03.06 System- Aufbau 30.06.06 Phase 4: Inbetriebnahme (gestaffelt) Phase 5: Systembetrieb Inbetrieb- nahme 30.11.06 Einzel- Abnahmen 15.01.07 Gesamt- Abnahme 16.04.07

Zeitliche Lastverteilung Lastdiagramm ohne Gewichtung von Roll-Out, Schulungen, IT Fakultätseinsatz Fakultätseinsatz steuern Implementierungs- details Customizing Change Mgmt Schulungen Konsol. Inbetriebnahme Fakultätseinsatz steuern Systemnutzung Tests Nachsteuerung Fakultäts-beteilig. Universität Hamburg Systembetrieb Support Gesamttests Bedarfsanalyse Anbieterthemen steuern & begleiten 31. März 06 30. Juni 06 30. Nov 06 16. April 07 Phase 1 & Phase 2 Phase 3 Phase 4 Phase 5 Projektauftakt Projektsteuerung Systemumgebung und Sicherheit Sollprozesse Konzepterstellung Vorbereitungen für Systemaufbau Systemaufbau Customizing CampusNet Entwicklungen Implementierungen Schulungen Inbetriebnahme Tests Nachsteuerung Support Konsortium EDS/DL

Technische Integration

CampusNet - Framework

Schema: Minimalsystem

Schema: Ausgebautes System

Schema: Zugriffe

Zugriffe für Wissenschaft, Verwaltung und Studierende

Applikationsnetz mit definierten Übergängen Ausbaustufen Applikationsnetz mit definierten Übergängen Ziel: Intranet Verzeichnisdienst CampusNet mit allen Personen der Universität Ziel: Hochschulübergreifendes Identity-Management (Projekt gestartet) PIN/TAN für sicherheitsrelevante Funktionen Ziel: PKI und persönliche Zertifikate

Projektmanagement

Project Management Methode Version 2 (PM2) Das PM2-Framework Zur Planung und Realisierung des Projekts wird entsprechend der EDS-Empfehlung die “Project Management Methode Version 2“ (PM2) eingesetzt. Sie basiert auf den Prinzipien des „Project Management Body of Knowledge (PMBoK)“ des Project Management Institute, Pennsylvania (PMI).

Project Management Methode Version 2 (PM2) PM2 schreibt einen definierten, systematischen Prozessablauf für die Planung, Steuerung, Überwachung und Anpassung von Projektaktivitäten vor. Es werden erprobte Techniken und Standards zur Verfügung gestellt, um die vereinbarten Projektziele unter Berücksichtung aller Rahmenbedingungen (Zeit, Budget, Ressourcen, Technologie) zu erreichen. In die Methodik eingebettet sind umfangreiche Informationen zu Referenzen, Quellen und Industrie-Standards, wie das Capability Maturity Model (CMM) des Software Engineering Institute (SEI).

Wille zum Projekterfolg Bekenntnis zur Einhaltung des Projektplanes - zeitnahe Eskalation bei Verzug Controlling des Tagesgeschäftes Rückschau auf das Geleistete Vorschau auf das zu Leistende Fristenregelungen Gute Mischung aus ergebnisoffener Bedarfsdiskussion und Ermittlung der technologisch bedingten Vorteile für die Organisation und ihre einzelnen Akteure

Tools: Projektplan

Tools: Projektstrukturplan

Tools: Risikomanagement

Tool: Fortschrittskontrolle

Kommunikation & Change

Dimensionen des Projekts Werte u. Selbstverständnis Change Management Kommunikation Projekt Management Scope Management Projektplanung & -steuerung Qualitäts- Management Prozesse Organisation Personal Controlling Projekt- organisation ergebnis Mensch Akzeptanzmanagement PROJEKT-ERGEBNIS

Erforderliches Vorgehen Vorbereiten Betreiben Einführen Integriertes Hochschul-Management Prozesse erfassen und dokumentieren Prozesse im System adaptieren IT-Plattform betreiben Nutzer betreuen Nutzer befragen Nutzer auf Änderung vorbereiten

Change-Management Auftauen (Unfreezing) Phase 1 Ändern (Mooving) Einfrieren (Refreesing) Restabilisation Phase 3 Das feste und stabile Gleichgewicht, das meine Handlungen, Verhaltensweisen und Ziele stützte, wird „verflüssigt“. Neue Informationen werden mit dem Ziel gesucht und verarbeitet, ein neues Gleich-gewicht für neue Verhaltensweisen und Ziele herzustellen Das neue Gleichgewicht wird dauerhaft hergestellt. Die Veränderung wird Bestandteil der eigenen Verhaltensweisen.

Veränderung der Organisation Involvement und kontinuierliche Betreuung der Organisationsleitung Diagnose des Veränderungsbedarfes Entwicklung einer strategischen Herangehensweise (Change-Management-Konzept) Methodenauswahl zur Durchführung der Veränderung Durchführung: Projekt-Management des Change-Managements Krisenmanagement im Veränderungsprozess Controlling des Veränderungserfolges

Kommunikation Die Veränderung erfolgt schneller als die direkte Beteiligung erfolgen kann Die sich verändernden Rahmenbedingungen werden von den Betroffenen noch gar nicht wahrgenommen Change benötigt eine Zeit der Reife Das Projekt wird nicht als Wirkung der Veränderung und nicht als unterstützende Lösung wahrgenommen. Das Projekt ist der erste Kontakt mit der Veränderung und wird im schlimmsten Fall als Ursache bekämpft. Ein Kommunikations- und Informationskonzept ist dringend erforderlich

Prozesse

Prozessoptimierung - Vorgehen Eine idealtypische Prozessoptimierung: Ist-Prozessanalyse, Schwachstellenanalyse/Aufgabenkritik Soll-Prozessmodellierung (zunächst high level, dann detailliert) Umsetzung, inkl. Change Management Virtueller Campus Das Prozessmodell wird mit den Fakultäten hinsichtlich der Optimierungspotenziale diskutiert und in die spezifischen Leistungsumgebungen eingepasst. Im Ergebnis entstehen effizienzorientiert Verfahren mit einem weitestgehenden Standardisierungsgrad (so standardisiert wie möglich & so flexibel wie nötig).

Prozesslandkarte (ARIS) Management-/ Steuerungs- prozesse Kapazitäts- planung (…..) Studierenden- Management Studierende aufnehmen Studierende betreuen Studierende entlassen Lehrveranstaltungs- Management Kernprozesse im Bereich der Lehre Studiengänge pflegen Lehrveran- staltungen planen zu LV anmelden LV durchführen Studienent- scheidungen abfragen Studien- begleitende Prüfungen Abschluss- prüfungen Studien- abschluss externe Leistungen anrechnen Prüfungs- Management Ressourcen-Verwaltung Dokumentenverwaltung Lehrende verwalten Räume und Gebäude verwalten Archivierung Druck Unter- stützungs- prozesse Administration IT-Unterstützung Rechnungs- wesen Berichts- wesen Qualitäts- mgmt & Controlling CampusNet administrieren CampusNet betreiben

Soll-Prozessmodell Teilergebnis 1 Teilergebnis 2 Teilergebnis 3 Organisation Prozesslandkarte Prozessdesign Funktions- zuordnung Teilergebnis 1 Teilergebnis 2 Teilergebnis 3

Prozessmodellierung – Ergebnistypen für Prozesse Allgemeine Attribute: Name Identifier Version Beschreibung Bemerkungen (optional) Prozessverantwortlicher Grobdesign (Level 1) je Prozess: auslösende und resultierende Ereignisse Teilprozesse Prozess-Schnittstellen Attribute je Teilprozess (zusätzlich zu allgemeinen): Verfahrensanweisungen (optional) Toolanforderungen (optional) Management Modell (Level 0): Prozesse des Modells Verweise auf externe Prozesse Attribute je Prozess: Mission Ziele Erfolgsfaktoren Messkriterien Grundsätze Abgrenzung Feindesign (Level 2) je Teilprozess: auslösende und resultierende Ereignisse Aktivitäten ausführende Rollen Teilprozess-Schnittstellen Attribute je Aktivität (zusätzlich zu allgemeinen): Verfahrensanweisungen (optional) Toolanforderungen (optional)

Prozessmodellierung – Rollen führt aus Rolle 1 entscheidet Rolle 2 unterstützt Aktivität Rolle 3 ist informiert Rolle 4 berät Rolle 5