BASIS - Balanced Scorecards and Strategic Management Information Systems for Public Administrations Björn Niehaves European Research Center for Information Systems (ERCIS) Department of Information Systems University of Münster, Germany

European Research Center for Information Systems (ERCIS)

Management Information in Public Administrations “… financial pressure … cost cutting … performance gaps … “ Accounting-driven modernization approaches (NKF, Doppik, “Produkthaushalte” etc.) Obligatory (!) implementation of data collection systems for supporting strategic management efforts Data exploitation?

BASIS – Project Outline Case Study Setting Public Administration in Germany About 300 employees Task: Concept Development … BSC approach specific for Public Administrations “Customizing” for this Public Administration … and Organizational and Technical Implementation Open Source Product: BASIS

Balanced Scorecards Aims The BSC Process aims at Operationalizing the cooperate strategy Connecting goals and actions Taking into account a variety of stakeholder perspectives ( “balanced” scorecard) Taking into account a variety of goal and measure types (e.g., qualitative and quantitative  “balanced” scorecard) Providing a continuous monitoring and controlling instrument …

Balanced Scorecards – The Traditional Approach Identification of Stakeholder Perspectives (Traditional)

Balanced Scorecards – Stakeholder Identification Identification of Stakeholder Perspectives

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Balanced Scorecards Vision „Vision der Stadt und Stadtverwaltung X Die Stadt X ist bürger- und unternehmensfreundlichster Standort in der Region. Als junge, dynamische und integrative Stadt kann sie diesen Status behaupten und besitzt dadurch ausreichend Flexibilität, um sich fortlaufend und nachhaltig demografischen und wirtschaftlichen Änderungen anzupassen. Um dies zu gewährleisten erbringt X ein hohes Maß an freiwilligen Leistungen für BürgerInnen und Unternehmen und stärkt dabei insbesondere den Dienstleistungssektor. Gleichzeitig fördert die Stadtverwaltung X aktiv das Engagement und die Eigenverantwortung von BürgerInnen und Unternehmen. Durch Koope-rationen in Netzwerken, bestehend aus Unternehmen, Verbänden, Ver-waltung, Politik und BürgerInnen wird die Stadt gemeinsam gestaltet. Die Stadtverwaltung X sieht sich selbst und wird von Interessensgruppen als bürgerfreundlicher und kundenorientierter Gewährleister gesehen, der die zur Verfügung stehenden Ressourcen wirtschaftlich zielgerichtet einsetzt und so auch langfristig Gestaltungsspielräume zur Sicherung des Gemeinwohls eröffnet.“

Balanced Scorecards – Strategic Goals Document Analysis

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Balanced Scorecards – Goal Landscapes What? Who?

Balanced Scorecards – Goal Selection

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BASIS - Software Open Source Software Version on request www.basis-online.de Detailed description Online demo version (name: “Admin”, password: “Passwd”) (German or English, case data in German)

Project Management Project Controlling

Results & Further Research Guideline (see Hevner et al. 2004) Short Description Problem High demands to strategic management in public administrations (NKF, cost pressure etc.). BSC implementation approaches infrequently domain-specific. Little or cost intensive software support. Contribution Combining MIS and project management Domain-specific adaptation of BSC approach Method Conceptual design and implementation Case study implementation IT Artifact BASIS – Software for BSC-MIS and Project Management Further research Further case study implementations Cross-domain application Software maturization

Q & A

Contact Björn Niehaves, Dipl.-Kfm., M.A. European Research Center for Information Systems University of Münster Leonardo-Campus 3 Tel. +492518338087 bjoern.niehaves@ercis.de