Einführung geschäftsbrief Alicia Bankhofer 11. Jänner 2017

Alicia Bankhofer

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briefE vs. E-Mails – wer gewinnt? Wie viele Briefe werden pro Tag versendet? Wie viele E-Mails werden pro Tag versendet? Täglich werden 191 Milliarden E-Mails weltweit versendet. Quelle: http://www.radicati.com/wp/wp-content/uploads/2013/04/Email-Statistics-Report-2013-2017-Executive-Summary.pdf Täglich werden 339 Milliarden Briefe weltweit versendet. Quelle: http://www.upu.int/en/resources/postal-statistics/2013-results.html Alicia Bankhofer

Bestandteile Absender Beförderungs- und sonstige Vermerke Empfänger Anschrift Bezugszeichen Betreffangabe Anrede Brieftext Briefschluss Quelle: DiGiusto, Elisabeth; Ernst, Walburg (2008): Praxishandbuch Geschäftskorrespondenz. Der österreichische Leitfaden für Briefe, Faxe, E-Mails und mehr. Wien: Austrian Standards plus Publishing. Alicia Bankhofer

Absender Beim Geschäftsbrief ist der Absender eine Firma oder eine Behörde. Absenderangaben befinden sich üblicherweise im Briefkopf (bis max. 4,5 cm gemessen vom oberen Blattrand) und zusätzlich im Informationskamm (Fußzeile). Bei Verwendung von Fensterkuverts kann die Absenderangabe bei 4,7 bis 5 cm (gemessen vom oberen Blattrand) in einem kleinen Schriftgrad wiederholt werden. Der Informationskamm enthält zusätzliche Angaben wie Firmenbuch-Nummer, DVR-Nummer, UID-Nummer oder den zuständigen Handelsgericht. Alicia Bankhofer

Beförderungs- und sonstige Vermerke Position: ca. 5,5 cm vom oberen Blattrand entfernt, zwei Zeilen über den Empfängeranschrift, danach folgt eine Leerzeile. Bei mehr als einem Vermerk werden Gedankenstriche als Trennzeichen verwendet. Beispiele: Priority – Eilbrief Per Fax – Nr. 01 408 31 10-3460 Alicia Bankhofer

Empfänger Beginnt in einem Bereich von 5,5 cm bis 6,5 cm und endet bei max. 8,5 cm, gemessen vom oberen Blattrand. Kann Firmenbezeichnung, Branchenbezeichnung, Abteilung oder weitere Zusätze enthalten. Firma Paul ANTON Frau Bürgermeisterin Anna Czerny, MA Herr Professor Dr. Josef Gelbmann Magister-, Diplom-, Doktorgrade und Standesbezeichnungen stehen abgekürzt vor dem Vornamen. Bachelor-, Mastergrade, PhD stehen abgekürzt nach dem Vornamen, getrennt durch ein Komma. Alicia Bankhofer

Anschrift Bei Straßennamen ist der 1. Teil das Bestimmungswort (Wien, Wiener, Mariahilfer), der zweite Teil das Grundwort (Straße, Gasse, Platz). Hausnummer werden neben der Straßen- oder Ortsbezeichnung angeführt z. B. …straße 3-5 oder Glinzendorf 15. Zusammenschreibung wenn der erste Teil nicht gebeugt ist z. B. Bergstraße, Seeweg oder Ungargasse. Völker- oder Geschlechternamen z. B. Habsburgergasse, Römergasse Getrenntschreibung wenn der erste Teil gebeugt ist (-e, -er, -isch) z. B. Lange Gasse, Alter Markt, Untere Donaustraße mehrteilige Namen z. B. Auf der Haide, Am Graben, In der Au Schreibung mit Bindestrichen Wenn der erste Teil ein mehrteiliger Personenname ist z. B. Maria-Theresien-Straße, Franz-Josefs-Kai Der Bestimmungsort im Ausland wird groß geschrieben (sprachlich angepasst) z. B. 1070 LISBOA, PORTUGAL Alicia Bankhofer

Bezugszeichen Der Bezugszeichenblock befindet sich auf der rechten Seite. Die Leitwörter stehen linksbündig, zwischen 9,5 und 10,5 cm, gefolgt von einem Doppelpunkt. Die Angaben beginnen zwischen 12 und 12,5 cm. Zu beachten ist die richtige Schreibweise vom Datum, von der Telefonnummer, sowie die Reihenfolge der Leitwörter. Alicia Bankhofer

Betreffangabe Die Betreffangabe beginnt etwas 11 cm vom oberen Blattrand entfernt, gefolgt von zwei Leerzeilen. Das Wort „Betreff“ ist nicht nötig. Es wird nicht unterstrichen sondern durch Fettschrift hervorgehoben. Alicia Bankhofer

Anrede Wenn der Empfänger/die Empfängerin namentlich bekannt ist, soll die Briefanrede aus „Sehr geehrter Herr …“ oder „Sehr geehrte Frau …“ und Titeln, akademischen Grade und Funktionsbezeichnungen beinhalten. Bei mehreren Titeln/akademischen Graden soll nur der ranghöchste genannt werden. Nachgestellte akad. Grade werden nicht in der Briefanrede nicht angegeben. Die Anrede schließt mit Rufzeichen oder Beistrich ab (bei Verwendung des Beistrichs klein weiterschreiben). Sehr geehrte Frau Mag. Maier, Sehr geehrte Frau Direktorin, Sehr geehrter Herr Dr. Heinz, Sehr geehrter Herr Vorstandsvorsitzender! Sehr geehrter Herr Stadtrat! Alicia Bankhofer

Brieftext Der Brieftext soll verständlich und übersichtlich sein. Die Schriftgröße soll nicht zu klein und nicht zu groß sein. Zur besseren Lesbarkeit soll der Text linksbündig, in Absätze gegliedert werden, die mit Leerzeilen voneinander zu trennen sind. Alicia Bankhofer

Briefschluss Der Briefschluss besteht aus: Grußformel (immer ausgeschrieben und nicht abgekürzt) Evtl. Firmenwortlaut des Absenders Wiederholung der/des Unterschreibenden (Vor- und Familienname) und Funktionsbezeichnung Evtl. Beilagenvermerk (gibt an, welche zusätzliche Schriftstücke noch im Kuvert zu finden sind Evtl. Verteilervermerk (gibt an, welche Personen eine Kopie erhalten) Der Briefschluss kann linksbündig, zentriert oder rechtsbündig sein. Alicia Bankhofer