Freiwillige Feuerwehr der Stadt Perg MS Access - Schulung Autor: Wolfgang Aigner, HBM [wolfgang.aigner@direkt.at]

Relationales Datenmodell Access - Schulung Repräsentation der Daten: Tabelle Datensätze (Zeilen) Struktur (Spalten) Informationen + ihre Beziehungen untereinander = Relation Freiwillige Feuerwehr der Stadt Perg 31. 3. 2001

Was wollen wir tun? MS Access: Struktur definieren Tabellen Access - Schulung MS Access: Struktur definieren Tabellen Daten eingeben Formulare Daten abfragen Abfragen Berichte Daten ändern / löschen Makros / Skripts Daten ausgeben Freiwillige Feuerwehr der Stadt Perg 31. 3. 2001

Struktur Tabellen Formulare Berichte Abfragen Abfragen Access - Schulung Tabellen Formulare Berichte Abfragen Abfragen eingeben, anzeigen, ändern, löschen ausgeben Freiwillige Feuerwehr der Stadt Perg 31. 3. 2001

3-Ebenen-Modell Benutzer Ebene logische Ebene interne Ebene Formular 1 Access - Schulung Formular 1 Formular 2 Bericht A Formular 3 Bericht B Benutzer Ebene logische Ebene Abfrage 1 Abfrage 2 Abfrage 3 Abfrage 4 Abfrage 5 interne Ebene Tabelle 1 Tabelle 2 Tabelle A Tabelle B Access dBase Freiwillige Feuerwehr der Stadt Perg 31. 3. 2001

Abfragesprache Access - Schulung Standard Abfrage- / Definitions- und Manipulationssprache: SQL Structured Query Language SELECT Nachname, Vorname, Telefon FROM edvteam WHERE Nachname LIKE ´A*´ ORDER BY Nachname ASC; Beispiel: Die gute Nachricht: Für MS Access braucht man Access nicht zu beherrschen - die Programmierung erfolgt graphisch / mit Assistenten. Freiwillige Feuerwehr der Stadt Perg 31. 3. 2001

Dateiformat Endung: *.mdb ACHTUNG: Access - Schulung Endung: *.mdb ACHTUNG: Die Dateiformate von MS Access 97 und MS Access 2000 sind nicht kompatibel! Access 97 Datenbanken müssen vor der Verwendung mit Access 2000 konvertiert werden - können dann aber nicht mehr direkt mit Access 97 verwendet werden. Access 97 kann aber parallel zu Access 2000 installiert werden. Die in der Feuerwehr verwendeten Datenbanken sind unter MS Access 97 entwickelt worden. Freiwillige Feuerwehr der Stadt Perg 31. 3. 2001

Tabelle anlegen Festlegen der Spalten (Struktur) und deren Datentypen. Access - Schulung Festlegen der Spalten (Struktur) und deren Datentypen. Datentyp: gibt an, welche Werte eine Spalte annehmen kann TABELLEN  NEU  ENTWURFSANSICHT Primärschlüssel: Eindeutiges Kennzeichen für einen Datensatz Freiwillige Feuerwehr der Stadt Perg 31. 3. 2001

Abfrage erstellen Sortierung, berechnete Felder Access - Schulung PROJEKTION SELEKTION Sortierung, berechnete Felder ABFRAGEN  NEU  ENTWURFSANSICHT Freiwillige Feuerwehr der Stadt Perg 31. 3. 2001

Formular erstellen Eingabemaske für den Benutzer Access - Schulung Eingabemaske für den Benutzer FORMULARE  NEU  ENTWURFSANSICHT  Abfrage wählen oder FORMULARE  NEU  FORMULAR-ASSISTENT  Abfrage wählen Freiwillige Feuerwehr der Stadt Perg 31. 3. 2001

Bericht erstellen Ausgabe (auf dem Drucker) Access - Schulung Ausgabe (auf dem Drucker) BERICHTE  NEU  ENTWURFSANSICHT  Abfrage wählen oder BERICHTE  NEU  FORMULAR-ASSISTENT  Abfrage wählen Freiwillige Feuerwehr der Stadt Perg 31. 3. 2001

Erweiterte Aufgabe (1) Access - Schulung möchte zu jedem edv-team Mitglied dessen Aufgaben speichern - wie? Lösungsvorschlag 1: ? Lösungsvorschlag 2: ? Freiwillige Feuerwehr der Stadt Perg 31. 3. 2001

? Erweiterte Aufgabe (2) wie wärs mit einer zweiten Tabelle? Aufgaben: Access - Schulung wie wärs mit einer zweiten Tabelle? Aufgaben: Mitglieder: Primärschlüssel ? Fremdschlüssel Freiwillige Feuerwehr der Stadt Perg 31. 3. 2001

Beziehungen festlegen Access - Schulung EXTRAS  BEZIEHUNGEN ... referentielle Integrität Verknüpfungstyp Freiwillige Feuerwehr der Stadt Perg 31. 3. 2001

ER-Diagramm ER = Entity Relationship (Objekte und deren Beziehungen) Access - Schulung ER = Entity Relationship (Objekte und deren Beziehungen) Mitglied Aufgabe 1 0...n Beziehungstypen: 1 : 1 ... Ein Mitglied des edv-teams hat genau eine Aufgabe (+ eine Aufgabe wird von genau einem Mitglied übernommen) 1 : n ... Ein Mitglied des edv-teams hat mehrere Aufgaben (+ eine Aufgabe wird von genau einem Mitglied übernommen) m : n ... Ein Mitglied des edv-teams hat mehrere Aufgaben (+ eine Aufgabe kann von mehreren Mitgliedern übernommen werden) 0 ... Ein Mitglied muss keine Aufgabe übernehmen Freiwillige Feuerwehr der Stadt Perg 31. 3. 2001

m : n Beziehung (1) Access - Schulung Ein Mitglied des edv-teams kann mehrere Aufgaben übernehmen, eine Aufgabe kann aber auch von mehreren Mitgliedern bearbeitet werden. Können wir das mit unserem Modell darstellen ? Mitglieder: Aufgaben: ? Freiwillige Feuerwehr der Stadt Perg 31. 3. 2001

m : n Beziehung (2) Einfügen einer Verknüpfungstabelle: Aufgaben: Access - Schulung Einfügen einer Verknüpfungstabelle: Aufgaben: Mitglieder: Mitglied_Aufgabe: Freiwillige Feuerwehr der Stadt Perg 31. 3. 2001

Schlussbemerkung Access - Schulung Am wichtigsten ist es, sich vorher genau zu überlegen, was man überhaupt will: Welche Daten sollen gespeichert werden? Wie stehen diese Daten in Beziehung zueinander? Was will ich mit den gespeicherten Daten machen? Zu Beginn auf Papier planen und dann erst den Computer einschalten  das erspart viel Ärger - ich spreche aus eigener, leidvollen Erfahrung ;-) Freiwillige Feuerwehr der Stadt Perg 31. 3. 2001

[ the end ] Freiwillige Feuerwehr der Stadt Perg 31. 3. 2001