Verwaltungen zukunftsfähig machen von Univ. Prof. Dr. Hermann Hill, Speyer

Herausforderungen (Intelligentes Sparen, Führen mit Doppik) - Haushaltsmanagement (Intelligentes Sparen, Führen mit Doppik) - Demografischer Wandel (Innerhalb der Verwaltungen, Gestaltung des äußeren Verwaltungsraums) - Pro-aktiver Aufbau von Kapazitäten (Terrorismus, Naturkatastrophen, Gesundheitsrisiken) - Verwaltungs-Konzentration (Produktions Center, Service Center, Call Center) - Effektuierung und Produktivitätssteigerung, Bürokratieabbau - Veränderung der Arbeitsweise und Bürgerkommunikation in der technikbasierten Wissensgesellschaft (Virtuelle Verwaltung, Web 2.0)

Verwaltung im Übergang Vorhersehbar Compliance Rechtstaat Gleichheit due process Performance Ergebnisse Effektivität Qualität Nicht vorhersehbar Emergence Dynamische Systeme Vernetztes Wissen Pro-aktive Interventionen Resilience Risikomanagement Anpassungsfähigkeit Innovationsfähigkeit Bourgon 2009

Verwaltungs-Design der Zukunft Ressourcen-nutzung Innovation Qualität Exzellenz Bürokratieabbau Unsicherheit, Risiko

Intelligentes Sparen Reduktion von Ausgaben Management- Rendite Erschließung von Einnahmen Aktivierung von Potentialen Aufgabenkritik Konnexität Bürokratieabbau - Privatisierung - Partnerschaften - bürgerschaftliche Selbsterfüllung - Budgetierung - Controlling - KLR - Leistungs- vergleiche BPR Risikomanag. - Verkauf - Abgaben - Ressourcen- nutzung - Insourcing - Sponsoring, Fundraising - Wirtschafts- förderung - Wohnungs- politik - Arbeitsmarkt- politik - nachhaltige Entwicklung Hill 1998, 2003

Intelligentes Sparen II Integrierte Entwicklungs- und Finanzpolitik (bei allen Entscheidungen finanz. Voraussetzungen/ Auswirkungen von vorneherein miteinbeziehen) Intelligentes Sparen I Differenzieren Kombinieren Priorisieren statt Rasenmäher

Führen mit Doppik Ressourceneinsatz, Werteverbrauch Wertschöpfung Vermögenssituation Langfristige Auswirkungen von Vermögensentscheidungen Lagebericht/Risikomanagement Konzernbilanz

Bürokratieabbau Informationspflichten (SKM) Regulierungsfolgekosten Standardbefreiung Einheitl. Ansprechpartner Verfahrensvereinfachungen Vollzugserleichterungen - Selbstregulierung

Age of Turbulence 11. September 2001/Terrorismus Finanz- und Wirtschaftskrise, Bankenkrise, Autokrise, Griechenland Umwelt- und Naturkatastrophen Gesundheits- und Lebensmittelskandale Demokratie, Integration IT-Sicherheit

Umgang mit Unsicherheit Abweichungen, Sollbruchstellen, kritische Ereignisse Perspektivenwechsel Aufsplittung, dezentrale Besonderheiten Überprüfung eigener Annahmen und Erwartungen Lernen aus Fehlern Kontextveränderungen, emergente Muster Ungeschriebene Gesetze Regelmäßige Verläufe Alternative Szenarien

Risikomanagement-Kreislauf Strategie Risikopolitische Grundsätze Risikoüberwachung Frühwarnsystem Lfd. Überwachung Anpass. des Systems Risikoanalyse Identifikation Bewertung Risikosteuerung - vermeiden,vermindern - überwälzen - akzeptieren

Vorteile von Risikomanagement Bessere Zielerreichung (Steuerung und Kontrolle) Bessere Entscheidungsfindung Erweiterung des Aufmerksamkeitsraumes Bewusster Umgang mit Risiken Angemessene Abwägung zwischen Risiken und Chancen Chance für Innovationen Transparenz der Geschäftsführung

Gefahren von Risikomanagement Risikoaversion (eigene Schwächen) Risk overload (zu viele Einzelheiten, keine Priorisierung) Mangelnde Strategische Orientierung (fachbezogen, vergangenheitsorientiert,Tunnelblick) Mangelnde Differenzierung (Abstraktion, Saldierung, Abhaken) Mangelnde Objektivierung (Subjektive bzw. Binnenperspektive) Mangelnde Strukturierung (Verantwortung, Prozesse, Schulung)

Risikomanagement - Handlungsempfehlungen für Führungskräfte - Eigenes Urteil bilden, ethische Grundsätze durchsetzen Verantwortung und Haftung zusammenführen Klare Risikopolitik kommunizieren Grundsätze bei Rekrutierung und Qualifikation beachten Wahrnehmungs- und Selbsteinschätzungsfähigkeit fördern Aus Erfahrungen und Fehlern lernen Vertrauen jeden Tag neu verdienen Versprechen einhalten, Vorbild geben. Brüesch, 2010

Hindernisse für Innovationsmanagement Kurzfristige Erfolge, politische Profilierung Segmentierung, Ressortprinzip Mangelnde Anreize, Wettbewerb Verwaltungskultur, Veränderungsfähigkeit Verhältnis zu externen Beratern Ökonomische vs. staatspolitische Rationalität Schliesky/Schulz, 2010

Staatliches Innovationsmanagement - Erfolgsbausteine - Zeitfenster (Innovationsdruck, Anreize, Wettbewerb, Aufbruchstimmung) Leadership (Sinnstiftung, Unterstützung, Institutionalisierung) Organisation (Audit, Projektmanagement, Koalitionen) Prozess (Outcome Mapping, Evaluationen, Lernprozesse) Kommunikation, Kultur (Offenheit, Achtsamkeit, Flexibilität, Risikobereitschaft) Nutzen, Übertragbarkeit (Reform-Rendite, Transferstärke)

Traditionelle Qualitätsmanagement-Systeme - Probleme und Risiken - Kodifikation, Festschreibung Vereinfachung Vergangenheitsorientierung Schematismus Fehllenkung

Traditionelle Qualitätsmanagement-Systeme – Fallen und Illusionen - Steuerungs-Illusion Rationalitäts- Illusion Vollständigkeits-Illusion Sicherheits-Illusion Anreiz- und Motivations-Illusion

Qualitätsmanagement (neu) Kreatives Vorausdenken, zukunftsgerichteter Entwurf Orientierung an Aufmerksamkeitsfeldern Nutzung des Wissens und der Kompetenzen aller Beteiligten Prozessorientierte und dialogische Weiterentwicklung Hill, 2008, 2010

Zukunftsfähige Verwaltungen Verwaltungen der Zukunft benötigen eine Kultur der Wachsamkeit, der Geistesgegenwart, der Sorgfalt und der pro-aktiven dynamischen Verantwortung Hill 2011

Intelligenter arbeiten Achtsamer werden (schwache Signale, Zwischentöne erkennen) Besser auswerten (Relevanz, Zusammenhänge erkennen) Besser abschätzen, vorausschauen (Risikomanagement, Folgenabschätzung) Besser entscheiden (Alternativen, Evaluation) Besser zusammenarbeiten (Plattformen, Communities)

Agile Organisation Eine Agile Organisation nimmt Chancen und Risiken wahr, priorisiert ihre potenziellen Antworten und handelt entsprechend effizient und effektiv. McCanley in Swensson, Mastering the Unpredictable, 2010

Governance-Muster Scientific Management Adaptive Governance Stabile Beziehungen Evolvierende, kontextabhängige Beziehungen Unzweideutiges Wissen Kontingentes, unvollständiges Wissen Feste Einzelziele Viele, veränderliche Ziele Standardisierte Planungsprozesse Einbeziehung Externer und lokalen Wissens, Monitoring, Evaluation Bürokratien vollziehen Regeln Community-basierte Initiativen Brunner/Steelman, 2005

AdaptionsgeleiteteVerwaltungstätigkeit (Anpassung an den Klimawandel) Bewusstseinsbildung Wissensgenerierung Ungewissheitsbewertung Zukunftsfähigkeit (Folgenorientierung, Alternativen- und Verträglichkeitsprüfungen) Flexibilität (in Inhalt und Verfahren – Optionen, Schrittfolgen) Kment, 2010

Die Kraft der Alternative Entwicklungsziele (z. B. Service Level statt Standards) Alternativen der Zielverwirklichung, Innovative Verwirklichungsmodi Flexible, abgestufte Konzepte Kooperation mit Betroffenen bei Konzeption, Umsetzung und Rechenschaftslegung

Aktive Gestaltung des Organisationsauftrags Zielklärung, Profilbildung Ressourcenbewusstsein, Nachhaltigkeit Akteurseinbeziehung und –mobilisierung Aufmerksamkeitsstrukturen Handlungsoptionen, Prozessgestaltung - Evaluations- und Lernkultur

Verwaltungsmodernisierung als Mobilisierung Neubelebung des Organisationsauftrags Setzen von Leistungs- und Wirkungszielen Achtsames Risiko- und Chancenmanagement Kreatives Qualitäts- und Servicemanagement Prozessflexibiliserung und adaptive Prozessentwicklung Aktuelle Information über Zielerreichung und Feedback Kommunikation in sozialen Netzwerken und Plattformen - Mobilität in/zwischen Organisationen

Territorial fokussierte Verwaltung überholt! Die Verwaltung braucht kein Rathaus (aber die Politik) Verwaltung muss nicht mehr gebietlich organisiert werden (aber Präsenz vor Ort) Keine Scheu vor Industrialisierung (Produktion von Massenleistungen in „Fabrik”) Verwaltung durch Call Center oder Mobilen Bürgerservice (Verbund der Wissensmanagement-Systeme) Staat muss sich synchronisieren (Kooperationen zum Nutzen der Kunden) Kammer, 2011

Industrialisierte Kommunalverwaltung 95 % aller Aufgaben einer Kommune sind staatliche Pflichtaufgaben Standardisierung und Optimierung der Prozesse Auslagerung oder Kooperation Innerhalb eines Landes: Gesellschaft oder Anstalt für kommunale Aufgaben („Kommunaldirektion“) Grömig, DST 2004, 2011

Kooperation statt Fusion -Interkommunale Zusammenarbeit – (Illingen, Merchweiler,Schiffweiler, Tholey) Aktives kommunales Gebäudemanagement Aktives kommunales Schuldenmanagement Interkommunales Forderungsmanagement Kommunaler Ordnungsdienst Digitale Aktenführung Einkaufs- und Fuhrparkmanagement in Bauhöfen Flussgebietsmanagement König 2010

Selbstverwaltung neu denken Überlagerung bestehender Strukturen durch neue Formen - Politischer Willensbildung, Programmsetzung, Evaluation - Bestellung, Einkauf, Vergabe - Zentrale Leistungserstellung - Dezentrale Leistungserbringung - Administrativer Kontakt/Anlaufstelle Zivilgesellsch. Initiativen (Meldungen, Bewertungen) Auseinanderfallen der Funktionen Zurechnung, Verantwortung, Legitimation Organisations-, und Kommunikationsplattformen

Plattformen Das Sprachbild „Plattform“ löst sich von klassischen Transportmetaphern der medialen Vermittlung. Es impliziert, dass ein Angebot bereitgestellt wird, seine Produktion und Nutzung jedoch in völlig unterschiedlichen Zusammenhängen erfolgen kann. Bleicher, 2010

Gemeinde als Organisationsplattform Politik und Demokratie (Bürgerhaushalte, Demokratieberater, Convenor) Infrastruktur und Wirtschaft (Rekommunalisierung, „Gute Geschäfte″, Gemeinschaftseinrichtungen) Sozialer Nahraum (Integration, Kinder, Familie, Berufseinstieg) Energie und Umwelt (energieeffiziente Stadt) Bildung und Chancen (Lernangebote, e-Daseinsvorsorge) Identität und Kultur (Weihnachtsmarkt)

Gemeinde als Kommunikationsplattform Portale („Amt 24”), Call Center (D 115) Audiovisuelle Bürgerterminals („Sachsen-Kiosk″) Mobile Angebote (Bürgerbus) Verwaltung auf App-Ruf, Identitätsmanagement Bürgermitverwaltung (Unortkataster) Geo-basierte Hilfsdienste (Handy-Ortung), Seniorenbetreuung Stadtwikis Öffentliche Daten, Demokratische Marktplätze Bürger-Bürger-Kommunikation (über öffentliche Angelegenheiten) Organisation zivilgesellschaftlichen Handelns