Verwaltungsleiter/innen-Tagung am 28. und 29. März 2006 in Schmöckwitz 1 IT-Anwendungen im Prüfungsservice Informationen über: 1.Stand der Online-Prüfungsanmeldung mit HU-QIS 2.erste Vorstellungen zum elektronischen Lehrveranstaltungssystem (Elves) CMS/Doris Natusch

Verwaltungsleiter/innen-Tagung am 28. und 29. März 2006 in Schmöckwitz 2 Thema 1: Stand HU-QIS Stand der Einführung der Online-Prüfungsanmeldung Zusammenfassung der Fakultätseinschätzungen nächste Schritte

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4 erstes Fazit integratives Projekt (Organisation und IT) Akzeptanz ist insgesamt hoch, wichtiger Faktor: Information! unterschiedlicher Einführungsstand in den Fakultäten: fortgeschritten:WiWi, Jur. Fak., LGF, Phil.-Fak. II, Math.-Nat. II am Anfang:Math.-Nat. I, Phil.-Fak. I und III abwartend: Theologie, Phil.-Fak. IV noch organisatorische Vorbehalte gegenüber dem Einsatz der Prüferfunktion Einführung von HISPOS (als Voraussetzung für QIS- Funktionen) muss mit hoher Priorität fortgesetzt werden!

Verwaltungsleiter/innen-Tagung am 28. und 29. März 2006 in Schmöckwitz 5 Fakten und Zahlen 26HISPOS-Arbeitsplätze in den Prüfungsbüros 61 Prüfungsordnungen bis WS 2005 in HISPOS abgebildet 5000Briefe an Studierende verschickt 3%Rückläufer (nicht zustellbar) 3867Prüfungsanmeldungen insgesamt 1646elektronische Prüfungsanmeldungen (=42%)

Verwaltungsleiter/innen-Tagung am 28. und 29. März 2006 in Schmöckwitz 6 Stand der Einführung: Übersichten/Zahlen zum Anmeldeverhalten Grafik Stand pro Fakultät

Verwaltungsleiter/innen-Tagung am 28. und 29. März 2006 in Schmöckwitz 7 Stand der Einführung: Rückfragen/Mails

Verwaltungsleiter/innen-Tagung am 28. und 29. März 2006 in Schmöckwitz 8 Zusammenfassung der Fakultätseinschätzungen Frage 1:Wie schätzen Sie insgesamt die Prüfungsanmeldung per HU-QIS ein? Frage 2:Welche hauptsächlichen Probleme haben Sie festgestellt? Frage 3:Welche konkreten Vorschläge zur Verbesserung können Sie machen?

Verwaltungsleiter/innen-Tagung am 28. und 29. März 2006 in Schmöckwitz 9 Wie schätzen Sie insgesamt die Prüfungsanmeldung per HU-QIS ein? positiv, Arbeitserleichterung, wenn Kinderkrankheiten beseitigt wenn frühzeitig informiert (Flyer, KVV, Einführungsveranstaltungen) reibungsloser Ablauf gewisser Bedarf an Rückversicherung bei Stud. kurzfristig erhöhter Arbeitsaufwand für Schulung, Testarbeiten, Kontrolle des Verfahrens Akzeptanz bei Erstsemestern am größten

Verwaltungsleiter/innen-Tagung am 28. und 29. März 2006 in Schmöckwitz 10 Welche hauptsächlichen Probleme haben Sie festgestellt? (1) CMS-Account –PIN, Passwortablauf, Dauer der Freischaltung, Verwirrung durch verschiedene Accounts TAN-Listen –Falsche Adresse, verlorene Listen, Neubeantragung allgemeine Informationen zu QIS fehlen Verweigerung der Teilnahme –Schriftlich ist sicherer, zu umständlich, Berührungsängste Startschwierigkeiten QIS –Systemprobleme, Softwarefehler

Verwaltungsleiter/innen-Tagung am 28. und 29. März 2006 in Schmöckwitz 11 Welche hauptsächlichen Probleme haben Sie festgestellt? (2) Unkenntnis der organisatorischen Details –Termine, welche Module werden angeboten,... Fehler bei der Moduleingabe –Abhängigkeiten werden bei QIS nicht angezeigt fehlerhafte Studierendendaten –Prüfungsversion (pversion) Erfassung der Zulassungsvoraussetzungen –gar nicht bzw. zu spät erfasst Zusammenspiel der Beteiligten –wer trägt was wann ein?

Verwaltungsleiter/innen-Tagung am 28. und 29. März 2006 in Schmöckwitz 12 Welche konkreten Vorschläge zur Verbesserung können Sie machen? mehr Informationen über HU-QIS und HU-Account an die Studierenden und Lehrenden künftig Online-Anmeldung zur Pflicht erklären Checkliste über gesamten Anmeldezeitraum (Aufgaben, Verantwortlichkeiten) QIS-Flyer überarbeiten (mehr Infos zu Account und Anmeldeprozedur) Schulungen zu POS/QIS fortsetzen verschlüsselten Mailverkehr einführen, da Umgang mit Personendaten

Verwaltungsleiter/innen-Tagung am 28. und 29. März 2006 in Schmöckwitz 13 Nächste Schritte mit HU-QIS Prüferfunktion (bisher nur 3 Tester) Vereinfachung Beantragung/Verlängerung Account QIS-Organisation verbessern (Checkliste, Information, Schulungen) QIS – Verbesserungen einarbeiten Evaluation unter Studierenden Fortsetzung HISPOS-Einführung und damit weitere Online-Prüfungsanmeldung mit HU-QIS Online-Bewerbung ab WS2006 Möglichkeit der Online-Adressenänderungen anbieten

Verwaltungsleiter/innen-Tagung am 28. und 29. März 2006 in Schmöckwitz 14 Thema 2: elektronisches Lehrveranstaltungssystem (Elves) Bedarf Stand Anforderungen Vorgehensweise

Verwaltungsleiter/innen-Tagung am 28. und 29. März 2006 in Schmöckwitz 15 Bedarf durch Umstellung auf Bachelor/Master erhöhter Organisationsaufwand für Studierende und Lehrende Ansteigen der Zahl der Veranstaltungen, für die Belegungsnachweise und Prüfungsleistungen erbracht werden müssen durch parallele Veranstaltungen komplizierte Belegungsplanung Prüfungsleistungen mit einer Vielzahl von Teilleistungen Fazit:bessere (IT-)Unterstützung für Studierende und Lehrende erforderlich

Verwaltungsleiter/innen-Tagung am 28. und 29. März 2006 in Schmöckwitz 16 jetziger Stand Veranstaltungen: Kursmanagementsystem Moodle Studienorganisation mit Goya elektronischer Studienführer (VLV/KVV) Anmeldesysteme (u. a. Career Center, HS-Sport, Sprachenzentrum) Veranstaltungsdatenbank Studium: Zulassung/Bewerbung/Studium/Prüfungsverwaltung (HIS-Module ZUL, SOS, POS, QIS) Personen: Zentrales Informationssystem (ZIS), HIS-Modul SVA Räume und Gebäude: Gebäudemanagementsystem Einrichtungen: Abbildung der HU-Struktur durch Organisationskennzahlen (OKZ)

Verwaltungsleiter/innen-Tagung am 28. und 29. März 2006 in Schmöckwitz 17 Anforderungen einheitliches elektronisches Web-basiertes Vorlesungsverzeichnis überschneidungsfreier Stundenplan für Studierende elektronische Anmeldung zu Lehrveranstaltungen und Prüfungen Herstellen von Teilnehmerlisten, Erfassung von Prüfungsleistungen durch Lehrende Einbindung der bereits vorhandenen Lernmanagementsysteme Schnittstellen zu den Raum- und Personalmanagementsystemen Ziel: Aufbau eines eService Portals für Studierende und Lehrende

Verwaltungsleiter/innen-Tagung am 28. und 29. März 2006 in Schmöckwitz 18 Vision vom Elves-Portal

Verwaltungsleiter/innen-Tagung am 28. und 29. März 2006 in Schmöckwitz 19 Vorgehensweise 1.Erproben einzelner Komponenten (elektronisches Vorlesungsverzeichnis) von HISLSF in 2 Bereichen (Sowi, Juristen) 2.Gründen einer AG unter Federführung VPSI 3.Erarbeiten eines Konzeptes zur Einführung eines elektronischen Lehrveranstaltungssystems (Elves) bis zum Sommer 06 4.Umsetzen des Konzeptes ab Herbst 06