Bürofachkraft im medizinischen Bereich BÜROORGANISATION Organisationsassistenz im medizinischen Bereich Finanzierung Bürofachkraft im medizinischen Bereich BÜROORGANISATION Gabriele Schilling Mag. Simone Pintarics 1

Lernziele: Eingangspost fachlich korrekt bearbeiten können Ausgangspost fachlich korrekt bearbeiten können Richtig adressieren können Den Wert von Dokumenten erkennen und das Wissen über Aufbewahrungspflichten Kenntnisse über die Möglichkeiten von Hilfsmitteln zur Organisation von Unterlagen Kenntnisse über das Terminmanagement Seine Zeit bewusst managen können

Aufgaben und Kompetenzen Organisationsassistenz im medizinischen Bereich Finanzierung Aufgaben und Kompetenzen z. B: Buchhaltung Anatomie, MS Office, Deutsch …. z. B: Problemlösungs- methoden Selbstmanagement … Fach- kompetenz Methoden- kompetenz Sozial- kompetenz z. B: mit anderen gut zusammenarbeiten können …. Handlungs- kompetenz Mag. Simone Pintarics

Aufgaben und Kompetenzen Organisationsassistenz im medizinischen Bereich Finanzierung Aufgaben und Kompetenzen Welche Fähigkeiten und Kenntnisse benötigt eine Bürofachkraft im medizinischen Bereich? Welche Eigenschaften sind von Vorteil? Mag. Simone Pintarics

Posteingang

Posteingang - Ablauf

Posteingang - Übernahme Poststücke Übernahme Briefe, Sendungen etc. Postkasten oder Empfänger ist jede erwachsene Person, die an der Abgabestelle anwesend ist Eingeschriebene Briefe Unterschrift (elektronisch) Pakete Unterschrift (elektronisch) Rückscheinbrief Unterschrift (auf Rückschein, geht an RSb (Amt oder Behörde) Absender zurück) Wertbrief bis 1500 € Unterschrift Wertbrief ab 1500 € Unterschrift Empfänger persönlich Eigenhändig Unterschrift Empfänger persönlich Rsa (Amt oder Behörde) (auf Rückschein, geht an Absender zurück) Nicht an Postbevollmächtigte Unterschrift nur Empfänger persönlich Postvollmacht

Posteingang - Postvollmacht Organisationsassistenz im medizinischen Bereich Finanzierung Posteingang - Postvollmacht Sendungsarten können einzeln ausgewählt werden Max. fünf Personen gleichzeitig Gültigkeit zwei Jahre, erlischt durch schriftlichen vorzeitigen Widerruf oder bei Änderung Gilt nicht für bescheinigte Sendungen mit dem Vermerk "nicht an Postbevollmächtigte" Die Ausstellung ist kostenpflichtig Sie kann online oder bei einer Postfiliale beantragt werden Für die Identifikation muss sich der Vollmachtgeber nach der Registrierung einmal bei einer Postfiliale persönlich identifizieren (amtlicher Lichtbildausweis, Firmenbuchauszug etc.) oder über Handy-Signatur den Auftrag bestätigen Mag. Simone Pintarics

Posteingang - Postvollmacht Welche Schriftstücke darf eine Sekretärin nur mit einer Postvollmacht übernehmen? Was gilt für die Postvollmacht?

Posteingang - weitere Postübernahmemöglichkeiten Ersatzzustellung Postfach Urlaubsfach

Was sind die Vorteile von digitaler Archivierung? Posteingangssystem Was sind die Vorteile von digitaler Archivierung? Wie ist der Posteingang in Ihrem Unternehmen organisiert?

Posteingang - Öffnen Elektrischer Brieföffner Briefmesser

Posteingang - Öffnen Die Regeln für das Öffnen der Post lassen sich vom Grundrecht des Briefgeheimnisses und von der Empfängerinformation in der Postordnung ableiten: "Empfänger einer Postsendung ist die in der Anschrift angegebene Person". Welche Schriftstücke dürfen Sie öffnen?

Posteingang - Entnehmen – Kontrollieren Was wird kontrolliert? Was ist zu tun, bei Fehlern wie z.B. Irrläufer Persönlicher Brief wurde geöffnet Angeführte Beilagen fehlen oder Beilagen sind falsch Fax ist unleserlich E-Mail-Attachement kann nicht geöffnet werden E-Mail wird irrtümlich gelöscht

Posteingang - Stempeln - Posteingangsbuch Wie schaut ein Eingangsstempel aus? Was wird gestempelt? Das Führen eines Posteingangsbuches bewährt sich! Warum und für welche Poststücke?

Posteingang - Chefentlastung Wie können Sie Ihren Chef entlasten?

Postausgang

Postausgang Kontrollieren Zusammentragen Falten, kuvertieren und schließen

Postausgang – Wiegen und Frankieren Das Frankieren kann erfolgen durch: das Aufkleben von Briefmarken den Einsatz von Frankiermaschinen Briefsendungen können anstelle von Postmarken oder Freistempelabdrucken auch den von der Post vorgegebenen Bar-Freimachungsvermerk, wenn gleichzeitig mindestens 20 solcher Briefsendungen derselben Sendungsart aufgegeben werden.

Postausgang – Frankiermaschine Frankiermaschinen müssen gekauft und bei der Post angemeldet werden. Ab 30. Juni 2013 dürfen nur noch Frankiermaschinen mit integrierter Software verwendet werden. In Österreich gibt es vier Hersteller, deren Produkte von der österreichischen Post zugelassen sind.

Postausgang – Frankiermaschine Organisationsassistenz im medizinischen Bereich Finanzierung Postausgang – Frankiermaschine Was sind die Vorteile einer Frankiermaschine? Zahlt sich aus ab 10 bis 15 Briefen pro Tag Mag. Simone Pintarics

Postausgang - Arten der Postsendungen Organisationsassistenz im medizinischen Bereich Finanzierung Postausgang - Arten der Postsendungen Briefsendungen Briefe (national und international) Sendungen in Kartenform Klick-Brief Werbepost Sendungen mit Gefahrgutinhalt Zeitungen Pakete ... Klick-Brief: Am PC Brief geschriebenen Brief wird an die Post geschickt und dort ausgedruckt, kuvertiert, frankiert und verschickt. Mag. Simone Pintarics

Postausgang – Briefsendungen Briefe national und international Briefsendungen sind adressierte Sendungen von bis zu 2 kg Voraussetzung für Standardsendung: Max.: 162 x 235 mm mind.: 90 x 140 mm Höchstgewicht: 20 g (Standard-Brief) 50 g (Standard-Plus-Brief) Stärke: max. 5 mm maschinell bearbeitbare Sendungen maschinell lesbare Anschriften

Postausgang – Briefsendungen Organisationsassistenz im medizinischen Bereich Finanzierung Postausgang – Briefsendungen Internationale Briefe können „ECONOMY“, „PRIORITY“ und „EMS“ (Express Mail Service) verschickt werden. Wie verändern sich Laufzeiten und Kosten bei einem Brief 100 g in die USA? Wie können Briefe international verschickt werden? Mag. Simone Pintarics

Postausgang – Briefsendungen Organisationsassistenz im medizinischen Bereich Finanzierung Postausgang – Briefsendungen www.post.at - Tarifrechner Mag. Simone Pintarics

Postausgang – Briefsendungen Sendungen in Kartenform Klickbrief Info Werbepost Österreich: Info.Mail Sendungen an bestimmte Personen Info.Post Sendungen an einen Haushalt Info Post Select teiladressierte Sendungen (Zielgruppen) Kuvert für Prospekte International: Euro. Mail Euro.Post International Direct Mail

Postausgang – Postsendungen Organisationsassistenz im medizinischen Bereich Finanzierung Postausgang – Postsendungen Sendungen mit Gefahrgutinhalt Dazu zählen aus dem medizinischen Bereich: Patientenproben (z. B. Blut- und Gewebeproben) Biologische Produkte (z. B. Mikroorganismen, Impfstoffe) Ganze tote Tiere oder Teile davon Für diese Sendungen gelten spezielle Verpackungs- und Kennzeichnungsvorschriften. Frage neu: Mag. Simone Pintarics

Postausgang – Postsendungen Pakete Sind bescheinigte Sendungen, deren Gewicht 31,5 kg und eine gewisse Größe nicht überschreiten dürfen. Bescheinigt heißt, das Aufgabepostamt bestätigt die Annahme der Sendung und gibt an den Empfänger ebenfalls gegen Bestätigung ab. Pakete können international als „Standard“, „Schnell“ oder „EMS“ verschickt werden. Wie verändern sich Laufzeiten und Kosten bei einem Paket von 5 kg in die USA?

Postausgang – Postsendungen

Postausgang – Versandarten Standard Einschreiben Rückschein Eigenhändig Wertbrief

Richtig adressieren

Richtig Adressieren - Formatierungen der Empfängeranschrift Linksbündig Keine Leerzeilen Bestimmungsland nur bei Postsendungen ins AUSLAND Erlaubte Sonderzeichen . , “ - & / Keine Graphikelemente im Adressblock DVR-Nr. gehört nicht ins Anschriftsfeld Klare Schrift! Kein internationales Kennzeichen vor Postleitzahl

Richtig Adressieren - Empfängeranschrift Frau Mag. Berta Friedmann c/o Benuto GmbH Andreasplatz 12 A-1140 Wien X

Richtig Adressieren – Position der Anschrift www.post.at

Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement Warum ablegen? 1. Betriebliche Notwendigkeit • Gedächtnisstütze für interne Zwecke • Sicherung von Ansprüchen von außen • Abwehr unberechtigter Ansprüche nach außen • Dokumentation von Abläufen und Nachweis dessen, was getan wurde • Terminplanung: Was ist als nächstes zu tun? • usw.

Dokumentenmanagement Warum ablegen? 2. Gesetzliche Vorschriften • Buchungsbelege, Inventare, Bilanzen • Sozialversicherung, Personalakte • Bescheide, • Patientenakten usw.

Dokumentenmanagement – Wertigkeit des Schriftguts Kein Wert Prospekte, Werbebriefe, usw. Wegwerfen Tageswert unverlangte Anbote, Zeitungen, Telefonnotizen Bearbeitung, wo notwendig, alles was nicht mehr gebraucht wird in den Papierkorb

Dokumentenmanagement – Wertigkeit des Schriftguts Prüfwert Unterlagen mit zeitlich befristetem Wert: Preislisten, Anbote, Mahnungen, Einladungen, etc. Zwischenablage oder Wiedervorlage Papierkorb oder Geschäftsfall zuordnen Gesetzeswert Handelsbriefe, Rechnungen, Zahlungsbelege, Patientenakten Unterschiedlich lang nach Vorschrift Ablage Archiv (Papier- oder elektronische Ablage)

Dokumentenmanagement – Gesetzeswert Gesetzeswert: UGB: Buchhaltungsunterlagen, Inventare, Bilanzen sowie Belege für Buchungen (Rechnungen)  7 Jahre Unterlagen für Sozialversicherung (Belege für Personalverrechnung)  7 Jahre

Dokumentenmanagement - Gesetzeswert Patientenakte Ambulanter medizinische Bereich Aufbewahrungspflicht 10 Jahre Stationärer medizinische Bereich Aufbewahrungspflicht 30 Jahre Röntgenbilder, deren Beweiskraft nicht 30 Jahre hindurch gegeben ist -> mind. 10 Jahre

Dokumentenmanagement – Wertigkeit des Schriftguts Dokumentations- oder Dauerwert Unterlagen von langfristiger Bedeutung für das Unternehmen Dokumente, Verträge, Muster, Verfahren, Patente Ablage auf Zugriff oder im Archiv (Papier- oder elektronische Ablage)

Dokumentenmanagement – ABC-Regel Die Buchstaben werden von links nach rechts in alphabetischer Reihenfolge geordnet Umlaute werden dem Grundbuchstaben gleichgesetzt (ä = ae, ö = oe, ü = ue) ß wird wie ss behandelt SCH und ST können als selbständige Buchstaben behandelt werden  S – SCH – ST

Dokumentenmanagement – Ordnen von Namen Die Buchstaben werden von links nach rechts in alphabetischer Reihenfolge geordnet Umlaute werden dem Grundbuchstaben gleichgesetzt (ä = ae, ö = oe, ü = ue) ß wird wie ss behandelt SCH und ST können als selbständige Buchstaben behandelt werden  S – SCH – ST

Dokumentenmanagement – Ordnen von Namen Namen werden immer nach dem Familiennamen geordnet Bei gleichen Namen werden die Vornamen mit berücksichtigt Sollte dies nicht ausreichen, können noch andere Kriterien herangezogen werden Versicherungsnummer + Geburtsdatum Kundennummer Personalnummer Schülerstammnummer …..

Dokumentenmanagement – Ordnen von Namen Doppelnamen werden so behandelt, als wäre der Bindestrich nicht vorhanden Namensvorsätze wie z. B. „von“, „van“, „de“ oder „von der“ werden nicht berücksichtigt

Bürohilfsmittel

Bürohilfsmittel - Ablagekörbe Wofür sind Ablagekörbe gut geeignet? Was sind Vor- und Nachteile von Ablagekörben?

Bürohilfsmittel - Ablagefächer

Bürohilfsmittel - Stehsammler

Bürohilfsmittel - Ordnungsmappen

Bürohilfsmittel - Ordnungsmappen

Bürohilfsmittel - Pultordner

Bürohilfsmittel - Ordner

Bürohilfsmittel – Hängehefter und Hängemappen

Bürohilfsmittel – Hängehefter und Hängemappen

Diverse weitere Mappen und Hüllen Bürohilfsmittel Diverse weitere Mappen und Hüllen Klemmmappe Umschlagmappe Dreiflügelmappe Klarsichtfolien Ordo-Mappen etc.

terminmanagement

Terminmanagement – ALPEN Gutes Terminmanagement alle Faktoren des Zeitmanagements und der Arbeitstechnik berücksichtigen Terminplanung  Schlüssel zum Erfolg oder Misserfolg durch richtige Planung sich selbst und Vorgesetzte entlasten

Terminmanagement – ALPEN Aufschreiben L Länge der Aufgabe oder des Termins abschätzen P Pufferzeiten einplanen E Entscheiden nach Prioritäten (Eisenhower) N Nachkontrolle

Welche Termine kennen Sie? Terminmanagement Welche Termine kennen Sie?

Terminmanagement – Termine Termine haben ein Datum einen Anfang ein Ende einen Ort, an dem sie stattfinden ein Thema Teilnehmer

selbstmanagement

Selbstmanagement – Ziele Ziele von Selbstmanagement sind: bessere Organisation der eigenen Arbeit besseres Zeitmanagement weniger Aufwand für die Erledigung der Arbeiten bessere Ergebnisse und höhere Motivation weniger Hektik und Stress sowie weniger Fehler mehr Zeit für das Wesentliche höhere Arbeitszufriedenheit

Selbstmanagement – Pareto-Prinzip (80:20-Regel) Wie soll man nun aber ansetzen? Viele verbringen die meiste Zeit mit relativ unwichtigen Aufgaben statt sich auf wenige, aber lebenswichtige Aktivität zu konzentrieren Oft sind 20 % der strategisch richtig eingesetzten Zeit und Energie 80 % des Ergebnisses Zeit Ergebnisse

? !! Prioritäten setzen Eisenhower- Prinzip gering Wichtigkeit hoch B-Aufgaben planen und recht­zeitig terminieren A-Aufgaben sofort erledigen   C-Aufgaben delegieren reduzieren eliminieren ….  gering Dringlichkeit hoch ? !!

Selbstmanagement – Prioritäten setzen sowohl dringend als auch wichtig für die Erfüllung der ausgeübten Funktion von größtem Wert muss man sich selbst widmen und sofort in Angriff nehmen A-Aufgaben hohe Wichtigkeit, aber noch nicht dringlich können zunächst warten müssen aber geplant, d. h. terminiert werden Tätigkeiten rechtzeitig einplanen, dass sie nicht zu A-Aufgaben werden (Endtermin!) B-Aufgaben

Selbstmanagement - Prioritäten setzen KEINE hohe Wichtigkeit, aber dringend sollten soweit wie möglich delegiert, reduziert oder standardisiert werden C-Aufgaben sowohl von geringer Dringlichkeit als auch geringer Wichtigkeit Abstand nehmen Mut zum Papierkorb überlegen , was passiert schlimmstenfalls, wenn dies nicht erledigt wird D-Aufgaben

Selbstmanagement - Leistungskurve Jeder Mensch ist in seiner Leistungsfähigkeit während des ganzen Tages bestimmten Schwankungen unterworfen, die sich in einem natürlichen Rhythmus vollziehen und im Voraus absehen lassen. Es gibt zwar eine Reihe individueller Unterschiede, die durch Ernährungs­gewohn­heiten und andere persönliche Merkmale beeinflusst werden. Im berühmten Leistungstief sollten Sie nicht gegen Ihren biologischen Rhythmus arbeiten, sondern versuchen, zu entspannen und diese Phase für soziale Kontakte und Routinetätigkeiten (C-Aufgaben) nutzen.

Selbstmanagement - Planen Sie Pausen ein Zu langes, intensives Arbeiten macht sich nicht bezahlt, da Konzentration und Leis­tungsfähigkeit nachlassen und sich Fehler einschleichen. Betrachten Sie Pausen nicht als Zeit­verschwen­dung, sondern als erhol­sames Auf­tanken von Energie: Einschlägige medizinische Unter­suchungen haben ergeben, dass der beste Erholungswert nach etwa einer Stunde Arbeitszeit erzielt wird. Die Pause sollte nur bis zu 10 Minuten dauern, weil der optimale Effekt in den ersten 10 Minuten eintritt, danach jedoch eine sinkende Tendenz hat.