Modellvorhaben LandZukunft 2. Mitmach - Workshop Verwendungsnachweisführung und Sachbericht am 13.02.2014 in Prenzlau

Gliederung Einreichungsfristen Bestandteile Sachbericht Prüffähige Unterlagen Beleglisten, Belegführung Vor Ort Prüfungen Mitteilungspflichten

Gliederung 6. Vergabe von Aufträgen an Dritte Honorare Personal- und Sachkosten

Einreichungsfristen Die Verwendung der Fördermittel ist jährlich nachzuweisen. Zwischennachweis bei mehrjährigen Förderprojekten, innerhalb von 4 Monaten nach Ablauf des vorher gehenden Haushaltsjahres Verwendungsnachweis, spätestens mit Ablauf des 6. Monats nach Beendigung des Bewilligungszeitraums Sachberichte zum Fortgang des Projektes nach festgelegten Stichtagen (z. B. 31.12.)

2. Bestandteile Der jährliche Zwischennachweis und der Verwendungsnachweis umfassen folgende Unterlagen: Sachbericht/Ergebnisbericht mit Dokumentation über Zielerreichung und Wirtschaftlichkeit zahlenmäßiger Nachweis tabellarische Belegliste Der Nachweis muss alle mit dem Zuwendungszweck zusammenhängenden Einnahmen und Ausgaben enthalten und die zweckentsprechende, ordnungsgemäße, wirtschaftliche und sparsame Verwendung der Mittel nachweisen. Der Verwendungsnachweis dient dem Abgleich der Projektdurchführung mit der Planung.

3. Sachbericht Der ausführliche Sachbericht zum Projektverlauf stellt die wesentlichen Ansätze und Schwerpunkte des Projektes dar, trifft Aussagen zu Veränderungen und stellt die Gründe hierfür dar, beschreibt die Haupterkenntnisse, die sich im Rahmen der Umsetzung ergeben haben, trifft Aussagen zum Projektmanagement und zur Steuerung des Projektes, erläutert die Maßnahmen zur Öffentlichkeitsarbeit, nimmt Stellung zu den wichtigsten Positionen im zahlenmäßigen Nachweis, erläutert Änderungen mit Auswirkung auf Zielerreichung und Mittelverwendung,

3. Sachbericht gibt speziell bei Abweichung von spezifischen Auflagen Ursachen an, gibt Auskunft über ggf. erforderliche bzw. bereits realisierte Rückforderungen bei Zuwendungsweiterleitung enthält eine zusammenfassende Einschätzung und stellt die Aktivitäten zur Sicherung der Nachhaltigkeit dar. Der Sachbericht spiegelt neben den projektbezogenen Ausgaben auch die Systematik der Finanzierung der Projektausgaben wieder, hierzu zählen neben der Darstellung der Bundesmittel auch die Kofinanzierung und die Darstellung von Drittmitteln.

4. Prüffähige Unterlagen Der Nachweis der Aussagen ist mittels Rechnungs- und Ausgabebelegen zu führen, d.h. aus den Belegen muss erkennbar sein, wann, in welcher Höhe, an welchen Empfänger und zu welchem Zweck die Bundesmittel eingesetzt wurden. Belege zum Nachweis sind Original-Rechnungen mit Angabe Umsatzsteuer und dazu gehörige Original-Quittungen. Zur Projektbezogenheit von Ausgaben muss der tatsächliche Zahlungsfluss nachgewiesen werden. Der Zusammenhang zwischen Rechnungs- und Ausgabebeleg muss erkennbar sein. Jeder Beleg muss ein eindeutiges Zuordnungsmerkmal zum Projekt haben (vgl. Nr. 6.4 ANBest-P). Werden Ausgaben anteilig abgerechnet, muss der Kostenverteilungsschlüssel nachvollziehbar und erkennbar sein.

4.1. Beleglisten und Belegführung Gemäß Nr. 6.2.2 ANBest-P sind die Beleglisten chronologisch nach Einnahmen und Ausgaben zu führen. Folgende Beleginformationen sind anzugeben: Datum der Zahlung Beleg-Nr. Zahlungsempfänger Grund der Zahlung Betrag Auszahlungsnachweis zuzüglich: Zahlungsbegründenden Unterlagen (z. B. Rechnungen, Bewilligungsunterlagen, Reisekostenabrechnungen nach BRKG, Vergabevermerk über Auftragsvergaben

4.2. Vor-Ort-Prüfungen Vor-Ort-Prüfungen haben während der Durchführung des Projektes, d. h. vor Abschluss zu erfolgen, da dadurch eventuelle Fehler noch rechtzeitig erkannt und Korrekturmaßnahmen eingeleitet werden können. Die Vor-Ort-Prüfungen sind im Voraus zu planen und grundsätzlich vorher anzukündigen. Dadurch soll gewährleistet werden, dass durch den Zuwendungsempfänger alle notwendigen Unterlagen zur Verfügung gestellt werden können und alle mit der Umsetzung des Projektes betrauten Personen verfügbar sind. Je nach Besonderheit des Einzelfalls kann es angezeigt sein, die Vor-Ort-Prüfungen unangekündigt oder vor Projektbeginn durchzuführen.

5. Mitteilungspflichten Vom Zuwendungsempfänger sind die Mitteilungspflichten nach Nr. 5 ANBest-P zu beachten. Die Zuwendungsmittel sind zweckgebunden und dürfen nur entsprechend dem Zuwendungszweck und den zugrundeliegenden Ausgaben in der Kosten- und Finanzkalkulation verwendet werden. Ergeben sich konzeptionelle und/oder finanzielle Änderungen im Projekt ist eine Änderungsmitteilung anzuzeigen. Nach Prüfung kann sich die Notwendigkeit ergeben, einen Änderungsantrag zu stellen.

6. Vergabe an Dritte Im Zuwendungsbescheid ist geregelt, dass gemäß den Grundsätzen von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit die wirtschaftlichsten Angebote im Sinne des EU und nationalen Vergaberechts ( GWB, VOB, VOL – (Nr. 3 ANBest-P) – sowie die von Dritten avisierten Skonti und Rabatte zu nutzen sind. Die Vergaberichtlinien sind strikt einzuhalten. Für Prüfzwecke ist die Dokumentation des Vergabeverfahrens vorzuhalten. Zum Nachweis des Vertragscontrollings ist der Vertrag (Angebot/Annahme) einzureichen sowie die Dokumentation der Vertragserfüllung evt. Erfolgsnachweise und ggf. Zeitnachweise. Das Gebot der sparsamen und wirtschaftlichen Mittelverwendung erfordert, dass bei Abweichung der Leistungserbringung durch den Auftragnehmer, eine Prüfung der Minderung der Gegenleistung notwendig wird. Diese Prüfung und die daraus resultierende Entscheidung sollte dokumentiert werden.

7. Honorare Für freiberufliche Leistungen ist die VOF zu beachten. Für Honorarleistungen wird als Orientierungshilfe für die Höhe der Honorare die Honorarstaffel des Bundesverwaltungsamtes (sog. ESF-Honorarstaffel) empfohlen. Honorare im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit sind bis zur Höhe der marktüblichen Preise förderfähig, hier erfolgt eine Markterkundung, i.d.R. durch die Einholung vergleichbarer Kostenangebote. Bei Honorarkräften mit vergleichbaren Aufgaben von Mitarbeitern des öffentlichen Dienstes ist ein am TVöD angelehnter Stundensatz erstattungsfähig (Besserstellungsverbot). In anderen Fällen erfolgt eine Markterkundung – mindestens 3 Kostenangebote. Über Honorarausgaben ist ein Vermerk zu fertigen. Ein Honorarvertrag/vereinbarung ist schriftlich zu fixieren, Stundennachweise und andere im Honorarvertrag vereinbarten Nachweise sind als Belege vorzuhalten.

8. Personal- und Sachkosten Personalkosten Grundsätzlich können höhere Vergütungen als nach dem TVöD sowie sonstige über- und außertarifliche Leistungen nach Nr. 1.3 ANBest-P nicht gewährt werden. Sachkosten Die anfallenden Kosten, entsprechend den im Finanzplan angegebenen Kostenpositionen werden „spitz“ nach den tatsächlichen Ausgaben abgerechnet. Reisekosten Reisekosten sind nach BRKG zu erstatten. Bei Benutzung eines Kraftfahrzeugs kann eine Wegstreckenentschädigung (§ 5 BRKG) von 20 Cent je Kilometer zurückgelegter Strecke, höchstens jedoch 130 Euro gewährt werden.

8. Personal- und Sachkosten Reisekosten Bei erheblichen dienstlichen Interesse beträgt die Wegstreckenentschädigung 30 Cent. Notwendige Übernachtungskosten (§ 7 BRKG) sind bis zu einem Betrag in Höhe von 60 Euro erstattungsfähig. Bei Überschreitung der Summe muss eine Begründung der Notwendigkeit im Einzelfall der Reisekosten-abrechnung beigelegt werden. Trinkgelder, Geschenke sind nicht erstattungsfähig. Werden Mietwagen oder ein Taxi aus triftigem Grund genutzt, können die entstandenen Kosten erstattet werden. Ortsunkundigkeit und widrige Witterungsverhältnisse sind keine triftigen Gründe

8. Personal- und Sachkosten Bewirtungskosten Bei Bewirtungskosten sind die Maßstäbe der Projektnotwendigkeit, Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit besonders streng zu berücksichtigen. In der Regel sind Bewirtungskosten nicht förderfähig. Bei bestimmten Anlässen können Bewirtungskosten in angemessenem Umfang doch erstattet werden. Allerdings müssen Angebote eingeholt und eine Vergabedokumentation angefertigt werden. Den Abrechnungsunterlagen sind Einladungen, Tagesordnung bzw. –protokolle sowie Teilnehmer- und Gästelisten beizufügen.

8. Personal- und Sachkosten Öffentlichkeitsarbeit Für Veröffentlichungen von Informationen über Printmedien, Erstellung von Werbemitteln, Erstellung und Pflege einer Homepage ist der Zuwendungsempfänger verpflichtet, die Öffentlichkeit über die finanzielle Unterstützung mit Mitteln des BMEL zu informieren. Bei allen Veröffentlichungen sind die vorgegebenen Logo´s aufzunehmen. Von allen Publikationen und sonstigen Materialien der Öffentlichkeitsarbeit sind Belegexemplare aufzubewahren.

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!